Web社内報と紙社内報はどちらがいいのか？メリットとデメリット比較
社内報担当者の中には、web社内報か紙社内報どちらがいいの？と悩んでいる人も多いのではないでしょうか？
また、使い分けに悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。
そんな方のために、この記事ではweb社内報と紙社内報のメリット・デメリット、比較、紙社内報からweb社内報へ移行する際のポイントについて解説します。
社内報におけるお役立ち資料をご覧いただけます
社内報は、企業の情報共有や社員間コミュニケーションの促進などに効果的な手法です。社会的に人材の流動化が激しくなり転職が当たり前になる中で、社内報を通した情報共有の重要性はさらに高まっています。
従業員に読まれる社内報の効果的な制作・運用を目指したい方に、今まで多くのインナーコミュニケーションや社内報を検討してきたコンサルティングの立場から、各種お役立ち資料をお届けします。
社内報のKPI設定方法や執筆方法、ネタ、ツール比較など、お困りの担当者はぜひ参考にしてみてください。
Web社内報と紙社内報はどちらがいい？
web社内報と紙社内報、いったいどちらがいいのでしょうか。
結論、どちらがいいとは一概には言えません。
web社内報と紙社内報には、どちらにもメリット・デメリットがあるためです。
社会全体としては、コロナや働き方の多様化の影響もあり、配送コストがかかるのでwebに移行する傾向があります。
web社内報と紙社内報の両立は？
実際に、web社内報と紙社内報を両立している企業はあります。
詳細は以下の記事をご覧ください。
web社内報と紙社内報では、後述するようにメリット・デメリットがあるため、目的に応じて使い分けているようです。
ただし、web社内報と紙社内報の両立は人的リソースの確保が必須のため、人数が少ない企業が両立することは難しいでしょう。
Web社内報と紙社内報の比較表
web社内報と紙社内報の違いが一目でわかる比較表です。
それぞれ詳しく次章で解説します。
| コスト | データ分析 | 愛着心 | 速報性 | 共有の容易性 | デザイン | |
| Web社内報 | ◯ | ◎ | × | ◎ | ◎ | △ |
| 紙社内報 | △（人数、ページ数による） | × | ◎ | × | △ | ◯ |
Web社内報のメリット・デメリット
この章では、web社内報のメリットとデメリットを解説します。
web社内報については、こちらの記事で詳しく解説しているので是非ご覧ください。
Web社内報のメリット
web社内報のメリットは以下の6つです。
- データの集積・分析
- 速報性
- 共有の容易性
- コストがかからない
- SNSや動画との連携が可能
- デザインテンプレートがあり便利
それぞれ詳しく解説します。
データの集積・分析
1つ目のメリットは、データの集積・分析です。
web社内報では、以下のようなデータの集積・分析が可能です。
- 閲覧数
- 閲覧時間
- 閲覧した社員
- 読了率
- アンケート回答率
- 人気コンテンツ
- ログイン
これらのデータを集積・分析することで社内報の効果測定や改善ができます。
速報性
2つ目のメリットは、速報性です。
紙社内報は、月1回程度の頻度で発行するため、社員に最新の情報を届けることは難しいです。
一方で、web社内報はその日のうちに発信することも可能なので、社員にタイムリーな情報を届けることができます。
これにより、リモートワークなどで距離が離れていても、大切な会社のメッセージをタイムリーに届けることができるのです。
共有の容易性
3つ目のメリットは、共有の容易性です。
発信する側も特に難解な技術は必要ありませんし、閲覧する側もデバイスさえあればいつでも、どこでもweb社内報を閲覧できます。
リモートワーク化している今日においては、非常に大きなメリットと言えるでしょう。
コストがかからない
4つ目のメリットは、コストがかからないことです。
リモートワーク化が進む今日において、紙社内報を全従業員に見てもらうには、人数分印刷し、各々の自宅に配送するしかありません。
従業員数が多ければ多いほど、定期的に発生するコストは大きくなります。
web社内報であれば、そういった懸念点はありません。
SNSや動画との連携が可能
メリットの5つ目は、SNSや動画との連携が可能です。
web社内報では、社内SNSやwebページへのリンク、動画動画の挿入ができます。
これにより、閲覧する社員は紙社内報よりも豊富なコンテンツを楽しむことができます。
デザインテンプレートがあり便利
メリットの6つ目は、デザインテンプレートがあり便利です。
例えば、紙社内報を月に1回発行する場合は、月に1回表紙や全ページのデザインを考えなければなりません。
しかし、web社内報であれば、あらかじめテンプレートがあるため、デザインを考える時間は省けます。
その時間で企画を考えたり、より伝わりやすい構成や文章に時間を使えることは大きなメリットと言えるでしょう。
Web社内報のデメリット
先ほどはweb社内報のメリットを説明しましたが、もちろんデメリットもあります。
web社内報のデメリットは以下の3つです。
- デザインレイアウトの制限がある
- 家族や学生との共有が不便
- 閲覧のための機器が必要
それぞれ詳しく解説します。
デザインレイアウトの制限がある
1つ目のデメリットはデザインレイアウトの制限があることです。
web社内報のメリットでテンプレートがあることを挙げましたが、既に決まっているデザインしか使えないという点は、デメリットと感じる人もいるでしょう。
デザインも含めて社内報を楽しんでほしいと考えている社内報担当者にとっては、デザインレイアウトの制限はデメリットと言えます。
家族や学生との共有が不便
2つ目のデメリットは、家族や学生との共有が不便なことです。
web社内報は良くも悪くも関係者しか見れないよう、アクセス権限がかかっていることがほとんどです。
家族や学生との共有は紙社内報に比べると、不便に感じるでしょう。
閲覧のための機器が必要
3つ目のデメリットは、 閲覧のための機器が必要なことです。
web社内報を見るためには、PCやスマホといった閲覧のための機器が必要となります。
現代、ほとんどの人はスマホを持っていますが、PCからのアクセスしかできない場合は見たいと思った時にすぐ見ることはできないのです。
紙社内報のメリット・デメリット
先ほどはweb社内報と紙社内報のメリット・デメリットについて解説しました。
この章では、紙社内報のメリット・デメリットについて解説します。
紙社内報のメリット
紙社内報のメリットは以下の3つです。
- モノとして愛着が湧きやすい
- 家族や学生と簡単に共有可能
- デザインの幅は無限大
それぞれ詳しく解説します。
モノとして愛着が湧きやすい
1つ目のメリットはモノとして愛着が湧きやすいです。
紙社内報は毎月のように手元に届きますし、デザインも凝っているので愛着が湧きやすいです。
せっかく時間をかけて作った紙社内報なので、愛着を持ってもらったり、保管してもらったりするのは嬉しいですよね。
家族や学生と簡単に共有可能
2つ目のメリットは家族や学生と簡単に共有可能なことです。
紙社内報は、自宅に届いた社内報を家族に共有することができます。また、OB訪問や面接にきた学生に対して、見せることも容易です。
他者への共有という面においては、web社内報より紙社内報の方が優れているでしょう。
デザインの幅は無限大
3つ目のメリットはデザインの幅が無限大であることです。
紙社内報であれば、毎月のように最初からデザインを考えられます。
これをメリット・デメリットどちらで考えるのかは人それぞれだと思います。
社内報のデザイン込みで楽しんでもらいたいと思っている人にとっては、メリットと言えるでしょう。
紙社内報のデメリット
社内報のデメリットは以下の4つです。
- 社員が読んでいるのかが分からない
- 周知に時間がかかる
- 配送コストがかかる
- デザインを一から作る必要がある
それぞれ詳しく説明します。
社員が読んでいるのかが分からない
1つ目のデメリットは、社員が読んでいるのかが分からないです。
紙社内報は社員の手元には届くものの、実際に中身を読んでいるのかまでは把握しようがありません。
時間をかけて作った社内報の効果測定ができないことは大きなデメリットです。
周知に時間がかかる
2つ目のデメリットは、周知に時間がかかることです。
紙社内報は一般的に1ヶ月に1回の頻度で発行するので、最大で1ヶ月ほど古い情報を発信することになります。
もしリアルタイムで伝えたい情報がある時に、すぐに伝えられないのは紙社内報のデメリットといえます。
コストがかかる
3つ目のデメリットは、コストがかかることです。
紙社内報を作る印刷代、各従業員に配送する配送費、デザインを作る人件費、など紙社内報を作るたびに大きなコストがかかります。
従業員が多ければ多いほど配送費は高くなります。
資金が潤沢でない企業にとっては、大きなデメリットかもしれません。
デザインを一から作る必要がある
4つ目のデメリットは、デザインを一から作る必要があることです。
これは先ほど、紙社内報のメリットで述べましたが、デザインを一から作ることはメリット・デメリットどちらとも解釈できます。
社内報の一番の目的が、伝えることだと考えているのであれば、デザインを一から作ることはデメリットとなる可能性もあるでしょう。
紙社内報からWeb社内報（CMS）への変更で理解しておくべきこと
これまで、紙社内報とweb社内報（CMS）の違いを解説してきました。
現在紙社内報を運用している担当者様の中には、web社内報を検討しているものの、切り替えの不安や上長からの理解を得られずに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
そんな方のためにこのホワイトペーパーでは、
- web社内報の需要は高まりについて
- 紙社内報からweb社内報へのリプレイス増加の背景
- 紙社内報からweb社内報へ切り替えで生じる悩み
- web社内報のメリット
- 紙社内報とweb社内報の比較表
などの情報を一つのお役立ち資料にまとめましたので、ぜひダウンロードいただければと思います。
紙社内報からWeb社内報に移行する際のポイント
リモートワーク化が進む今日において、紙社内報からweb社内報に移行しようと考えている担当者も多いのではないでしょうか。
この章では、紙社内報からweb社内報に移行する際のポイント2つを解説します。
- Web社内報サービスを導入を検討する
- 紙の社内報をPDF化するのは効果的？
それぞれ詳しく解説します。
Web社内報サービスの導入を検討する
ポイント1つ目は、web社内報サービスの導入を検討することです。
web社内報を運用するとなると、自社開発をするか、web社内報サービスを導入するかの2択になります。
もし人的リソースが割けるのであれば、自社開発を検討してみてもいいかもしれません。しかし、もしそうでないならば、web社内報サービスを検討するのが良いでしょう。
web社内報サービスを導入することで、自社開発に人的リソースを割かなくて良いですし、社内報運用開始までの時間短縮にもなります。
また、サービスによっては社内報運用のノウハウも提供してくれるといったメリットもあります。
web社内報サービスについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、是非ご覧ください。
紙社内報のPDF化を検討する
ポイント2つ目は、紙社内報のPDF化を検討することです。
ただ、結論から言うと、紙社内報のPDF化はあまりおすすめできません。
アクセス数や閲覧率などのデータ解析もできず、速報性もなく、また愛着もわかないため、どちらのメリットも含まれておらず、さらに読んでもらいにくいです。
紙社内報のPDF化はメリットがほとんどありませんので、保存用として活用すべきでしょう。
社内報のweb化なら ourly
ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制に強みがあり、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとしても魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
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- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
自社にあった社内報運用をしましょう
この記事では、web社内報と紙社内報のメリット・デメリット、比較、web社内報から紙社内報へ移行する際のポイントについて解説しました。
web社内報のメリットは以下の6つです。
- データの集積・分析
- 速報性
- 共有の容易性
- コストがかからない
- SNSや動画との連携が可能
- デザインテンプレートがあり便利
web社内報のデメリットは以下の3つです。
- デザインレイアウトの制限がある
- 家族や学生との共有が不便
- 閲覧のための機器が必要
紙社内報のメリットは以下の3つです。
- モノとして愛着が湧きやすい
- 家族や学生と簡単に共有可能
- デザインの幅は無限大
社内報のデメリットは以下の4つです。
- 社員が読んでいるのかが分からない
- 周知に時間がかかる
- 配送コストがかかる
- デザインを一から作る必要がある
紙社内報からweb社内報に移行する際のポイントは以下の2つです。
- web社内報サービスの導入を検討する
- 紙社内報のPDF化を検討する
これらを踏まえて、紙社内報とweb社内報のどちらにするのか、それとも両立するのか、自社にあった社内報運用をしていただければと思います。
この記事が、御社の社内報運用のお役に立てれば幸いです。
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