【2024】社内情報システム・ツール12選！種類、メリット、特徴など徹底解説
社内情報共有システム・ツールは、社内の生産性を上げる重要なシステムの1つです。この記事では、社内情報システムの種類やメリット、おすすめのツールについて解説します。
社内情報共有システムとは何？
社内情報共有システムとは、社内での情報の整理・共有・管理を効率的に行うためのツールやプラットフォームを意味します。情報の一元管理を可能にするだけでなく、社員間でのコミュニケーションを円滑にする効果やナレッジを蓄積して社員のオンボーディングや育成が円滑になる効果があります。
社内情報共有システムは、ドキュメント管理、タスク管理、チャット機能、ファイル共有、スケジュール管理などの機能を持つことが多いです。目的に応じた適切な情報共有システムを導入することで、組織全体の生産性向上やコミュニケーションの円滑化が期待されます。
社内情報共有システムの種類
ここからは、社内情報共有システムの種類別に、特徴やメリット・デメリットを紹介します。
社内Wiki
社内Wikiは社内の情報を一括でまとめたデータベースで、社員全員が情報を共有・更新できるシステムです。「誰でも編集できる」ことが特徴で、情報が常に最新の状態で保たれる点がメリットですが、情報の信頼性が編集者に依存するため、誤情報が広まるリスクがある点はデメリットといえるでしょう。また、全社員が積極的に利用しない場合、情報が古いまま放置されてしまう可能性もあります。
ナレッジベース
ナレッジベースは、特定の分野や業務に関する情報を体系的に整理し共有するシステムです。
専門的な情報が属人化されずに社内で共有できる点がメリットです。質問やコメントを送ることができるツールを使用すれば、特定の問題に対する迅速な解決が図れることによる業務改善効果も得られます。デメリットとしては、情報の更新頻度を固定することが困難であることや、情報が膨大になると管理が難しくなる点が挙げられます。
チャットツール
チャットツールは、ツール上でのリアルタイムなコミュニケーションを可能にするシステムです。
チャットツールを使用することで、離れた場所にいる相手とも迅速な情報共有と意思決定ができます。メリットは、即時性が高く、迅速な問題解決が図れること、リモートワークや拠点の離れた社員同士でもコミュニケーションが取れることです。いっぽう、情報が流れやすく重要な情報が埋もれてしまう点や、チャットツールを確認することによる業務の集中力低下がデメリットとして挙げられます。
グループウェア
グループウェアは、スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有ができる、社内の情報共有を網羅的におこなうことができるシステムです。
情報が適切に整理できるような機能が多く備わっており、社員への情報共有が効率化する点が特徴です。デメリットとしては、導入コストが高いことや、情報量が多く操作が複雑化しやすくい点が挙げられます。また、システムの更新や保守に手間がかかる場合もあります。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上（クラウド上）にファイルを保存し、共有するシステムです。
インターネット環境があればどこからでもアクセスできるストレージを社内に構築することができるため、情報の蓄積や共有がスムーズになります。メリットは、データのバックアップが容易であること・複数人での同時編集が可能なことなどが挙げられます。デメリットとしては、インターネットへの接続状況がに左右される点や、セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。
プロジェクト・タスク管理ツール
プロジェクト・タスク管理ツールは、プロジェクトの進行状況やタスクの管理を効率的に行えるシステムです。
ガントチャートなどの図表を見ながら、視覚的にタスクの進捗管理ができるので、業務の進行状況を社内やチーム内で明確にしながら仕事を進めることができます。遅延や前倒しなどの状況と理由が明確にされていることで、社内の透明性が担保されて社員同士の信頼も高まるでしょう。ただし、ツールの操作や機能が複雑だと、使用されずに形骸化してしまうおそれがあるため、運用管理を徹底することが重要です。
社内情報共有システムを導入するメリットとは？
情報共有・マネジメントの効率化
情報共有システムの導入により、情報共有やマネジメントが効率化されます。
紙やメールでの情報共有や、マネージャーからの口頭共有を実施している場合、情報共有システムを導入することによって工数削減・効率化が期待できます。社員が自らアクセスできる情報源があることにより、1から10までを説明する必要がなくなるためです。たとえば、情報共有ツールを使用して「この内容についてはここを読んでください」と共有することができれば、社員のオリエンテーションの負担減につながるでしょう。
業務の生産性向上
情報共有システムを導入することで、業務の生産性が向上します。情報が一元管理されるため、社員ひとりひとりが必要な情報を迅速に検索・取得できるようになるためです。業務を行うための情報収集にあたる時間が削減できるため、社員が自律的に作業を進めることが可能になります。
さらに、情報共システムを起点にしたコミュニケーションの促進により意思決定が迅速化され、業務全体のスピードが向上する点もメリットといえます。情報共有システムを活用することによって、社員一人ひとりのパフォーマンスが最大化されるため、全体的な生産性が向上します。
社内のナレッジ蓄積
情報共有システムを導入することで、社内のナレッジが効率的に蓄積されます。社員一人ひとりの知識や経験をデータベースに蓄積し、他の社員と共有することで、組織全体のスキルアップがにつながるためです。具体的には、新入社員や異動した社員の業務理解・キャッチアップのスピード向上や、過去の事例や成功・失敗の経験を共有することによる業務改善やチャレンジの創出などが期待できます。
社内状況の可視化・透明性の向上
情報共有システムの導入により、社内状況の可視化と透明性が向上します。情報共有システムに情報が集約されることによって、業務の進捗状況・各部門の活動やそれぞれの意図が確認できるため、全社員が会社全体の動きを把握できます。社内の透明性を向上させることにより、社員の組織に対する信頼も高まり、健全な組織運営が実現されます。
経営層にとっても、情報管理システムを確認することによって現場の状況をリアルタイムで把握できるため、適切な経営判断の一助となるでしょう。
社内情報共有システムを選ぶ際の3つのポイント
導入目的との相性
社内情報共有システムを選ぶ際には、導入目的との相性が良いかどうかを確認しましょう。導入目的との相性が良くないと、情報共有システムを導入しても期待していた効果が得られないおそれがあります。
導入目的が明確であるほど、適切なシステムを選定しやすくなります。たとえば情報の一元管理が目的であれば、データベース機能が充実したシステムが適しています。逆に、チャット機能やタスク管理機能が充実していても、確保できる情報量が少なかったり整理しにくかったりすると、期待していた効果は表れません。まずは導入目的を明確にして、どの情報システムが適しているのか検討しましょう。
機能
導入目的を明確にしたら、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。目的達成のために必要な機能が揃っているシステムを選ぶことで、理想的な情報共有システム構築が可能となります。
情報共有システムの機能には、ファイル共有機能・検索機能・スケジュール管理機能・チャット機能・などがありますが、導入目的によって絶対に必要な機能・あると嬉しい機能・不要な機能があります。その機能が本当に必要なのか？という点でシステムを吟味することが重要です。社員が使用するにあたって、システムの使いやすさも重要です。無料デモ体験ができるサービスであれば、一度操作感を確認することがおすすめです。
コスト
社内情報共有システムを選ぶ際には、コストも重要な考慮ポイントとなります。ここでは、システムの導入コストだけでなく、運用コストやメンテナンスコストも含めて総合的に検討しましょう。
高機能なシステムはコストが高くなることが多いため、高機能なツールをただ選ぶのではなく、導入目的を果たすうえでの効果が期待できるのか慎重に吟味することが重要です。費用対効果を見極めてシステムを決めることで、情報共有システムが事業にもたらす効果が最大化されます。
【最新】社内情報共有システム12選
NotePM
NotePM
NotePMは、社内の情報を蓄積・検索できるツールです。
検索機能が充実しており、ファイル内の文字まで検索対象であるため、過去の情報にもアクセスすることができます。
ページを閲覧した社員の情報が確認可能なので、情報共有が完了したのかどうか確認することも容易です。
URL：NotePM
Notion
Notionは、高いカスタマイズ性のある多機能ツールです。
ノートやWikiを作成する機能があり、フォルダの階層構造も自由に編集できるため、ナレッジを蓄積し、必要なときにアクセスすることが可能です。リアルタイムでの共同編集や、情報管理を効率化するためのテンプレートが豊富です。
機能が豊富で、ショートカットキーなども充実しているため、操作方法を習得すれば業務を効率化させることができますが、学習コストがかかる点については注意が必要です。
URL：Notion
Qast
Qastは、質問と回答を通じてナレッジを共有するプラットフォームです。社員間での迅速な情報交換が可能でナレッジが体系的に蓄積されていくことが期待できます。
情報を閲覧した社員を確認する機能や、見てほしい記事を固定する機能も備わっています。
URL：Qast
Chatwork
Chatworkは、ファイル管理・タスク管理・ビデオ（音声）通話機能もあわせ持つチャットツールです。
GoogleカレンダーやGmailと連携しているほか、勤怠管理システム「ジョブカン」とも連携しており、管理する負担を低減できる情報共有システムといえます。
URL：Chatwork
Slack
Slackは、コミュニケーション活性化や業務効率化を促進するチャットツールです。
特定の相手だけにメッセージを通知するメンション機能や、振り返ってメッセージ内容を確認するときに使える検索機能が充実しています。他ツールとの連携もしやすく、業務フローにSlackを活用している企業もあります。
URL：Slack
OfficeMessenger
OfficeMessengerは、シンプルで使いやすいビジネス用チャットツールです。
ファイル共有やビデオ会議などの機能も備わっており、円滑なコミュニケーション創出をサポートします。
URL：OfficeMessenger
Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供するオンラインアプリケーションセットです。
クラウドベースでどこからでもアクセス可能で、リアルタイムの共同編集が可能です。Googleの他のサービスと連携しやすく、効率的な業務運営が可能です。
URL：GoogleWorkspace
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、日本の中小企業の業務管理をサポートするグループウェアです。
ワークフローやスケジュール共有などの機能が豊富で、操作方法も分かりやすい情報共有システムです。カスタマイズ性も高いですが、全ての機能を使いこなすためには情報のキャッチアップが必要になります。
URL：サイボウズOffice
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、セキュリティに特化したクラウド型のファイル共有システムです。ファイルの暗号化、アクセス権限管理、監査ログ機能などで自社の情報を守ります。
セットアップや設定が複雑であるため、専門的な知識や経験を要する場合がある点に注意が必要です。
URL：セキュアSAMBA
Dropbox
Dropbox、安心・安全にファイル共有可能なオンラインストレージサービスです。ユーザーの操作・アクセス操作ログなど内部統制で求められるセキュリティを備えています。
無料プランもありますが、要領に制限があるため注意が必要です。
URL：Dropbox
Backlog
Backlogは、チームの生産性を上げるためのプロジェクト管理ツールです。
タスク管理、バグ追跡、Wiki機能、Gitリポジトリが備わっており、視覚的にプロジェクトの進捗状況を把握できます。
URL：Backlog
Wrike
Wrikeは、プロジェクト管理と社内のコラボレーションを促進するツールで、タスク管理、タイムライン、ガントチャート、リアルタイムの更新機能が付いています。
プロジェクトの全体像を把握しやすく、チーム全体での進捗状況をリアルタイムで確認できます。タスクの進行について社内でコメントや依頼を送り合うことができるため、社内の意思疎通にも有効です。
URL：Wrike
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