【上司向け】コミュニケーション能力が低い人の特徴、サポート方法を解説
「コミュニケーション能力が低い」と自覚したり、周りに思われたりする人は、少なからず悩みやストレスを抱えている可能性があります。直接本人には伝えずに、できる限りのサポートをしながら一緒に解決策を考えることが重要です。
コミュニケーション能力は、ほとんどの仕事で必要とされる大切なスキルです。良好な人間関係を築いてスムーズに業務を進めるため、円滑なコミュニケーションをサポートしたいと考える上司や人事担当者の方も多いでしょう。
本記事では、コミュニケーション能力が低いと感じてしまったときにサポートする3つの方法を解説します。より良い職場づくりに役立てていただければと思います。
コミュニケーション能力が低い人の3つの特徴
コミュニケーション能力が低い人には、ある特徴が共通していることが多いです。下記を参考に、コミュニケーション能力が低い従業員がいないか確認してみましょう。
ただし、本人も自分のコミュニケーション能力が低いことを自覚しているケースがあり、特徴ばかりをあげつらって一方的な指摘をすることは避けたいものです。記事後半でサポート方法に触れるので、そちらも併せて参考にすることをおすすめします。
自分の意見ばかり主張する
自分の意見ばかり一方的に主張してしまい、傾聴を忘れてしまうことが特徴です。本人は相手の話を聞いているつもりでも、結果的に「でも」「しかし」と重ねる形で自分の意見ばかり主張している場合もあるので、注意しましょう。
傾聴は、単に相手の話に耳を傾けるだけに留まりません。
自分と異なる意見でもさえぎらず最後まで聞き、ひとつでも共感できる部分があれば共感の姿勢を示すことが大切です。また、適度に相槌を入れたり目を見て話すなど、ノンバーバルな部分のコミュニケーションも重視されます。
会話に消極的すぎる
会話に消極的すぎて、最低限のコミュニケーションだけに終始しようとする人もコミュニケーション能力が低いと判断できます。消極的になる理由は、「変なコミュニケーションをして人から笑われたくない」「何をどう話したらいいか分からない」「話す時間が無駄に感じる」など、多岐に渡ります。
同じフロアにいるのにメールやチャットばかり使ったり、雑談に加わろうとしなかったりするケースもあるでしょう。
過度になると、業務上必要な報告・連絡・相談に支障が出るなど、チームワークを乱すこともあります。
話をまとめるのが苦手
話をまとめるのが苦手で、順序立てたコミュニケーションが苦手な場合もあります。要点をかいつまんで伝えられないので相手から「結局何が言いたいの？」と思われてしまい、相手の不快感が伝わってコミュニケーションそのものに消極的になってしまうこともあるでしょう。
本人が自覚していない場合、言いたいことを言いたい順に羅列するなどして顧客・取引先からの信頼を損なってしまう可能性も隠されています。
コミュニケーション能力が低い場合に生じる仕事上の問題点
「どんな仕事でもコミュニケーション能力は不可欠である」と言われますが、コミュニケーション能力が低いとどのような問題が生じるのでしょうか。
下記では代表的な事例をピックアップするので、自社での業務と照らし合わせながらイメージしていきましょう。
チームでの業務に支障を及ぼす
コミュニケーションが低いと、チーム単位での業務に支障を及ぼします。必要な報告・連絡・相談が適切なタイミングでできず、ミスコミュニケーションが原因のミス・トラブル・クレームが相次ぎます。
大きなトラブルに至らずとも、業務が重複して無駄が出たり、軽微なミスをカバーするチームメンバーから不満が出たりすることがあるでしょう。
自分ひとりだけで完結する仕事はほとんどなく、チームでのコミュニケーションはどんな職種でも不可欠だと分かります。
人事評価が得られにくい
コミュニケーションが低いと周囲からの信頼を得られず、業務が滞ることも増えます。上司からの心象が悪くなるほか、顧客・取引先からのクレームが相次ぐのでネガティブなイメージが根付いてしまうのです。
結果としてよい人事評価になることがなく、本人が頑張っているつもりでも周囲と比較して低い待遇になりがちです。上司ポジションの人のコミュニケーション能力に難がある場合、部下に対するハラスメントなって現れることもあるので注意しておきましょう。
職場にいづらくなる
コミュニケーション能力の低さが原因となり、職場にいづらくなるケースは意外と多いものです。チームメンバーから厄介者扱いされたり、周囲に頼られず職場内で孤立してしまったり、信頼関係の醸成ができません。
また、自らコミュニケーションを避けるタイプの人であれば反感を買いやすく、エンゲージメントも下がります。結果として退職につながりやすくなり、採用・教育コストともに嵩んでしまうかもしれないのです。
コミュニケーション能力が低い人のサポート・改善方法
最後に、コミュニケーション能力が低い人をサポートをする方法を紹介します。
一方的な押しつけではなくサポートし、確実に業務パフォーマンスを改善するには、下記の方法を実行してみましょう。
相手の状況に理解を示す
まずは、相手の状況に理解を示すことが大切です。
「仕事にはコミュニケーションが不可欠である」というのは事実であり正論ですが、だからといって一方的に押し付けるだけではサポートする側のコミュニケーション能力が問われてしまいます。
なぜコミュニケーションを嫌がるのか（もしくは苦手意識があるのか）把握し、共感の姿勢を持つところから始めましょう。
業務上必要な部分にのみフォーカスして指導し、不必要にプライベートを掘り下げる雑談は避けるなど、ある程度の距離を保つことも重要です。
積極的にかかわる姿勢を見せる
サポートする側が自ら積極的にかかわる姿勢を見せ、モデルになるのが理想です。最初はうまくいかないことが予想されるので、あからさまに嫌な顔・態度を見せることは避け、自ら話しかけていきましょう。
信頼関係の醸成は、一朝一夕では成り立ちません。コミュニケーション能力という目に見えないスキルを身につけるにはある程度長い期間が必要と理解し、根気よくかかわることが大切です。
ツールの活用を検討する
社内コミュニケーション活性化向けのツールを活用するなど、サポート手法を変えるのもおすすめです。
対面でのリアルタイムなコミュニケーションが苦手な人でも、テキストコミュニケーションであれば支障なく交流できる場合、チャットを導入することがひとつの解決策となります。
社内SNSであれば自分のプライベートな情報やつぶやきを発信しやすく、その投稿がきっかけで雑談に華が咲くなど、思わぬ成果が得られるかもしれません。
コミュニケーション能力が低い人をサポートする際の注意点
コミュニケーション能力が低い従業員がいても、そのまま直接伝えるのには慎重になりましょう。本人がコミュニケーション能力の低さを自覚している場合、却ってコンプレックスを刺激することになり心理的な壁を作られる可能性があります。
また、大人の発達障害やADHDなど、表面化しづらい障害を抱えているケースもゼロではありません。その人の人間性を否定しないよう十分に配慮し、伝えることよりも適切なサポートをすることに注力していきましょう。
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コミュニケーションをサポートしてより良い職場に
業種・職種・雇用形態を問わず、どんな仕事にもコミュニケーション能力は必要です。最低限業務上必要な報告・連絡・相談や職場の雰囲気づくりには協力してもらえる体制を築きましょう。
話題の一環として、身近な社内報での内容に触れることもおすすめです。オンライン上で閲覧・反応・いいねなどができるWeb社内報が広がりを見せているので、活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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