ナレッジ共有とは？メリットとおすすめツール13選を目的別に徹底解説
ナレッジ共有とは、業務に必要な知識・ノウハウを組織全体で共有することです。この記事では、ナレッジ共有のメリットや目的別におすすめなツールを13個厳選してご紹介します。
ナレッジ共有とは
ナレッジ共有とは、業務に必要な知識・ノウハウを個人レベルではなく、組織全体で共有することを指します。
「ナレッジ」とは、英語の「knowledge」のことで、「知識」を表す言葉です。転じてビジネス領域では企業活動にプラスの影響をもたらす、知識やノウハウ、事例を指すようになりました。
ナレッジは通常、学習や経験から身につくものであるため、属人化しやすいものです。
ナレッジが共有されなければ、優れたナレッジは一部の優秀な人材が保有するのにとどまり、組織としての成果は個人プレーに依存する形になってしまいます。
ナレッジ共有が推進すれば業務の属人化が避けられ、多くの人材が一部の優秀な人材と同じような成果を上げられるようになります。
組織の活性化において、ナレッジ共有は必須であるといえるでしょう。
2種類のナレッジ
ナレッジの概念は大きく2種類に分類できます。「暗黙知」と「形式知」の2つです。
ナレッジ共有とは、個人の頭の中に存在する「暗黙知」を、誰にでも分かりやすく言語化した「形式知」に変換することにほかなりません。
ナレッジ共有を理解するには、この「暗黙知」「形式知」の2つの関係性を知る必要があります。
暗黙知
暗黙知とは、業務活動において個人が経験から自然と身につけた知識・ノウハウ・テクニックを指します。個人の保有スキルや経験から感覚的に培われたものであり、言語化しにくいため他者に教えることが難しいものです。
「職人の勘」や「トップセールスの営業スキル」といったものが、イメージしやすいのではないでしょうか。
こうしたスキルやノウハウは、そのままの形では多くの人材が簡単に活用できるものではありません。
形式知
個人が経験から身につけた感覚的な「暗黙知」を言語化し、多くの人材に分かりやすく変換したものが「形式知」です。
形式知は「マニュアル化」によりノウハウを可視化したものといえるでしょう。
かつては、後輩は先輩の仕事を「見て盗み」ナレッジを習得していました。しかし、現代のビジネス環境においては、こうした昔ながらの育成方法では変化に対応できなくなっています。
企業が持続的に発展するためには、スピード感のあるナレッジ共有が不可欠なのです。
ナレッジ共有をする3つのメリット
社内に点在する優れたナレッジを集約し、多くの従業員で共有・活用することは組織に多くのメリットをもたらします。
ナレッジ共有が推進されれば業務が属人化せず、多くの従業員が優れた業務行動をとるようになります。こうした変化は、企業体質をより強靭なものにしていくでしょう。
業務の効率化ができる
社内に蓄積されたノウハウをマニュアル化し、活用することで業務習得までの時間を短縮できます。入社した従業員が短期間で一通りの業務をこなせるようになれば、業務は大幅に効率化されるでしょう。
ナレッジ共有は「業務の標準化」にもつながります。
業務の重要なポイントがマニュアルとして整備されていれば、人の入れ替わりがあっても混乱なく対応が可能です。
多くの人材の業務レベルが一定水準に保たれ、組織全体がスムーズに回るようになります。
社員のレベルアップと教育コスト削減につながる
共有されるナレッジは、優秀な人材が成果を出し続けてきた方法論です。こうしたナレッジを多くの従業員が身につけ実践することは、個人のレベルアップにつながります。
ナレッジ共有の仕組みは、教育コスト削減にも効果を発揮します。
共有するナレッジをコンテンツ化し、適切な共有ツールを用いて広く活用できる環境を整えれば、業務習得の大部分を個人の学習で賄えるようになるでしょう。
個人学習の環境が整えば、社員研修やOJTにかかるコスト軽減につながります。
成功・失敗例など経験を蓄積できる
事例が蓄積されるのもナレッジ共有の大きなメリットです。
業務活動の結果は、成功することもあれば、失敗に終わることもあります。いずれの場合でも結果に至った要因を分析・検証し、次に活かさなくてはなりません。
ナレッジを共有できる環境が整っていれば、こうした事例が素早く共有され組織の財産として蓄積していきます。
事例が蓄積し活用されることで、失敗を繰り返すことがなくなります。成功事例を発展させた、新たなビジネスモデルが生まれるといった、良い循環にもつながるでしょう。
ナレッジ共有ツール選定における4つの基準
ナレッジ共有の取り組みは、効果的に「共有ツール」を活用することで促進されます。
エクセルに手入力で蓄積するような手法だと、共有のスピードは遅く、ムラのあるものになってしまいます。
必要な情報に手軽にアクセスできないことは、大きなデメリットです。
ナレッジ共有の取り組みにおいて、「共有ツール」の導入は必要不可欠です。
ナレッジ共有ツール選定における基準を4つ紹介します。
導入目的とツールの機能が合っているか
自社が共有ツールを導入して解決したい課題と、ツールの機能が合致しているか、十分に検討しなくてはなりません。
データベースとして活用したい場合は検索機能に優れたツール、事例共有を推進するのであれば、ファイル共有機能が優れたツールというように、目的にあわせて選定しましょう。
また、多機能なツールを導入することも避けたほうが良いでしょう。機能が多すぎると従業員が使いこなせないという問題が発生するかもしれません。
目的にあわせ、シンプルな機能に限定して選ぶことが得策です。
使いやすさ
ナレッジ共有は日常的に高頻度で使用するツールでなくてはならないため、シンプルで操作性が良いことは必須条件です。ITツールの操作に慣れていない人でも、使いこなせるくらい簡単な操作のものが望ましいでしょう。
アクセスのしやすさもナレッジ共有ツールを選ぶ際の大事なポイントです。人によってはオフィスではなく、外出先からアクセスする場合もあります。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど、アクセスできるデバイスが限定されないことも重要です。
セキュリティは万全か
蓄積されたナレッジは、自社独自のノウハウであり貴重なものです。ツールにて社内の機密情報を共有することもあるでしょう。
こうした情報の漏洩は、会社の信用を失うことにつながります。また、自社の貴重なノウハウが競合他社に知られてしまうことは大きな損失となります。
通信データの暗号化や二段階認証など、セキュリティ関連の機能は必ず確認し、対策が万全なツールを選択するようにしましょう。
サポート体制が充実しているか
導入段階で運用担当者へのフォローが手厚いことはもちろん、利用の定着にむけたサポートの充実度もツール選択の重要なポイントです。
利用者である一般の従業員が、不明点を電話やチャットで質問できるサポートが提供されているかも確認したほうが良いでしょう。
こうしたサポートがなければ、その都度、運用担当者が問い合わせに対応することになります。
人的コストをかけずに運用するには、ヘルプデスクのようなサポートが充実したツールの導入が望ましいといえます。
目的別おすすめナレッジ共有ツール12選
おすすめのナレッジ共有ツールを目的別に紹介します。
ナレッジ共有ツールの利用が定着するには、自社の解決したい課題に合致したツールの選択が不可欠です。目的を明確にした上で、導入ツールを検討しましょう。
社内FAQ
FAQとは、日本語に直訳すると「頻繁に尋ねられる質問」という意味です。ホームページなどでよく見かけられる「よくあるご質問」をイメージすれば理解しやすいでしょう。
自社独自のFAQが作成・運用できるツールを2つ紹介します。
OKBIZ. for FAQ
OKBIZ. for FAQは、FAQの作成から分析・運用を誰でも簡単に行えるシステムで、銀行や自治体など600社以上に導入された実績を誇るサービスです。
OKBIZ. for FAQの特徴
- 10年連続で国内シェアNo.1
- 利用者の意図を汲み取る検索エンジン
- 大手金融機関も導入する安心のセキュリティ
- 専任スタッによるアドバイスなどサポート体制が充実
OKBIZ. for FAQの月額料金プラン
- 公式HPにお問い合わせください
- 14日間の無料トライアルあり
公式HP：https://www.okbiz.jp/solutions/okbiz-faq/
Qast
Qastは、any株式会社が提供する「ナレッジ経営」をサポートするクラウドツールで、4000社以上の導入実績を誇ります。
Qastの特徴
- 匿名での質問や投稿が可能
- テンプレート機能が充実し投稿しやすい
- 文字装飾や絵文字機能が充実
- コミュニケーション活性化の機能が豊富
Qastの月額料金プラン
- 600円/1人（スタンダードプラン）
- 900円/1人（エンタープライズプラン）
社内wiki
社内wikiとは、「Wikipedia」のように従業員がナレッジを投稿し蓄積するツールです。さまざまな投稿が蓄積され整理されることで、他の従業員が「知りたいこと」や「確認したいこと」が素早く検索できるようになります。
NotePM
NotePMは、導入企業5000社以上を誇る社内wikiサービスです。ストック型の情報管理に適したツールで、「使いやすさ・導入しやすさ」の面でも高い評価を得ています。
NotePMの特徴
- マニュアルがweb上で簡単に作成できる
- マニュアルの更新履歴が自動記録される
- 動画マニュアルが簡単に共有できる
- 閲覧履歴が記録できる
NotePMの月額料金プラン
- 4,800円/8名（プラン8）〜60,000円/100名（プラン100）まで5プラン
- 初期費用、サポート費用無料
- 参照専用のゲスト用無料枠あり
esa
esaは、合同会社esa/esaLLCが提供する社内wikiサービスです。情報を育てるという視点で、ナレッジが不完全な状態から共有し、メンバーで更新を重ねることで精度を上げていくという使い方を想定したツールです。
esaの特徴
- 「書き途中」と明記し投稿できるWIP機能
- 複数名で同時編集できる
- カテゴリ・タグ機能が充実
- 記事の外部公開が可能
esaの月額料金プラン
- 500円/1名
- 2カ月間の無料トライアルあり
公式HP ：https://esa.io/pricing
その他社内wikiツールに関してはこちらの記事で詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にデータをアップロードして、情報を共有・保管するサービスです。近年、データのやりとりや保管は、オンラインストレージ上でおこなうことが増えています。
Google Drive
Google社が提供するオンラインストレージサービスです。Gmailやカレンダーなどのアプリケーションも充実したツールです。
Google Driveの特徴
- コストパフォーマンスに優れている
- 検索性に優れている
- 組織規模に応じたプランが用意されている
Google Driveの月額料金プラン
- 680円/1名 30GB（Business Stater）
- 1,360円/1名 2TB（Bussness Standard）
- 2,040円/1名 5TB（Business Plus）
- Enterprise 営業担当者に問い合わせてください
公式HP ：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供する法人向けオンラインストレージサービスです。法人向けサービスとして管理機能が強化されています。
OneDrive for Businessの特徴
- Office製品との連携がスムーズ
- ストパフォーマンスに優れている
- WindowsPCと相性が良い
OneDrive for Businessの月額料金プラン
- 540円/1名 1TB（Plan1）
- 1,090円/1名 1TB+高度なセキュリティ（Plan2）
公式HP：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
文書管理システム
文書管理システムとは、電子化された文書を活用しやすい形で保管し、廃棄までを一括管理するシステムです。検索性に優れている点が特徴で、必要な文書を必要なときに手軽に取り出せるメリットがあります。
ASTRUX SaaS
ASTRUX SaaSは、株式会社デジタルマトリックス社が提供する文書管理サービスで、クラウド上で簡単に電子文書を管理できるシステムです。
ASTRUX SaaSの特徴
- 自社サーバーを用意する必要がない
- 申請・承認機能が標準装備されている
- ログ管理などセキュリティ機能が充実
- 文書の持ち出し制限が設定できる
ASTRUX SaaSの月額料金プラン
- 25,000円/50GB（DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス）
- 42,500円/200名以上 （ASTRUX2.0 基本ライセンス）
公式HP：https://www.astrux.jp/about/saas.html
Documal SaaS
Documal SaaSは、富士通株式会社が提供する文書管理システムです。サービス開始から25年が経過しており、ユーザーからのフィードバックを活かした機能強化や操作性への工夫が、高い評価を得ています。
Documal SaaSの特徴
- 文書のライフサイクルを自動化できる
- アクセス権を柔軟に設定できる
- ログ管理機能
- ワークフローなど業務効率化の機能が充実している。
Documal SaaSの月額料金プラン
- 20,000円/10アカウント 15GB
- 60,000円/50アカウント 30GB
- 100,000円/100アカウント 30GB
公式HP：https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/index.html
社内SNS
社内SNSとは、従業員間で利用する業務用のSNSです。社内コミュニケーションツールとして注目を集めており、従業員間のコミュニケーションに課題感がある企業を中心に導入が増えています。
Talknote
Talknote株式会社が提供する社内SNSツールです。飲食業や小売業をはじめ、製造業から医療分野まで、さまざまな業界で1000社以上の導入実績を誇ります。
Talknoteの特徴
- グループ機能によるオープンなコミュニケーション
- 人や組織のコンディションを可視化できる
- 従業員間のコミュニケーションを一元管理できる
- 専任担当者による手厚いサポート
Talknoteの月額料金プラン
- 公式HPにお問い合わせください
公式HP：https://talknote.com/product/
Yammer
YammerはMicrosoft社が提供する社内SNSツールです。2008年にリリースされ、世界中の企業で豊富な導入実績を誇ります。Microsoft365を導入することで利用できます。
Yammerの特徴
- Office製品との連携がスムーズ
- 多言語に対応している
- 導入スペシャリストによる手厚いサポート
Yammerの月額料金プラン
- 870円/1人 （Microsoft365 F3）
- 3,480円/1人（Microsoft365 E3） セキュリティ・コンプライアンス機能
- 6,200円/1人 （Microsoft365 E5）高度なセキュリティ・コンプライアンス機能
公式HP：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview
その他社内SNSツールに関する詳しいメリットなどはこちらで解説していますので、ぜひご覧ください。
チャット
メールに代わる新しいツールとして注目を集めているのが、ビジネスチャットです。メールや電話よりも、気軽なやりとりができる点に特徴があります。ビジネスチャットは個人向けツールと比較して、セキュリティ面の強化が図られています。
SNS感覚で気軽にやり取りができる反面で、情報が流れてしまうという注意点もあります。
Slack
近年、日本でもユーザーが増えているアメリカ発祥のビジネスチャットツールです。デバイスを選ばない使いやすさと、洗練されたデザインで人気を獲得しています。
Slackの特徴
- 外部ツールとの連携がしやすい
- デザインをカスタマイズできる
- リマインダー機能が優れている
- 無料プランで使える範囲が広い
Slackの月額料金プラン
- 無料（機能制限あり）
- 850円/1名（プロ）
- 1,600 円/1名（ビジネスプラス）
公式HP：https://slack.com/intl/ja-jp/features/channels
Chatwork
Chatworkは国内利用者No.1のビジネスチャットツールで、導入企業は33万社を超えています。ITツールに慣れていない人でも簡単に使えるシンプルな操作性が、人気を集めています。
Chatworkの特徴
- ビデオ・音声通話が利用できる
- タスク管理ができる
- ファイル管理ができる
- 無料プランでも十分に活用できる
Chatworkの月額料金プラン
- 無料（フリー）
- 600円/1人 （ビジネス）・年間契約の場合500円/1人
- 960円/1人（エンタープライズ）・年間契約の場合800円/1人
公式HP：https://go.chatwork.com/ja/
web社内報
社内の情報共有などに用いられることが多いweb社内報ですが、ツールによっては頻繁に更新する必要のないマニュアルの共有にも活用することができます。
情報が読まれているかがわかるweb社内報「ourly」
マニュアルは作成しただけで従業員に見てもらわないと意味がありません。
ourlyは分析に特化し、社内コミュニケーションが活性化するweb社内報です。
必要な情報を従業員に発信し、それがどの程度読まれているのかをチーム・部署・役職ごとに簡単に可視化することができるため、しっかりと情報が見られているかがわかります。
積極的に社内の情報を見にくる部署やチームは、エンゲージメントが高い傾向にありますが、会社の情報に全く興味がない層もいます。
ourlyの特徴
- 簡単に情報共有をすることができる
- 分析機能に特化している
- 双方向のコミュニケーションが取れる
- 情報共有だけでなく、組織改善につなげることができる
そのほかのweb社内報ツールに関してはこちらで解説していますので、ぜひご覧ください。
インナーコミュニケーション カオスマップ（ナレッジ共有ツール含む）
組織に関する様々な課題は、適切なツール導入によって解決できます。
また、各種施策の実施、新制度の運用を継続的にサポートするツールもあります。
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【資料】インナーコミュニケーション活性化ノウハウ ~ 事例集付き ~
インナー（社内）コミュニケーションの活性化は、組織にあった施策を適切に行い続けることで実現します。しかし、組織にあった施策を選ぶことは難しく、成果も見えづらいため、活性化に成功する企業は多くはありません。
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組織の離職率やエンゲージメントスコア、理念・文化の浸透にお悩みの方は是非ご覧ください。
自社に最適なナレッジ共有ツールを導入しよう
この記事では、ナレッジ共有の概要やメリット、おすすめのツールを目的別に厳選して紹介してきました。
変化の激しい現代のビジネス環境において事業を持続的に成長させるには、今まで培った優れたナレッジを多くの従業員で共有することが求められます。
ナレッジ共有の推進には、ツールの活用が不可欠です。
ナレッジ共有における課題を洗い出し、目的にあった最適なツールを導入することが取り組みの第一歩となります。
本記事を参考に、自社に最適なナレッジ共有ツールの導入を検討してみてください。
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