オフサイトミーティングとは？成功させる進め方・企業事例を解説
オフサイトミーティングとは、普段の職場から離れた場所で会議をすることです。
「オフサイト（off-site）」とは、英語で「離れた場所」を意味します。
異なる環境で会議を実施することで新たな発想・アイデアにつながるなどのメリットがある一方、事前準備や当日の進行を適切に行わないと、思ったような効果が得られないというデメリットもあります。
この記事では、オフサイトミーティングの意味や一般的な会議との違い、メリット・デメリットを紹介します。その後、オフサイトミーティングを成功させる進め方や企業成功事例を解説します。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、普段の職場から離れた場所で開催する会議のことです。
「離れた場所」を意味する「オフサイト（off-site）」の通り、普段のオフィスや会議室以外で実施することがポイントです。具体的には、緑豊かな公園やホテル・旅館の一室、離島などが挙げられます。
非日常的なリラックスした空間で会議をするため、普段は出ない斬新なアイディアや気軽なコミュニケーションができるとしてさまざまな企業で導入されています。
一般的な会議との違い
一般的な会議は、「オンサイト（on-site）」な場で開催されます。慣れ親しんだ自社オフィスやよく使うレンタル会議室などを使うことが多く、限られた時間のなかで答えをまとめたいときに向いています。
一方でオフサイトミーティングは、普段借りない会議室・ホテルの催事場はもちろん公園・浜辺・山中のロッジなどを活用することが特徴です。
また、オフサイトミーティングはアイディアを出し合うブレインストーミングや時間をかけた話し合いに効果的であり、会議を開催する「場所」だけでなく「目的」も異なります。
オフサイトミーティングのメリット
オフサイトミーティングは普段仕事をしない場所で会議をするため、リラックスしながらアイディアを共有できます。
まずはメリットから確認していきましょう。
話し合いに集中できる
オフサイトミーティングでは会議のためだけに場を設けるため、話し合いに集中しやすくなります。
オフィスで開催する一般的な会議の場合、電話や来客に対応するため中断することがあるでしょう。緊急ではない用事で他部署の人員から呼び出されるなど、外から声をかけられることも増えてしまいます。
しかし、オフサイトミーティングの場合オフィスを出て会議をするため不用意な中断を避けられます。集中してじっくり話し合いたいときにこそ、オフサイトミーティングが最適なのです。
社内コミュニケーションを活性化できる
オフサイトミーティングは、社内コミュニケーションの活性化にも貢献します。
普段のオフィスではなく開放的な環境でミーティングするため、意見を気軽に発したり素朴な疑問をピックアップしたりできるでしょう。
そのため、上司が部下の考えにじっくり耳を傾けたり、普段交流することが少ない社員の考え方に触れたりする効果があります。同じ部署のメンバーはもちろん、他の部署・支店の人を交えた会議をするときにも効果的です。
チームの結束力が高まる
役職・肩書・勤続年数にとらわれることなく気軽なコミュニケーションができるオフサイトミーティングは、チームの結束力向上にも役立ちます。
参加者同士の相互理解が高まれば、会議の場以外での仕事もやりやすくなるでしょう。チームワークが発揮され、高い業務パフォーマンスやモチベーションにつながる可能性もあるのです。
会議は意見の取りまとめ・情報共有・アイディア出しなどを目的として開催されることが多いですが、チームビルディングを支える貴重な場であることも理解しておくとメリットが高くなります。
新しい発想・アイデアが生まれやすい
普段とは違う環境で会議をすることで、新しい発想やアイディアが生まれやすくなります。集中力を高めて発想力を豊かにしたり、普段とは違った物の見方ができることもあるでしょう。
また、オフサイトミーティングは気軽なコミュニケーションをしやすいため、新しいアイディアを気兼ねなく発言できます。
組織の新たな可能性を探る第一歩となるケースもあると考えれば、オフサイトミーティングのメリットがわかります。
オフサイトミーティングのデメリット
オフサイトミーティングには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。
開催方法を間違えたり目的意識が欠けたまま参加したりするとデメリットが多くなるため、下記をあらかじめ確認しておきましょう。
場合によっては費用がかかる
オフサイトミーティングは普段使っているオフィスとは違う環境で開催することが前提であるため、費用がかかることが想定されます。
例えばレンタル会議室やホテルの催事場を借りる場合、施設利用料がかかるでしょう。海や山など開放的な自然環境のなかで開催する場合、現地に向かうまでの交通費・宿泊費がかかります。
近場にオフサイトミーティング向きの場があるか探しながら、会議予算も考えつつ開催していくことが重要です。
日程や業務調整など事前準備が必要になる
オフサイトミーティングは開催場所が通常の会議と異なるため、事前準備が欠かせません。通常業務に支障なく参加できるよう早めに日程を通達したり、移動時間を含めて余裕のある業務スケジュールを立てたりすることが不可欠です。
「緊急で明日オフサイトミーティングをしたい」ということはしづらく、調整にかなり手間取ることが想定されます。
不定期にオフサイトミーティングを開催する場合、企画側の工数が増えることを想定しておきましょう。
意見がまとまりにくい
オフサイトミーティングは気軽な意見交換やアイディア出しができるメリットがある一方、意見がまとまりにくいことがデメリットです。
最終的な着地点が見つからず、方向性が定まらないまま終了時間がきてしまうこともあるでしょう。そのため、速やかに意見を集約したいときや開催時間が限られていたりするときには向きません。
また、強烈なリーダーシップを発揮して場を牽引できるメンバーがいないと話の主軸を見失いがちになることにも、注意しておく必要があります。
場所を変えただけになる可能性がある
場所を変えただけで、内容は通常の会議と変わらなくなってしまう可能性があることも知っておきましょう。
オフサイトミーティングの意義・目的を正しく共有できていない場合、「なぜ場所を変えるのか」という疑問を抱かせやすくなります。開催の意図が分からず、却って参加者を戸惑わせてしまうかもしれません。
また、進行方法や議題がいつもと変わらない場合も、オフサイトミーティングならではのメリットを実感しづらくなります。
あくまでも率直な意見を出し合うことに主軸を置き、多くの人が発言できる場を作り上げていくことが重要です。
オフサイトミーティングを成功させる進め方
オフサイトミーティングで多くのメリットを得るためには、下記のポイントを抑えることが大切です。
ここではオフサイトミーティングを成功させる進め方を紹介するため、開催前に目を通してみましょう。
オフサイトミーティング開催前
まずは、オフサイトミーティングを開催する前に準備すべきことを解説します。
通常の会議同様にアジェンダを整えておくことに加え、下記を意識することが効果的です。
目的とテーマを明確化する
オフサイトミーティング開催にあたり、まずは目的とテーマを明確にします、
特定の問題・課題を解決する場にしたいのか、新しいアイディアや考えを集める場にしたいのかによって、開催の目的は変わってくるでしょう。どんなテーマで話し合うのか、何をゴールにするのかイメージしながら考えていくことが近道です。
また、なぜ通常のミーティングではなくオフサイトミーティングにするのか、意義や狙いも含めて考えておけば参加者との共有にも役立ちます。
参加者を選定し、目的とテーマを共有する
オフサイトミーティングの開催が決まり次第、参加者の選定をおこないます。
多くの参加者から意見を募れるよう、多くても10人程度に抑えておくとよいでしょう。また、なぜオフィスではなく別の場所で会議をするのか、どんな効果を期待しているのか、開催の「目的」を知らせておくことも重要です。
同時にアジェンダを知らせて議題となるテーマをアナウンスしておけば、テーマに沿った事前リサーチをする余裕も生まれます。オフサイトミーティング前後の業務を調整するためにも、早めに知らせておくことをおすすめします。
日時決定や会場の予約を行う
およその方針が決まり次第、オフサイトミーティングの開催日時・場所を決定します。参加者の通常業務に影響が少ない日程を選び、規模感・目的・内容に合わせて場所を探しましょう。
会場を探すときには、アクセス性のよさを重視することも重要です。片道何時間もかかる場所を選定した場合、1日の業務が会議だけで終了してしまうケースもあるため要注意です。
オフィスから比較的近く、かつ開放感のある場所があればオフサイトミーティングに活用していきましょう。
オフサイトミーティング開催日
オフサイトミーティングは、いつもと変わらぬ進行・議題にせずフレッシュな話し合いの場とすることが重要です。
開催日には下記のことを意識し、進行していきましょう。
「収束」ではなく「発散」を意識して話し合う
オフサイトミーティング当日は、意見を「収束」させることではなく「発散」させることを意識すると効果的です。
斬新はアイディアを出しすぎて場がまとまらなくなることを懸念し、無難な話し合いのみになってしまうとオフサイトミーティングの良さが発揮されません。
ときには収束・着地しづらくとも意見を出し合うことの方を優先し、どんな内容でも気軽に発言できる雰囲気作りをすることが重要です。
中立的かつ意見に合わせた柔軟な進行をする
進行を担当する人は、中立的かつ場の意見に合わせた柔軟な進行をすることを意識します。
自分の意見に固執したり反対意見を出す人を否定したりすると、場の心理的安全性が損なわれて無難な意見しか出なくなってしまうでしょう。そのため、どんな意見にもまずは耳を傾けて中立的な発言をすることが求められます。
また、進行スケジュールや議題に100％合わせようと肩肘張ることなく、柔軟に時間や議題を変更していくことも重要です。
オフサイトミーティング開催後
オフサイトミーティング成功のためには、開催後のクロージングも重要です。
「意見を言っただけの場」にならないよう、しっかり取りまとめをおこないましょう。
参加者からフィードバックを集める
オフサイトミーティング終了後、早い段階で参加者からのフィードバックを集めます。
意義のあるミーティングになったか、自分の意見を言いやすかったか（言い逃してしまったことがないか）、通常よりもリラックスできたかなどをヒアリングしましょう。
また、会場へのアクセスで不便に感じた点がないかなど、次の選定につながるアクションを取ることも効果的です。
良い意見も悪い意見も平等に集め、次回に活かしていきましょう。
フィードバックをもとにアクションプランを作成する
上記で集めたフィードバックをもとに、次回のアクションプランを作成します。
もっと近い会場を選定する、休憩時間の取り方を再考する、進行の方法を見直すなど、さまざまな角度から今回のオフサイトミーティングを見直しましょう。
単発のミーティングで終わらせることがないよう、意見を蓄積しながら改善点を探すことが重要です。
また、次のオフサイトミーティング企画者・進行者が変わっても情報共有しやすいよう、詳細をしっかりまとめておくこともおすすめです。
オフサイトミーティングの企業成功事例
最後に、オフサイトミーティングの開催に成功した企業の事例を紹介します。
他社がどんな手法で成功に至っているのか、参考にしてみましょう。
スペースマーケット｜新しい施策のアイデアを考える
スペースマーケットでは、都心のレンタルスペースを使った合宿型のオフサイトミーティングを開催しています。
ビジネスサイドやエンジニアなど各部門の責任者が参加するため、部門間連携にも役立つ場となりました。
四半期に一度はエンジニアチームの合宿も開催しており、普段とは違う場で業務やアイディア出しに集中できるとして定例化しています。
URL：https://spacemarket.co.jp/
KaizenPlatform｜社内目標を再設定する
KaizenPlatformでは、古民家におけるオフサイトミーティングを開催しています。
ほっとできる雰囲気で会議をすることで参加者全員がリラックスしやすくなり、斬新なアイディア出しやモチベーションアップの効果が現れるようになりました。
「次回の会議を楽しみにしている」という声も生まれ、退屈で堅苦しい会議の雰囲気を一新することにも役立っています。
その他にもレンタル会議室を活用した小規模なミーティングも実施しており、目的や議題に合わせて柔軟に場を設けていることが分かります。
URL：https://kaizenplatform.com/
社員間の相互理解を促進する ourly profile
ourly profile（アワリープロフィール）は、個人のプロフィール機能や組織図機能などにより、組織のサイロ化を解消する社内コラボレーション創出ツールです。
3つの大きな特徴により、リモートワーク下でも部署を超えた相互理解や社内のコミュニケーション活性化を実現します。
- 人となりが一目でわかる自己紹介画面
- 独自の探索機能により、思いがけない出会いを創出
- 組織図により、チーム・部署を超えて組織を理解できる
顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかりコミュニケーションのきっかけが生まれます。
また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。
料金については、従業員規模に応じて幅広くご用意しております。詳しくはサービスページをご覧ください。
オフサイトミーティングで組織を強くしよう
オフサイトミーティングは、会議室を抜け出して新鮮な場で意見交換できる手法として確立しつつあります。
屋外や自然環境も視野に入れて場所を選定していけば、普段とは違った雰囲気を楽しむこともできるでしょう。
社内コミュニケーションが活性化したりモチベーションが上がったり、チームビルディングにも貢献します。
自社に合った最適なミーティングスタイルを見つけるためにも、オフサイトミーティングの開催を検討してみてはいかがでしょうか。
社内コミュケーションの活性化なら ourly
ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制の強みを持ち、新たな社内コミュニケーションを創出する魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「社内の雑談が減った」「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」といった悩みを抱える方におすすめのweb社内報ツールです。
この記事が気に入ったら
いいね または フォローしてね！
