社内掲示板とは？目的別の実現方法とおすすめツール20選
社内掲示板とは、社内の情報共有を目的とした掲示板のことです。
うまく活用することで、情報共有の効率化や社内コミュニケーションの活性化など、組織をより良くすることができます。
しかし、社内掲示板の実現方法はさまざまであり、目的に合った方法を見つけることが重要です。
この記事では、社内掲示板を活用するメリットや注意点、目的ごとのおすすめツールなどを解説します。
社内掲示板とは
社内掲示板とは、社内の情報共有を目的とした掲示板のことです。
重要なお知らせやイベント情報、プロジェクトの進捗報告などを掲示し、他の社員や部署と情報を共有する場として利用されます。
また、意見交換の場としても活用できるため、情報共有の効率化だけでなく、組織内のコミュニケーションを活性化することも期待できます。
ボードに紙を貼るアナログなものや、PCなどのデバイスで見られるデジタルなもののように、さまざまな方法で実現できます。
社内掲示板を導入するメリット
ここからは、社内掲示板を導入するとどのようなメリットがあるのかについて解説します。
情報共有が効率的にできる
社内掲示板を使えば、社員への伝達を一括でおこなうことができるので、情報共有が効率化されます。
情報共有を口頭で行っていると、担当者が何度も同じ質問に回答することになったり、「言った・言ってない」でトラブルが生じるおそれもあります。
社内掲示板に情報を掲載することで、質問対応などで生じる担当者のコストや、情報伝達に関するトラブルを減らすことが可能です。
企業理念の浸透ができる
社内掲示板を活用して、企業の理念浸透をおこなうことが可能です。
企業理念を浸透させると、社員のエンゲージメント向上や離職率の低下が期待できるため、重要な施策といえるでしょう。
掲示板に企業理念やビジョンを掲載し、社員の目に触れる機会を増やせば、社員に浸透させることができます。
もちろん、掲示板に掲載するだけで完全に浸透することは少ないでしょう。理念浸透が成功するための方法については、以下もあわせてご覧ください。
情報の蓄積ができる
アナログな掲示板では難しいですが、ITツールを活用したデジタル掲示板であれば、情報を蓄積して、後からいつでも情報を見ることができます。
業務上で得たノウハウや知見、成功事例や失敗事例の共有など、企業の利益となる情報は日々生まれています。
これらのナレッジを社内掲示板に蓄積することで、社員が必要なタイミングで情報を見つけることが可能になり、業務に役立てることができます。
ナレッジを共有するメリットや具体的な方法については、以下をご覧ください。
社内掲示板を導入するデメリット・注意点
ここからは、社内掲示板を導入する上でのデメリット・注意点について解説します。
一方的な情報発信になってしまう
掲示板を通して情報を発信しても、社員が情報を受け取らないと意味がありません。
そもそも読んでいなかったり、読んでも内容を理解していなかったり、掲示板に情報を載せたからといって社員に伝わっているとは限らないのです。
そのため、社員にどのくらい情報が伝わっているかを確認できる手段を考えることが重要です。
一方的な情報発信を続けていると、「そもそも掲示板を見ない社員」が増えてしまうおそれがあります。
また、社員が「会社は自分たちのことを考えてくれていない」と感じてしまうと、会社への不信感やエンゲージメントの低下を招きかねません。
情報発信者と社員が、お互いにコミュニケーションがとれるような状態にすることが重要です。
導入の目的が曖昧だと、かえって逆効果になる
社内掲示板といっても、さまざまな使い方があります。
どのような使い方をして、何を成し遂げたいのかを明確にしておかないと、せっかく社内掲示板を導入しても、成果がでているのかわからない状態になってしまいます。
成果がわからないどころか、逆効果になるおそれもあります。
本来はコミュニケーション促進が目的であったのに、一方的な情報発信を続けてしまうことで、かえって社員のエンゲージメントが低下してしまうなどが考えられます。
既存のITツールを使用する場合も同様です。
社内掲示板に特化したツールは現状少なく、「チャットツールの掲示板機能を使う」など、近しいツールを使用することになります。
目的が曖昧だと本当に必要なツールを使用することができず、コストだけがかかってしまいます。
社内掲示板を通して成し遂げたい目的を明確にして、適切な実現方法を選びましょう。
社内掲示板を導入する目的
社内掲示板を導入する目的とはどんなものがあるのでしょうか。以下で解説していきます。
情報共有の効率化
情報共有を効率化することを目的にする場合、社内掲示板は有効な方法です。
効率的な情報共有がおこなわれることで、情報共有に割かれていた時間を別の業務に使うことができます。その結果、同じ時間で処理できる業務の量が増えたり、質が上がったりなど、組織としての成長につながります。
理念浸透
社内掲示板を活用して、理念浸透をおこなうこともできます。
単純に理念を発信するだけではなかなか浸透しにくいので、理念浸透に強い手法やツールを導入するのがおすすめです。
企業理念が社員に浸透すると、全社員が同じ目線で同じ目標に向かうことができます。「組織の目線がそろっていない」「組織文化を形成したい」などといった課題に対して有効です。
社員が企業理念や価値観に共感すれば、社員のモチベーションやエンゲージメントが向上するなどのメリットもあります。
ナレッジ共有
情報を蓄積し、ナレッジ共有を活発におこなうために、社内掲示板を活用するのも良いでしょう。
ナレッジ共有が活発に行われると、組織の人材育成が進みます。
社員がナレッジを共有し、他の社員が共有されたナレッジを業務に活かすことで、組織全体を成長させることができます。
もちろん、新入社員や新規参画者の研修・オンボーディング資料として活用することも可能です。
社内コミュニケーションの活性化
社内掲示板を活用すれば、社内コミュニケーションを活性化させることもできます。
双方向にコミュニケーションが取れる機能があるツールを使用すれば、発信した情報に対して社員がどのような反応をしているのかを確認することもできます。
意見を双方向に伝えられる場があることで、社内の情報を自分ごと化する社員が増えることが期待できます。
また、役職や部署の垣根を越えたコミュニケーションが生まれることも期待できます。普段関わらない部署の情報を目にすることで、それまでは実現しなかった相乗効果が生まれるかもしれません。
社内掲示板の種類
社内掲示板を導入するといっても、実現方法はさまざまです。
ここからは、どのような方法があるのかについて紹介していきます。
壁やホワイトボードに掲示する
会社の壁やホワイトボードに、伝えたい情報を記載したポスターなどを掲示します。
見ようと思っていなかった社員が通りすがりで閲覧したり、社員同士で一緒に掲示板を見ながら意見交換をおこなうことができるなど、アナログならではの良さがあります。
一方で、誰が掲示板を見ているのか把握できなかったり、載せられる情報の量に限りがあることがデメリットです。
デジタルな社内掲示板を自作する
社内にあるものを使用して、デジタルな社内掲示板を自作する方法です。
イントラネットに情報を追加したり、エクセルなどのツールに情報を集約して掲示板のような見た目にすることも可能です。
社内掲示板のためのツールを新たに導入するよりも費用が抑えられ、必要な機能だけをカスタマイズできる点がメリットとして挙げられます。
ただし、担当者の時間を社内掲示板の作成に割くことになるため、時間的なコストと効果が見合っているかを確認しながら導入することが重要です。
チャットツールを活用する
メッセージのやり取りや、通話ができるチャットツールの中には、掲示板に近い機能が備わっているものがあります。
社内コミュニケーションの活性化を目的とする場合、チャットツールのように社員の反応を確認することができるツールを使用するとよいでしょう。
ただし、社員同士のメッセージのやり取り上でトラブルが発生しないように社内でルールを定めておく必要があります。
グループウェアを活用する
グループウェアとは、組織内の業務効率化を支援するツールの1つです。
共有カレンダーやタスク管理、ドキュメント共有などの機能があり、掲示板・回覧板機能が備わっているものもあります。
情報を一元管理したい場合や、タスク管理機能と合わせて業務効率の向上に役立てたい場合に適しています。
web社内報ツールを掲示板として活用する
web社内報は、掲示板のように使用することができて、効率的に情報共有をする手段の1つです。
社内報ツールには、双方的なコミュニケーションが取れるコメント・リアクション機能や、誰がどのくらい読んでいるか確認できる分析機能が備わっているものがあります。
社内コミュニケーションを活性化させたい、理念浸透をさせたい、といった組織課題を解決するためにも活用することができます。
目的別 社内掲示板におすすめのツール20選
ここからは、ツールを導入して社内掲示板を実現させたいという方に向けて、目的別におすすめのツールを紹介していきます。
情報共有を効率化したい場合におすすめのツール
kintone（キントーン）
専門的なIT知識がなくても、社内用のアプリを作成できるツールです。
検索機能が充実しており、アプリ内で入力した文字だけでなく、添付したファイル内のテキストまで検索することが可能です。
ファイルを一度掲載すれば、検索していつでもたどり着くことができるため、情報共有を効率的におこなうことができます。
URL：kintone (キントーン)
NotePM
社内の情報を蓄積・検索できるツールです。
検索機能が充実しており、ファイル内の文字まで検索対象です。
ページを閲覧した社員の情報が確認可能なので、情報共有が完了したのかどうかを簡単に判断できます。
URL：NotePM
Qast
情報を閲覧した社員を確認することができるので、情報共有が完了しているかどうかを簡単に判断できます。
見てほしい記事をピン留めして固定することができるので、重要な情報を目立たせることも可能です。
URL：Qast
Confluence
75以上のテンプレートが用意されているため、情報共有のために割く時間を削減することができます。
URL：Confluence
テロップ速報
読んでもらいたいお知らせを一斉通知できるメッセージ配信ツールです。
緊急性や重要性の高い情報共有を、素早くおこなうことができます。
URL：テロップ速報
Qiitateam
投稿画面や機能がシンプルで、情報共有のために割く時間を削減することができます。
フォルダ機能をあえてなくしており、情報を階層化することにかけていた時間を別の業務に割り当てることが可能になります。
URL：Qiitateam
GRIDY
無料で利用できるグループウェアです。
役職や所属チームなどの分類ごとに、閲覧権限を付与する機能もあるため、一部の社員にのみ共有したい情報などを伝達する際に有用です。
URL：GRIDY
R-GROUP
「掲示板」機能が備わった無料のグループウェアです。
掲示板には「既読ボタン」機能があり、情報を共有したい相手が掲示板を閲覧したことを確認できます。
URL：R-GROUP
ナレッジ共有をしたい場合におすすめのツール
Notion
高いカスタマイズ性のある多機能ツールです。
ノートやWikiを作成する機能があり、フォルダの階層構造も自由に編集できるため、ナレッジを蓄積し、必要なときにアクセスすることが可能です。
URL：Notion
Kibela
様々な機能で情報共有をサポートするツールです。
他のツールから情報を簡単にインポートする機能や、使用頻度の高い情報をテンプレート化する機能など、効率的に情報共有ができる機能が備わっています。
検索機能も充実しており、複数条件で検索をおこなうことが可能です。
URL：Kibela
ナレカン
ナレッジ管理ツールです。
ナレッジ共有のための「記事」を作成する機能だけでなく、「質問」する機能も備わっています。
フォルダ機能によって情報を構造化し、ナレッジを一元的に管理できます。
URL：ナレカン
Stock
その名の通り、社内の情報を「ストック」するツールです。
テーマごとに情報を蓄積・追加することが可能であり、「ここを見ればこの情報が得られる」状態を作ることができます。
部署ごとにフォルダを作成すれば、ナレッジ共有がより円滑に進むことが期待できます。
URL：Stock
コミュニケーションを活性化させたい場合におすすめのツール
ourly
社内コミュニケーションの活性化や、理念浸透を促進させることを得意とする社内報ツールです。
記事に対するコメント・リアクション機能があり、情報共有が双方向のコミュニケーションになるよう活用することができます。
また、分析機能が充実しており、社員が記事をどれくらい読んでいるのかを確認し、社員に情報を浸透させるための施策を検討することが可能です。
URL：ourly：従業員の目線が揃うインナーメディア・プラットフォーム
LINE WORKS
LINEと同じような操作感で使用できるコミュニケーションツールです。
掲示板に記事を投稿すると、投稿主は閲覧者の情報を確認できます。
さらに、投稿に対してはコメントやスタンプで反応ができます。メンション機能などもあるため、コミュニケーションを行いやすくするツールといえるでしょう。
URL：LINE WORKS
Workplace
チャット機能や通話機能を備えたコミュニケーションツールです。
社内掲示板に近い機能として、記事や動画の投稿・投稿があります。
特定の投稿をページ上部に固定するピン留め機能もあるため、効率的に情報を共有することができます。
URL：Workplace
rakumo ボード
情報共有・社内コミュニケーションツールです。
投稿へのコメント・リアクション機能があり、コミュニケーション活性化が期待できます。
また、回覧機能といって、投稿の未読者にリマインドメールを送信し、情報共有を再度おこなうことも可能です。
URL：rakumoボード
TUNAG
様々な機能を装備した、社内ポータルツールです。
サンクスカード機能やアンケート機能など、コミュニケーションを活性化させる機能が複数備わっています。
URL：TUNAG
Talknote
情報共有とコミュニケーションを目的としたツールです。
投稿へのコメント機能・スタンプ機能や、他の社員に対して、感謝・称賛を伝えることができる「サンクス」 機能など、コミュニケーション活性化のための機能が備わっています。
URL：Talknote
Zoho Connect
社内SNSツールです。
お知らせ投稿機能があり、社内掲示板としても活用できます。
また、投票機能があり、社員の意見を吸収することができます。
社員の意見を反映させた投稿を続ければ、一方的な情報発信ではなく、双方向のコミュニケーションが発生する場となることが期待できるでしょう。
URL：Zoho Connect
Microsoft Teams
チャット機能・ビデオ会議機能などさまざまなコミュニケーション機能が備わっているツールです。
特に、チーム内で共同でファイルを共同編集できる機能はチーム内の情報共有やコミュニケーション活性化に役立つでしょう。
URL：Microsoft Teams
目的に応じた実現方法で、社内掲示板を活用しよう
この記事では、社内掲示板の目的や実現方法、おすすめのツールなどについて紹介しました。
社内掲示板といっても目的は様々であり、実現方法を決めるのも難しいものです。その分、適切な実現方法を見つけることができればより良い組織作りに貢献するのが社内掲示板です。
この記事が、社内掲示板を活用して組織をより良くするための第一歩としてお役に立てますと幸いです。
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