社内wikiツールおすすめ20選 | メリット・失敗しない選定ポイント・注意点

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社内のあらゆる情報がデジタル化したことで、かえって情報管理が複雑になっている会社も多いと思います。

そこで今回は、社内wikiの必要性や導入メリットなどについて説明すると同時に、社内wikiとして利用するのにおすすめのツールもまとめて紹介します。

目次

社内wikiとは

社内wikiとは、「Wikipedia」の社内版のようなもので、社内の情報を体系的にまとめあげて、社内の円滑な情報共有やナレッジ化をサポートするための仕組みのことを指します。

社内wikiが必要とされている理由

社内wikiが必要とされているのは、社内wikiが現在のビジネスシーンで求められていることを実現するためのツールとして、優秀だからです。

社内wikiが必要とされている理由について、以下で説明します。

1人あたりの生産性を上げる必要がある

少子高齢化や終身雇用制度の崩壊により、人手不足や人材の流動化といった現象が、社会全体で起きつつあります。

そういった環境において企業としては、従業員のエンゲージメントを高めて離職を食い止めると同時に、従業員1人あたりの生産性を向上させなければなりません。

データの蓄積が会社の資産になる

技術やサービスが均質化し、AIやビックデータを用いたサービスなどが当たり前になっている昨今において、ほかの企業にはない独自のデータは非常に大きな価値を持ちます。

社内wikiは社独自のデータを蓄積するのに役立ち、組織の競争力を高めるのに大きく貢献するでしょう。

対外的なブランド力強化、好印象の材料になる

社内のナレッジや情報がきちんと整理され、アクセスされやすい状況になっているということは、従業員が業務をおこなううえで好ましいことはもちろんですが、対外的に与える印象もよいです。

対外的なブランド力の強化や顧客からの好印象につながり、選ばれる企業として確固たる地位を築くことができるでしょう。

社内wikiを導入するメリット

社内wikiを導入することには、さまざまな観点からのメリットが考えられます。

社内wikiを導入するメリットについて、以下で説明しましょう。

情報を一元管理できる

社内wikiを活用することで、これまでは部署や人に紐づいていた情報の一元管理が可能になります。

情報が部署や人に紐づいた状態のままだと、情報の更新や検索をおこなうのに手間がかかりますが、社内wikiを利用することでそういった手間が必要なくなります。

社内wikiでは情報ごとに権限を付与することや公開範囲を変えることができるので、権限を付与することもできるので、情報ごとに公開範囲を変えることで、柔軟な対応をおこなうことも可能です。

業務効率が上がる

社内wikiにより情報が一元管理されるということは、すべての従業員が必要な情報に各々スムーズにアクセスできるプラットフォームが、提供されるということです。

また、社内wikiでは情報共有のフォーマットが決められているので、情報が異なるフォーマットでまとめられて比較するのが難しいということもありません。

情報が整理されアクセスしやすいことで、必要な情報のスムーズな共有が可能になり、業務効率の向上につながります。

固定化された業務の教育コストを削減できる

社内wikiは、新入社員の教育などにも効果的です。

従来であれば教育担当が、新入社員に対してひとつひとつ説明していたかもしれませんが、社内wikiにマニュアル化できる当たり前の業務や注意事項などに関する内容をまとめておくことで、そちらを確認したうえで業務を進めてもらえるようにできるでしょう。

もちろん新人教育で伝えなければならないのは、社内wikiでまとめられるような内容だけではありませんが、社内wikiにアウトソーシングできる部分はすることで、教育コストの大幅な削減につながります。

意思決定やスキルの属人化を防げる

社内wikiがなく、これまでの成果や成功事例・失敗事例、ノウハウやスキルが属人化している状態だと、結局のところ特定の従業員だけしか成功体験を積むことができなかったり、ノウハウを蓄積したりすることができません。

成功事例やノウハウ・スキルなどを社内wikiを用いて共有し、全従業員がアクセスできるようにすることで、全社的なレベルアップにつながり、意思決定やスキルなどの属人化を防ぐことができます。

また、社内wikiは誰が更新したかがひと目で分かるので、成功事例やノウハウなどについてより詳しく知りたい場合に、質問すべき相手が一目瞭然なのも、大きなメリットです。

社内wiki導入前の注意点

上述したように、社内wikiを導入することにはさまざまなメリットがありますが、実際に導入する際には注意しなければならないこともあります。

社内wiki導入前の注意点について、以下で説明します。

導入目的を設定する

社内wikiの導入はあくまでも、何らかの目的を達成するための手段であることを忘れてはなりません。

社内wikiを導入することによって達成したいことは、企業によってまちまちであり、その目的によって選ぶべきツールも変わってきます。

導入後にどのような運用をおこなうかも、導入目的に左右される部分があるので、組織として社内wikiを導入する目的を、事前に明確にしておくことが重要です。

理想の運用状態を具体的にしておく

社内wikiを導入した後は、適宜効果の振り返りをおこなう必要がありますが、そのためにはどのように運用されるのが好ましいかを、上層部が把握している必要があります。

社内wikiに投稿されたノウハウに関して積極的なやり取りがおこなわれる、社内wikiで共有された成功事例をもとにして似たような成功事例が創出されるなど、運用で目指すゴールは異なるものです。

思ったような運用がおこなわれていない場合は、その原因を抽出して今後の改善に役立て、場合によっては導入しているものとは別のツールを、新たに導入することを検討する必要もあります。

最低限のルールやフォーマットを決めておく

社内wikiは自由に使うことができるのがメリットではありますが、ルールなどがまったくない状況では、無法地帯になってしまう可能性もあります。

そのため、目的や理想とする状態から逆算して、必要最低限のルールや共有フォーマットを決めておくことが重要です。

ルールやフォーマットが厳しすぎると、共有へのハードルが高くなり、社内wikiの利用が進まないという結果に終わってしまうので、ルール・フォーマットの設定の仕方には十分注意しておきましょう。

運用・推進・パトロールチームを作る

社内wikiを導入して、従業員に「さぁ自由に活用してくれ!」と伝えても、個人任せの状況では結果的にあまり効率的に運用されずに終わってしまうケースも、多々あります。

そのため、社内wikiの運用や推進を中心になっておこなうチームを設けて、スムーズに導入するためのサポートをおこなってもらうことが重要です。

このチームは、導入前には社内wikiの運用や推進を中心になっておこなってもらいますが、導入が進んだ後は、継続的に利用されているかを確認するパトロールチームとしての役割も、担ってもらいましょう。

社内wikiツールの選定ポイント

社内wikiとして利用できるツールはたくさんありますが、実際に導入する際にはそれらの中からどれかひとつを選ばなければなりません。

社内wikiツールの選定ポイントについて、以下で説明します。

必要な条件を満たした機能が備わっているか

社内wikiに備わっている機能は、各ツールによって異なりますし、全体的な方向性は同じものの、細かい部分の機能が異なる場合もあります。

社内wikiを導入する前には、導入目的をきちんと定めていると思いますので、自社が決めた目的や希望する条件に見合った機能が備わったツールであるかどうかを、確認しましょう。

操作が容易か、使いやすいか

社内wikiは導入すればOKというものではなく、導入したあとに従業員によって活用してもらわなければなりません。

従業員に活用してもらえるかどうかのひとつの重要なポイントに、「操作が覚えやすく容易で、使いやすい」ということが挙げられます。

より多くの従業員に利用してもらうためにも、リテラシーの低い社員にとっても使いやすいものであるかどうかを判断しましょう。

情報蓄積・検索の両方がやりやすいか

社内wikiは、発信者による情報の登録・蓄積および、受信者による情報の検索という2つの側面から利用されます。

どちらが欠けても社内wikiとしての意味を成さないので、どちらから利用する場合でも使いやすいことが重要です。

予算に見合った効果が得られるか

ツールを利用するための課金形態や初期コストは、それぞれのツールでまちまちです。

目的や条件を満たすツールの中から、コスト感や費用対効果という観点で優秀なものを、選ぶようにしましょう。

既存のツールとの相性

社内wikiは独立で運用するわけではなく、社内ですでに利用されているツールと一緒に運用されることが多いです。

そのため、ツールそのものの使いやすさや性能だけではなく、社内ですでに使用しているSNSやチャットとの連携が可能かどうかなども、重要なチェックポイントとなります。

セキュリティに問題がないか

自社開発でない外部のツールを使うことに関しては、セキュリティ面での懸念が0であるとは言えません。

セキュリティ面での安全性については、当該ツールの口コミなどを参考にするとよいでしょう。

ツールの中には無料トライアルを試せるものもあるので、そういったサービスも最大限駆使して、セキュリティに問題がないと判断できるものを選ぶことが重要です。

デバイスやアクセス条件が良いか

最近ではテレワークや在宅勤務といった働き方も増えてきているので、社内wikiにアクセスするデバイスはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなども考えられます。

デバイスによってアクセス環境が制限されてしまっていると、使用頻度が下がってしまう可能性があるため、どのようなデバイスでもアクセスできるかは、重要な要素です。

また、アクセスはできるものの使い勝手がイマイチでは意味がないため、利用が想定されるすべてのデバイスでのUIの確認も、忘れないようにしましょう。

会社のフェーズに合わせて汎用的に使えるか

一度導入したツールを変更するのにはかなりのコストを要しますが、会社のフェーズに応じて、社内wikiに求める役割や集約したい情報などは変化するものです。

そういった変化が起きた場合でも、柔軟に対応できる機能やUIであるかどうかを確認しておくことで、長く使い続けることができるでしょう。

社内wiki導入で失敗しないためのポイント

社内wikiの導入がうまくいかないと、社内の情報が分散されてかえって業務効率の低下を招く可能性があります。

そこで、社内wiki導入で失敗しないためのポイントについて、説明します。

wikiでナレッジ化する習慣がつかず、使われない

wikiを運用するには、ナレッジや共有する情報を明文化しなければなりません。

しかしこれまでそのようなことをおこなってきていない組織の場合、そういった習慣や文化がないため、まずは組織風土の部分から改善していく必要があります。

元々文化の根付いていない組織では、そういった習慣が醸成されるまでに時間がかかることも多いので、長い目で見ることが重要でしょう。

一部の社員だけが利用でき、情報格差が生じる

導入初期の段階において、ツールの使いやすさや共有される情報が整備されていない状況だと、一部の社員だけが使用しているような状態になってしまう可能性があります。

そうなると、ノウハウやナレッジを幅広く共有する目的で導入したはずなのに、逆に社内での情報格差を生んでしまう可能性があります。

導入段階で、全従業員にとって使いやすいツールを選ぶだけでなく、全社員が自分ごと化しやすいように、最低限のルールを作っておくことが重要です。

投稿に対する心理的ハードルが高すぎる

全社員がみられる状態になるからこそ、質の高い、意義ある社内wikiにしなければならないという固定概念から、投稿へのハードルが高まって、投稿数を減らす結果になってしまうケースがあります。

情報は多くの目に触れることでブラッシュアップされていくべきものなので、最低限のルールは引いておくものの、共有されること(可視化されること)そのものにもきちんとした意義がある、という環境を作っておくことを心がけましょう。

wikiの作成に労力と時間がかかりすぎる

社内wikiは業務のサポートを担うツールですが、wikiを創ること自体に時間がかかりすぎてしまい、主要業務に影響してしまうケースがあります。

あらかじめフォーマットの整備をしておくなど、wikiの作成コストを極力下げる工夫をおこなっておくことが重要です。

社内wikiのおすすめツール20選

社内wikiとして利用できるツールはいくつもありますが、それぞれで特徴や料金体系などは異なります。

社内wikiのおすすめツールを、以下で紹介します。

esa

esaは、チームでドキュメントを共有しながら「育てていく」ことをコンセプトとして、3,000以上の企業・団体に利用されています。

esaの特徴

  • 編集しながら確認できるリアルタイムプレビュー
  • 記事のバージョン管理とロールバック
  • 記事の外部公開とスライドショー
  • タイトル編集だけで整理ができるカテゴリ

esaの月額料金プラン

  • 500円/1名
  • 申し込み後2ヵ月間はフリートライアル期間で無料

URL:https://esa.io/ 

Notion

Notionは非常に高いカスタマイズ性を有している、オールインワンアプリケーションで、ドキュメント共有機能にメモやスプレッドシートといった種々のサービスが合体したようなサービスです。

Notionの特徴

  • オールインワン機能
  • iOS、Android、Windows、Mac対応
  • 日本語メニュー非対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

Notionの月額料金プラン

  • 8ドル/1名
  • 無料プランあり

URL:https://www.notion.so/product

Confluence

Confluenceはオーストラリアの会社によって運営されている社内情報共有ツールで、大人数のユーザーに強いという特徴を持っています。

confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • JiraやTrelloと連携可
  • 大規模ユーザーに強い
  • Markdown非対応(プラグインあり)

confluenceの月額料金プラン

  • 1,200円/10名
  • 30,000円/50名
  • 60,000円/100名
  • 220,000円/500名
  • 402,000円/1,000名
  • 無料トライアル期間:7日間

URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Qiita:Team

Qiita:Teamは、いいね!やコメントなどの機能を備えており、エンジニア向けのAPIが豊富なツールです。

Qiita:Teamの特徴

  • エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版
  • 情報共有を簡単におこなえる
  • エンジニア向けのAPIが豊富
  • Markdown対応

Qiita:Teamの月額料金プラン

  • 1,520円/3名
  • 4,900円/7名
  • 7,050円/10名
  • 15,300円/17名
  • 18人目以降は1人に付き+720円
  • 無料トライアル期間:30日間

URL:https://teams.qiita.com/

NotePM

NotePMは、強力な検索機能やマルチデバイス対応といった便利な特徴を有し、4,000以上の企業に利用されているツールです。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能
  • アクセス制限も柔軟におこなえる
  • 変更履歴を自動記録
  • チャット連携・API対応

NotePMの月額料金プラン

  • 1,000円/3名(スターター)
  • 3,600円/8名(ベーシック)
  • 5,700円/15名(スタンダード)
  • 9,500円/25名(プラス)
  • 17,500円/50名(プロ)
  • ユーザー数によって変化/100名~(プレミアム)
  • いずれのプランでも30日間の無料トライアル期間あり

URL:https://notepm.jp/ 

Scrapbox

Scrapboxは、リアルタイムでの情報共有に適しており、タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報を取り扱うことができます。

Scrapboxの特徴

  • タグとリンクによる自動整理機能
  • 複数ユーザーによる同時編集が可能
  • 1アクションで画像や動画・地図などを簡単に添付
  • Markdown非対応

Scrapboxの月額料金プラン

  • 個人:無料
  • 法人:1,000円/1名

URL:https://scrapbox.io/product

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、オンライン上でのストレージサービスとして有名な、Dropboxが提供しているサービスであり、ファイルの共有・保存をメインにおこなうサービスです。

Dropbox Paperの特徴

  • 動画などのメディアファイルの埋込可
  • プレゼンテーション機能
  • iOS、Android対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

Dropbox Paperの月額料金プラン

  • Dropboxユーザー:無料
  • 法人版:1,375円 / 1名

URL:https://www.dropbox.com/ja/paper

Kibela

Kibelaは、ブログ感覚で発信をおこなうことができ、「ひとりのアイデアをみんなのチカラに」「個人の発信を組織の力にする」をコンセプトとしています。

Kibelaの特徴

  • メンバーの顔・名前・得意ジャンルが分かる
  • ブログのような感覚での情報発信
  • 組織の規模に応じたグループ機能
  • Markdown対応

Kibelaの月額料金プラン

  • 無料/5名まで
  • 550円/1名(スタンダード)
  • 1,650円/1名(エンタープライズ)
  • 無料トライアル期間:2ヶ月

URL:https://kibe.la/ja

DocBase

Docbaseは、さまざまなツールに散らばっていた情報を一元化し、必要な情報が必要な場所・タイミングで活用されるのをサポートするサービスです。

Docbaseの特徴

  • 複数のメモをまとめて情報を整理できる
  • タグ機能を有している
  • 権限機能などにも柔軟に対応している
  • Markdown対応

Docbaseの月額料金プラン

  • 990円/3名
  • 4,950円/10名
  • 9,900円/30名
  • 21,450円/100名
  • 43,450円/200名
  • 無料トライアル期間:30日間

URL:https://docbase.io/

Qast

Qastは、Q&A機能やメモ機能などを用いて、ナレッジを蓄積することができるサービスです。

Qastの特徴

  • Q&A機能
  • 匿名での質問機能
  • スコアによって貢献の可視化が可能
  • Markdown対応

Qastの月額料金プラン

  • 要問い合わせ(人数による課金形態)
  • 無料トライアル期間:30日間

URL:https://qast.jp/

Guru

Guruは、Slack上から閲覧、編集できるのが特徴的なサービスと言えるでしょう。

Guruの特徴

  • Slack上からwikiの閲覧・編集が可能
  • 他のシステムとの豊富な連携機能
  • 日本語メニュー非対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

Guruの月額料金プラン

  •  14ドル / 1名

URL:https://www.getguru.com/

Crowi

Crowiは、シンプルで使いやすいオープンソースのwikiツールです。

Crowiの特徴

  • シンプルで分かりやすいUI
  • オープンソースソフトウェア
  • オンプレ環境でも利用可能
  • Markdown対応

Crowiの月額料金プラン

  • 無料

URL:https://site.crowi.wiki/

Knowledge

Knowledgeはセットアップが簡単で、自社サーバーにインストールすることができる、オープンソースの情報共有サービスです。

Knowledgeの特徴

  • セットアップが簡単
  • オープンソースソフトウェア
  • モバイル対応
  • Markdown対応

Knowledgeの月額料金プラン

  • 無料

URL:https://information-knowledge.support-project.org/ja/

Dokuwiki

Dokuwikiは、多言語対応しておりセットアップが簡単で、データベースを必要としない、オープンソースのwikiツールとなっています。

Dokuwikiの特徴

  • インストールおよび利用が容易
  • アクセス制御も可
  • 50以上の言語に対応
  • オープンソースソフトウェア

Dokuwikiの月額料金プラン

  • 無料

URL:https://www.dokuwiki.org/ja:dokuwiki

PukiWiki

Pukiwikiは、プラグインで機能を追加することが可能で、自由にページを編集することができるオープンソースのwikiツールです。

PukiWikiの特徴

  • 設置が容易で動作が軽快
  • 豊富なプラグインで機能の拡張が可能
  • ファイルをページに添付することができる
  • オープンソースソフトウェア

PukiWikiの月額料金プラン

  • 無料

URL:https://pukiwiki.osdn.jp/

Evernote

Evernoteは、情報整理に必要な機能が一通りそろっており、PDFや手書きの文字情報も検索対象になるので、ファイル整理に活用しやすいサービスです。

Evernoteの特徴

  • GoogleドライブやSlackなどのアプリと連携可能
  • 画像やスケッチ・音声ファイルなどテキスト以外のものも記録可能
  • スマート検索で情報を探しやすい
  • iOS、Android、Windows、Mac、Linux対応

Evernoteの月額料金プラン

  • 無料(FREE)
  • 680円(PERSONAL)
  • 850円(PROFESSIONAL)
  • 1,100円/1人(EVERNOTE TEAMS)

URL:https://evernote.com/intl/jp/business

OneNote

Onenoteは、Microsoftのサービスの一種で、コンテンツと会話を常に最新の状態に維持しながら、自分自身のあらゆる情報を整理することに活用できます。

OneNoteの特徴

  • 幅広いデバイスに対応
  • 複数人での同時編集が可能
  • 音声ノートやオンラインビデオなどさまざまなファイルを登録可能
  • 複数のノートブック・セクション・ページにまたがって内容を整理できる

OneNoteの料金プラン

  • 12,984円/年(Microsoft 365 Personal、家庭向け)
  • 38,284円(Office Home & Business2019、MacおよびWindowsPC用永続ライセンス、家庭向け)
  • 32,784円(Office Personal 2019、WindowsPC用永続ライセンス、家庭向け)
  • 540円/月(1人あたり)(Microsoft 365 Business Basic、一般法人向け)
  • 1,360円/月(1人あたり)(Microsoft 365 Business Standard、一般法人向け)
  • 2,180円/月(1人あたり)(Microsoft 365 Business Premium、一般法人向け)
  • 900円/月(1人あたり)(Microsoft 365 Apps、一般法人向け)
  • 無料トライアル期間:1ヶ月

URL:https://www.onenote.com/?omkt=ja-jp

Wrike

Weikeは、あらゆる業務にフィットする高いカスタマイズ性を備え、タスク管理や進捗管理も可能なサービスです。

Wrikeの特徴

  • プロジェクトの全体像をひと目で把握可能
  • クラウドの便利さとオンプレミスと同等のセキュリティの両立
  • 400以上のツールとの連携が可能
  • あらゆる業務にフィットする高いカスタマイズ性

Wrikeの月額料金プラン

  • 無料(Free)
  • 9.80ドル/1人(Professional)
  • 24.80ドル/1人(Business)
  • 要問い合わせ(Enterprise)
  • 無料トライアルあり

URL:https://www.wrike.com/ja/ 

COCOMITE

COCOMITEは、生産性と人材育成に大きな効果をもたらし、業務手順を「いつでも どこでも だれとでも」共有することが可能なサービスです。

COCOMITEの特徴

  • タイムリーな情報共有
  • ノウハウを集積しチーム全体のクオリティが向上
  • 分かりやすいマニュアルを簡単・スピーディーに作成
  • フェーズに合わせて最適な料金で利用可能

COCOMITEの月額料金プラン

  • 22,000円/3名(エントリープラン)
  • 60,000円/20名(スタンダードプラン)
  • 220,000円/100名(エンタープライズプラン)
  • 初期登録料:65,000円
  • 30日間の無料トライアル期間あり

URL:https://cocomite.konicaminolta.jp/ 

soeasy buddy

soeasy buddyは、動画によるマニュアル作成機能が大きな特徴であり、現場に仕事のノウハウを定着させるのに大活躍します。

soeasy buddyの特徴

  • 情報が動画で投稿されるので分かりやすい
  • 動画の作成も簡単
  • マニュアルを創ったものの利用されずに終わるということがない
  • スキマ時間にもサッと見ることができる

soeasy buddyの月額料金プラン

  • 3万円〜

URL:https://pr.soeasybuddy.com/

flouu

flouuは、作業の効率化やコミュニケーションの効率化、ナレッジ活用の効率化などに役立つ、テレワーク時代のリアルタイム情報共有ツールです。

flouuの特徴

  • ドキュメントを見ながらリアルタイムでコミュニケーションができる
  • 強力な検索機能で必要な情報がすぐ見つかる
  • 閲覧状況の見える化でナレッジ共有を加速
  • 他サービスとも幅広く連携

flouuの月額料金プラン

  • 基本料金:550円/30日(1名)
  • セキュリティオプション:550円/30日(1名)
  • 導入支援サービス:110,000円~

URL:https://flouu.work/

まとめ

社内wikiは情報共有のためのツールであり、導入することには業務効率アップやナレッジやスキルなどの属人化の回避、教育コストの削減などのメリットがあります。

導入にはまず、目的や理想の運用状態を検討したうえで、そのために必要な機能が備わったツールを選ぶことが重要です。

使い勝手や費用対効果が分からないサービスをいきなり導入するのは不安かもしれませんが、無料トライアルが備わったツールもあるので、そういったものも試してみるのがオススメです。

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この記事を書いた人

ourlyのメディア担当。12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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