見やすい掲示板の作り方は？おすすめツール8選と事例を紹介
社内掲示板は、社員が必要な情報にアクセスするための大切なツールです。しかし、全社員にとって必要な情報を提供しようとすると情報量が多くなり、かえって情報を探しにくくなってしまうおそれがあります。
本記事では、情報量が多くても見やすい社内掲示板の作り方や、おすすめの社内掲示板ツールを紹介します。
社内掲示板とは？
社内掲示板とは、社内の情報を掲載した掲示板のことです。社内の重要なお知らせなどを掲示して、社内の情報共有を効率化するために使用されます。
社内掲示板の詳細情報については、こちらの記事をご覧ください。
アナログ型社内掲示板
社内掲示板にはアナログ型とデジタル型の両方があります。アナログ型社内掲示板は、会社の壁やホワイトボードにポスターやプリントを掲示したものを指します。
低コストで始められるほか、社員が通りすがりで閲覧できる気軽さがある点や、社員同士で一緒に掲示板を見ながら意見交換をおこなうことができる点など、アナログならではの良さがあります。
一方で、載せられる情報の量に限りがある点や、拠点の多い会社においては、掲示物や掲示頻度、方法によって伝えられる情報を統一できない（拠点によって情報伝達に格差が出てしまう）点がデメリットです。情報を全社員に平等に伝えたい場合は、デジタル型社内掲示板の方が適しています。
デジタル型社内掲示板
デジタル型社内掲示板は、PCやスマートフォン上で社内の情報を一括で発信する媒体のことを指します。アナログ型掲示板のような画面表示のものもあれば、ニュースサイトのようにカテゴリや見出しで分類されているものもあります。
アナログ型とは異なり、ページ作成やツール導入に伴う初期費用が発生します。いっぽう、情報の更新が簡単にできることで情報共有スピードが上がり、拠点による情報格差を生むこともないため、情報共有の効率化が可能になります。
社内掲示板の目的や効果
情報共有が効率化される
社内掲示板を運用することで、社員に情報を一括で共有することができます。社員ひとりひとりに声をかけたりメッセージを送る必要がなく、「社内掲示板を見てください」とアナウンスするだけで情報共有ができるようになるので、情報共有が効率化されます。
デジタル型社内掲示板であれば、誰が掲示板を閲覧したのか確認することができる場合もあるため、社員が情報を見落としているときに再度アナウンスすることも可能です。
問い合わせ対応を軽減する
社内掲示板を設置し、社内の情報にアクセスできる場を作ることで、社内での問い合わせ対応を軽減することができます。社員がいつでも参照できる情報媒体があることで、迷ったときはまず掲示板を見て情報を探す状態が作られるためです。
もちろん、問い合わせ対応が０になることはありませんが、よくある質問や、マニュアル化されたものなどは、担当者ではなく社内掲示板から情報提供ができるようになり、業務効率の向上につながります。
社内掲示板を見やすくするポイント
社内掲示板に載せる情報量が多くなると、かえって社員が情報を集めにくくなってしまいます。ここからは、社内掲示板を見やすくするポイントについてご紹介します。
使用する色・文字のサイズについてルールを定める
見やすい社内掲示板は、掲示物に使われている色や文字に一貫性があります。
たとえば、「重要なお知らせ」は大きな文字で赤い線が引いてあり、「社内イベントの告知」は明るくて親しみやすいオレンジやピンク色で表現されている状態をイメージしてください。掲示されている情報ごとに独自のルールが設定されていると、情報量が多くなっても視覚的に情報を整理しやすいため、社内掲示板を見やすくできます。
適切なカテゴリに分類する
社内掲示板を見やすくするためには、情報を適切なカテゴリに分類することが不可欠です。
社員が掲示板の内容すべてに目を通さなければならない、ということはほとんどなく、社員の業務や興味関心によって必要な情報は異なる場合が多いです。よって、すべての情報をただ並べるような表示方法ではなく、社員が情報にアクセスしやすいようなカテゴリを設定して分類することが見やすい掲示板にする秘訣といえます。
検索のしやすさを確保する
社内掲示板の見やすさは、社員が必要な情報にいかに素早くたどり着けるかで決まります。そこで重要になるのが、検索のしやすさです。
デジタル型社内掲示板を使用している場合は、社員が簡単に検索できる点や、きちんと検索意図にあった情報がヒットする点を重視しながらツール選定・ページ作成を行いましょう。アナログ型社内掲示板において検索をしやすくするためには、掲載する情報量を最小限に抑えたり、カテゴリ分類を徹底したり、五十音順で索引ができる状態にしたりといった工夫をするとよいでしょう。
見やすい社内掲示板を作るおすすめツール8選
ここからは、見やすい社内掲示板を作るのに適しているツールを紹介します。
ourly
おすすめポイント・機能
ourlyは、情報共有が誰にどのくらいできているか可視化することのできるweb社内報ツールです。
記事の内容によるカテゴリ分けが簡単にできるので、トップメッセージ・重要なお知らせ・イベントレポートなど様々な情報を見やすく提供することができます。
分析機能に富んでいて、「記事を開いたかどうか」だけでなく、「社員が記事を最後まで読んだか」まで確認する業界初の機能も備わっています。
料金
要問合せ（プラン・人数によって異なる）
見やすい社内掲示板ならourlyがおすすめ！
ourly独自の「段落ごとにできるリアクション機能」によりコミュニケーションのハードルを下げて、書き手と読み手の双方向的のなコミュニケーションを実現できます。
またオプションのプロフィール機能を活用すれば、人となりの理解や共通点の発見、誰が何を知っているか（know who）の可視化が促進されます。
相互理解に留まらず、業務に役立つコミュニケーションも生み出せます。
web社内報は広く外部公開されているwebサイトと違い、ページ閲覧数（ページビュー）の多い少ないではなく、社員の何%に届いているか（閲覧率）が重要です。
ourlyはweb社内報ツールとして初めて閲覧率の概念を取り入れ、さらに「記事を開いたか」だけでなく、「どこまで読み切ったか」が分かる読了率や、記事に反応したリアクション率など多面的に社員の理解・共感度を測れます。
さらに、これらの指標は部署や役職、その他ユーザー属性別に分析できるので、どういった属性にメッセージが届いているのかを見ながら、発信するメッセージの改善ができるのが強みです。
ourly利用企業の支援を通じて蓄積した、豊富なweb社内報の活用事例・運用ノウハウをもとに専門コンサルティングチームが伴走支援。
リリース前には課題ヒアリングを通じて、定性/定量の目標設計を行い、リリース後は分析レポートを用いた定例ミーティングを毎月実施。効果検証と次の施策ディスカッションを行います。
さらに、社内報の記事作成代行や導入時の全社説明会の実施、社員へのライティング研修など、さまざまな支援策を提供しており、継続率は100%です。
NotePM
おすすめポイント・機能
NotePMは社内の情報を蓄積・検索できるツールです。
充実した検索機能が特徴で、ファイル内の文字まで検索対象です。ページを閲覧した社員の情報が確認可能なので、情報共有が完了したのかどうかを確認するのも簡単です。
URL：NotePM
料金
ユーザー数・ストレージによって変動
Qast
おすすめポイント・機能
Qastは社内の情報共有ツールで、情報を閲覧した社員を確認するなどの必要な機能を備えています。
見てほしい記事をピン留めして固定することができるので、重要な情報を目立たせることも可能です。
URL：Qast
料金
要問合せ（プランによって変動）
Notion
おすすめポイント・機能
Notionは高いカスタマイズ性のある多機能ドキュメントツールです。
ノートやWikiを簡単に作成することができて、フォルダの階層構造も自由に編集できるます。社内にナレッジを蓄積し、必要なときにアクセスすることが可能です。
検索方法も簡単で、Noiton内のすべてのデータを対象に一気に検索をかけることができます。
URL：Notion
料金
プランによって変動・無料プランあり
Stock
おすすめポイント・機能
Stockはその名の通り、社内の情報を「ストック」するツールです。
見やすい社内掲示板を作る上で重要な分類が実現しやすく、テーマごとに情報を蓄積することが可能です。社員が「ここを見ればこの情報が得られる」とストレスなく情報収集できる状態を作ることができます。
URL：Stock
料金
プランによって変動・無料プランあり
テロップ速報
おすすめポイント・機能
テロップ速報は、読んでもらいたいお知らせを一斉通知できるメッセージ配信ツールです。
緊急性や重要性の高い情報共有を、素早くおこなうことができるため、情報を一律で素早く届けたい場合におすすめです。
URL：テロップ速報
料金
要問合せ（プラン・利用者数によって変動）
Qiitateam
おすすめポイント・機能
QiitaTEAMは、投稿画面や機能がシンプルなので、情報共有にかかる手間を軽減することができます。
フォルダ機能をあえてなくしており、情報を階層化することにかけていた時間を別の業務に割り当てることが可能になります。社内のノウハウ共有に使用されることが多いので、社員からも発信してほしいという場合におすすめです。
URL：Qiitateam
料金
月額税込み¥15,300〜（※法人推奨プランの場合。個人向けのプラン有）
R-GROUP
おすすめポイント・機能
R -GROUP は、「掲示板」機能が備わった無料のグループウェアです。掲示板らしいデザインを重視する場合におすすめです。
掲示板には「既読ボタン」機能があり、社員がが掲示板を閲覧したかどうかを確認できます。
URL：R-GROUP
料金
無料
社内掲示板の活用事例
ここからは、社内掲示板を活用して成功している企業事例を紹介します。
イーグル工業株式会社
イーグル工業株式会社では、社用パソコンを持たない従業員や、工場以外で働く従業員への情報共有において、伝え漏れや伝達ミスが繰り返し起こっていたといいます。web社内報による社内掲示板を構築したことにより、従業員がスマホから情報にアクセスすることができるようになり、運営側の発信するストレスも軽減されています。
株式会社日本ビジネスデータープロセシングセンター
株式会社日本ビジネスデータープロセシングセンターでは、情報共有の媒体を紙の回覧からWeb社内報に切り替えました。それまで管理職がおこなっていた、期限が近づいた申請のリマインドやアナウンスをひとつの媒体でできるようになったことで、問い合わせ数が軽減し、社内でもポジティブな声が上がっているといいます。
京王建設株式会社
京王建設株式会社では、社内の情報発信における担当者の負荷が重く更新頻度が少ないという課題がありました。そこで、情報量を減らす運用方法に切り替えたところ、社員から「物足りない」という声が上がってしまったといいます。社内掲示板としてweb社内報ourlyを導入したことで、月に1回だった配信頻度が月に６回程度になり、タイムリーで、情報量の多い記事を出すことができています。
読まれる社内報なら「ourly」
ourlyは、社内報を通して組織改善を実現するweb社内報サービスを提供しています。
web知識が不要で、誰でも簡単に投稿できる操作感や、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
さらに、社内報の運用でつまずかないための伴走支援のサポートを行っており、自社にあったネタを見つけやすいツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「読まれて当たり前の社内報にしたい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
web社内報ツール・サービス比較表
web社内報を活用することで、社内報の運用工数を減らして効果を増大させることができます。web社内報サービスの導入や乗り換えの検討をされている方は、web社内報サービスの比較表をぜひこちらからダウンロードしてください。
社内報担当者必見のセミナー
弊社では、社内報運用のポイントや社内広報を用いた組織開発に関するセミナーを実施しています。
社内報・社内広報・社内コミュニケーション・組織開発・風土改革などに関心のある方は、ぜひお気軽にこちらからご参加ください。
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