人材ポートフォリオとは？目的や作成方法と注意点を解説

人材ポートフォリオとは、企業が自社の社員の配置や構成を正確に把握するために人材を「見える化」したものを指します。

どのようなタイプの従業員がいるかを分析しておくことで、採用や育成といった人事戦略に活用することを目的としています。人材の過不足を的確にマネジメントしやすくなるため、導入したいと考える経営者や人事担当者は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、人材ポートフォリオを導入するために必要な知識として人材ポートフォリオの目的やメリット、作成方法、注意点について詳しく解説します。

人材ポートフォリオとは？

人材ポートフォリオとは、自社の事業活動を最適化するために必要な人員構成を分析したものを指します。個々の従業員のスキルや経験を把握し、適切に配置することで事業活動の効率化を図り、業績の向上を目指す人材マネジメントの手法です。いわば「適材適所」を徹底するための考え方やツールだといえます。

人材ポートフォリオは具体的には、「社内のどこに」「どのような人材を」「どのくらいの人数」配置することで、効率よく成果を上げられるかを分析・設計するものです。分析や設計にあたっては、自社に必要な人材をタイプ別に分類することで整理しやすくなります。

たとえば業務の性質で分類する場合は、「個人・組織」「創造・運用」の2軸・4象限で分類することが一般的です。「個人でする仕事かチームでする仕事か」「新たな価値を創造する仕事か、出来上がった仕組みを運用する仕事か」といった具合に分類し、それぞれに適した人材の要件を定義していきます。

人材ポートフォリオを作成する目的

少子高齢化による労働力不足は、多くの企業で抱える深刻な問題となっています。限られた人的資源を効率よく活用するためにも、人材ポートフォリオを作成することは有効な施策となるでしょう。

人材ポートフォリオ作成し自社の現状を可視化することで、将来に向けて必要な人材が把握できるため、効果的な採用計画が立案できます。また、事業成長を見越した育成計画にも活用できるでしょう。将来、管理職が不足する見通しであれば、適性があると判断される人材を選抜し、計画的な育成を施すことも可能です。

人材ポートフォリオを作るメリット

人材ポートフォリオを作成するメリットは、限られた人的資源を有効に活用できることにあります。具体的には以下の3点が挙げられます。

• 最適な人材配置がしやすくなる
• 人材の過不足の調整がしやすくなる
• 一人ひとりに合ったキャリアの計画がしやすくなる

最適な人材配置がしやすくなる

人材ポートフォリオ作成することにより、従業員個人の強みや弱み、キャリアに関する展望を可視化できます。これらのデータを参考にすることで、業務内容やプロジェクトの特性に合わせて、適性を持つ人材を効果的に配置できます。

従業員にとっては自身の強みを活かせる業務であれば、持てるスキルを最大限に発揮できるでしょう。自身が考えるキャリア形成に合致した業務であれば、モチベーションも向上し育成にもよい影響を及ぼすことが考えられます。企業にとっては、生産性の向上や事業目標の確実な達成が見込めることが、メリットとなるでしょう。

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人材の過不足の調整がしやすくなる

人材ポートフォリオを作成することにより、人材の配置状況を把握することにつながります。現状、どのタイプの人材が多く所属しているのか、あるいは不足する人材のタイプが可視化できるため、将来に向けた人員調整が可能になるでしょう。

事業計画と照らし合わせた際に、不足する人材タイプがあれば、補充の方法を検討する必要があります。外部から新たに採用する場合もあるでしょうし、過剰になっているタイプの人材を移行する方法もあります。こうした人材の過不足を適宜調整できることも、人材ポートフォリオのメリットです。

一人ひとりに合ったキャリアの計画がしやすくなる

昨今では従業員一人ひとりのキャリア観は多様化しています。個々の従業員の志向に合致したキャリアプランを提供することが理想です。

人材ポートフォリオにより、従業員の適性とキャリアに対する希望を把握しておくことで、それぞれの志向に合致したキャリア支援が可能になるでしょう。会社からのこうした支援は、従業員のエンゲージメントを向上させます。双方の信頼関係が構築され、事業運営にもよい影響を与えるでしょう。

人材ポートフォリオの作成・活用の方法

ここでは人材ポートフォリオの作成・活用の方法を解説します。以下に挙げる6つのステップで作成することが一般的です。

• 1.人材ポートフォリオの作成目的を明確化する
• 2.人材ポートフォリオの基準となる2軸を決める
• 3.自社に適した人材タイプを分ける4領域を設定する
• 4.従業員を作成した人材タイプに当てはめる
• 5.人材の偏りをチェックする
• 6.人材の偏りに対する解決手段を考える

1.人材ポートフォリオの作成目的を明確化する

人材ポートフォリオの活用目的が曖昧なまま作成しても、効果的な運用は期待できません。「人材ポートフォリオを活用して何をしたいのか」を明確にすることが必要です。

作成の目的により、人材マネジメントの方向性が左右されます。経営層や管理職で綿密に打ち合わせをおこない、経営計画や経営戦略に照らし合わせ、目的を明確化し共有しなくてはなりません。目的が明確に作成された人材ポートフォリオであれば、将来にわたり事業成長をもたらす人材マネジメントの指標となるでしょう。

2.人材ポートフォリオの基準となる2軸を決める

目的を明確化したら、次は人材ポートフォリオの基準となる2軸を決めるステップです。自社の人材を分類するうえでの、「切り口」を決める作業をおこないます。

人材ポートフォリオの基準となる2軸は、自社の事業活動に必要な要素を用いることが大切です。たとえば、業務の性質により分類する場合は、「個人・組織」「創造・運用」の2軸が用いられることは前述しました。

そのほか、雇用形態で分類する方法もあります。「総合職・専門職」、「常用雇用・臨時雇用」といった分類です。それぞれの雇用形態により、任せられる業務や将来のキャリアが定義されてくるでしょう。

3.自社に適した人材タイプを分ける4領域を設定する

次のステップでは、自社の経営戦略から導き出された方向性をもとに、必要な人材のタイプを4領域で設定します。

業務の性質による分類「個人・組織」「創造・運用」であれば、以下のようになります。

• 組織・創造　マネジメント人材（経営幹部候補となる人材）
• 個人・創造　クリエイティブ人材（創造的な取り組みで、業績向上に貢献する人材）
• 組織・運用　オペレーション人材（定型業務を正確にこなす人材）
• 個人・運用　エキスパート人材（特定の専門性を有する人材）

4領域の定義付けをおこなう際には、現状で自社に存在する仕事や人材のみで考えないことが大切です。事業計画を実現するために、将来必要とされる人材タイプも盛り込む必要があります。

4.従業員を作成した人材タイプに当てはめる

自社の人材を、定義した4領域に分類するステップです。雇用形態に関わらず、所属するすべての従業員を対象にすることが望ましいといえます。

分類する際には、担当するスタッフの主観が入らないようにすることが重要です。個人の所感は客観性に欠けるため、正しい分類ができない恐れがあります。可能な限りアセスメントや適性検査を実施するなど、客観的な指標をもとにタイプ分けをおこなうとよいでしょう。

5.人材の偏りをチェックする

それぞれの領域に人材を分類したら、偏りが生じていないかをチェックします。たとえば、オペレーションに従事する人材は数が多く充実しているのに対し、マネジメントを担う人材が不足しているといった課題が発見できるでしょう。

また、将来の事業計画に照らした場合、必要になると考えられる専門分野を担う人材が所属していないといったことも把握できます。

6.人材の偏りに対する解決手段を考える

人材の偏りが明確になったら、適正化を図る手段を検討します。理想的なポートフォリオを実現するために、採用や育成により不足する部分を補います。反対に余剰となっている領域があれば、配置転換を検討しないといけないでしょう。場合によっては、役職定年や早期退職制度などを活用し、社外に退出させることも検討しなくてはならないかもしれません。

しかし、安易に人員削減を図ることは避けるべきです。あくまでも「適材適所で活用できていない人員を削減する」といった視点で、施策を検討するとよいでしょう。

人材ポートフォリオ作成時の注意点

効果的な人材ポートフォリオを作成するには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。従業員の納得度が高いポートフォリオにするためには、以下の5つのポイントに注意するとよいでしょう。

• 分類した人材タイプに優劣をつけない
• 雇用形態に関わらず全従業員を対象とする
• 従業員の意向も反映させる
• 自社の経営戦略を踏まえて人材ポートフォリオを作成する
• 人材ポートフォリオの作成には手間と時間がかかることを理解しておく

分類した人材タイプに優劣をつけない

人材ポートフォリオは自社の人材の状況を客観的に把握し、適材適所の人員配置に近づけることが目的です。分類した人材タイプに優劣をつけることは、避けなくてはなりません。事業を円滑に運営するには、どのタイプの人材も欠かせないものです。特定のタイプを優遇することで、それ以外のタイプの人材が育ちにくくなり、組織の人員構成がバランスを欠いたものになってしまいます。

また人材タイプに優劣をつけていることが知られた場合、多くの従業員は不満を持つでしょう。結果としてモチベーションを低下させ、離職を招くなど組織運営に悪影響を及ぼします。

雇用形態に関わらず全従業員を対象とする

人材ポートフォリオの作成は、すべての雇用形態の従業員を対象とするべきです。雇用形態を限定したポートフォリオを作成してしまうと、分析結果が実態を反映しなくなる恐れがあるためです。

たとえば定型的な業務を非正規雇用者が担っている企業の場合、正規雇用者だけのポートフォリオを作成すると「オペレーション人材が不足」という結果になります。実態を反映していない分析結果であり、人材マネジメントの方向性を見誤る原因となるでしょう。

従業員の意向も反映させる

人材ポートフォリオは、企業側の一方的な視点だけで作成するのではなく、従業員の意向を尊重することも忘れてはいけません。それぞれの従業員には、自身が思い描くキャリアプランがあります。可能な限り希望に沿うことが、モチベーションの向上につながるでしょう。

企業側の一方的な判断で分類した場合、従業員が本来の力を発揮できないばかりか、信頼関係を失い、最悪の場合離職につながる恐れもあります。従業員の希望をヒアリングするなどして、意向を反映させるプロセスを設けることが理想です。

自社の経営戦略を踏まえて人材ポートフォリオを作成する

人材ポートフォリオを作成する際は、自社の経営戦略をベースにすることで、事業目標の達成に向けた一貫性が生まれます。

人材タイプの軸は、事業目標達成に必要な課題が解決できるものを設定する必要があります。「人材の若返り」という課題がある場合は、「ベテラン・若手」といった軸を設定すれば、スムーズに課題解決が進むでしょう。人材マネジメントと事業目標達成の方向性をそろえるためにも、人材ポートフォリオの作成は、自社の経営戦略を踏まえる必要があるのです。

人材ポートフォリオの作成には手間と時間がかかることを理解しておく

人材ポートフォリオの作成は、企業全体を巻き込んだプロジェクトとなるため、相応の負荷がかかることは避けられません。作成を担当する人事部門だけではなく、経営層をはじめ、あらゆる立場の従業員が関わる必要があるためです。

人材ポートフォリオは、企業の将来における人材マネジメントの方向性を決定づけるものです。作成にあたっては管理職や経営層で議論を重ね、従業員の意向や現状を分析しなくてはなりません。手間と時間がかかることを理解したうえで、作成計画を立てることが大切です。

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人材ポートフォリオを活用して効果的な成果を

人材ポートフォリオは、自社の人事施策を効果的に進めるための、有効なツールとして機能します。適切な方法で作成し運用することで、適材適所の人材活用が進み企業力を向上させるでしょう。

人材ポートフォリオの作成には、従業員一人ひとりの、強み・弱みやキャリアに対する考え方を把握することが欠かせません。協力を得るためには、ポートフォリオ作成の意義を周知する必要があります。Web社内報などを活用し、従業員の理解を促す取り組みも合わせて検討するとよいでしょう。