web社内報と紙社内報はどちらがいいのか？メリットとデメリット比較

社内報担当者の中には、web社内報か紙社内報どちらがいいの？と悩んでいる人も多いのではないでしょうか？

また、使い分けに悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。

そんな方のために、この記事ではweb社内報と紙社内報のメリット・デメリット、比較、紙社内報からweb社内報へ移行する際のポイントについて解説します。

web社内報と紙社内報はどちらがいい？

web社内報と紙社内報にはどちらもメリット・デメリットがあります。自社が社内報を運用する目的に合わせて、適切に媒体を選定しましょう。

ただ、社会全体の流れとしては、コロナや働き方の多様化もあり、紙社内報からアプリやブラウザからでも閲覧ができるweb社内報への切り替える傾向があります。

web社内報と紙社内報の両立は？

実際に、web社内報と紙社内報を両立している企業はあります。
詳細は以下の記事をご覧ください。

web社内報と紙社内報の比較表

web社内報と紙社内報の違いを表にまとめました。
それぞれ詳しく解説していきます。

web社内報のメリット・デメリット

この章では、web社内報のメリットとデメリットを解説します。

web社内報については、こちらの記事で詳しく解説しているので是非ご覧ください。

web社内報のメリット

web社内報のメリットは以下の6つです。

・データの集積・分析ができる
・速報性
・スキルがなくても簡単に共有できる
・コストがかからない
・SNSや動画との連携ができる

それぞれ詳しく解説します。

データの集積・分析ができる

1つ目のメリットは、データの集積・分析です。

web社内報では、以下のようなデータの集積・分析が可能です。

・ログイン率
・閲覧数
・閲覧時間
・閲覧した社員
・読了率
・アンケート回答率
・人気コンテンツ

これらのデータを集積・分析することで社内報の効果測定や改善ができます。

ourlyでは社員一人ひとりの社内報記事の閲覧率を測定することができ、エンゲージメントスコアと平均記事閲覧率には相関があることがわかっています。
つまり、平均記事閲覧率の変化を見ることで従業員のエンゲージメントの変化を知ることができます。

速報性がある

2つ目のメリットは、速報性です。

紙社内報は、月1回程度の頻度で発行するため、社員に最新の情報を届けることは難しいです。

一方で、web社内報はその日のうちに発信することも可能なので、社員にタイムリーな情報を届けることができます。

これにより、リモートワークなどで距離が離れていても、大切な会社のメッセージをタイムリーに届けることができるのです。

スキルがなくても簡単に共有できる

3つ目のメリットは、スキルがなくても簡単に共有できることです。
発信する側も特に難解なスキルは必要ありませんし、閲覧する側もデバイスさえあればいつでも、どこでもweb社内報を閲覧できます。

紙社内報だと表紙や全ページのデザインを考えなければなりませんが、web社内報であれば、あらかじめテンプレートがある場合が多く、デザインのスキルがなくても記事を作成することができます。

さらに、共有にかかる工数を削減できることにより伝わりやすい構成や文章に時間を使えることも大きなメリットと言えるでしょう。

コストがかからない

4つ目のメリットは、コストがかからないことです。

リモートワーク化が進む今日において、紙社内報を全従業員に見てもらうには、人数分印刷し、各々の自宅に配送するしかありません。

従業員数が多ければ多いほど、定期的に発生するコストは大きくなります。

web社内報であれば、そういった懸念点はありません。

SNSや動画との連携ができる

メリットの5つ目は、SNSや動画との連携が可能です。

web社内報では、社内SNSやwebページへのリンク、動画動画の挿入ができます。

これにより、閲覧する社員は紙社内報よりも豊富なコンテンツを楽しむことができます。

Web社内報のデメリット

先ほどはweb社内報のメリットを説明しましたが、もちろんデメリットもあります。

web社内報のデメリットは以下の3つです。

・デザインレイアウトの制限がある
・家族や学生との共有が不便
・閲覧のための機器が必要

それぞれ詳しく解説します。

デザインレイアウトの制限がある

1つ目のデメリットはデザインレイアウトの制限があることです。

web社内報のメリットでテンプレートがあることを挙げましたが、既に決まっているデザインしか使えないという点は、デメリットと感じる人もいるでしょう。

デザインも含めて社内報を楽しんでほしいと考えている社内報担当者にとっては、デザインレイアウトの制限はデメリットと言えます。

家族や学生との共有が不便

2つ目のデメリットは、家族や学生との共有が不便なことです。

web社内報は良くも悪くも関係者しか見れないよう、アクセス権限がかかっていることがほとんどです。

家族や学生との共有は紙社内報に比べると、不便に感じるでしょう。

閲覧のための機器が必要

3つ目のデメリットは、 閲覧のための機器が必要なことです。

web社内報を見るためには、PCやスマホといった閲覧のための機器が必要となります。

現代、ほとんどの人はスマホを持っていますが、PCからのアクセスしかできない場合は見たいと思った時にすぐ見ることはできないのです。

紙社内報のメリット・デメリット

先ほどはweb社内報と紙社内報のメリット・デメリットについて解説しました。

この章では、紙社内報のメリット・デメリットについて解説します。

紙社内報のメリット

紙社内報のメリットは以下の3つです。

・モノとして愛着が湧きやすい
・家族や学生と簡単に共有可能
・デザインの幅は無限大

それぞれ詳しく解説します。

モノとして愛着が湧きやすい

1つ目のメリットはモノとして愛着が湧きやすいです。

紙社内報は毎月のように手元に届きますし、デザインも凝っているので愛着が湧きやすいです。

せっかく時間をかけて作った紙社内報なので、愛着を持ってもらったり、保管してもらったりするのは嬉しいですよね。

周り人へ簡単に共有できる

2つ目のメリットは周りの人へ簡単に共有できることです。

紙社内報は、自宅に届いた社内報を家族に共有することができます。また、OB訪問や面接にきた学生に対して、見せることも容易です。

他者への共有という面においては、web社内報より紙社内報の方が優れているでしょう。

デザインの幅は無限大

3つ目のメリットはデザインの幅が無限大であることです。
紙社内報であれば、毎月のように最初からデザインを考えられます。
これをメリット・デメリットどちらで考えるのかは人それぞれだと思います。社内報のデザイン込みで楽しんでもらいたいと思っている人にとっては、メリットと言えるでしょう。

紙社内報のデメリット

社内報のデメリットは以下の3つです。

・効果測定が難しい
・周知に時間がかかる
・配送コストがかかる 

それぞれ詳しく説明します。

効果測定が難しい

1つ目のデメリットとしては、効果測定が難しいことが挙げられます。

紙社内報は社員の手元には届くものの、実際に中身を読んでいるのかまでは把握しようがありません。

時間をかけて作った社内報の効果測定ができないことは大きなデメリットです。

周知に時間がかかる

2つ目のデメリットは、周知に時間がかかることです。

紙社内報は一般的に1ヶ月に1回の頻度で発行するので、最大で1ヶ月ほど古い情報を発信することになります。

もしリアルタイムで伝えたい情報がある時に、すぐに伝えられないのは紙社内報のデメリットといえます。

コストがかかる

3つ目のデメリットは、コストがかかることです。

紙社内報を作る印刷代、各従業員に配送する配送費、デザインを作る人件費、など紙社内報を作るたびに大きなコストがかかります。
従業員が多ければ多いほど配送費は高くなります。

また、デザインを一から作成する必要があるため、工数も多くなります。

資金が潤沢でない企業にとっては、大きなデメリットかもしれません。

紙からweb化するときのポイント

この章では、紙社内報からweb社内報に移行する際のポイント2つを解説します。

・web社内報サービスを導入を検討する
・紙の社内報をPDF化するのは効果的？

それぞれ詳しく解説します。

Web社内報サービスの導入を検討する

ポイント1つ目は、web社内報サービスの導入を検討することです。

web社内報を運用するとなると、自社開発をするか、web社内報サービスを導入するかの2択になります。

もし人的リソースが割けるのであれば、自社開発を検討してみてもいいかもしれません。しかし、もしそうでないならば、web社内報サービスを検討するのが良いでしょう。

web社内報サービスを導入することで、自社開発に人的リソースを割かなくて良いですし、社内報運用開始までの時間短縮にもなります。

また、サービスによっては社内報運用のノウハウも提供してくれるといったメリットもあります。

web社内報サービスについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、是非ご覧ください。

紙社内報のPDF化を検討する

ポイント2つ目は、紙社内報のPDF化を検討することです。

ただ、結論から言うと、紙社内報のPDF化はあまりおすすめできません。

アクセス数や閲覧率などのデータ解析もできず、速報性もなく、また愛着もわかないため、どちらのメリットも含まれておらず、さらに読んでもらいにくいです。

紙社内報のPDF化はメリットがほとんどありませんので、保存用として活用すべきでしょう。

自社にあった社内報運用をしましょう

この記事では、web社内報と紙社内報のメリット・デメリット、比較、web社内報から紙社内報へ移行する際のポイントについて解説しました。

web社内報のメリットは以下の6つです。

・データの集積・分析ができる
・速報性
・スキルがなくても簡単に共有できる
・コストがかからない
・SNSや動画と連携できる

web社内報のデメリットは以下の3つです。

・デザインレイアウトの制限がある
・周りの人への共有が不便
・閲覧のための機器が必要

紙社内報のメリットは以下の3つです。

・モノとして愛着が湧きやすい
・周りの人へ簡単に共有できる
・デザインの幅が無限大

紙社内報のデメリットは以下の4つです。

・効果測定が難しい
・周知に時間がかかる
・コストがかかる

紙社内報からweb社内報に移行する際のポイントは以下の2つです。

・web社内報サービスの導入を検討する
・紙社内報のPDF化を検討する

これらを踏まえて、紙社内報とweb社内報のどちらにするのか、それとも両立するのか、自社にあった社内報運用をしていただければと思います。

この記事が、御社の社内報運用のお役に立てれば幸いです。