【2024年最新】社内情報管理システム・ツール【8選】を比較！目的とメリットを解説

2024-09-04

情報管理システム・ツールとは、社内の情報を一元管理して、社員がアクセスしやすくしたものです。この記事では、社内情報管理システムやツールが必要な理由や、導入目的別のおすすめサービス、サービスの選定ポイントについて解説します。

社内情報管理システム・ツールが必要な理由

社内情報管理システム・ツールが必要な理由とはなんでしょうか。ここからは、情報管理システム・ツールが必要となる主な理由を3つ紹介します。

社内の透明性を確保できる

社内情報管理システム・ツールを導入することで、社内で可視化されるべき情報が公開された状態となり透明性が向上します。全ての従業員が必要な情報にアクセスできるため、意思決定の迅速化やアイデアの創出につながることも期待できます。情報の透明性が高まることは、会社への信頼を高めるだけでなく、部門間の連携が円滑化することによる業務改善などのメリットもあります。

社内にナレッジを蓄積できる

情報管理システム・ツールを通じて、社員が得た知識や経験（ナレッジ）を集約・蓄積することが可能です。

たとえば、情報管理システムを社員に参照させることで、新人教育や業務の引継ぎがスムーズに行われます。あるいは、蓄積されたナレッジを活用することで、社員ひとりひとりの生産性・創造性の向上や新しいアイデアやイノベーションの促進などの効果も期待できます。社内にナレッジを蓄積することは、組織・事業にとってプラスに働きます。

情報の属人化・引継ぎ不足によるミスを防ぐことができる

情報管理システム・ツールが構築されることによって、情報の属人化や引継ぎ不足によるミスを防ぐことができます。

社内の業務に関する情報がひとりの社員に属人化していると、その社員が不在のときに誰も業務を代行することができません。情報管理システムがあれば、担当者が不在でも業務状況を把握して業務を進めることが可能になり、組織としての損失を防ぐことができます。情報の属人化を防ぐことは、経営の安定化と成長のために重要な施策です。

社内情報管理システム・ツールの種類

ここからは。社内情報管理システム・ツールの種類を5つに分けて紹介します。

情報データベース

情報データベースは、企業内のデータを集約して整理・管理するシステムを指します。膨大な量のデータを効率的に保存・検索できるため、多くの企業で使用されている情報管理システム・ツールです。

メリットとしては、情報へのアクセスが容易であり業務効率の向上が期待できる点・データの一元化により情報の整合性が保たれる点が挙げられます。デメリットとしては、膨大な量のデータを適切に整理・管理する運用工数の負担が生じる点があります。情報量が多いため、適切に管理されていれば業務の効率化に大きく寄与しますが、情報が散乱した状態になると社内の混乱を招き、かえって業務の妨げとなってしまう点に注意しましょう。

社内wiki

社内wikiは情報を自由に編集・共有できるプラットフォームを意味します。知識の集約と共有が容易であり、社員が自律的に情報を更新・閲覧することで成立する情報管理システム・ツールです。

メリットとしては、迅速な情報更新と透明性の向上が挙げられます。一方、社員が自律的に更新する運用方法が主体となることによって、情報の正確さや更新頻度を担保することが難しい点には注意が必要です。

ナレッジベース

ナレッジベースは組織の知識を体系化して管理するツールで、社員同士で質問やコメントを送り合うことができるサービスもあります。検索機能やカテゴリ分類によるナビゲーションが可能で、社内で専門的・具体的な知識の蓄積と共有が促進されます。

メリットとしては、知識を社員同士で共有することによる組織全体の生産性向上や、研修やオンボーディングの効率化、問題解決のヒントを与えるといった点が挙げられます。ただし、社員の主体性や利他性に左右されてしまう部分が大きく、ナレッジベースの活用を促すような仕組みづくり・文化づくりが必要です。

グループウェア

グループウェアはコラボレーションと業務管理を目的とした情報管理システム・ツールです。タスク管理やスケジュール共有を、コミュニケーションを取りながら進めることが可能であり、チーム内外の連携を円滑にすることができます。

効率的なプロジェクト管理と意思決定の迅速化やコミュニケーションの円滑化によるチーム内外の連携強化といったメリットがあります。ただし、システム・ツール上でのミスコミュニケーションや対人トラブルが発生しないよう運用管理やルールの設定などの対策を打つ必要があります。また、情報漏洩のリスクに備えたセキュリティの強化が求められる点にも注意しましょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージはデータの保管・共有をインターネット上で行うツールを意味します。容量が大きい点や、インターネットに接続すればどこからでも（社内専用のネットワークなどに接続せずとも）アクセスできる点が特徴です。

メリットとしては、データのバックアップと共有が容易で、ファイル管理の効率化が図れる点が挙げられます。ただし、データ漏洩やアクセス制御に関するセキュリティ対策が非常に重要です。特に、無料のオンラインストレージを使用する際はリスクを慎重に吟味しましょう。

目的・用途別で考える、社内情報管理ツール紹介

ここからは導入目的別に、おすすめの社内情報管理システム・ツールを紹介します。

社員がアクセスできる情報データベース構築

社員が簡単にアクセスできる情報データベースを作ることが目的であれば、ファイルやデータの管理がしやすく安全性の高いサービスを利用することがおすすめです。

Google Drive

Google Driveはファイルの保存、共有、編集が簡単におこなえる情報データベースです。
Googleの提供するドキュメント・ファイルはリアルタイムでの共同編集が可能であり、効率的に業務を進めることが可能です。

URL：Google Drive

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAはファイル共有をおこなうソフトウェアで、安全性に特化しています。
ファイルの暗号化やアクセス制限を強化することで、機密性の高い情報や個人情報を保護しながら、効果的なファイル共有を実現します。

URL：セキュアSAMBA

社内のナレッジ蓄積・ノウハウ共有

社内のナレッジ蓄積・ノウハウ共有を促進したい場合は、社員にとってわかりやすい形に整理することや社員同士が自主的に知見を吸収できるような環境を作ることが重要です。

ourly

ourlyは、社内のノウハウ共有を促進するweb社内報サービスです。
記事形式でそれぞれの部署の知識やノウハウ、成功事例や失敗事例を共有することで、社員が自主的に知識を深める・知見を広げることが可能になります。

コメント機能によって社員同士の質疑応答によるナレッジの深掘りが可能になり、「もっと知りたい」というリアクション機能によって社員の興味関心の高いコンテンツ内容が分析可能です。

ほかにも、部署ごとのノウハウ共有が一元管理できるカテゴリ分類機能など、ナレッジ共有を促進する機能が充実しています。

ourlyについての詳細な情報を得る

NotePM

NotePMは、社内の情報を蓄積・検索できるツールです。
ファイル内の文字まで読み込んで検索結果に反映させる高い検索性を有しており、過去の情報にも簡単にアクセスすることができます。
ページを閲覧した社員の情報が確認可能なので、情報共有が完了したのかどうか確認することも容易です。

URL：NotePM

Notion

Notionは、高いカスタマイズ性のある多機能ツールで、社内Wikiやノウハウ共有に活用することができます。
フォルダの階層構造も自由に編集できるため、ナレッジを蓄積し、必要なときにアクセスすることが可能です。リアルタイムでの共同編集や、情報管理を効率化するためのテンプレートが豊富です。

URL：Notion

情報共有スピードの向上

情報共有スピードの向上や、意思決定スピードの改善を目的とする場合は、リアルタイムな情報共有とコミュニケーションが可能なチャットツールを使用するのがおすすめです。

Slack

Slackは、コミュニケーション活性化や業務効率化を促進するチャットツールです。
特定の相手だけにメッセージを通知するメンション機能や、ツールを開いたままビデオ会議ができるハドルミーティング機能が備わっています。他ツールとの連携もしやすく、業務フローにSlackを活用している企業もあります。

URL：Slack

業務状況の進捗管理・透明性向上

業務状況の可視化による進捗管理の効率化や透明性の向上が目的であれば、見やすい・わかりやすい画面表示と社員同士のコミュニケーション機能が備わったプロジェクト管理ツールがおすすめです。

Backlog

Backlogはプロジェクトの管理を支援するツールです。
タスク管理、バグトラッキング、ガントチャートの作成などの機能によって、チーム全体の作業進捗を可視化して効率的なプロジェクト管理を実現します。

URL：https://backlog.com/ja/

ドキュメント共有

社内のドキュメントを一括で管理し、簡単にアクセスできる環境を作ることが目的であれば、ドキュメント共有に特化したツールを使用するとよいでしょう。

Docbase

Docbaseは主にドキュメントの共有と管理を目的としたプラットフォームです。シンプルで使いやすい点が特徴で、情報共有を効率化します。
簡単にドキュメントを作成・共有できるだけでなく、他の社員の作成したドキュメントにコメントを残すなどのコミュニケーション機能も備わっています。

URL：https://docbase.io/

社内情報管理システム・ツールの比較・選定ポイント

操作性・使用感

社内情報管理ツールの操作性や使用感は、業務効率に直結する重要な要素です。社員が直感的に使いこなせるデザイン・機能になっているかどうかなどを事前に確認することで、導入後の混乱や失敗を防ぐことができます。無料デモ体験やトライアル期間を活用し、実際の操作感を確認しましょう。

容量・機能

情報管理ツールの選定において、容量や機能も重要な判断基準です。ストレージ容量が十分であることはもちろん、検索機能やデータ分析機能、アクセス制限機能など、導入目的に必要な機能が揃っているかを確認することが必要です。さらに、将来的な拡張性を考慮し、追加機能や容量の増強が可能かどうかも検討しておくと長期的に効果的な運用ができます。

料金・コスト

最後に、料金やコストの面も慎重に検討しましょう。初期導入費用や月額利用料金、追加機能の費用など、トータルコストを把握することが重要です。運用管理やシステムメンテナンスにかかる担当者の負担（運用コスト）も、料金と同様に事前に確認しましょう。自社に導入した場合の費用対効果をシミュレーションすることで、最適なサービスを選定することができます。

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