【2022年最新】社内コミュニケーションツール10選を比較｜選定ポイントから無料ツールまで完全解説
業務効率化のために、顧客管理ツールなどの営業用ツールを活用している企業は多いですが、実は社内コミュニケーションが業務効率化の妨げとなっている場合もあります。
そこでこの記事では、社内コミュニケーションの重要性や導入するメリット、円滑化を図るための10ツールを目的別に紹介していきます。
本メディア「ourly mag.」では、社内コミュニケーションツールをまとめた、カオスマップを無料配布しています。詳しい掲載情報については、以下のリンクからご確認ください。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社内SNSやビジネスチャットなど、社内の人間と会話するためのツールです。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）や意思伝達に役立つ他、プレゼンテーション資料や議事録の共有・オンライン会議やブレインストーミングをする際にも活用されています。
社内コミュニケーションツールの実態
社内コミュニケーションの手段として、最も活用されているのは「メール」であるという結果が出ています。
（引用：HR総研, 「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告, 〈https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=255〉, 2021年2月閲覧）
目的別にさまざまなコミュニケーションツールが開発されており、情報共有する人数や用途に合わせて活用したい一方、「どんなツールを使えばいいか分からない」「導入したはいいがなかなか浸透しない」という声もあり、悩みを抱えている企業が多いことも分かります。
社内コミュニケーションツールに関する海外との比較
アメリカ・イギリス・ドイツなどの先進諸国では、社内コミュニケーションツールとしてSNSやチャットの活用が広まっています。一方、日本におけるSNSやチャットの使用率はその半分以下といわれており、メールや対面での直接的なやり取りに依存していることが分かります。
電話・グループウェア・イントラネット・社内報など他にもさまざまなツールがありますが、目的や人数別にどれをどう使っていけばいいか分かりづらい、という現状も日本にはあります。
社内コミュニケーションツール カオスマップ2021
弊メディア「ourly magazine」では、最新の社内コミュニケーションツールをまとめたカオスマップを無料配布しております。
カオスマップでは、インナーコミュニケーションに関連する下記カテゴリに沿ってサービスを紹介しています。
- web社内報
- 1on1
- 社内SNS
- 社内wiki
- 日報
- 人事評価
- チャット
- タスク管理
- web会議
- ピアボーナス®️
- イントラ/グループウェア
また、ご希望の方には、
- 各サービスのサービス名・サービスサイトURLを記載したシート（Excel）
- カオスマップPDFデータ
を送付させていただきます。ぜひ下記ページよりダウンロードください。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションの重要性を、具体的なツール紹介の前に解説します。社内コミュニケーションへの注目は、毎年続々と集まっています。
その背景には、日本社会に見られる以下の3つの事象が影響しています。
- 働き方の多様化
- 人材の流動化
- 企業リスクのヘッジ
行政が主導する働き方改革・リモートワークや、ジョブ型雇用普及による人材の流動化、たびたびニュースにもなる企業の社会的責任(CSR)に代表される企業リスクへのヘッジ。
社内コミュニケーションの円滑化や活性化は、これらへの対応策となるため注目が集まっています。
では具体的に、社内コミュケーションツールの導入がどのようなメリットを組織にもたらすのか、次の章で解説します。
社内コミュニケーションツール導入のメリット
社内コミュニケーションツールを導入するメリットはどこにあるのでしょうか。具体的に3つピックアップして紹介します。
(1)コミュニケーションが円滑になる
社内コミュニケーションツールを導入するメリットの1つ目としては、その名の通りコミュニケーションが円滑になることです。
時間やシーンを選ばずに使えるツールがあれば「今は話しかけづらい…」「不在が多くきっかけが掴めない…」というロスもなくなるでしょう。
また、地方や海外にいる社員とも交流しやすく、ツールを選べばパソコン・タブレット・スマートフォンなど複数のデバイスからのアクセスができるケースもあります。
リモートワークが普及した今、ツールこそが社内コミュニケーションのプラットフォームとなるのです。
(2)業務効率がアップする
2つ目に、業務効率の改善が期待できます。
対面には対面のよさがありますが、時に不必要なコミュニケーションを生んだり会議が長引いたりすることもあると思います。
そういった場合にツールを使えばチャットやテレビ会議などシーンごとに必要な方法や時間が選べるため、業務における無駄な時間が生じず、業務効率アップが期待できます。
(3)コミュニケーションが管理・記録しやすい
3つ目に、コミュニケーションの管理・記録がしやすくなります。
話した内容や日時が記録として残すことができるため後から見直しやすく、「言ったor言わない」とで争うようなミスコミュニケーションもなくなります。
新たにプロジェクトに参加した人もこれまでの会話の経緯が確認できるため、社内コミュニケーションツールを活用することでミスコミュニケーションが少なくなります。
さらに、文字情報をタスクとして登録しておけばスケジュール管理もしやすく、業務の抜け・漏れのチェックにも役立ちます。
ツールによっては、社外秘の情報や一部の社員のみに共有したい情報を、安全に分かりやすく管理することが可能です。
社内コミュニケーションツールの選定ポイント
便利な社内コミュニケーションツールが多い一方、「質がよければ何でもいい」というわけではありません。自社に合ったツールを選択し、ロスがないよう使っていけるよう工夫していく必要があります。
(1)誰でも簡単い使いこなせること
まずは、誰でも簡単に使いこなせそうなツールかどうかチェックしてみましょう。無料期間があるツールであれば、まずは社内数人で利用して利便性を確認するのもおすすめです。
特定の部署にとっては使いづらかったり、直感的な操作がしづらかったりする場合は再検討した方がよいでしょう。
(2)デバイスの制限がない
パソコン・タブレット・スマートフォンなど、デバイスの制限がないツールを選びましょう。外出先の幹部・テレワーク中の社員・外回りの営業人員など、全ての人が使いやすいものを選ぶのがポイントです。
特にスマートフォン対応の有無を調べ、iPhoneでもandroidでもアクセスできるものを選びましょう。
(3)既存ツールとの相性
今使用しているツールがある場合、連携の可否や相性についても調べましょう。
先に挙げたようなコミュニケーションツール同士が連携可能であったり、メールやSNS・LINEと連携可能だったりするサービスも複数あります。管理ツールがバラバラにならないよう、一元管理の側面から選択することも重要です。
(4)導入目的と搭載機能があっているか
最後に最も重要な点です。
まずは自社の課題を把握し、どんな目的で社内コミュニケーションツールを導入するのかを明確にしましょう。
そして導入目的とツールの搭載機能があっているかを確認しましょう。
企業が社内コミュニケーションツールを導入する際は、
- コミュニケーションの円滑化
- 情報共有・ナレッジの蓄積
- 理念や風土の浸透、社内情報の発信
といった具合に目的が分かれることが多いです。
【目的別】社内コミュニケーションツール10選
コミュニケーションツールを導入する際は、導入の目的や意義をイメージしておくことが大切です。ここでは、前の章で解説した3つの目的別におすすめの社内コミュニケーションツールを紹介します。
- コミュニケーションの円滑化
- 情報共有・ナレッジの蓄積
- 理念や風土の浸透、社内情報の発信
の3つの目的別におすすめの社内コミュニケーションツールを紹介します。
コミュニケーションの円滑化
まず、コミュニケーションの円滑化を図りたいときにおすすめのツールを紹介します。
スムーズでロスのないコミュニケーションをしたいときには、話しかけるハードルを下げやすいチャットツールがおすすめです。
Slack
slackは世界で大人気のビジネスチャットツールで、150ヶ国以上の国に利用されており、日間アクティブユーザー数は1200万以上を誇ります。
Slackの特徴
- 世界で人気NO.1のチャットツール
- 豊富な外部とのサービス連携ができる
- さまざまなファイルを簡単に共有できる
- 無料でも十分に使える
Slackの月額料金プラン
- 無料（※機能制限あり）
- 960円/1名あたり（プロ）
- 1,800円/1名あたり（ビジネスプラス）
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatworkは、国内で大人気のビジネスチャットツールで、利用企業者数は2021年6月末時点で31.7万社を誇ります。
Chatworkの特徴
- 国内で人気NO.1のチャットツール
- グループチャット、タスク管理、ビデオ/音声通話機能
- 社内外の誰とでもつながれる
- 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準
Chatworkの月額料金プラン
- 無料（※機能制限あり）
- 600円/1名あたり（ビジネス）無料トライアルあり
- 960円/1名あたり（エンタープライズ）無料トライアルあり
URL:https://go.chatwork.com/ja/
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは会議、チャット、通話、共同作業をすべて 1 か所で行うことができる社内SNSツールです。
Microsoft 365 Businessのプランに加入することで、YammerもMicrosoft Teamsも使用することができます。
Microsoft Teamsの特徴
- チャット機能
- 会議機能
- 通話機能
- 共同作業機能
Microsoft Teamsの月額料金プラン
- 540円/1名あたり（Microsoft 365 Business Basic）
- 1,360円/1名あたり（Microsoft 365 Business Standard）
- 2,180円/1名あたり（Microsoft 365 Business Premium）
URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
情報共有・ナレッジの蓄積
次に、情報共有やナレッジを蓄積したいときにおすすめのツールを紹介します。
社内wikiなどのツールを使うことにより、各部署・部門ごとにバラバラになってしまいがちな情報を一括管理しやすくなります。
NotePM
NotePMは、情報の共有や蓄積に優れた情報共有サービスです。
一言で言えば、「社内版ウィキペディア」といった感じです。
社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録、設計書などさまざまな情報をクラウドに一元管理できます。また、コメント機能もあるので、コミュニケーションツールとしても活用可能です。
NotePMの特徴
- 社内版ウィキペディア
- コメント機能や全文検索などの豊富な機能
- 柔軟なアクセス権限
NotePMの月額料金プラン
- ¥ 1,000/3ユーザー（スターター）
- ¥ 3,600/8ユーザー（ベーシック）
- ¥ 5,700/15ユーザー（スタンダード）
Confluence
Confluenceは、情報共有だけでなく、ミーティング議事録やマーケティング計画書を作成する際の共同ワークスペースとしても活用しやすいツールです。
各種書類テンプレートが豊富に用意されているため、マニュアルや資料の作成の効率化に貢献してくれるのも魅力的です。
Confluenceの特徴
- 何百もの外部アプリと連携可能
- 場所を問わず共同作業が可能
- 10名までなら無料で使用可能
Confluenceの月額料金プラン
- 0円/10ユーザーまで（Free）
- 600円/1ユーザー（Standard）
- 1,190円/1ユーザー（Premium）
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは中小企業国内シェアNo.1であるグループウェアです。
サイボウズOfficeの特徴
- スケジュールや掲示板、ファイル管理など幅広い機能
- スマホ・タブレットでも使用可能
- 追加オプションが豊富
サイボウズOfficeの月額料金プラン
- 500円/1ユーザー（スタンダード）
- 800円/1ユーザー（プレミアム）
URL: https://office.cybozu.co.jp/
Qiita Team
Qiita Teamは社内向け情報共有サービスで、会議の議事録など、社内の様々な情報を手軽に発信することができます。
Qiita Teamの特徴
- 外部サービスとリンク可能
- 安心のセキュリティ・サービス運用体制
Qiita Teamの月額料金プラン
- 500円（Personal）
- 1,520円（Micro）
- 4,900円（Small）
- 7,050円（Medium）
- 15,300円（Large）
- 15,300円（Extra）
※全て税込料金
情報発信
次に、特定の部署や役職者から全体に向けて情報を発信したいときにおすすめのツールを紹介します。
社内SNSなど、使いやすく立ち上がりの早いツールを使えば、作成側も閲覧側も手間をかけなくて済むようになるでしょう。
Talknote
Talknoteはコミュニケーションを活性化させ、離職を防ぐ社内SNSです。
facebookのビジネス版のようなツールで、タイムラインの投稿に対してコメントすることができるので、仕事への指示や進捗の可視化などが可能です。
Talknoteの特徴
- 組織改善・離職防止の社内SNS
- アクションリズム解析
- オーバーワーク検知機能
Talknoteの料金
非公開（※要お問い合わせ）
Yammer
YammerはMicrosoft社が展開する社内SNSで、一言で言えば「社内版twitter」といった感じです。
2017年1月1日には単独サービスとしての提供が終了し、Office365 Groupに統合されたことで、Office製品との連携が簡単にできるようになりました。
YammerはOffice365のプランに含まれているので、Office365を導入している企業であれば実質無料で利用できます。
Yammerの特徴
- 社内版twitter
- Office製品との連携が可能
- マルチデバイス対応
- office365を導入していれば、実質無料で利用できる
Yammerの月額料金プラン
- 540円/1名あたり（Microsoft 365 Business Basic）
- 1,360円/1名あたり（Microsoft 365 Business Standard）
- 2,180円/1名あたり（Microsoft 365 Business Premium）
URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview
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ourlyの月額料金プラン
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社内コミュニケーションツール導入における注意点
次に、社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点を解説します。
導入したもののかえってコミュニケーションが阻害されたり、社内に浸透せずほとんど使われなくなったりすることのないよう、あらかじめ対策しておきましょう。
(1)導入自体が目的にならないようにする
最初はコミュニケーションの改善を目的としていても、長く検討している間に「何をいつ導入するか」ばかり考えてしまうということはよく起こります。
「導入」が目的とならないよう、定期的に導入の意義や用途を思い出すようにしましょう。
事前に何人かの社員に協力してもらいながらテスト版を導入して使い勝手をヒアリングしたり、実際の業務においてプラスの効果が出るか検証したりすることが大切です。
(2)コミュニケーション格差が生じないようにする
部署・役職・年代によって使い勝手に差が出ないよう配慮する必要もあります。一部の社員だけが使えるようなツールになってしまうと不公平感が出やすく、結局社内の隅々まで情報が共有されないなど、問題の解決に至らないケースも考えられます。
また、導入後は慣れるまで時間がかかることも念頭に入れておきましょう。全員が一定の水準で使用できるようになるまでサポートの手を抜かず、Q&Aや使用マニュアルの整備に時間をかけることも欠かせません。
(3)情報が漏洩しないよう、セキュリティに注意する
自社開発したツール以外を使用する場合、情報漏洩のリスクを負うことも理解しておきましょう。特に、社内ツールに取引先や顧客を招待する場合、そのリスクは高まります。
社員に対して十分な情報教育をおこなうと共に、万が一トラブルが発生した場合の対処法をアナウンスしたり、就業規則における情報保護の欄を改定したりする方策も必要です。
(4)ツールに依存してしまい、体面でのコミュニケーションが軽視されないようにする
コミュニケーションツールは、あくまでもサポートとして使うものです。
ツールにばかり頼って対面でのコミュニケーションがおざなりになったり、文字ツールだけのコミュニケーションになることで細かい配慮やフォローが欠けてしまったりするリスクがあります。
文字だけでは分からないコミュニケーションにも重きを置き、風通しのよい会話ができるよう意識しておきましょう。
社内コミュニケーションツール導入フロー
では実際に導入を検討するコミュニケーションツールが出てきたとき、どのようなフローを踏んで導入するのがよいでしょうか。段階を踏んで解説します。
(1) 現状課題と目的を明確にする
まずは今抱えているコミュニケーション上の課題や導入の目的をもう一度洗い直します。ツールの特徴や利用のメリットと比較しながら、導入することで問題の解消になりそうか、改めて検討してみるとよいでしょう。
これをしっかり行っておくと、テスト版を試した後の効果測定や、稟議申請をする際にも役立ちます。
(2) 必要な機能を検討する
ツールごとに豊富な機能が備わっていても、全てを活用する必要がない場合もあります。自社にとって必要な機能は何なのか、検討していきましょう。
まずは機能を全てピックアップし、どのツールがどの課題解決に役立ちそうなのか1つずつ当てはめていきます。優先順位を考えながら行えば、要るものと要らないものがより明確になるでしょう。
要らないものは思い切って削除したり、使い慣れるまでは使用できないよう設定したりすれば、シンプルなデザインになるため導入時のハードルも下がります。
(3) 使用する場面・人数を具体的にする
使用する場面や人数を具体的にイメージしていきます。
特定の部署・役職内だけで使用するのか、全社で使用するのかによって、使う機能も異なります。ツールによっては「アカウントをいくつ付与するか（何人で使用するか）」によって料金が変わる場合もありますので、料金プランを参考に、見積もりを取りましょう。
(4) 無料版を活用してみる
ほとんどのツールで、無料トライアル期間を設けています。もしくは一部機能を制限して無料で活用できるものもありますので、まずは一部の人で無料版を導入してみましょう。
その後、使いやすかったポイント・使いにくかったポイント・業務に役立ったかどうか・実際どれくらいの効果が得られたのかなど多角的に測定し、導入の可否を判断します。
ここでもう一度「導入が目的になっていないか」を意識し、実務で使えるツールであるか、冷静に判断するのがポイントです。
社内コミュニケーションの実際の成功事例はこちらの記事で紹介しています。
社内コミュニケーションツールで業務効率化を図ろう
ストレスなく社内コミュニケーションができれば、意見交換も活発化し、対面だけでは限度のある情報共有も促進されるようになるでしょう。また、コミュニケーションが正常な会社は従業員や取引先からの評価も高く、帰属意識を高める効果も期待できそうです。
今の方法に固執することなく、必要に応じて自社に合ったツールを活用しながら、業務効率化を図っていきましょう。
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