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ナレッジマネジメントツールおすすめ比較10選|導入のメリットとその価格・選び方や特徴を比較【おすすめ10選】

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DX化やコロナウイルスによるリモートワークが進む中で、自身の経験や会社としての知見をまとめて情報共有をする機会が増えたのではないでしょうか。

ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識・経験・ノウハウなどのナレッジ(=知見)を組織全体で共有・管理する手法です。

この記事では、ナレッジマネジメントツール導入のメリット、種類と機能、選び方、おすすめのサービスについて解説します。

目次

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識・経験・ノウハウなどのナレッジ(=知見)を組織全体で共有する手法です。

「知識経営」と訳される通り、自社に所属する社員ひとりひとりだけでなく、組織全体にどう知識を定着させるかという視点で語られることもあります。

現在多くの会社がナレッジマネジメントに注目している理由は、時代に併せて働き方や会社の在り方が変化していることが大きいとされています。

一昔前は終身雇用が当たり前であり、新卒から定年まで同じ会社に務める人が多いとされていました。
しかし、現代社会では20~60代の社会人のうち56.6%が「転職経験がある」と回答しており、転職が当たり前になりつつあります。
参考:リスクモンスター株式会社「第1回社会人の転職事情アンケート」結果より)

そのため、自社が採用・育成した人材が転職してしまうリスクを鑑み、人ではなく組織にナレッジを蓄積しようとする動きが活発化しているのです。

また、IT化・デジタル化が急速に進むにつれ、経営の意思決定にスピード感が求められるようになりました。今ある知識やデータをどう活用し、いかに素早く最適解を選択できるかが重要であり、経営者に求められる要素も変化しています。

組織にナレッジが蓄積できていれば、合理性のある判断ができ、選択の失敗を回避しやすくなるでしょう。
こうした時代背景に合わせ、ナレッジマネジメントの重要性が高まっています。

ナレッジマネジメントツール導入のメリット

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジマネジメントの実現に役立つシステムのことです。

ここでは、ナレッジマネジメントツール導入のメリットを探っていきましょう。

自発的なナレッジ共有が期待できる

社員であれば誰でも投稿できるFAQサイトや社内SNSを活用することで、自発的なナレッジ共有が期待できます。
ひとりひとりが持つナレッジが自然に集まるため、研修のように特定の部署・部門が先導し続ける必要がありません。

また、ナレッジの共有を歓迎する社風ができあがっていれば、より積極的な発言がなされるでしょう。

「自分の知識が誰かに必要とされているかもしれない」
「発言すると褒められるし、自分でも発言していいのだと思える」

と感じてもらえれば、社内コミュニケーションの場としても活性化します。

社内コミュニケーションの重要性やメリット・活性化させる施策とツール・成功事例7選

業務・経営判断の属人化を防止できる

ナレッジを適切に共有することで、業務・経営判断の属人化を防げます。

誰でもいつでも業務に当たれる体制が整っていれば、会社としてのリスクも低減しやすくなるでしょう。

「あの人がいないと回らない業務がある」
「社長がいないと会社の動きが止まってしまう」

という状態から脱することで、離職・体調不良による休職・災害時にも会社が問題なく機能できます。

また、部署異動に伴う担当者の変更があったときも、スムーズに引継ぎ可能です。
パフォーマンスを上げることも期待できるため、ナレッジマネジメントに着手する会社が多いと分かります。

重要度に応じてナレッジを精査できる

ナレッジマネジメント専用のツールを使うと、蓄積したナレッジを重要度に応じて精査してもらえます。

大量のナレッジが共有されることにより、自分の業務と関連性の高いものが埋もれてしまうことも防げるでしょう。

部署・役職・地域・年代など利用者のステータスに応じて、必要なナレッジを自動で提供する機能が備わっているものもあります。

また、特定のワードで検索できるなど、情報を引き出しやすいことも魅力だと言えるでしょう。
紙のマニュアルでナレッジを共有せず、ツールを使うメリットはここにあると分かります。

部署間での情報共有ができる

社員単位だけでなく、部署単位での情報共有も可能です。

例えば、コールセンターなどカスタマーサクセス部門に寄せられた情報をもとに、商品企画・開発部門が新たな商材を検討できるでしょう。

また、営業部門からの意見を広告戦略に即反映させることで、チャンスを逃さない顧客開拓が叶います。

会社としての底力を上げやすく、収益性向上の面でもメリットがあります。
収集したナレッジ経営戦略に活かせれば、より高い効果が期待できるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの種類と機能

ここでは、ナレッジマネジメントツールの種類を機能を紹介します。

自社に合ったものを選定するためにも、まずは概要を学んでいきましょう。

種類

まずは、ナレッジマネジメントツールの種類を紹介します。

種類ごとの特徴を知り、イメージを固めていくことが大切です。

ナレッジの蓄積と共有

属人化しているナレッジを集約し、蓄積・共有するタイプのツールです。

情報を一元管理しやすいため、「知りたいことがあればここを閲覧すればいい」という共通理解を得やすいことがメリットだと言えるでしょう。

また、wordやExcelなど、さまざまな形式でナレッジを蓄積できることも魅力です。

FAQ・社内Wiki

社員だけが使えるFAQや社内wikiを設置し、情報検索しながら利用するタイプのツールです。

欲しいときに欲しい情報だけをスピーディーに取り出せることが魅力であり、人の手を借りることなく、問題を自己解決できます。

社内からの問い合わせが多いバックオフィス部門が主導になることも多く、業務効率改善や生産性向上に寄与します。

ヘルプデスク

社内向けのヘルプデスクを設置し、よくある質問に即時回答できるような体制を整えるツールです。

人が直接対応するコールセンターのようなスタイルもあれば、AIチャットボットなどを利用して人の手を介さずサポートするスタイルもあります。

バックオフィス部門やシステム部門など、社会からの問い合わせが多い部門で活用されることの多い手法です。

情報検索の効率化

word・Excel・PDF・パワーポイントなどの内容まで検索の手を広げ、情報検索の効率化を図るツールです。

内容だけでなく、ファイルの作成日時・作成者・タイトルなどで検索できる機能もあり、FAQや社内wiki以上の検索性能があると言えるでしょう。

特に、マニュアルなどある程度長文になる資料や、過去のプレゼンテーション資料などを大量に格納したいときに便利です。

機能

次に、ナレッジマネジメントツールの機能を紹介します。

前述した種類別の分類と併せ、利便性が高そうなものを選定していきましょう。

社内Wiki

社内wikiは、テキストでナレッジを共有を図れる機能です。

オンライン百科辞典「Wikipedia」の名を冠している通り、社員であれば誰でも自由にコンテンツの追加・編集が可能であり、精度の向上が図れます。

議事録・マニュアル・仕様書など実務に直結するコンテンツを作成できるほか、過去事例や社内用語集を掲載することも可能です。

ヘルプデスク(FAQ)

ヘルプデスクやFAQは、社員同士が疑問を解消するために使える機能です。

質問投稿サイトのように、ひとりの社員が疑問を投げかけ、それに対して回答できる社員がコメントを返すスタイルであることが一般的です。

ある程度件数が蓄積されていけば、「よくある質問集」のような形式で利用しやすく、欲しい情報だけ検索しながら活用できるでしょう。

また、社内特化型のシステムヘルプデスクで多く採用されているように、特定部門の社員だけがコンテンツを投稿するようアレンジしているケースもあります。

ファイル共有

word・Excel・PDF・PowerPointなどのファイルを共有し、いつでもどこからでも閲覧できるようにする機能です。

テレワーク中社員やモバイルワーク中の営業社員と相性がよいでしょう、

また、フォルダ分けして資料を自動格納する機能を活用すれば、大量のナレッジがあっても乱雑にならずに済みます。

いつでも見やすいファイル管理をするためにも、意識してみましょう。

eラーニング

収集したナレッジを社内教材としてまとめ、eラーニング化する機能です。

研修の頻度を減らしやすいほか、一度にまとめてナレッジ共有を図れるため、効率を重視しやすくなるでしょう。

また、研修などで集合する手間を減らせるというのも、ひとつの利点です。

マイニング・検索

共有するナレッジに対し、関連性の高いものを自動でピックアップしてもらう機能です。

意識していない分野の情報まで参照できるため、思考が固まりづらく、柔軟な発想

を磨くことができるでしょう。

AIなどが搭載されていることも多いため、使えば使うほど精度が上がるのもメリットです。

外部システム連携

チャットツール・クラウドストレージツール・ノートツールなどと連携し、リアルタイムでナレッジを共有する機能です。

いまおこなわれている会議で扱われたホットトピックスを共有できるほか、動画や画像など容量の大きい資料の共有にも適しています。

ナレッジマネジメントツールの選び方

ここでは、自社に合ったナレッジマネジメントツールの選び方を紹介します。

選ぶポイントを抑え、比較・検討の材料として役立てていきましょう。

使用目的に適しているか

まずは自社が何のためにナレッジマネジメントツールを導入するか明確にしたうえで、目的に適したツールであるかを比較します。

ゴールとなる項目が満たせそうなツールであれば、導入して問題ないでしょう。

反対に、導入目的がはっきりしていない場合、「導入そのもの」がゴールになってしまいかねません。

自社が抱えている問題をリストアップしてから選定すると、分かりやすくなります。

誰にでも使いやすいデザインか

ナレッジマネジメントツールは幅広い社員が使うため、誰にでも使いやすいデザインであるか検討することが大切です。

特定の年代・役職・部署だけが使いやすくなっていないか、複雑かつ難しい操作が必要ないか、自社の性質に合わせて選定しましょう。

UI/UXに目を向けることができれば、オンボーディングもスムーズです。

複数のデバイスに対応しているか

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるツールかを重視する方法もあります。

特に、リモートワーク社員・外回り中のモバイルワーク社員・複数拠点を管轄するエリアマネージャーなどが多い会社であれば、必須の項目だと言えるでしょう。

いつでもどこからでもナレッジにアクセスできれば利便性も高く、業務に活かしやすくなります。

セキュリティに問題はないか

多くのナレッジマネジメントツールはクラウド型であることが多く、セキュリティ対策が必須です。

外部からのアクセスやハッキングが起き、社内情報が全て流出してしまったということのないよう、リスク管理は正しく実行しておきましょう。

特に、取引先情報や資産・財務・予算情報をアップロードする場合は注意が必要です。

費用対効果はどうか

かける費用に対して十分な効果が見込めるか、コストパフォーマンスを重視する方法もあります。

複数のナレッジマネジメントツールを比較し、料金プランをチェックしてみるのがよいでしょう。

自社に必要でないオプション機能を削ったり、今後人員拡大があっても予算の範囲内に収まるか検討したりすることもおすすめです。

おすすめナレッジマネジメントツール

最後に、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。

Confluence

Confluenceは、ナレッジを集めて共同作業するチームのためのワークスペースです。

ナレッジマネジメントツールでもありますが、リモートワークなどに多く用いられるワークスペースでもあり、リアルタイムな情報共有に向いています。

会議をしながら議事録を作成したり、その場で出たアイディアや参考になりそうなWebページをメモしたり、多彩な機能が付与されています。

  • Freeプラン・0円(10ユーザーまで)
  • Standardプラン・660円/月額(20,000ユーザーまで。機能制限あり)
  • Premiumプラン・1,250円/月額(20,000ユーザーまで。機能制限あり)

URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Qast

Qastは、社内の知恵袋として活用できるナレッジマネジメントツールです。

ナレッジマネジメントツールに必須の機能はほぼ網羅されているほか、ナレッジコンサルタントによるサポートが手厚いことで有名です。

これまでツールを導入しても上手く活用できなかった会社や、自社文化として定着できるか不安の残る会社に向いています。

マンツーマンでサポートしてもらえるため、主導部門への負担を抑えやすいこともメリットです。

  • スタンダードプラン
  • エンタープライズプラン

URL:https://qast.jp/

NotePM

NotePMは、社内マニュアルや業務ノウハウの共有に特化した社内wikiツールです。

ある程度ボリュームのあるファイルの共有を前提としているため検索性能が高く、ファイルタイトル・内容・作成者・作成日時・作成場所など細かな単位で検索可能です。

また、役職・部門に応じた閲覧権限制限を付与できるため、機密性の高いファイルを守りたいときにも有効です。

  • プラン8・4,800円/月額(8ユーザーまで、ストレージ量80GB)
  • プラン15・9,000円/月額(15ユーザーまで、ストレージ量150GB)
  • プラン25・15,000円/月額(25ユーザーまで、ストレージ量250GB)
  • プラン30・30,000円/月額(30ユーザーまで、ストレージ量500GB)
  • それ以降ユーザー数によって変動あり。

URL:https://notepm.jp/

Docbase

Docbaseは、wikiのように文書を簡単に書ける情報共有ツールです。

豊富なテンプレートがあるため誰でもドキュメント作成しやすいだけでなく、グループ分類・タグ分類。メンバー分類などに合わせてドキュメント検索できることもメリットです。

自分の関連性の高いコンテンツを上位表示する機能も備わっているため、大事な情報を見逃さずにいらることもメリットだと言えるでしょう。

  • スターター・990円/月(3ユーザーまで、ストレージ3GB)
  • ベーシック・4,950円/月(10ユーザーまで、ストレージ10GB)
  • レギュラー・9,900円/月(30ユーザーまで、ストレージ30GB)
  • ビジネス100・21,450円/月(100ユーザーまで、ストレージ100GB)
  • 200名以上はユーザー数によって変動あり。

URL:https://docbase.io/

esa

esaは、自律的なチームのための情報共有サービスです。

「情報を育てる」という視点で作られたツールでもあり、繰り返し更新しながら情報精度を上げられるような工夫が成されています。

同時編集できる機能があったり、記事ごとにバージョン管理しながらタイトルだけで整理・整頓できる機能があったり、使いやすさの面でもおすすめです。

  • 申し込み後2ヶ月はフリートライアル
  • フリートライアル後、毎月1人500円

URL:https://esa.io/

kintone

kintoneは、自社業務に特化したシステムを簡単に作成できる、業務改善プラットフォームです。

日報・アンケート入力・CRM・タスク管理・スケジュール管理などをシステム化できるため、バラバラな情報を一元管理しやすくなるでしょう。

やるべき業務が可視化されるため、属人的な業務判断を避けやすく、業務効率改善にも貢献します。

  • ライトコース・780円/月額(1ユーザー、機能制限あり)
  • スタンダードコース・1,500円/月額(1ユーザー)

URL:https://kintone.cybozu.co.jp/

flouu

flouuは、社内に散在した情報・文書を集約し、リアルタイムで情報共有するためのナレッジマネジメントツールです。

情報共有の加速化だけでなく、作業の効率化・社内コミュニケーションの活性化まで視野に入れているツールであり、有効なナレッジ活用ができます。

チャットワークやSlackなどのチャットツールとも連携しているため、日々の業務に自然と溶け込ませたい会社に向いているでしょう。

  • 基本料金・550円/30日(1ユーザー当たり1GB)
  • セキュリティオプション・550円/30日
  • 導入支援サービス・110,000円~

URL:https://flouu.work/

Qiita Team

Qiita Teamは、生産性を向上させるための情報共有ツールです。

シンプルで直感的な操作を可能とするインターフェースが特徴的であり、誰でも無理なく使いやすいことが利点だと言えるでしょう。

日報や議事録などデイリードキュメント管理に強く、テンプレートも豊富です。

また、ブレインストーミング時に活用できるメモ機能もあり、新しい発見を得たいときに向いています。

  • Presonal・500円/月額(1ユーザーまで)
  • Micro・1,520円/月額(3ユーザーまで)
  • Small・4,900円/月額(7ユーザーまで)
  • Medium・7,050円/月額(10ユーザーまで)
  • Large・15,300円/月額(17ユーザーまで)
  • Extra・15,300円~/月額

URL:https://teams.qiita.com/

Freshdesk

Freshdeskは、クラウド型カスタマーサポートソフトウェアです。

対顧客コミュニケーションシーンで導入されることの多いソフトウェアですが、ナレッジベースとしての機能も備えており、ヘルプデスク業務の軽減に貢献します。

最終的に蓄積したナレッジを社外へ公開することも可能であり、コールセンター業務などに導入すれば、社内外どちらに向けての発信も可能です。

  • Freeプラン・$0
  • Growthプラン・$15
  • Proプラン・$49
  • Enterpriseプラン・$79

URL:https://freshdesk.com/jp/

Scrapbox

Scrapboxは、手軽なアウトプットに特化したwiki型ナレッジマネジメントツールです。

メモ帳のようなシンプルなインターフェースが特徴的であり、体裁が整っていなくてもフランクに情報発信できる場として活用されています。

テキストエディタが内蔵されているため文字検索やファイル整理機能が多く、検索性能が高いことも魅力です。

  • BUSINESSプラン・1,000円/月額(1ユーザー)
  • ENTERPRISEプラン・要お問い合わせ

URL:https://scrapbox.io/product

全社的な情報共有・蓄積にweb社内報 ourly

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自社に適したナレッジマネジメントツールの導入を検討しよう

ナレッジマネジメントができれば、業務の属人化を防ぎ、会社そのものに知識を蓄積できるでしょう。

担当者が変わってもシームレスに業務の引継ぎができるほか、ひとりでは得られない視点やアイディアを授けてもらうことも可能です。

このような効果を得るためには、自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入することが大切です。

今回紹介したツールを比較・検討しながら、目的に合わせて活用していきましょう。

社内コミュニケーションでお困りごとはありませんか?

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ourly(アワリー)は、従業員の組織関心度を可視化できるweb社内報CMSです。
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この記事を書いた人

ourlyのメディア担当。12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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