社内報の企画書を作るには？書き方・作成の流れを解説

2024-09-06

社内報の企画書は、社内で企画を立案するタイミングや、記事執筆を他者に依頼する際に必要な情報をまとめた書類を意味します。本記事では、社内報の作成方法とともに、社内報の企画書において重要なポイントを解説します。

社内報とは？

社内報とは、全社に向けての情報共有ツールのひとつです。重要なお知らせやマニュアル、従業員や部署の紹介、ノウハウ共有など、幅広い情報を蓄積することができます。掲載する内容は、社内報を運用する目的に応じて柔軟に変化させることができます。

社内報の目的

社内報の目的は、社内報担当者のミッションによって異なります。

社内の情報共有の効率化や、社長メッセージの発信や理念浸透、社内コミュニケーションの活性化などが挙げられることが多いです。社内報の運用を続ける中で目的が変化することもあります。はじめは情報共有の効率化が目的であったが、社内報起点のコミュニケーションが増えたことによってコミュニケーション創出も目的のひとつになるケースもあります。

＞社内報の成功事例10選

紙とWebどちらで発行するべき？

社内報は、紙で冊子状にして発行するものと、Web上で発信するものに分かれます。両者の特徴やメリット・デメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

＞Web社内報と紙社内報はどちらがいいのか？

紙媒体の特徴

紙社内報は、社員の手元に冊子が届くため、ネットワーク環境に依存せずにどこでも誰でも手に取って読むことができます。電子機器の操作が苦手な人にとっては、紙の方が親しみやすく受け入れやすいことが多いです。

紙媒体であればデザインやレイアウトにこだわることができ、個性的な社内報を作成することができますが、その分内容の企画からデザイン、発注までの工数が大きく、担当者の負担が大きくなりやすい点がデメリットです。

Web媒体の特徴

Web社内報は、ウェブ上で社内の情報発信を実現する方法です。紙媒体をデジタル化することで、印刷や配布にかかるコスト、担当者の人的コストを大幅に削減できます。

アプリに対応しているWeb社内報は、PCやスマートフォンさえあればどこでも閲覧することができます。移動や外回りが多い業態や、社用のPCを所持していない社員にも情報を等しく発信することができる点は大きなメリットです。
Web社内報であることによって、社員の反応が定量的に可視化できる点も大きな特徴です。

Web社内報の機能によっては、動画や画像を簡単に掲載することができて、表現の幅が広がります。ただし、紙社内報で行っていたようなデザインがそのまま実現できるかどうかは、Web社内報ツールや実施方法によって変わるため注意が必要です。

＞Web社内報のメリットと選び方

Web社内報「ourly」について詳しくみる

紙+Webの特徴

紙社内報とWeb社内報を並行して運用する場合もあります。

年に1.2回紙社内報で信社長メッセージや業績報告などのフォーマルな内容を掲載し、週に1回Web社内報で社員紹介やイベントレポートなどのカジュアルな内容を掲載するなど、目的を分けて運用することができる点がメリットです。逆にいえば、

社内報作成の流れ

社内報の作成はどのような流れで進行するのでしょうか。ここからは、紙・Web社内報の作成方法について簡単に解説します。

＞社内報の作り方を詳細に解説

目的と企画の設定

まずは、記事の目的と企画を決めます。

記事を発行することで何を達成したいのか？（社内コミュニケーションのきっかけになる、会社の未来について社員がイメージする　など）という目的を言語化したら、それを実現するためにはどのような企画を、社内の誰をターゲットにして実現するのかを決めましょう。

台割表の作成

紙社内報を作成する場合は、台割表を作成するとよいでしょう。台割表（だいわりひょう）は、社内報やパンフレットなどの印刷物を作成する際に使用される、どのページにどのコンテンツを配置するかを示す設計図です。台割表を作成することにより、冊子全体の構成やボリュームを視覚的に把握することができ、制作の進行管理がスムーズになります。

記事の作成

社内報のメインコンテンツである記事の作成です。目的・ターゲットをもとに文章を作成しましょう。いきなり記事全文を書こうと思ってもなかなか筆が進まない場合は、まず見出しを作成して大まかな構成を決めてから徐々に内容を肉付けしていく方法がおすすめです。

デザインの作成

Web社内報の場合はツールによってデザイン工程の作業が大きく異なります。テンプレートからデザインを選ぶツールの場合は、企画内容やターゲットに合わせたテンプレートを選定しましょう。デザインが固定されている社内報の場合は、特段作業をせずにデザインを整えることが可能です。

紙社内報の場合は、各ページや表紙ののデザインを作成しましょう。社内でデザインを作成するか、負担が大きすぎる場合は外部に発注するなどしてデザインを形にしていきます。

発行

Web社内報の場合は、記事を出しても問題ないか確認の上、発行（記事公開）ボタンをクリックします。メールで社内に発信している場合は、ファイルを添付して送信先を設定し、送信します。

紙社内報の場合は、印刷を社内で実施するか外部に発注するかによって異なります。共通点として、情報の訂正や更新があった場合は印刷し直すことによって大きなコストがかかることが挙げられます。事前に問題がないかを確認する体制を厳重に整えておきましょう。

社内報の企画書はどのように書くの？

ここからは、社内報の企画書の書き方について解説します。具体的なフォーマットは会社によって異なりますが、ドキュメント数枚にまとめる形式が実現しやすくおすすめです。

共通認識を持つべき点について明言する

社内報の企画書には、関係者が共通認識を持つべきことがらを明確に記載しましょう。具体的には、企画準備や記事作成、デザインなど工程ごとのスケジュールや締切日・記事の目的やターゲット・企画実施や記事執筆における注意点などを簡潔にまとめて、関係者に同意を取りましょう。

特に企画を提案する段階のときは、この企画を実施して社内にどのような影響を与えたいのか？について言語化できていると、承認者の判断がしやすくなりスムーズに提案が進みます。

書き手が作業しやすくなるような情報を入れる

記事執筆の担当者に企画書を共有するときは、書き手が作業しやすくなるような情報をいれると効率的に進みます。

社内報運用の方法は様々ですが、専門のライターに依頼する場合と、社員に依頼する場合では作業効率が異なります。また、部署ごとに記事を持ち回りで書く企画など、執筆を担当する社員が毎回変わる場合には、毎回文章を校閲する担当者の負担が大きくなってしまうリスクがあります。

記事を書く上でのコツや、参考記事、内容を考えるときのフレームワーク、チェックリストなどを前もって企画書に記載することにより、記事の質を一定以上に担保することができます。

相談先を明確にし、サポート体制を整える

こちらも記事の執筆担当者に共有する企画書についてのポイントです。相談先を明確にして、サポート体制が整っていることを周知することで、執筆者の心理的安全性を担保できます。執筆者が気軽に相談することで、確認工数は増えるように思われますが、最終的な手戻りが少なくなるため長期的な目で見ると確認にかかる時間は軽減します。

社内報の企画案７選

ここからは、社内報に適した企画案をおおまかに7つ紹介します。企画のネタ探しをされている方は、ネタを131選まとめて紹介している以下の記事もぜひご覧ください。

＞【全131選】読まれる社内報の企画ネタ

社員紹介

社員の仕事内容やこれまでの経験、価値観などを紹介する記事です。

一緒に働く仲間について知ることで、業務が進めやすくなったり、業務上関わりのない人とコミュニケーションを取るきっかけになったりといった効果があります。

社員数が多い場合は、新入社員紹介や中途社員紹介、社内で表彰された社員の紹介など、テーマを絞って実施するのがおすすめです。特定の社員のみに不自然に焦点を当てて、社内の一部しか盛り上がらない、という状況にならないよう、誰を何のために紹介するか整理するよう注意しましょう。

部署紹介

部署ごとに、日々の業務内容や働き方、仕事をしていて考えること、やりがいなどについて紹介する記事です。

他部署への理解が促進されて、部署同士の対立が緩和されたり、さらには部署を超えた協力が生まれたりします。
また、会社の各部署の仕事内容について社内でのキャリアプランを考えるきっかけとしても機能します。社員が自社内でキャリアプランを考えられることは、離職を抑止する要因のひとつになります。

社長・経営陣インタビュー

社長や経営陣に、描いているビジョンや価値観などについてインタビューする記事です。

社員と経営層はどうしても直接的なコミュニケーションが不足しがちです。社内報で経営層が考えていることや会社の未来についてを発信することで、社員から経営層への信頼が向上します。

また、カジュアルな質問を用意することで、経営層の親しみやすい一面を社員に見せることができます。実際に、社長インタビューで趣味などを深掘りした内容を発信した記事に、社員からポジティブなコメントが集まった事例もあります。

導入事例｜ourly：従業員の目線が…

導入事例｜ポジティブなコメントが多数。社内報が社員のエンゲージメントを高めていることを確信 ourlyの導入事例を紹介しています。ourly（アワリー）はインナーコミュニケーションを可視化するプラットフォーム。全く新しい分析型のweb社内報CMSです。

イベントレポート

社内で実施したイベントの報告を、写真や社員の感想とともに行なう記事です。

イベントレポートを発行することは、イベント当日に参加できなかった社員にも情報を共有でき、次のイベントへの参加意欲を高める効果があります。イベントに参加した社員も、記事を改めて読み、イベント運営の意図や他の社員の感想を知ることで、イベントへの満足度を高めることができます。

特に、社内コミュニケーション施策として開催したイベントは、社員の参加と満足度が非常に重要です。社内報の発信と組み合わせることで施策の成果をより強固なものにできます。

職場付近の美味しいお店特集

職場付近のおすすめの飲食店を紹介する記事です。

おすすめのお店特集は、内容が砕けていて読むハードルが低く、社員からの人気が集まりやすいです。「社内報を読むと面白い・有益な情報が得られる」という体験を増やすことで、社員は社内報を読む習慣をつけます。

また、職場付近の飲食店を紹介することで、社員同士で「ここのお店に行ってみようか」という会話が生まれやすくなります。社内コミュニケーションを促すのに適した企画といえます。

成功・失敗共有

成果を上げた社員の成功事例の共有や、経営層や社内で評価されている社員の失敗談を共有する記事です。

成功事例を社内で共有することで、社員ひとりひとりが目指すべき行動・姿勢を周知することができます。
また、役職のある社員・評価されている社員の失敗談を紹介することで、「失敗することを恐れすぎずに、挑戦する文化」を醸成することができます。

成功・失敗事例ともに、一部の社員に焦点を当てすぎたり、成功の陰で苦労していた部署や社員をないがしろにしないよう注意が必要です

取材のこぼれ話・編集後記

社内報担当者自らが、社内報制作やインタビューの感想や裏話などを紹介する記事です。本編のテーマでは取り上げられなかった内容をピックアップして発信することで、社員がより社内報に興味を持つことが期待できます。さらに、関連する記事を一緒に紹介することで、改めて過去の記事を読む機会を提供することも可能です。

社内報担当者の感想も交えて記事にすることで、社員が「こんな思いで社内報を運用しているんだ」と社内報に対する愛着を深めることができます。口外してはいけない情報や愚痴のような内容にならないよう注意しながら、担当者の自己開示をするのもよいでしょう。

社内報作成のポイント

ここからは、社内報を作成する際に重要なポイントを紹介します。企画段階から運営全体において押さえるべき点を把握し、より効果的な社内報にしましょう。

＞社内報の読者アンケート実施方法｜質問内容項目テンプレート事例

読みやすい構成にする

社内報は書籍や雑誌とは異なり、社員が時間をとってじっくりと読むことは稀です。よって、読みやすい構成にすることが必要不可欠です。

読みやすい構成にするために、見出しと内容を一致させる・段落ごとの文章量を減らす・適宜イラストや写真をいれて視覚的なイメージを持ちやすいようにするなどの工夫をしましょう。

社内報ならではの情報を中心にする

社内報ならではの情報を中心にすることで、社員が社内報を読む意欲を高めることができます。

社内ポータルや社内イントラでは発信しにくいようなカジュアルな内容や、社内SNSでは読まれずに流れていってしまうような長い文章は、社内報ならではの情報といえます。社内報という環境を活かした企画・記事内容が自社の社内報らしさ、ゆくゆくは自社らしさを醸成していくのです。

高頻度で発行する

社内報を運用する上で重要な指標のひとつに発行頻度が挙げられます。発行頻度が少なくなればなるほど、1回1回の情報発信が重要でフォーマルな内容に偏ってしまうためです。

社内報の美点として、固い内容から砕けた内容まで幅広く掲載することができるところがありますが、発行頻度が少ないとどうしても優先度の高いフォーマルな情報の発信が多くなります。魅力的な社内報にするためには、内容に幅を持たせて、あらゆる角度から社員の関心を惹きつける必要があるため、高頻度での発行がおすすめです。