社内報の目的とは?実施するメリットと効果・読まれるポイント・おすすめサービス3選

  • 2021-04-28
  • 2021-06-28
  • Tips

社内報は、多くの企業で導入されているコミュニケーション施策の1つですが、その発行目的を正しく認識できているでしょうか。

今回は、既に社内報を発行している企業はもちろん、今後導入を検討している企業の方に向けて、社内報の発行目的や意識すべき点を解説します。

また、実際に作成する際の具体的な作成ステップもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

社内報とは

社内報とは、社内の情報を社内の従業員に発信するために活用される社内新聞ののようなものです。

紙社内報やweb社内報などといった形式や発行頻度は企業によってさまざまであり、社員数や社内広報担当者の人数・予算によっても大きく変わります。

紙社内報とweb社内報の違い

社内報の媒体は、主に紙面webの形式が一般的です。

紙面とwebには、それぞれにメリット・デメリットがあるので、自社の方針や体制、発行目的に合わせてより効果の見込める方を導入するのが良いでしょう。また、企業によっては、紙面・webのメリットを掛け合わせて併用していることもあります

紙社内報とweb社内報を比較する観点としては、コストや情報の即時性、分析のしやすさ等が挙げられます。詳しくは別記事で解説していますので、以下の記事も参考にしてみてください。

Web社内報と紙社内報はどちらがいいのか?メリットとデメリット比較

社内報と社外報の違い

一般的に、社内向けに発信するものを「社内報」、社外向けに発信するものを「社外報」と呼びますが、明確な定義はありません。

また、似ているワードとして「社報」がありますが、社報が社内報を指す場合もあれば、社外報を指すこともあります。一方で、両方を包含する意味で「社報」と言うこともあるため、社内報・社外報の区別を設けていない企業もあります。

詳しくは別記事で解説していますので、以下の記事も参考にしてみてください。

社報とは?社外報・社内報との違いや使い分け方・有効に活用している企業事例

社内報の目的

社内報はただ発行すれば良いわけではありません。多かれ少なかれ制作コストやマンパワーをかけるからには、きちんと発行目的を明確にし、それが達成できるような工夫が必要です。

社内報の目的として挙げられる要素は多々ありますが、ここでは特に重要な観点を3つご紹介します。

情報共有と情報発信

社内報では多くの情報を扱うため、情報を効率よく共有したり発信したりする手段に用いることができます。

例えば、情報共有という観点においては、自社にとって有用かつ有益な情報を一気に広めることができます。誰でもアクセスできる情報であるため、社員同士の情報格差を減らすことができるのです。

また、情報発信という観点においては、社内報を届ける相手には社員だけではなく、社員の家族も含まれる点がポイントになります。特に紙社内報であれば、自宅に持ち帰ることがしやすいため、社内報は家族と読むようにしているという社員も多いでしょう。

自社理解促進と理念浸透

社内報を通じた有益な情報共有や情報発信は、社員の自社理解企業の理念浸透を促します。

社内報のコンテンツは企業によってもさまざまですが、経営方針や自社のサービス・製品に関する情報、部門や社員の紹介を扱っているケースが多いでしょう。こうした自社の情報は、社員自身も意外と知らないということはよくあるのではないでしょうか。

社員が自社の理解を深めることは、会社への愛着営業力の向上などにつながるなど、良い影響を生みます。

また、社員一人ひとりが目指すべき共通の指標となる企業理念についても、経営方針などとともに繰り返し発信していくことで、浸透を図ることができます。

経営理念を浸透させるには?浸透しない理由や具体的な施策と活用方法

組織活性化

前述の通り、社内報を通じて自社理解や理念浸透が促進されると組織の活性化につながります。特に、web社内報を導入している場合は、より高い効果を期待できるでしょう。

具体的には、web社内報にはコメント投稿機能を設けることができるため、社員どうしや、社員と経営層のコミュニケーションの場として活用することができます。
一方通行の情報発信に留まらず、読者である社員からも自由に意見を発信できることで、風通しの良い風土を醸成することができます。また、部署を横断した社員の交流が生まれることもあるかもしれません。

組織活性化とは?重要性や妨げる要因取り組む施策とキーパーソン

社内報を作る効果・メリット

社内報を発行する主な目的について、お分かりいただけたでしょうか。

しかし、社内報の発行目的が明確であっても、その目的が企業にとって重要なものでなければ、わざわざ社内報を導入する意味がありません。

それぞれの目的の重要性について1つずつ解説します。

組織力が向上する

情報が発信・共有されることで自社理解が深まると、社員の当事者意識が醸成されます。つまり、企業への帰属意識が高まることで、企業活動や売上などについて、自分ごととして捉えるようになるのです。

社員の当事者意識が高まると、自分が所属している組織のために貢献したり結果を出したりすることに向けて、主体的に行動するようになるため、チームワークが向上します。こうしたチームワークの良い環境で働くことができると、自然に愛社精神も高まるものです。

また、社員の当事者意識が高く組織力の強い企業には、自然と人が集まります。

既に所属している社員の定着率向上はもちろん、外部の人から見ても魅力的な企業と認識されるため、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

変化に対応できる組織になる

現代は変化が激しく、将来を予想することが困難なVUCA(Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambuguity)の時代と言われています。

こうした変動的な時代においては、スピーディな情報共有が企業の未来を左右すると言っても過言ではありません。

これまで解説してきた通り、社内報は社員に広く情報を拡散できるツールです。社員間の情報格差がなくなることで、社員の足並みを揃えられ、変化に迅速に対応できる組織を作ることができます。

また、VUCAの時代においては、人材の流動性も従来以上に高まります。さまざまなバックグラウンドを持つ社員が即戦力として活躍できるようにするためにも、迅速で公平な情報共有が大切なのです。

社内報の作成ステップ

社内報の目的や効果を確認できたところで、実際に社内報を導入し作成する際には、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。

社内報が完成するまでには、主に12つのステップがあります。

(1)目的・コンセプト・達成指標の設定
(2)発行方法の決定
(3)企画の決定
(4)年単位のスケジューリング
(5)社内報単位のスケジューリング
(6)執筆・デザインの内容構想
(7)取材、情報・素材集め
(8)執筆
(9)デザイン
(10)原稿の確認
(11)発行
(12)効果検証

詳しくはこちらの記事で解説していますので、参考にしてみてください。

社内報(Web含む)の作り方|手順を全12STEPで解説!目標設定から企画、効果測定まで

読まれる社内報を作るポイント

社内報は作って終わりではなく、より多くの社員に読んでもらって初めて発行の目的を達成できます。そのためには、読者となる社員にとって興味深い内容であることが重要です。

社員に読まれる社内報を作るために、工夫すべき5つのポイントをご紹介します。

内容のターゲット、コンセプトを明確にする

書かれている内容が誰に向けたものなのか、社内報のコンセプトが何なのかが明確であり、一貫したものであると、読者も目的を持って読むことができます。

社内報では、会社の情報紹介やインタビュー記事、アンケートやプライベートに関わるものなど、さまざまな企画を立てることができますが、企画を練る際に手当たり次第に行うのではなく、ターゲットやコンセプトを逐一確認するようにしましょう。

そうすることで、統一感のある社内報に仕上げることができます。

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共感しやすい内容にする

社内報に掲載されている内容が、あまり自分には関係ないと思われてしまうと読んでもらえなくなります。

これを防ぐためには、一方的な情報発信ではなく“読者にとって自分ごととして捉えやすい内容になっているか?”という点を意識すると良いでしょう。

例えば、「社員紹介」は読者が自分ごととして捉えやすい企画です。

新入社員紹介や部門別の社員紹介など、切り口は色々ありますが、この会社にはどんな社員がいるのだろう?という観点は社員が関心を抱きやすいので、効果的に取り入れてみましょう。

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配信時間の調整

業務中に社内報を読むことは決して悪いことではないのですが、「何となくサボっていると思われそう」と感じる社員は多いものです。

なるべく社員が読みやすい時間帯に配信時間を調整することで、閲覧率を向上させることができます。

例えば、比較的社内報開きやすい出勤直後の朝の時間や、昼休みの時間、退勤直後の時間などに配信することができると、社員も周りの目を気にすることなく社内報を読むことができます。

開きたくなるデザインにする

どんなに良い内容が書いてあっても、魅力的なデザインでなければ、なかなか目に留めてもらうことはできません。

社内報の作成においては、デザインにこだわることも非常に重要なのです。

デザインを工夫しようと考える時、レイアウトなどの大きな部分に注目しがちですが、字体や色の使い方行間を工夫するだけでも、読みやすい記事に近づきます。

複数の担当者の意見や、読者の意見を参考にしながら、誰にとっても読みやすく自然と開きたくなるようなデザインを目指しましょう。

読まれる社内報のデザインとは?カテゴリ別に解説!【事例あり】

開きたくなるタイトル表現

デザインと同じくらい案外大切なのがタイトル表現です。

読者がその記事を開くか開かないかの最初の関門は、タイトルの魅了性と言っても良いかもしれません。

誰もが最初に目にするのがタイトルになるので、「面白そう」「読んでみたい」と思われるような工夫をする必要があります。

タイトルを考える際は、読者の視点に立って興味を引かれるものになっているかを確認するとともに、一目で内容が分かるくらい簡潔であるか、興味をそそられるユニークさがあるか、などの観点でもチェックしてみてください。

社内報タイトルの付け方とは?読まれるタイトル例7パターン・注意点【事例あり】

社内報を導入すべき会社とは

社内報を導入している会社は多いですが、どんな会社でも必ず取り入れるべきものなのでしょうか。

実は、社内報が向いている会社とそうでない会社が存在します。

そこで、社内報を導入すべき会社の特徴を3つご紹介します。

(1) 社員数が多く、情報伝達が困難

社員数が多く、経営層からのメッセージなどの重要な情報を一度に伝達することが難しい規模の会社には、社内報が向いています。

大規模な会社で働いていると、組織が細分化されていたり、階層が明確に別れていたりして経営層と直接触れ合う機会はなかなか作りづらいものです。特に、拠点が多くある場合は、物理的な距離の問題も発生します。

このような環境下であれば、社内報という媒体を用いることで、誰でも平等に情報を受け取ることができます。

逆に、社員数が少なく、1つの拠点しかないような小規模の会社であれば、わざわざ社内報を使用しなくとも、直接経営層と話ができる機会を設けてメッセージを伝えていくほうが効果的なケースも多いです。

(2) 社内報運用にリソースが割ける

社内報は導入時はもちろん、日々運用していく上で必ずコストが発生します。

例えば、web社内報であればコンテンツ管理システム(CMS)を購入することが多いでしょうし、制作に当たって記事の執筆や写真撮影、紙面のデザインなどをアウトソースすることもあるかもしれません。

また、社内報は一度導入することになったら、中途半端に途中で辞めることは難しくなります。そのため、長期的に社内報を運用し続けられるだけのリソースが担保できる会社である必要があるのです。

社内広報にかけられる予算やマンパワーが不足している会社なのであれば、運用方法を何とか工夫するか、そもそも導入を諦めるかという判断をすることになるでしょう。

(3) 事業とシナジーを生む社内報運用ができる

社内報の運用が全く事業とかけ離れたものになっていると、本来達成すべき目的を果たせず、運用コストだけがかさむことになってしまいます。

よって、自社の事業内容と何かしらのとシナジーを生みながら社内報を運用できるのであれば、ぜひ導入するべきでしょう。

具体的には、社内報作成を通じて、社外にも公表できる有益なコンテンツが作れたり、会社の組織活性化につながるなどの成果が得られたりと、何かしら事業面におけるリターンが得られることが好ましいと言えます。

社員が喜ぶコンテンツや興味を持ちやすいコンテンツであるかどうかも大切ですが、社内報の目的を改めて整理した上で、事業面へのメリットがあるかという観点においても、社内報を導入することが必要なのかどうか考えてみましょう。

社内報で効果をあげた企業事例

社内報を通じて、実際に上記のような効果を挙げることができている企業の事例については別記事で解説していますので、以下の記事も参考にしてみてください。

カルビー

カルビーは2017年に紙社内報とweb社内報において、3年連続となるダブル受賞を果たしています。(さらに紙社内報は『社内報アワード 2020』において、ゴールド賞を受賞しています。)

(引用:Calbee,カルビーグループのイントラネット「LOOP plus WEB」3年連続「経団連推薦社内報」審査で受賞<https://www.calbee.co.jp/newsrelease/170316.php>,2017年3月16日公開)

以前は硬めなデザインでしたが、カルビーらしさを出すために、自然の恵みや収穫をイメージしたイラストを大きく使い、楽しく明るい雰囲気を打ち出すデザインに変更しました。

web社内報の人気コンテンツとして、会長と社長のブログがあります。

お二人の常日頃の気持ちを気軽に書いてほしい、という想いからブログになったそうです。内容は固いものから柔らかいものまでさまざまです。

また、一方的な発信ではなく、コメント欄を利用して双方のコミュニケーションが取れるような運営をしています。経営層と一般社員の気軽なコミュニケーションが、風通しの良い企業風土を作り上げています。

その他の事例については、こちらの記事で詳しく紹介していますので、ご覧ください。

web社内報の成功事例6選|メリット・デメリットや運用ポイント、紙社内報との違い

おすすめ社内報ツール・サービス5選

ourly

ourlyは株式会社ビットエーが提供する、全く新しいweb社内報サービスです。

web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、どのweb社内報よりも豊富な分析機能が特徴的です。

またourlyは、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとして使えることが魅力的なツールとなっています。

特に「社内報は発行しているものの、会社のメッセージが従業員どの程度届いているのか分からない」という方におすすめのツールです。

ourly「アワリー」について詳しく見る

ザ社内報

ザ社内報は、株式会社スマートメディアが運営する、CMS「clipkit」のweb社内報に特化したツールです。

CMSシリーズでは累計導入企業が500社を超え、社内コミュニケーションの課題を発見・解決するweb社内報を簡単に構築できることがポイントです。

ザ社内報の特徴

  • 直感的で誰でもカンタンに使えるUI
  • 情報集約・双方向コミュニケーション
  • 反響がわかる効果検証・安心のシステム環境
  • デザインテーマで社内オウンドメディア

URL:https://the-shanaiho.com/

社内報アプリ

社内報アプリは、ウィズワークス株式会社が提供する社内報ツールです。

社内報のためだけのアプリがある点が大きな特徴で、9種類ものテンプレートやプッシュ通知など、他の社内報ツールにはない機能も魅力的です。

社内報アプリの特徴

  • マルチデバイス対応&一括更新
  • 社員参加型 総合情報ポータル
  • かんたん運用
  • 9種類のテンプレートで多彩に展開
  • 高機能なのに低コスト

URL:https://shanaiho-app.jp/

【比較表あり】Web社内報ツール・サービス比較おすすめ10選|選定ポイント

社内報のアウトソースについて

社内報を取り入れる事によるメリットは多数あるものの、実際の運用に当たってはコストがかかるのも事実です。

そのような場合には、制作工程をアウトソースするのも1つの手段になります。

ここからは、アウトソースをするメリット・デメリットなどを解説していきます。自社の状況に応じて、ぜひ検討してみてください。

アウトソースするメリット

(1) 業務にリソースが割ける

社内報の更新頻度やコンテンツの量によっては、業務時間のかなりの割合を社内報に割かなくてはなりません。

担当者が多く、社内報だけに専念できる場合は良いですが、担当者が少ない場合は、他の業務もあるのでなかなかそうもいきません。

アウトソースによって社内報の運用にリソースを割かなくても良くなるのは、最大のメリットと言えるでしょう。

(2) 第三者の視点が入れられる

制作過程で第三者の視点を入れることができるため、コンテンツの偏りなどを防ぐことができます。

例えば、社内報に特化した制作会社などにアウトソースする場合は、他社事例などの知識を豊富に持っていることが多く、客観的な提案をしてくれます。

社員だけで制作をしている時よりも、第三者の視点が入ることで、新たな気づきを得ることができるかもしれません。

(3) 制作のプロに依頼できる

必ずしもメリットとならない場合もありますが、制作のプロに依頼できるため、社内報のクオリティを担保しやすくなります

社内報担当者の制作経験が浅かったり、社内報を導入したばかりで過去の知見などが十分にない場合は、思い切ってアウトソースすることで、一定以上のクオリティが期待できるでしょう。

また、担当者変更によるクオリティのばらつきなども防ぐことができるため、部署異動の頻度が高い企業にもメリットがあります。

アウトソースするデメリット

(1) コストがかかる

当然ですが、制作のプロに依頼できる分、自社でリソースを割くのに比べるとコストがかかることがあります。

ただ、どちらが効果的かどうかはその会社の状況によって一概には言えないので、短期的なコストの比較だけではなく、社内のリソースがかからないことによる長期的なメリットについても比較した方が良いです。

(2) 自社独自の内容は描きにくい

前述の通り、アウトソースすることで第三者の視点が入ることはメリットにもなりますが、デメリットにもなります。

第三者の視点が入ると、社内報担当者が企画する内容とは少し異なるものになる可能性があります。

読者である社員目線で違和感が出てしまっては困るので、社内報担当者とアウトソース先の担当者の温度差が生まれないよう、日頃からコミュニケーションをよくとっておくことが重要です。

(3) 情報が伝わるまでに時間がかかる

社内報のアウトソースは自社で社内報を作成する場合に比べて多くの時間がかかってしまいます。

外注側に依頼をして作成していただいたものを再度こちらで確認した上で完成となると、従業員に情報が伝わるまでにかなりの時間がかかってしまいます。

働き方の多様化やコロナなどによりリモートが普及した環境における社内報は「迅速で効果的な情報伝達」が求められています。

社内報運用の教科書-KPI設定ガイド-公開中

弊社が運営する、企業理念の浸透や従業員エンゲージメントを可視化できるweb社内報CMS「ourly(アワリー)」では、今まで多くのインナーコミュニケーションや社内報を検討してきたコンサルティングの立場から、社内報の運用ステップをまとめた資料を無料配布しております。

  • 社内報の運用したいけど、どこから手をつければ良いかわからない
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など、社内報担当者が抱える社内報運用に関する疑問を解決します。詳しくはこちらよりご覧ください。

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まとめ

社内報には情報発信・共有社員の自社理解促進組織の活性化などさまざまな目的があります。

実際に社内報の作成に当たっては、具体的に12のステップがあるので、これから導入を検討しているようであれば、ぜひこのステップを参考にしてみてください。

社内報は作成して終わりでは決してありません。どれだけの社員が目を通してくれるかが非常に重要です。より多くの社員に関心を持ってもらえるよう、発信する内容や配信時間など、読まれる社内報を目指していくことが大切です。
また、社内報にかけられるリソースが少ない場合は、思い切ってアウトソーシングするのも1つの手段ですので、自社にあった形で社内報の作成・運用をしていきましょう。