社内報で個人情報を扱う場合の注意点3選！問題が生じた際の対処も紹介！
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社内報において、社員や部署を紹介する記事を作成する場合、個人情報を取り扱うことは避けて通れません。しかし、個人情報の掲載によって社内でトラブルが生じてしまうリスクは常に存在します。
本記事では、社内報運用をする上では欠かせない個人情報の取り扱いについて解説します。個人情報の扱い方について知ることで、より安全で効果的な社内報運用をしていきましょう。
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社内報における個人情報の取り扱い
まず、個人情報とは「個人を識別できる情報」を意味します。社内報においては、氏名・生年月日・顔写真などを掲載する場合には個人情報の取り扱いに注意が必要です。
個人情報保護法において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、顔写真などにより特定の個人を識別できる情報をいいます。
政府広報オンライン（https://www.gov-online.go.jp/useful/article/201703/1.html）
社内報で個人情報を取り扱う際には、以下に注意しましょう。
- 個人情報を利用する目的と、公開する範囲を明確にしたうえで社員に周知する
- 個人情報の利用について、社員に同意を得る
- 個人情報が外部に漏洩しないよう適切に管理する
社内報で生じうる個人情報の問題を防ぐための対策
社内報を運用する上で、個人情報に関する問題を未然に防ぐためにはどのような対策を打つと良いのでしょうか。ここからは、個人情報トラブルを防ぐための対策や、社員に発信する場合の例文を紹介します。
社内報に掲載する個人情報の「管理・配布範囲」を明示
社内報に掲載する個人情報を、どのように管理し、公開される範囲はどこまでかを明確にして社員に共有しましょう。社内報内の情報管理方法を心配している社員や、社内報に個人情報である名前や写真を掲載されることを恐れている社員がいるかもしれません。
50人に見られる可能性がある場合と、1万人に見られる可能性がある場合では、社員の個人情報に対する心持ちが大きく変化します。全社に公開されるのか、自部署だけなのかなど、公開範囲を明確にして透明性を上げることで、社内報運用への信頼や参加意欲に良い影響を与えることでしょう。
個人情報の管理
収集した個人情報は、社内報の作成および発行のためにのみ利用いたします。
個人情報は厳重に管理し、無断で第三者に提供することは一切ございません。
収集した情報は、社内報の発行後、適切な方法で廃棄いたします。
配布範囲
社内報は、当社の全社員に配布されます。
社内報は、社内イントラネットにも掲載され、全社員が閲覧可能です。
社内報の内容は、当社のグループ会社の社員にも共有される場合があります。
掲載内容の確認
掲載内容については、事前にご本人に確認をいただき、同意を得た上で掲載いたします。
掲載を希望されない場合は、取材担当者までお知らせください。
今後とも、社員の皆様のプライバシーを尊重し、適切な情報管理を行ってまいります。ご不明点やご質問がございましたら、担当者までお気軽にお問い合わせください。
社内報に個人情報の取り扱いについて明示する一例
社内報に掲載する内容について、事前に社員の許可を取得する
社内報に掲載する内容は、社員の許可を得てから発信しましょう。入社時に氏名や写真の掲載に関する同意を取っていた場合でも、許可を得ずに社内報を発信してしまうと、想定していなかったトラブルが生じる可能性があります。事前に社員本人の確認を取ることで、リスクを低減することができます。
この度は、社内報企画のインタビューに応じてくださりありがとうございました。記事の第一稿が完成いたしましたので、ご確認をお願いいたします。修正が必要な部分については、お手数ですがコメントなどをいただけますと幸いです。
社内報のインタビューに応じた社員に内容の確認依頼をする場合の例
社内報を閲覧する社員にも個人情報の取り扱いの注意を徹底させる
社内報を閲覧するタイミングで個人情報が漏洩するリスクは避けられません。紙社内報が社外の方の手に渡った場合、個人情報に用意にアクセスできます。web社内報の場合も、交通機関で移動している間に閲覧する場合、背後にいる社外の方に情報が公開されてしまうおそれがあります。
社内報閲覧時のルールを定めたり、社内報にて閲覧時の注意点を毎度アナウンスしたりと、社員に対する個人情報の取り扱いについての注意喚起を徹底しましょう。
社内報で個人情報の取り扱いに注意すべき事例
社内報で社員に関する内容を掲載するとき、名前や部署など「明確に個人情報であると認識されている」情報に関しては、掲載前に同意を取ることが徹底できている（あるいは、入社前に同意を取得済みである）ことが多いでしょう。個人情報の取り扱いに特段注意を払う必要があるのは、個人情報として意識されにくい「プライベートな内容や人間関係に影響が生じる内容」です。
社員の出身地やこれまでの経歴を取り扱う
社員の出身地やこれまでの職務経歴は、社内報で社員紹介をする場合には定番の質問内容です。しかし、自身の出身地や経歴は個人を特定することが可能な情報であり、知られたくない人もいるため、質問や掲載内容は過度に詳細なものにならないよう注意しましょう。また、社員から内容の修正や非公開を求められた場合には快く対応することが重要です。
社員の現在の生活や趣味を取り扱う
社員の生活や趣味など、プライベートな内容に関しては慎重に取り扱いましょう。個人を特定される危険性の高い情報や、組み合わせることによって個人情報が特定できる情報は、たとえ本人が自ら話した内容だとしても掲載可能かどうか慎重に判断しましょう。たとえば、「自宅の日当たりがいい」という話のみであれば問題なくとも、最寄り駅や間取りの情報と一緒に掲載してしまうと、住所が特定されてしまう危険性が高まります。
個人的な内容は、本来社員にとって開示する義務のない情報であることがほとんどです。相手を不快にしないよう質問内容についても注意しながら、掲載していいものかどうかを吟味して記事を作成しましょう。
社員の社内での活躍を取り扱う
社員の業績や活躍を社内報で発信することで、組織において求められている人物像を具体化し、社員のモチベーションを上げることができます。ただし、いち社員の活躍を扱う上では、掲載内容に対する本人の同意をきちんと取ることが重要です。
活躍を紹介する企画は、本人にとって喜ばしいことである場合もあれば、「同僚や過去の上司に見られたときに気が引けてしまう」「良好な関係が築けていない人に見られると不都合がある」などの不安の種となる場合もあります。どのような内容や伝え方であれば発信して問題ないのかという点を社員に確認し、合意を形成しましょう。
社内報で扱った個人情報が問題になった場合の対処
個人情報に関する問題が発生した場合には、迅速で適切な対応をすることで社員からの信頼を維持できるよう努めましょう。
まずは当該社員と真摯に話し合い、問題の詳細を確認することが必要不可欠です。話し合いを通じて、何が問題だったのかについてお互いの意見を交換しながら理解し、落としどころを見つけましょう。
社内での解決が困難な場合には、専門家の助言を求めましょう。弁護士や社会保険労務士に相談することで、法的な視点からの対応策や社員の権利保護についてのアドバイスを得られます。適切な対応を迅速に行い、トラブルの拡大を防ぐことが可能です。
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