シェアードサービスとは？導入するメリット・デメリットや流れを解説
シェアードサービスとは、各々のグループ企業が行う経理や人事、総務などの間接業務を1カ所に集約することです。本社や新たな子会社に業務がまとまることで、効率化が図られコスト削減や業務品質の向上といったメリットが期待できます。人材不足などを背景に、近年多くの企業から注目を集めています。しかし、導入の労力やコストなどへの懸念をもつ経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事ではシェアードサービスの概要や導入のメリット・デメリットと導入の流れについて詳しく解説します。
シェアードサービスとは
シェアードサービスとは、各々のグループ企業が行う経理・人事・総務・労務・庶務などの間接業務（バックオフィス業務）を1カ所に集約することです。
本社など代表的な場所に業務をまとめられるので効率がよく、情報を集約できます。また、各グループ会社ごとに専門知識を持つ人材を保有し続ける必要がなく、人件費の削減に貢献します。他にも、複合機・パソコンなどOA資材・備品などを統合できることから、人件費以外のコスト削減を視野に入れて導入する企業も増えました。
企業規模の拡大路線を辿っている企業での導入は特に効果的であり、統合によるメリットが多いとされています。
シェアードサービスとBPOとの違い
BPO（＝ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業の業務プロセスを一括して外部に委託することを指します。同じく経理・人事・総務・労務・庶務などの間接業務（バックオフィス業務）を委託することが多いですが、「外部を頼る」という点で大きな違いが生じます。
シェアードサービスはあくまでも自社グループ内に専門部署を設ける手法であり、外部の委託サービスを頼ることはありません。あくまでも自社内で完結する取り組みが、シェアードサービスであるとイメージしておきましょう。
シェアードサービスが注目される背景
シェアードサービスが注目されるようになった背景には、労働人口不足による人材減が挙げられます。
少子高齢化により今後さらに労働人口が減ると予想されている昨今、少ない人員で効率よく業務を回すことが重視されるようになりました。シェアードサービスも人員不足対策のひとつであり、各会社で専門部門を置かずに済むことから、人的リソースの削減に貢献します。
また、働き方改革に対応するためにシェアードサービスを導入する企業も増えています。重複業務をなくして1ヶ所に集約できれば無理な残業・休日出勤もなくなり、繁忙期であってもワークライフバランスを崩すことなく働き続けられるのです。
シェアードサービスの対象となる主な業務内容
シェアードサービスの対象となる主な部門は、前述の通り経理・人事・総務・労務・庶務などの間接業務（バックオフィス業務）が大半です。具体的には下記のような業務が挙げられるので、自社に該当するものがないか確認してみましょう。
- 経理（入出金管理・受発注管理・予算実績管理・税務処理など）
- 人事（採用窓口担当・給与計算・健康診断アナウンスなど）
- 総務（動産および不動産管理・代表回線担当・ワークフロー整備など）
- 労務（労務手続き・入退社管理・ハラスメント対策など）
- 庶務（セキュリティキー管理・備品発注・会議室管理など）
- 法務（契約管理・労働紛争対応・リーガルチェックなど）
- 情報システム（社内システムの運用・点検・保守など）
同じノウハウがあれば共有しやすい業務は、特にシェアードサービス向きです。反対に、各商品特性を理解していないとできない業務や提案など人のスキルに依存することの割合が高い業務は、シェアードサービス向きではありません。
シェアードサービスの2つの運用方法
ここでは、代表的なシェアードサービスの運用方法を紹介します。ほとんどの企業が下記いずれかのスタイルを採用しているので、自社に合うのはどちらか検討してみましょう。
本社の一部として運用
本社の一部として総合バックオフィス部門を設立し、運用する方式です。
大きな組織変更をすることなく既存の環境をそのまま使えるため、導入までの障壁が少なめです。新会社設立に向けた登記手続き・シェアードサービス担当者の出向および帰任管理・人事異動などがなく、職務内容が変わるだけなので利便性もあります。
ただし、新しいスタッフを入れなくてもそのまま業務を継続できるため、シェアードオフィスの導入により削減された人員をどう扱うか、慎重に検討する必要があります。
子会社を設立して運用
新たにシェアードサービス用の子会社を設立し、担当業務に関する知見を持つ人を出向もしくは移籍させて運用する方式です。
個別に財務諸表を作成することになるため定量的な評価がしやすく、シェアードサービスの効果をわかりやすく可視化できます。また、既存のスタッフをそのまま出向・移籍させることが多いので大きな混乱がなく、新しい環境でルールを統一しやすいこともメリットです。
ただし、会社設立に伴う登記などの手間が生じるので、必要に応じて司法書士などプロを頼りましょう。
シェアードサービスを導入するメリット
シェアードサービスの導入には、下記で紹介する通りさまざまなメリットがあります。なぜシェアードサービス導入に踏み切る企業が多いのか理解するためにも、目を通してみましょう。
コストの削減になる
シェアードサービスの導入により、大幅なコスト削減が叶います。
例えば、各社が総務部を保有している既存の体制から、少し規模の大きな総務部をひとつ作るようにすれば、専門的なノウハウを持つ人の頭数が要らなくなります。総務業務に割く人的コストが削減され、その分を営業など他の部門に回せることから、金銭的なメリットが非常に高いと言えるでしょう。
また、複合機などの備品も1ヶ所に集めるので、ランニングコストを減らしやすいことも利点です。
業務が効率化され品質の向上につながる
ひとつの部門が該当分野の全業務を担当することになるので、業務の重複など無駄が起きません。ミスコミュニケーションによる業務の抜け・漏れや認識相違によるやり直しがなく、業務が効率化されていきます。
同じサイクルで仕事を回しているうちに品質が向上し、省人員・短時間でこれまでと同じ仕事ができるようになるでしょう。コスト面でもパフォーマンス面でもメリットがあるのが、シェアードサービスなのです。
グループ経営が強化される
複数のグループを管理するシェアードサービスを導入すれば、グループ経営が強化されます。
これまでは「同じグループ会社だったけど、そこで働く人の名前も顔も組織体制もわからない」ということが起こり得ました。しかしバックオフィス部門だけでも共有することで仲間意識が生まれ、組織だけでなくグループ全体の風通しがよくなる可能性があります。
横のつながりやグループ間の協力体制づくりに力を入れたいときこそ、シェアードサービスを検討してみましょう。
シェアードサービスを導入するデメリット
シェアードサービスは非常にメリットの多い手法ですが、一方でデメリットも存在します。メリットだけでなくデメリットにも目を向けながら、導入後のことも想定し慎重に判断していきましょう。
イニシャルコストが大きい
シェアードサービス導入には、多額のイニシャルコストがかかります。
子会社を新規設立するときは、会社の登記にかかる費用はもちろん、銀行口座・オフィススペース・名刺・備品などさまざまなものを手配する必要があります。会社名が変わるということは会社をゼロから作り上げることでもあり、コストがかかることを覚悟しておきましょう。
本社の一部として運用する場合も、既存のオフィススペースだけではかなり手狭になると予想されます。オフィスを拡大したり別フロアを新たに借りたりする必要があり、こちらもコストがかかります。子会社設立よりコストを抑えやすいとはいえ、一定の支出は必須です。
導入に時間がかかる
シェアードサービスは、複数の会社に点在しているノウハウやルールを集約するところから始まるので導入に時間がかかります。「自社のやり方」が変わることに抵抗を感じたり、ルールの統一化が図れず揉めたりすれば、さらに時間がかかるでしょう。加えて、オフィススペースや備品などの準備もせねばならず、スケジュールを綿密に組み立てる必要があります。
そのため、シェアードサービス導入までの期間限定プロジェクトチームを立ち上げる会社も少なくありません。普段のルーティンワークに加えて計画を練るのは難しいケースも多いので、工数計算を万全にしておきましょう。
社内の担当者不在によるトラブル時の対応への懸念
社内に担当者がいなくなるため、気軽に質問をしに行ったり細かな相談をしたりするのが難しく、やりづらさを感じることもあるでしょう。バックオフィス部門だけ取り残されたような疎外感や、帰属意識の欠如が生まれる可能性も考えられます。
また、緊急対応が必要なトラブルが生じても動きにくく、対応が後手になるかもしれません。緊急時の報告フローは事前にルールとして徹底させるなど、対策しておきましょう。
シェアードサービスを導入する流れ
最後に、シェアードサービスを導入する流れを解説します。本格的に検討したい方や、導入までにどの程度の時間・手順がかかるかイメージしておきたい方は、ご参考ください。
1. シェアードサービスを導入する目的の整理
まずは、シェアードサービスを導入する目的を整理します。そのためには、今の運用スタイルのうちどこが課題なのか、今後課題になりそうなポイントがどこかを可視化するとよいでしょう。BPOなどシェアードサービス以外のメリット・デメリットと比較しながら、その中で最もシェアードサービスが良いと考える理由をリストアップします。
シェアードサービス導入時には、当該部門の人員から反発されることも予想できます。「なぜ導入に踏み切るのか」話せないと説得力がなくなってしまうので、特に注意しておきましょう。
2. 現状の把握
対象の部門を切り替え、現状を把握します。日次・週次・月次・年次ごとに細分化しながらルーティンワークを可視化したり、どんな業務に何人の人員を割いているか工数計算したりするのが一般的です。
可能であればコストや効果も可視化し、現状を数値で見れるようにしておきましょう。シェアードサービス導入前後、PDCAサイクルを回す際に役立ちます。
3. 継続する業務とシェアード化する業務の切り分け
今の体制のまま継続する業務と、シェアード化する業務との切り分けをおこないます。どちらがどの業務を担当するかわからず「お見合い」状態になって手つかずにならないよう、事前に線引きを明確にしておきましょう。
具体的には、専門知識がいらず定型化されている業務をシェアード化するのがおすすめです。反対に、専門知識を要する業務・社内にあった方が便利な部門・会社ごとに既存のやり方が大きく異なる分野はそのまま継続しておいた方がよいでしょう。
4. シェアード化する業務の効率化と標準化
シェアード化する業務が決まり次第、業務の効率化と標準化をおこないます。つまり、マニュアルを作成してルールをつくり、担当者のスキル・経験・これまでのやり方だけに依存しない体制にしていきましょう。
ここが曖昧なままだと、部門を合併しただけに留まってしまい、本来期待していたような業務効率化やコストの削減が得られません。「組織が体を成してから」と後回しにせず、早めに着手しておきましょう。
5. シェアードサービスの業務内容と業務フローの決定
継続する業務がある場合、シェアードサービスの業務内容を改めて確認し、業務フローを決定します。特にデータのやり取り・共有をするような業務が生じる場合、月ごとのカレンダーを身ながら締め切りを設定するなど細かな打ち合わせをしておきましょう。
導入後は、継続する部門とシェアードサービスの部門とで場所が異なるため、細かな打ち合わせをするのに向かない環境となることが多いです。オンラインミーティングなどで都度相談することも視野に入れつつ。早い段階でプロセスを決定しておくことが重要です。
6. シェアードサービスへの業務移管とテスト運用
シェアードサービスに一部の業務を移管し、テスト的に運用します。始めは期限が厳密ではない社内業務から移管を始め、既存部門との連携や他部門の従業員とのやり取りに支障が出ないか試しましょう。
テスト運用期間は、3ヶ月から半年程度をイメージするのがおすすめです。特にバックオフィス部門は特定期間にしか現れない年次業務もあるので、じっくり移管することを意識しましょう。
7. シェアードサービスの本番運用
都度PDCAサイクルを回しながら、シェアードサービスを本格的に運用し始めます。最初の1年間はお互いに業務の抜け・漏れがないかチェックし合うなど、高頻度で振り返りをするのが理想です。早期の段階でミスに気づくことができれば、その後の反映・修正も早くなり、業務効率化が叶いやすくなります。
必要に応じてマニュアルを書き換えたり社内研修をしたり、複合的な取り組みにも目を向けておけばさらに運用は加速化していくでしょう。
シェアドサービスの人員整理に ourly profile
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3つの大きな特徴により、働き方が多様化した現代・VUCA時代の、強い組織作りに好影響を与えます。
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顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかり、コミュニケーションのきっかけが生まれます。
また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。
シェアードサービスを導入して間接業務の効率化を
シェアードサービスは、業務効率化・コスト削減・ノウハウの一元管理などさまざまなメリットが得られる手法です。一方で、イニシャルコストや導入時間がかかるなどデメリットもあるので、課題・目的意識に合わせて検討しておきましょう。
シェアードサービス導入が決まったら、社内報を活用して対象部門以外にも広く共有します。今後の方針・ビジョンをイメージできるよう狙いを伝え、社内から支持を得ておくことも重要です。
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