上司とのコミュニケーションの取り方10選｜部下に期待するポイントも解説
上司とのコミュニケーションがうまくいかないと、業務の生産性が低下するばかりでなく、精神的なストレスにつながりかねません。
一般的に上司との意思疎通にはさまざまなコツがあると言われますが、多岐にわたる上、研修で教わる機会も少ないのが現状です。
本記事では、上司とのコミュニケーションが必要な理由や、コミュニケーションの取り方10選、上司がコミュニケーションで部下に期待するポイントなどを解説します。
挨拶やお礼といった基本的な姿勢から、上司と円滑にやりとりするためのスキルまで、さまざまなシーンでの問題解決にお役立てください。
上司とのコミュニケーションが必要な理由
「上司とコミュニケーションを取ることは重要だ」と分かっていても、本質的な理由を詳しく説明できる方は少ないのではないでしょうか。単純に上司の機嫌を取れれば仕事がやりやすくなる意外にも、実はさまざまなメリットがあるので注目しておきましょう。
まずは、上司とのコミュニケーションが必要な理由について、改めて解説していきます。
業務の生産性を高めるため
上司とスムーズにコミュニケーションができれば、業務の生産性が高まります。上司に命じられる業務指示の内容だけでなく、その背景にある意図や目的も理解できるので、より高いレベルで業務にコミットできるようになります。
また、繰り返していくうちに上司の考えが手に取るようにわかり、最小限のコミュニケーションで済むようになることも多いです。何度もやり取りすることで生じる時間のロスも抑えやすく、その分本業に費やせる時間が増えていくでしょう。
職場の雰囲気を良くするため
上司と部下のコミュニケーションがスムーズかつ頻度が多ければ、職場の雰囲気がグッとよくなります。風通しのよい職場になるためストレスフリーな環境になりやすく、ハラスメントややりづらさのない雰囲気が構築されます。
普段から何気ないコミュニケーションを取る機会が多ければ、いざ悩みが生じたときに上司へ相談するハードルも下がります。上司にとってはマネジメントがしやすくなるメリットが、部下にとっては悩みを解消できるメリットが生まれるので、どちらにとっても得であることがわかります。
スキルアップや仕事の幅を広げるため
自分より高いスキル・実績を持つ上司とコミュニケーションが取れていれば、上司が持つノウハウや知識を効果的に吸収できます。自分が壁に当たったときにどう解消すればよいか知れたり、より成績を上げるためのコツを教えてもらえたりするので、自分のスキルアップにもなるのです。
また、上司に認められれば大きなプロジェクトを任せてもらいやすくなるなど、仕事の幅も広がります。社内で実績を掴むためのきっかけとして、上司とのコミュニケーションを役立てていきましょう。
上司とのコミュニケーションがうまくいかない理由
上司とのコミュニケーションが大事だとわかっていても、誰しもが必ず円滑なコミュニケーションができるとは限りません。時にはミスマッチやギャップのあるコミュニケーションばかりになり、却って気疲れしてしまうこともあるでしょう。
下記では、上司とのコミュニケーションがうまくいかない代表的な理由を解説します。
年齢差が大きい
明らかに年齢差が大きい場合、ジェネレーションギャップが原因でコミュニケーションに壁が生じてしまうことが多いです。上司にとっての常識が部下にとっての常識ではなかったり、反対に部下の考え方や理想が上司に理解されなかったりすることも増えていくでしょう。
お互いある程度考え方に違いがあることを理解したうえで話すのが大切であり、「同じ考えであるはず」という前提から見直すことが欠かせません。
知識や経験の量が違う
知識や経験の量が圧倒的に違いすぎると、そもそものコミュニケーションがしづらくなります。「専門用語をいちいち噛み砕かなければいけない」「過去の事例を話されてもいまいちピンとこない」というケースがあるかもしれません。
反対に、若手が当たり前のように経験していることを上司は経験しておらず、思わぬ部分でミスマッチが生じることもあります。部下に経験が伴えば解消することではありますが、それまでの期間が長いとコミュニケーションしづらくなるので注意しましょう。
リモートワークが多い
リモートワークが多いと、必要最小限のコミュニケーションだけに終始してしまいやすく、心理的安全性が図れません。業務上最低限の会話ができていても、お互いの人となりや考え方の基盤まで徹底的に理解するのが難しく、どこかやりづらさを感じることも少なくないのです。
また、そもそもコミュニケーションを取る機会が少なく、気軽に相談できないなどの支障も生じます。リモートワークは便利で時代に合った働き方ですが、社内コミュニケーションの方法には配慮しておく必要がありそうです。
自分の視点だけで考えてしまう
上司と部下では、業務内容・立場・責任・考え方・年代などありとあらゆるものが異なります。そのため相手の立場に立って考えるのが難しく、イメージすらしづらいからこそ、どうしても自分の視点だけで考えてしまいかねません。
相手の考えを理解することを前提に、一方的な話にならないよう配慮していくことが大切です。特に上司からの話は業務命令だとみなされやすいので、注意しておきましょう。
上司とのコミュニケーションの取り方10選
ここでは、上司とのコミュニケーションの取り方を解説します。特に、今のコミュニケーションに違和感があるときは下記を試してみましょう。
1. 挨拶や返事を大切にする
まずは、基本的な挨拶や返事を大切にしましょう。出勤・退勤時の挨拶やすれ違った際の声かけを徹底し、気持ちよくコミュニケーションをする土台を作ります。
また、上司に仕事を肩代わりしてもらったときやアドバイスをしてもらったときにはすぐにお礼を言うように心がけ、すぐ伝えられないときでもチャットやメッセンジャーを利用して一言先に伝えておくなど配慮していきましょう。
2. まずは上司の話をよく聞く
これまでのコミュニケーションが円滑でないと、「どうせ上司のアドバイスは的外れだから」と期待値が下がってしまいがちです。しかし、今後快適な関係性にしたいのであればまず上司の話には徹底的に耳を傾け、積極的に理解するよう努めましょう。
上司の話だけで納得できなければ、自分の意見も加えながら改めて質問を投げ返すなど、双方向のコミュニケーションにしていくこともポイントです。傾聴の姿勢を見せてくれていることが伝われば、上司にとってもストレスのないコミュニケーションとなります。
3. 上司の立場や価値観を理解する
上司の立場や価値観を理解し、自分の価値観だけに無理矢理あてはめて考えないことが大切です。特にマネージャーや役職者が上司である場合、さらに上の経営層と板挟みになっている可能性が高く、理想論だけを語れなくなることも多いです。
まずは上司がどんな仕事をしているのか、どんな取り組みをしたいのか、背景も含めて理解していきましょう。相互理解の第一歩となる考え方であり、指示や命令の意図まで把握しやすくなるのでおすすめです。
4. 報連相を徹底する
報連相（報告・連絡・相談）は徹底的に、かつこまめに実施しましょう。いわゆる「声の掛け合い」であり、上司だけでは目が行き届かない業務の進捗やトラブルの発生などを把握できるようになります。結果的にスピーディーな業務指示がしやすくなり、後手後手の対応になるなどの事態も防げます。
また、報連相が頻繁かつ素早い部下は上司からの信頼を得やすくなります。確かな実績がついてくる前から実行できることなので、意識しておいて損はありません。
5. 注意を真摯に受け止める
上司から注意されたときは、むやみに反発せずまず真摯に受け止めることが大切です。フィードバックは素直に聞いて業務に反映させたり、意図が理解できなくても「まずやってみる」の姿勢を意識したりするのがよいでしょう。
自分の意見と合わないときはついネガティブな発言をしてしまいがちですが、前向きな言葉を使うなど意識していくこともポイントです。
6. すぐに実践してみる
アドバイスされたことはすぐに実践したり、注意されたことはすぐに直したりすることも重要です。やってみると思わぬ効果を実感できることも多く、机上の空論を飛び越えた経験を手にできることも多いです。
なお、実践して効果が見られたら上司に報告するとともに、お礼を伝えていきましょう。「自分のアドバイスが役に立った」という経験は上司にとっても嬉しいものであり、今後の円滑なコミュニケーションに役立ちます。
7. 意見を論理的に組み立てる
上司に意見を伝えるときは、可能な限り論理的な伝え方にするのがポイントです。つい面倒を見てもらう側の立場に甘えてしまい、自分でも気づかないうちに感情的になってしまうことがあるので注意しましょう。
もし自分の感情を伝えたい場合でも5W1Hを意識し、なぜ・どうしてそのような気持ちになるのかを伝えることが大切です。そのうえで意見を伝えていけば上司も納得しやすく、理想的なアドバイスをもらえるかもしれません。
8. 何気ない会話で距離を縮める
上司とのコミュニケーションは、業務上必要な会話のみに限定されるものではありません。お互いの趣味・家族・プライベート時間の過ごし方など、時には何気ない会話をしながら距離感を縮めていくのもおすすめです。
世間話ができる間柄になれば気軽に話しかけられるようになり、結果的に業務上の相談や指示もしやすくなるものです。また、お互いのキャラクターを理解したコミュニケーションがしやすくなり、会話にギャップが生まれるのも避けられます。
9. 業務の時間以外も大切にする
何気ない会話で距離を縮めるのと同様、業務の時間以外を大切にする方法もあります。一見面倒で時間の無駄に感じられる飲み会や社内イベントも、効果的なコミュニケーションができれば仕事にポジティブな影響を与えることも少なくありません。
仕事の場であるオフィスを飛び出すからこそお互いの話がしやすくなるなど、リラックス効果も見込めます。支障ない範囲でプライベートな話ができれば、今後のコミュニケーションもしやすくなりそうですね。
10. コミュニケーションツールを見直す
普段どう上司・部下がコミュニケーションしているかを見直し、使えるツールがあれば使ってみましょう。上司が外回りで不在にしていることが多いのであれば、タイミングを気にせずメッセージを遅れるチャットツールの導入がおすすめです。
リモートワークでチャットのやり取りが多くなっているのであれば、オンラインミーティングツールなどを使って対面に近いコミュニケーションをするのもよいでしょう。さまざまな方法でコミュニケーションできるようにしておけばシーンに応じた使い分けがしやすくなり、会話の頻度が増加します。
上司がコミュニケーションで部下に期待するポイント
最後に、上司がコミュニケーションで部下に期待するポイントを解説します。上司が積極的にコミュニケーションを取ろうとしてくれる理由を理解し、役立てていきましょう。
業務の生産性を高めたい
コミュニケーションが円滑だと業務の指示が通りやすくなり、生産性があがります。また、上司にはないアイディアや知見を部下が積極的に発言するようになれば役職や世代を超えたイノベーションが起きやすく、自社の収益向上にもつながります。
他にも、スムーズな報連相ができればトラブルの芽を早めに摘めるなど、副次的な効果も得られます。マネジメント側であるからこそ、コミュニケーションに配慮し生産性を上げたいという背景がわかるでしょう。
部下を成長させたい
部下を早く育成するため、コミュニケーションを取りながらアドバイスや指導を繰り返しているケースもあります。次世代リーダーを育成したいときや、自分の後進となる技術職を育成したいときには、特に手厚くコミュニケーションをとることが多いです。
また、単に知識を授けるティーチングではなく、部下自身に考え方を身につけさせるコーチングをすることもあります。コーチングは特にコミュニケーションの頻度や質が問われる指導法であるため、自分がコーチングの対象になっているのかもしれないと考えましょう。
部下のモチベーションを高めたい
快適でストレスフリーなコミュニケーションができる上司がいると、部下の業務モチベーションが上がります。会社や組織に対するエンゲージメントも上がるので、「チームに貢献したい」「自分のスキルを役立てたい」という意識も育っていくでしょう。
反対に、ストレスの多いコミュニケーションばかり繰り返していたり、そもそもコミュニケーションの頻度が極端に少なかったりする職場では部下のモチベーションが下がってしまいます。これを予防することを期待して、上司がコミュニケーションを取ろうとしている可能性もあるのです。
上司と部下の相互理解促進に ourly profile
ourly profile（アワリープロフィール）は、個人のプロフィール機能や組織図機能などにより、組織のサイロ化を解消する社内コラボレーション創出ツールです。
3つの大きな特徴により、リモートワーク下でも部署を超えた相互理解や社内のコミュニケーション活性化を実現します。
- 人となりが一目でわかる自己紹介画面
- 独自の探索機能により、思いがけない出会いを創出
- 組織図により、チーム・部署を超えて組織を理解できる
顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかりコミュニケーションのきっかけが生まれます。
また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。
料金については、従業員規模に応じて幅広くご用意しております。詳しくはサービスページをご覧ください。
上司と部下のコミュニケーションの取り方を見直そう
上司と部下のコミュニケーションが円滑かつストレスフリーであれば、職場の風通しは格段によくなります。また、同僚同士のコミュニケーションが増えたり、部署をまたいだ会話が生まれることも多いので、特に対策しておきたいポイントです。
時には社内報などのコンテンツが話題に出ることも多いので、隙間時間でチェックしてみましょう。他にもチャットやオンラインミーティングツールを使ったコミュニケーションも検討するなど、多彩な方法を導入するのがおすすめです。
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