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コラボレーションツールのおすすめ比較8選!機能や選び方も解説

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コラボレーションツールとは、業務上のコミュニケーションや情報管理を効率化するためのツールです。代表的な搭載機能にはビジネスチャットやプロジェクト管理があり、チームや取引先とのやりとりを円滑にします。

「取引先との共同作業をスムーズに進めたい」
「大容量のデータを効率的に共有・管理したい」
このような悩みはありませんか?

本記事では、コラボレーションツールの機能や選び方と、多くの企業で取り入れられているおすすめ8選を解説します。導入を検討している方や、注意点を知りたい方の参考にしていただければと思います。

目次

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、業務上必要なコミュニケーションや情報・進捗管理を効率化するためのツールです。

「協働」「協力」を表す「コミュニケーション」を活性化するためのツールであると理解するとよいでしょう。

シームレスな報告・連絡・相談ができるためリアルタイムに状況を把握しやすく、チームマネジメントにも役立ちます。

マネージャーの管理負担も軽減しやすく、業務効率化を目的に導入する企業も増えています。

コラボレーションツールの主な機能

まずは、コラボレーションツールに搭載されている主な機能を紹介します。

情報共有とコミュニケーションを助ける機能が多く、コストや時間の削減に役立つため参考にしてみましょう。

ビジネスチャット機能┃コミュニケーションの効率化

ビジネスチャット機能が搭載されており、コミュニケーションの効率化に貢献します。

スマートフォンやタブレットでも使用しやすいユーザーインターフェースになっていることが多く、外回り中など出先でのやり取りにも便利です。

また、他拠点間でのやり取りやテレワーク中社員とのコミュニケーションにも使いやすく、利便性が高いとして多くの企業が採用しています。

Web会議システム┃遠隔地とのビデオ通話

Web会議システムは、遠隔地とのビデオ通話に最適です。

離れていても気軽にフェイストゥフェイスのコミュニケーションができるため、チャットなどテキストだけの媒体でやり取りしづらいシーンで使うとよいでしょう。

ゲスト用のアカウントやURLを発行できるケースも多く、限定的に社外のメンバーを招待できることも大きなメリットです。

タスク管理機能┃プロジェクトを一元管理

タスク管理機能は、プロジェクトの進捗を一元管理したいときに便利です。

誰がいつまでのどんなタスクを抱えているか一目で分かるため、業務分担するときにも役立つでしょう。

「今日はどこまで進捗した?」と都度マネージャーがヒアリングする必要もなく、各々が自由なタイミングで追加・削除・更新できることも利点です。

優先順位を判断するなど自己管理の面でも使えるため、汎用性の高い機能と言えるでしょう。

クラウドストレージ機能┃簡単にデータを共有

クラウドストレージ機能を活用すれば、簡単にデータを共有できます。

Word・Excel・PowerPointなどのoffice系ドキュメントはもちろん、画像・音声・映像・メモ・PDFなども共有可能です。

毎回メールやチャットに資料を添付する手間が省けるため、日々の業務効率化に大きく貢献してくれるでしょう。

また、マニュアル格納庫として使用すればナレッジの共有にも役立ちます。

コラボレーションツールを選ぶ際に確認したいポイント

下記では、コラボレーションツールを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。

自社に合ったコラボレーションツールを導入し効果を最大化していくためにも、選び方の基準としておさえておきましょう。

搭載する機能

どんな機能が搭載されているか、一覧表などを参考に比較・検討します。

主な機能は前述した通りですが、ツールごとにオリジナリティのある機能が搭載されている場合もあるためチェックしておきましょう。

また、自社の課題に合った機能が搭載されているか確認し、利便性が高いか判断していくことも欠かせません。

プランごとに利用できる範囲も見るなど、細かく選定をすることがおすすめです。

操作性

シンプルで分かりやすい操作性であるか、デモ版や無料プランを使って確かめてみてもよいでしょう。

特に普段ITツールを使い慣れていない人が多い企業では、ツールを使うこと自体がストレスとなり、いつの間にか形骸化してしまう恐れがあります。

いつものツールと変わらぬ使い心地があるか、現場からの声も参考にしながら検討していきましょう。

デバイス対応

マルチデバイス対応のコラボレーションツールであれば、デバイスに影響されることなく利用できます。

特に外回り・出張・客先対応の多い職種であればタブレットやスマートフォンを使うシーンも多いため、基準のひとつに加えておくとよいでしょう。

また、社用スマートフォンを貸与している企業であれば、貸与中のデバイスやバージョンに対応しているか確認することも必須です。

使用できる人が社内の一部に限定されないよう、環境を整えておきましょう。

セキュリティ

コラボレーションツールでは社外秘情報・顧客情報・個人情報を扱うことも多いため、セキュリティレベルは十分に確認します。

不正アクセス・なりすまし対策が練られているかチェックし、不要な情報流出リスクを取らないことが大切です。

また、自社が掲げているセキュリティポリシーに反していないか双方を見比べ、選定してもよいでしょう。

万が一大きな違いがあれば使用を避けるなど、リスクヘッジをおすすめします。

コラボレーションツールのおすすめ8選

ここからは、おすすめのコラボレーションツールを紹介します。

それぞれの特徴を知り、自社と相性がよいか確認してみましょう。

また以下の記事でも、社内コミュニケーション活性化に役立つツールをまとめています。本記事に目的にそったものがなければ、こちらもご覧ください。

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Slack┃拡張性の高いビジネスチャット

URL:働き方の未来は Slack に

Slackは、拡張性の高いビジネスチャットです。

チャンネルを細分化しながらユーザーを追加できるため、部署・役職・年次ごとにチームを設定したり複数プロジェクトごとにグループを分けたりできます。

Googleドライブ・office365・ZOOM・DropBoxなど多彩なツールと連携でき、既に活用しているツールはそのままSlackを導入できることも利点と言えるでしょう。

ワークスペースとして複数人同時で編集・作業できる機能もあるため、どんなシーンでも活用しやすいツールです。

Aipo┃分かりやすいスケジュール管理

URL:Aipo (アイポ)

Aipoは、情報共有でチームをひとつにするグループウェアです。

特にスケジュール管理・共有に長けており、メンバーの予定や行動をカレンダー形式で可視化することができます。

施設や備品の予約とも紐づけられるため、誰がいつどこでどんな作業をしているか知りたいときに便利でしょう。

また、日程調整機能を搭載していることもポイントです。

相手にURLを送るだけで既に予定のある日・時間を省いた候補を自動ピックアップしてくれます。

移動時間なども自動計算して予定を空けるなど、ダブルブッキング予防策が充実していることが特徴です。

Google Workspace┃Google提供ツールを総合的に連携

URL:Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するツールを総合的に連携できるコラボレーションツールです。

Googleカレンダー・Googleドライブ・Googleマップ・Gメールなどを普段よく使う人とは、特に相性がよいツールと言えるでしょう。

個人向け・中小企業向け・大企業向けにそれぞれソリューションが展開されており、自社規模に合った導入ができることも利点です。

Box/Box over VPN┃大容量のコンテンツ管理

URL:Box over VPN – クラウドストレージサービス | NTTコミュニケーションズ

Box/Box over VPNは、大容量のコンテンツを管理できるクラウドサービスです。

導入企業数が10万社以上を記録した大手ツールであり、クラウドコンテンツ・マネジメントサービスの定番と言えるでしょう。

ファイルストレージ容量が無制限であること、社内プロジェクトや社外取引先とURLひとつで共有できることも評価されています。

ヘルプデスクや監視体制は24時間365日稼働しており、万が一のときにも安心です。

Backlog┃タスクの管理と分析

URL:Backlog

Backlogは、チームのパフォーマンスを最大化するプロジェクト管理ツールです。

タスクやスケジュールの管理・共有機能だけでなくガントチャートや社内wikiの機能も搭載されており、グループウェアのように使うこともできます。

誰がどの程度の業務ボリュームを有しているか、誰のパフォーマンスが高いかを分析する機能もあり、業務分担を考えるときの助けにもなるでしょう。

チームコラボレーションを心理的に助ける「いいね」機能や絵文字も充実しているため、気軽なコミュニケーションがしやすいことも利点です。

kintone┃自社に合わせたシステムの制作

URL:Kintone

kintoneは、開発の知識がなくとも自社業務に合わせたシステムを簡単に作成できる業務改善プラットフォームです。

発注業務・生産管理・経費処理・物件管理・見積書作成・コールセンター業務など対応している業務は多岐に渡るため、ほぼどんな企業でも利用できると言えるでしょう。

メール・Excel・紙などに点在する情報を集約し一元管理する場としても使えるため、「kintoneを見れば何でもわかる」という環境を作れることもメリットです。

Zoho Connect┃低価格が特徴のグループウェア

URL:Zoho Connect | いつでもビジネスの最新情報にアクセスするための従業員向けSNS

Zoho Connectは掲示板機能を中心としたグループウェアです。

従業員同士のコミュニケーションを活性化しやすく、社内データの保管やコラボレーションの一元管理などさまざまなシーンで活用できます。

従業員のみが使える内部ネットワークであれば1ユーザーあたり毎月144円から、取引先やフリーランスも加えられる外部ネットワークでも毎月13,800円から使える安価な料金設定が特徴であり、ローコストで運用しやすいツールとして評価が高まっています。

NotePM┃ 社内版ウィキペディア 

URL:NotePM

NotePMは社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・議事録などナレッジ情報を一元管理できる社内版ウィキペディアです。

掲載する内容は従業員が自由に作成・設定できるため、ノウハウを積極的に共有する社風が育つでしょう。

業務の属人化から脱却する際にも便利であり、ナレッジマネジメントの課題を解決するツールとして導入する企業も増えています。

部署・役職を超えたコラボレーション創出ツール ourly profile

ourly profile(アワリープロフィール)は、個人のプロフィール機能や組織図機能などにより、組織のサイロ化を解消する社内コラボレーション創出ツールです。

3つの大きな特徴により、リモートワーク下でも部署を超えた相互理解や社内のコミュニケーション活性化を実現します。

  • 人となりが一目でわかる自己紹介画面
  • 独自の探索機能により、思いがけない出会いを創出
  • 組織図により、チーム・部署を超えて組織を理解できる

顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかりコミュニケーションのきっかけが生まれます。

また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。

料金については、従業員規模に応じて幅広くご用意しております。詳しくはサービスページをご覧ください。

サービスページはこちら

コラボレーションツールを導入する際の注意点

最後に、コラボレーションツールを導入する際の注意点を解説します。

「思ったような効果が得られなかった」「トラブルばかりで使いづらい」というミスマッチが生じないよう、自社に合ったツールを選定する参考にしてみましょう。

目的の明確化

まずは、コラボレーションツールを導入する目的を明確にすることが大切です。

コミュニケーションを活性化したいのか、正確かつリアルタイムな情報共有をしたいのかによって、導入すべきコラボレーションツールは変わってくるでしょう。

目的に合った機能が搭載されているか事前に調査し、目標達成できそうなツールを導入することが大切です。

また、目的が明確になっていないとミスマッチが生じやすくなります。

コラボレーションツールの導入自体が目的にすり替わってしまうこともあるため、注意しましょう。

情報量の管理

コラボレーションツールは無制限にノウハウやナレッジを蓄積できる場でもありますが、情報量の管理は入念におこないましょう

情報量が多すぎると必要なときに必要な情報にアクセスできず、利便性が損なわれてしまいます。

必要な情報を探し出すだけで時間がかかるなど、却って生産性を落としかねません。

また、古い情報がそのまま残っていてミスやトラブルにつながるケースもあるため、蓄積する情報は常に最新状態をキープするのが理想です。

トラブル対応

システム障害・セキュリティトラブルについてあらかじめ対応を取り決めておきましょう。

どの部門が管理するか、管理責任者を誰にするかも、あらかじめ決めておくことがポイントです。

また、セキュリティレベルの高い情報があれば特定の役職者のみにアクセス権限を付与するなど対策しておきましょう。

ヒューマンエラーによる情報流出が起きないよう最大限配慮し、利便性の高さとセキュリティレベルの担保のバランスを考えていくことが重要です。

2021年度版カオスマップ(コラボレーションツール含む)

組織に関する様々な課題は、適切なツール導入によって解決できます。

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この記事を書いた人

ourly magazineのライティングを主に担当。
働くにあたって、自分も楽しみつつ会社も成長できるようなバランス感覚に興味を持ち、ourlyに参画。
純文学と歴史のある喫茶店が好き。おばあちゃんと猫に好かれやすい。

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