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仕事に必要なコミュニケーション能力とは?重要な理由や鍛える方法を解説

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仕事においてコミュニケーション能力が高いと、職場や取引先の人との信頼関係を築きやすくなり、社内の雰囲気を良くするのにも効果的です。ご自身や社員のコミュニケーション能力を向上させたいと考える人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、仕事で必要なコミュニケーション能力を「聴く力」「伝える力」「読み解く力」に分けて詳しく解説します。

またコミュニケーション能力の重要性や、コミュニケーション能力が高い人の共通点、コミュニケーション能力を鍛える5つの方法についても紹介します。

目次

仕事で必要なコミュニケーション能力とは?

仕事で必要なコミュニケーション能力とは、仕事で関わるさまざまな人と円滑な人間関係を構築する能力のことです。上司・同僚など社内のチームメンバーはもちろん、取引先・顧客との関係性も円滑であるのが望ましいでしょう。

コミュニケーションには、「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」が存在します。

言語コミュニケーションは、発する言葉や送信するメールの文面など、言葉を介したコミュニケーションです。
一方非言語コミュニケーションは、表情・姿勢・仕草など言葉としては現れない要素を介したコミュニケーションと言えるでしょう。

下記では、仕事に必要なコミュニケーション能力について詳しく解説します。

相手の言葉を「聴く力」

仕事に必要なコミュニケーションができている人は、相手の話に耳を傾ける「聴く力」「傾聴力」が備わっています。

人は、自分が話している内容を遮らず最後まで興味深そうに聞いてくれた人に対して信頼を抱くとされています。反対に、先回りして結論をまとめたり自分の話ばかりしてしまう人は、信頼を得づらくなるでしょう。

「私はあなたの話を聞いている(興味がある)」ということを態度で示し、快適なコミュニケーションを築くことが大切です。

自分の言いたいことを「伝える力」

自分の言いたいことを誤解なく正しく伝える力も、重要なコミュニケーション能力です。

限られた時間で的確に思いを伝えることができれば、相手とのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。認識の相違や思い違いもなくなり、お互いのストレスも軽減されます。

大勢の前に立って商談やプレゼンテーションをする機会が多い場合は、特に磨いておきたいスキルです。

非言語で「伝える力」

自分の思いや気持ちを人に伝えるのは、言葉によるコミュニケーションだけとは限りません。

表情・視線の動き・姿勢・声のトーン・話すスピード・仕草などをフル活用し、好印象を残すことも大切です。

同じ「相手の話を聞く」というシーンであっても、前のめりになって時折うなづきながら聞いてくれる人と、退屈そうなしかめっ面で話を聞いている人とでは、受ける印象は大きく異なります。

非言語コミュニケーションも意識しながら、コミュニケーション能力を磨いていきましょう。

非言語を「読み解く力」

相手の非言語コミュニケーションを、きちんと読み取る力も大切です。

相手が退屈そうにしていたら話題を変えたり、興味深そうな態度を取っていれば内容を深掘りしたり、さまざまな手が打てるでしょう。

相手のニーズを汲み取って対応するという意味でも効果的です。お互いにリラックスしたコミュニケーションができれば、自然と関係性も良好になっていくでしょう。

仕事でコミュニケーション能力が重要な理由

コミュニケーション能力は、仕事でもプライベートでも重要だと言われています。

特にビジネスシーンにおいてコミュニケーション能力が高いと、さまざまなメリットが得られるでしょう。

下記では、コミュニケーション能力が重要と言われる理由を解説します。

信頼関係を築くため

コミュニケーション能力が高いと、周囲の人たちと信頼関係を構築できます。

上司・同僚など社内の人と信頼関係を構築できれば、業務を遂行するうえでパートナーシップを築けるため仕事が円滑に進みます。

また、取引先・顧客など社外の人と信頼構築を構築できれば、グリップを掴んで確実なリピーターを獲得しやすくなるでしょう。

生産性向上を支えるためにも、コミュニケーション能力が重要なスキルであると分かります。

社内の雰囲気を良くするため

社内にコミュニケーション能力の高い人が多いと、会社の雰囲気がよくなります。

気軽に質問・相談をしやすくなったり、雑談しながら適度に息抜きしたりできるのです。

エンゲージメントやモチベーションが向上したり、心理的安全性が高まってイノベーションが起きたりする可能性も高いです。風通しのよい職場づくりのためにも、コミュニケーション能力が求められています。

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仕事でのコミュニケーション能力が高い人の共通点

仕事でのコミュニケーション能力が高い人には、下記の要素が共通しています。

  • 人に対する興味関心が高い
  • 気持ちや心理を読み取れる
  • 聞き上手
  • 話がわかりやすい
  • たとえがうまい

下記でひとつずつチェックしていきましょう。

人に対する興味関心が高い

人に対する興味関心が高い人は、人の様子をよく見ています。

表情・態度など非言語コミュニケーションを拾い上げるスキルも高く、「いつもと様子が違う」と気づき率先して声をかけることができるでしょう。

マネージャーなど人の上に立つ人がこのスキルを持っていると、部下のモチベーション管理やマネジメントに役立ちます。

気持ちや心理を読み取れる

コミュニケーション能力が高い人は相手の立場に立って物事を考えられる人が多く、気持ちや心理の読み取りに長けています。

共感性もあり、相手の気持ちを害することなくコミュニケーションできるのが利点と言えるでしょう。

いつの間にか相手の信頼を得るなどメリットもあり、ビジネスを成功に導くきっかけとなります。

聞き上手

聞き上手な人は、相手が感じている嬉しいこと・楽しいことだけでなく、困っていること・悩んでいることを聞き出すのが上手です。

ビジネスにおいて本音を全て話してくれる人は少ないため、相手の考えていることをどんどん聞き出せる人は貴重な存在となるでしょう。

ポロリとこぼれたクライアントの悩みを拾い上げ提案につながるなど、自身の実績につながりやすいこともメリットです。

話がわかりやすい

簡潔かつ分かりやすく話してくれる人は、コミュニケーション能力が高いと言えるでしょう。

「伝える力」に優れており、限られた時間でも自分の思いを確実に伝えられます。

取引先の担当者が忙しく10分程度しか営業の時間を確保できなかった、というシーンでも効果的な訴求ができるかもしれません。

また、専門用語の多い難しい内容でも初心者向けに分かりやすく噛み砕いて伝えるなど工夫する力があれば、誰にとっても分かりやすい話ができるようになります。

たとえがうまい

たとえがうまいと、聞いていて飽きがこないものです。

つい真剣に耳を傾けてしまうことも多く、相手の興味を喚起できるでしょう。「話を聞いていたくなる人」として評価してもらえれば、活躍の幅も広がります。

コミュニケーション能力の高さは、さまざまな点に現れることを覚えておきましょう。

仕事でコミュニケーション能力を鍛える5つの方法

最後に、仕事でコミュニケーションを鍛える方法を紹介します。

コミュニケーション能力は業種・職種を限定することなく、ありとあらゆるビジネスマンに求められるスキルです。

自分を振り返りながら、下記を参考にしつつトレーニングしてみましょう。

笑顔とうなずきを意識する

話しているときも聞いてるときも、笑顔やうなずきを意識することで第一印象を変えることができます。

笑顔で反応のよい人には、「ポジティブ」「明るい」「前向き」「優しそう」などよいイメージを持つことが多いでしょう。反対にいつも仏頂面で反応が薄い人には、「怖い」「暗い」「話しかけづらい」などネガティブなイメージが根付きます。

誰とでもコミュニケーションできる人になるため、まずは第一印象を意識することが大切なのです。

相手の話を受け止める

相手の話はまず受け止め、頭から否定的な意見を言わないようにします。

「否定されない」という心理的安全性が相手に与える影響は大きく、遠慮せず話せる関係性になる第一歩が踏み出せます。

どうしても反論したいときは、「イエスバット法」を取り入れてみましょう。まずは一度「YES」と相手の意見を肯定してから、「BUT」と反論を加えることで、相手に与えるイメージはマイルドになります。

質問上手になる

相手に興味関心を持っていれば、自然と質問が出てきます。

質問上手になって少しずつ情報を引き出していけば、相手の人となりが分かっていくでしょう。どんなコミュニケーションを好むのか知るきっかけになるためおすすめです。

ただし、一方的な質問攻めをして相手を困らせることのないよう注意が必要です。

結論から分かりやすく話す

結論先出しでわかりやすく話すことも、コミュニケーション能力強化に不可欠です。

だらだら話していると「結局何が言いたいの?」という疑問を相手に与えてしまうため、注意しておきましょう。聞き手の注意力も散漫になりやすく、話している内容が魅力的でも伝わりづらくなってしまいます。

「相手にとって分かりやすいか」を重視しながら、定期的に自分のコミュニケーションを振り返ってみるとよいでしょう。

声のトーンとスピードに配慮する

声のトーンやスピードを意識し、聞き取りやすく分かりやすい話し方をすることも大切です。

また、周りを鼓舞するように勢いづけたいときは明るく元気に、注意事項や指摘事項を伝えたいときは声のトーンを下げて落ち着かせるなど工夫することも効果的です。

TPOに合った話し方ができれば、雰囲気も変わります。ちょっとした工夫がコミュニケーションの印象を変えるため、特に意識してみましょう。

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仕事で必要なコミュニケーション能力を理解してスキルの向上を

コミュニケーション能力が高いと、信頼関係を構築できたり社内の雰囲気がよくなったり、さまざまなメリットが得られます。

結果的に売上や生産性の向上に寄与する部分も大きいため、コミュニケーション能力の強化は積極的におこないましょう。

場合によっては、社を挙げてコミュニケーション研修を実施してもよいでしょう。社内報を活用し意義や目的を広く周知できれば、研修の狙いも伝わります。

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この記事を書いた人

Naohiro Sugiyamaのアバター Naohiro Sugiyama ourly株式会社 マーケティングチームメンバー

ourly magazineのライティングを主に担当。
働くにあたって、自分も楽しみつつ会社も成長できるようなバランス感覚に興味を持ち、ourlyに参画。
純文学と歴史のある喫茶店が好き。おばあちゃんと猫に好かれやすい。

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