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部下とのコミュニケーションに役立つ5つの方法!メリットとNG行動も解説

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部下とのコミュニケーションは、職場における信頼関係を深め、チームの業務効率を最適化する大切なスキルの一つです。

テレワークの長期化で、部下とのコミュニケーションの取り方に課題やストレスを感じている人も多いのではないのでしょうか。

本記事では

  • 部下とのコミュニケーションの目的を確認したい人
  • 部下とのコミュニケーションのコツを知りたい人
  • チーム内で上司と部下とのコミュニケーションを活性化させたい人

以上の方々に役立つよう、部下とコミュニケーションを取るメリット、効果的な方法を解説します。

目次

部下とのコミュニケーションによるメリット

部下とコミュニケーションを取ることで得られるメリットは多く、業務面でもエンゲージメント面にも効果を発揮します。

まずは部下とコミュニケーションを取るメリットを知り、目的意識を身につけていきましょう。

信頼関係の構築

部下とのコミュニケーションがスムーズにできると、信頼関係が構築できます。「信頼できる上司」の存在は、風通しのよい職場に欠かせません。

気軽な雑談はもちろん、業務に関する質問・将来のキャリアビジョン・同僚と円滑にコミュニケーションする方法などさまざまなことを相談できる間柄となるでしょう。

また、上司も部下を信頼し、責任の高い仕事を任せたり自分だけでは手の回らない仕事を依頼したりできます。

両者win-winな関係性を築くためにも、コミュニケーションが大切なのです。

生産性の向上

上司・部下間でコミュニケーションできていると、生産性も向上します。

細かな報告・連絡・相談が滞りなくできるようになり、確認漏れなどのイージーミスが起らない体制を築けるでしょう。

また、必要なタイミングで必要な指示が出せる、指示の内容を正確に理解できるなど多くの効果が生まれ、業務効率も上がります。

スピーディーかつ円滑な業務をするには、特に欠かせない要素と言えるのです。

部下の成長

強いリーダーシップを持ちながら親身に伴走してくれる上司がいれば、部下は自然と「自分もそうなりたい」と考えるようになります。

身近に尊敬するビジネスマンがいることは、成長のきっかけにもなるでしょう。部下に責任感を芽生えさせ、エンゲージメントを向上させることにも役立ちます。

スキルの成長が見込めることはもちろん、精神的にも強化できる可能性が高く、次世代のリーダーを育成しやすくなるのです。

部下とのコミュニケーションの現状と課題

部下とのコミュニケーションが重要だと分かっていても、課題を抱える企業は多いものです。

SNSやLINEなど短文かつ気軽に送受信できるコミュニケーションツールが台頭したことで、オンライン上のコミュニケーションは得意でもオフラインの対面コミュニケーションが苦手な若者が増えました。

また、ニーズやトレンドの変遷が激しく、若手人材とベテラン人材との間でジェネレーションギャップが生まれやすくなっていることもコミュニケーションを阻む要因となっています。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策の影響を受け、テレワークを導入する企業も増えています。

テレワーク中は気軽な雑談や業務進捗の共有に壁を感じやすく、さらにコミュニケーションの難易度が上がることもあるのです。

部下とのコミュニケーションに役立つ5つの方法

ここでは、部下とのコミュニケーションに役立つ方法を紹介します。

「もっと気軽にコミュニケーションしたい」「どうすればお互いに話しかけやすくなるか分からない」という場合は、ぜひご参考ください。

コミュニケーション機会を増やす

コミュニケーション機会を増やし、頻度そのものを上げる方法があります。

一言二言でも会話するよう意識したり、1on1ミーティングなど定期的にコミュニケーションできる場を設けたりするのもよいでしょう。

また、離れた場所にいても気軽にメッセージを送りあえるようチャットツールを導入したり、若手でも使いやすい社内SNSを使ったりすることも効果的です。

1回の密度は薄くても、機会が増えれば自然と会話が弾むようになるかもしれません。

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話し掛けやすい雰囲気をつくる

上司自身が話し掛けやすい雰囲気をつくり、コミュニケーションのハードルを取り払うことも大切です。

フリーアドレスを導入して新入社員と上司を近い席にすれば、思わぬところから会話が生まれるかもしれません。

自分の仕事だけにかかりきりにならず、周りを見て上司から積極的に声をかけていく方法もあります。

また、チャットツールに専用スレッドを開設するなど、同僚の目を気にすることなくコミュニケーションできる場を設けてもよいでしょう。

傾聴の姿勢を心がける

心理的安全性を感じてもらうため、傾聴の姿勢を心掛けます。部下の言うことを頭から否定せず、話を最後まで聞くことを意識してみましょう。

意見をするときもまずは部下の話に賛同・共感する姿勢を見せるなど、ちょっとした工夫が印象を大きく操作します。

心理的安全性が高まると、「間違っているかもしれない意見でも聞いてくれる」「無下にすることなく扱ってもらえている」という充実感を与えられます。

お互いに気持ちのよいコミュニケーションができるよう、対策していくことが大切です。

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部下の立場を尊重する

同じ部署であっても、上司と部下で見えている姿が異なることはよくあるものです。

まずは部下の立場を尊重し、ちょっとした声かけを始めていきましょう。

雑用をしてもらったときにねぎらいの言葉をかけたり、スキルアップを目指して努力している姿を認めて承認したり、さまざまな手法が考えられます。

「信頼している」「尊敬している」という姿勢を感じ取ることができれば、「さらに評価してもらえるよう頑張ろう」とモチベーションが上がるものです。

コミュニケーションもマネジメントのひとつであると捉え、積極的にチャレンジしてみましょう。

明確な目標を共有する

上司と部下の間で明確な目標を共有できれば、「ともに頑張る仲間」という意識を高められます。

目標だけではなく、達成に至るまでのルート・施策・結果が出てからのフィードバックなども充実させていけば、パフォーマンス向上につながるコミュニケーションとなるでしょう。

上司によるトップダウン型の命令だけでなく、部下からのアイディアを募りながらボトムアップ型で進行すれば双方の発言回数が多くなります。

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部下とのコミュニケーションで注意したい5つの言動

部下とコミュニケーションを取るときは、頻度や内容に気を配るだけでなく上司自身の振る舞いも重要です。

下記に当てはまる言動をしていると部下が萎縮してしまい、円滑なコミュニケーションができなくなる可能性があるため注意しましょう。

コミュニケーションに無関心

そもそも部下とのコミュニケーションに無関心であることは問題です。

最低限必要な業務指示とマネジメントだけできていれば問題ないとする考えもありますが、信頼関係やエンゲージメントを構築するにはコミュニケーションが欠かせません。

また、コミュニケーションが円滑な方が業務指示も通りやすく、マネジメント効果も高くなるため覚えておきましょう。

話かけられても問題ない雰囲気を出したり、上司自身がコミュニケーションに積極性を出すことが大切です。

感情のコントロールが苦手

感情のコントロールが苦手な人が上司だと、怒られる・否定されることを怖がり部下は口を閉ざします。

また、機嫌のいいときと悪いときの差が激しく、話しかけるタイミングに困るタイプの上司も問題です。

機嫌に応じて業務指示が左右される場合、パフォーマンスを著しく低下させてしまう可能性もあるため注意しておきましょう。

持論ばかり主張

上司側の持論ばかり主張してしまい、部下の意見をぞんざいに扱っていないか振り返ることも大切です。

どうしても上司の方が経験・実績・ノウハウを持っていることが多く、部下に対しアドバイスや主張を伝えるシーンが多くなります。

そのなかでも部下の考えや気持ちを尊重し、「なぜそう考えたか」「部下がどうしたいか」を聞いてみるとよいでしょう。言い分に耳を傾けてくれる上司がいれば、心理的安全性は確実に上がります。

育てる意識の欠如

上司は通常業務やプロジェクトが問題なく進行するよう管理する立場でもありますが、部下を育てるマネージャーとしての性質も持っています。

部下を育てる意識がしっかり身についていれば、コミュニケーションにも積極的になるでしょう。

反対に数値上で見えるパフォーマンスばかり気にしていて部下の育成・教育に手が回らない場合、尊敬される上司にはなれません。

5年10年後には組織に多大なダメージを与える可能性があるため、長期的な目線で育成していく意識を持つことが大切です。

リーダーシップの不足

リーダーシップが不足していると、業務指示を出しても部下がついてこなくなるものです。

例えば、いつも感情に左右されて論理的ではない業務指示ばかり出してくる上司であれば、自然と部下の不満が溜まるでしょう。部下に責任を押しつけたり、事なかれ主義で課題を直視しなかったりする姿も、上司としての信頼を失うきっかけになります。

リーダーシップがある人には、自然と部下が集まるものです。コミュニケーション機会を増やしつつ、自分自身の振る舞いに問題がないか振り返ってみましょう。

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部下とのコミュニケーションで風通しの良い職場づくり

部下とスムーズなコミュニケーションができれば、生産性向上だけでなく部下の成長も促せます。

コミュニケーションの質にも目を向けながら、信頼関係を構築することが大切です。

まずは身近な話題を取り上げて雑談するなど、コミュニケーションの機会を増やしてもよいでしょう。

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この記事を書いた人

ourly magazineのライティングを主に担当。
働くにあたって、自分も楽しみつつ会社も成長できるようなバランス感覚に興味を持ち、ourlyに参画。
純文学と歴史のある喫茶店が好き。おばあちゃんと猫に好かれやすい。

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