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グループウェアとは?機能と特徴/おすすめサービス10選(無料・有料)【2023年最新版】

グループウェアとは社内での情報交換・コミュニケーション・タスクやスケジュールの共有に活用されるツールです。

テレワークによる働く環境の変化などにより、社内の情報共有などや活用ツールの複雑化などに悩まれてる企業も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、グループウェアの機能と特徴から解説し、おすすめサービス10選を紹介します。

目次

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報交換・コミュニケーション・タスクやスケジュールの共有に活用されるツールです。

コミュニケーション促進や業務効率改善の意味合いで使われることが多く、近年はパソコンのみならずスマートフォンやタブレットからも気軽に操作できるレスポンシブデザインなグループウェアが多数開発されるようになりました。

多数の支店間における情報共有を密にしたい企業や、テレワークなどに対応したい企業で特に多く導入されています。

グループウェアの機能と特徴

ここでは、グループウェアの機能や特徴について解説します。

グループウェアを導入すればどんなことができるのか知り、自社の業務に当てはめながら有効性を考えていきましょう。

機能と特徴

グループウェアに搭載されている基本的な機能は、下記の通りです。

  • 日報作成機能
  • スケジュール管理・共有機能
  • タスク管理・共有機能
  • Webメール
  • チャット
  • 社内SNS
  • 掲示板・回覧板
  • 緊急連絡網・安否確認
  • ドキュメントファイル共有機能
  • ワークフロー機能

社内連絡に必要なほとんどの機能が、グループウェアに搭載されていることが分かります。

なかにはWeb会議システムやマニュアル作成・整理機能があるグループウェアもありますので、自社が必要としている機能に合わせてツール選定していくとよいでしょう。

グループウェアの種類

グループウェアの種類は、大きく分けて2つ存在します。

クラウド型とオンプレミス型、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

クラウド型

クラウド型とは、グループウェアを開発・運用・保守・点検しているソフトウェア会社のシステムを利用するスタイルのことです。

既に開発されているシステムを使うため開発コストがかからず、運用もオンボーディングも非常にスムーズであることがメリットです。

また、インターネット環境とログインID・PWさえあればどこからでもアクセスできるため、テレワーク社員やモバイルワーク社員が多い企業と相性がよいとされています。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、サーバ・ネットワーク・ソフトウェアなどを全て自社で開発・調達するスタイルのことです。

自社の特性や希望に合わせてカスタマイズできるため使い勝手がよく、社内インフラを活用するため外部からの不正アクセスやハッキングに強いことが特徴です。

一方で、1から開発する必要があるため優秀なエンジニアチームが不可欠であり、ノウハウや知識が求められます。

社内SNSとの違い

同じく社内での情報共有やコミュニケーションを活性化するツールとして、社内SNSがあげられます。

TwitterやFacebookのようにちょっとした一言を投稿しやすいことが特徴であることから分かる通り、社内SNSにおける最大の特徴は気軽な情報交換にあります。

一方、グループウェアは業務における情報共有や、業務上必要なマニュアル・ルールブック・報連相をスムーズにおこなうことに特化しています。

どちらもコミュニケーションの活性化につながりますが、業務上必須かどうかで分けて考えるとよいでしょう。

社内SNSについては、下記記事でも詳しく解説しています。

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グループウェア導入のメリット

次に、グループウェアを導入するメリットを紹介します。

前述したような機能を最大限活用することで、業務効率化やパフォーマンス向上につながるケースが多いため、参考にしてみましょう。

情報共有が円滑に

業務上必要な情報がグループウェア上に集約されるため、情報共有が円滑になります。

マニュアル文書を格納しておいたり社内Q&A機能を活用したりすれば、「分からないことがあればグループウェアを見る」というフローを築きやすくなるでしょう。

メール・郵送物・ポストイットや口頭による伝達などが入り混じることなく、情報を一元管理しながら仕事できることもメリットです。

コミュニケーションの活性化

チームメンバーのスケジュールだけでなく、他部署に所属している従業員や他の支店にいる人のスケジュール・タスクを可視化できるため、コミュニケーションが活性化されやすくなります。

話しかけてもよいタイミングが分かりやすく、質問・相談・報告などがスムーズにできるでしょう。

また、メールや電話より気軽かつ一言で連絡しやすく、コミュニケーションの回数そのものが増える可能性もあります。

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業務の効率化

やるべきタスクが優先順位ごとに可視化されたり、必要なマニュアルやテンプレートを毎回検索する手間を削減したりすることで、業務効率化が図れます。

また、ワークフロー機能を最大限活用して経費申請・住所変更・各種社会保険手続き等の申請を電子化することで、申請がどこまで進んでいるか分かりやすくなり、差し戻しの回数も減らすことができるでしょう。

煩雑かつ手間のかかるやり取りの往復をなくせることもメリットであり、短時間でも高いパフォーマンスを発揮することができます。

グループウェアの選び方

ここでは、グループウェアの選び方を紹介します。

自社に合ったグループウェアを選定するためにも、選び方の基準を知り、ひとつずつ比較・検討していきましょう。

導入の目的を明確にする

グループウェアの比較をする前に、グループウェアを導入する目的を明確にしておきましょう。

自社が抱えている情報共有・コミュニケーション・業務効率における課題を見直し、優先順位をつけたうえで解決までのフローをイメージしておくことが大切です。

例えば、ワークフローを進めるうえで二度手間が発生しやすいことに課題を抱えている企業であれば、ワークフロー機能が整っているグループウェアがよいでしょう。

新旧入り混じったマニュアルが同じフォルダに存在していて精査に時間がかかっている場合は、ドキュメント整理機能が豊富なグループウェアがおすすめです。

自社の課題に合わせてグループウェアを選ぶためにも、まずは導入の目的を明確にしておくことが大切です。

導入の範囲を決める

全社一律で導入するのか、総務・人事・経理・法務などバックオフィス部門だけで導入するのかなど、導入の範囲を決定します。

課題を抱えている部署がどこにあるのか可視化しておくことで、範囲を決めやすくなるでしょう。

また、最初は限られた部署のみに導入してスモールステップで拡大していく場合、後々のコストや使い勝手も焦点にしてグループウェア選びをするのがおすすめです。

使いやすいデザインか

ソフトウェアやIT系ツールに詳しくない人でも気軽に操作できるグループウェアであるかを重視し、使いやすいデザインのものを優先することもおすすめです。

選定メンバーにとって使い勝手がいいかだけでなく、実際に使用する従業員でも直感的な操作ができるかという視点を持ちましょう。

「何か新しいツールが導入されたけど、よくわからなくて結局使っていない」という事態を防ぐためにも、事前にチェックしておきたいポイントです。

国内製か海外製か

クラウド型のグループウェアを使う場合、国内製か海外製かをチェックしておきましょう。

世界で広く活用されている海外製グループウェアの場合、豊富な機能があり、使いこなせれば非常に便利なツールであることが多いです。

一方で、オンボーディングサポートやアフターフォローがないケースが多く、メンテナンスや設定変更など長期的な視点で見たときにデメリットが多くなる可能性があるでしょう。

国内製の場合、コンパクトかつシンプルなグループウェアから、多機能でデザインも自由に選べるグループウェアまで多数存在します。

機能・コスト・サポートなど複数の視点で比較し、相性がよさそうなものを選定していきましょう。

グループウェアおすすめ10選

最後に、おすすめのグループウェアをいくつかピックアップしてご紹介します。

それぞれ特徴や料金をまとめていますので、比較・検討にお役立てください。

Microsoft 365

Microsoft365は、Word・Excel・PowerPointなどMicrosoftツールとの相性がよいグループウェアです。

【特徴】

  • メールボックスの容量が1ユーザー50GBと多い
  • ファイル共有機能「SharePoint Online」と連携すればサイト作成も可能
  • 「Skype for Business」が搭載されているためオンライン会議もできる
  • officeアプリケーションのサポートが充実している

【料金】

  • Microsoft 365 Business Basic:1ユーザー540円
  • Microsoft 365 Business Standard:1ユーザー1,360円
  • Microsoft 365 Business Premium:1ユーザー2,180円
  • Microsoft 365 Apps:1ユーザー900円

PublisherやAccessが含まれているか、セキュリティレベルやアクセス・データの制御ができるかなど、機能によって料金が異なります。

【適した企業規模】

1名~300名程度

(それ以上の大企業向けプランも別途あり)

【無料使用期間の有無】

あり(1ヶ月)

URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するオンラインアプリケーションセットです。

【特徴】

  • GmailやGoogleカレンダーとの連携機能が豊富
  • 複数人同時にドキュメント編集できるなど、共同作業に最適
  • アップデートが要らないのでメンテナンスが楽
  • 24時間365日体制でのサポート体制がある

【料金】

  • Business Starter:1ユーザー612円
  • Business Standard:1ユーザー1,224円
  • Business Plus:1ユーザー1,836円

Business Standard以降は、ビジネスシーンでも使いやすいよう、保存容量が2TB以上に設定されています。

Business Plusになると5TBに、反対にBusiness Starterでは30GBまでと制限があるため、事前に検討してみましょう。

【適した企業規模】

~数万人人程度

【無料使用期間の有無】

あり(30日)

URL:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/ 

サイボウズ ガルーン

サイボウズのガルーンは、幅広い世代の現場社員と管理職が使いやすいUIを重視して開発されたグループウェアです。


【特徴】

  • 10人~数万人単位の従業員規模まで幅広く対応できる
  • ITが苦手な人でも直感的な操作がしやすいUIである
  • kintoneやMicrosoft365など外部サービスとも連携可能
  • 日・英・中の3ヶ国後に対応している

【料金】

クラウド版

  • ~300人まで:1ユーザー845円
  • 301~1,000人まで:1ユーザー800円

パッケージ版

  • ~50人まで:600,000円
  • ~249人まで:11,000円
  • ~499人まで:10,000円
  • ~999人まで:9,000円
  • ~2,499人まで:8,000円
  • ~4,999人まで:7,500円

【適した企業規模】

~5,000人程度

※それ以上のユーザー数がいる場合の料金は別途問い合わせ

【無料使用期間の有無】

あり(30日)

URL:https://garoon.cybozu.co.jp/

サイボウズ Office

サイボウズのOfficeは、中小企業向けに特化したグループウェアです。

【特徴】

  • 1ユーザー500円と安価に導入できる価格設定
  • 1ヶ月単位での解約・ユーザー数変更ができる
  • ディスク増設やセキュアアクセスなどオプションで仕様変更できる
  • オンボーディングが丁寧なので初めて導入する企業におすすめ

【料金】

クラウド版

  • スタンダードコース:1ユーザー500円
  • プレミアムコース:1ユーザー800円

パッケージ版

  • スタンダードコース:34,000円~
  • プレミアムコース:45,200円~

【適した企業規模】

~300人程度

【無料使用期間の有無】

あり(30日)

URL:https://office.cybozu.co.jp/

desknet’s NEO


desknet’s NEOは、1ユーザー440円から利用できる国産グループウェアです。

【特徴】

  • 日本企業ならではの課題に対応し、タテヨコの繋がりを活性化できる
  • オリジナルの業務アプリを作れる
  • 複数の機能を同時並行で使える
  • 官公庁から一般企業まで幅広く活用されている

【料金】

  • 1ユーザー400円

オプション

  • 業務アプリ作成ツール「アップスイート」:1ユーザー320円
  • ビジネスチャット「チャットラック」:1ユーザー300円
  • 交通費・経費精算システム:+100円
  • Web会議システム:1会議室10,000円 など

パッケージ版は別途見積もりが必要です。

【適した企業規模】

~5,000人

それ以上の場合はパッケージ版を推奨

【無料使用期間の有無】

あり(30日間)

URL:https://www.desknets.com/

kintone

kintoneは、サイボウズが提供する業務改善プラットフォームです。


【特徴】

  • 散在するExcelやメールを一元管理できる
  • SNSのような気軽なチャットコミュニケーションができる
  • アプリやコミュニケーションスペースを自由に追加できる
  • APIやプラグインなどの拡張機能が豊富

【料金】

  • ライトコース:1ユーザー780円
  • スタンダードコース:1ユーザー1,500円

【適した企業規模】

~10万人程度

【無料使用期間の有無】

あり(30日間)

URL:https://kintone.cybozu.co.jp/

aipo

aipoは、情報共有でチームをひとつにするためのグループウェアです。

【特徴】

  • カレンダー機能が豊富でスケジュール共有に便利
  • wiki機能が搭載されているため社内wikiやQ&Aとして活用できる
  • Gooleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダーと連携可能
  • 1,700社30,000人以上の利用実績がある

【料金】

  • ミニマムプラン:1ユーザー200円
  • ベーシックプラン:1ユーザー350円
  • プレミアムプラン:1ユーザー550円

【適した企業規模】

~1,000人程度

【無料使用期間の有無】

あり(14日間)

URL:https://aipo.com/

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、前述したグループウェア「desknet’s NEO」のクラウドサービスです。

【特徴】

  • 低コストかつ小規模に特化したグループウェア
  • WEB給与明細・WEB勤怠・オンラインストレージなどのラインナップがある
  • メール・電話・チャットによる安心のサポート体制がある
  • ISO27001・ISO9001認証を取得したセキュリティレベル

【料金】

  • ライトプラン:20,000円/年
  • スタンダードプラン:30,000円/年

ディスク容量のオプション追加機能もあり。

【適した企業規模】

~20人程度

【無料使用期間の有無】

あり(4ヶ月)

URL:https://www.j-motto.co.jp/

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、高度な機能と低価格を両立させたグループウェアです。

【特徴】

  • 社内だけでなく社外メンバーも招待して活用できる
  • スケジュール管理・ワークフローなど36機能を搭載している
  • スマートフォンやタブレットからも同じデザインで使える
  • グローバル対応しているので言語切り替えやタイムゾーン対応が容易

【料金】

  • 初期設定費用:50,000円
  • 月額利用料:1ユーザー328円

ライセンス購入の場合は58,000円~(ユーザー数により変動あり)

【適した企業規模】

~3,000人程度

【無料使用期間の有無】

あり(30日間)

URL:https://www.ni-ware.com/

Taskworld

Taskworldは、世界基準のタスク・​プロジェクト管理ツールです。

【特徴】

  • 視覚的なタスク管理に特化している
  • プロジェクト進行に役立つガントチャート機能が豊富
  • プライベート・グループ・プロジェクトごとにチャット作成可能
  • 特定のタスク内での情報共有が簡単にできる

【料金】

  • 5人までのフリーコース:無料
  • プレミアムコース:1ユーザー880円
  • ビジネスコース:1ユーザー1,650円

【適した企業規模】

~500人程度

【無料使用期間の有無】

あり(14日間)
URL:https://taskworld.com/ja/

組織活性化に適したグループウェア ourly

ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。

web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率(記事がどこまで読まれているか)などの豊富な分析機能が特徴的です。

またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制の強みを持ち、新たな社内コミュニケーションを創出する魅力的なツールとなっています。

ourlyの特徴

  • SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
  • web知識が一切不要で簡単に投稿できる
  • 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
  • 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
  • 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる

社内の雑談が減った」「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」といった悩みを抱える方におすすめのweb社内報ツールです。

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自社に適したグループウェアを選ぶ

グループウェアを導入する際は、自社が今抱えている課題や問題点を浮き彫りするところから始めましょう。

何を解決したいのか明確になれば、使いたい機能や規模間も分かりやすくなります。

複数のグループウェアを比較・検討しながら、自社に合ったツールを選定していきましょう。

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この記事を書いた人

Kenta Nakanishiのアバター Kenta Nakanishi ourly株式会社 マーケティングチームメンバー

ourlyのメディア担当。
12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。
その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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