社内で情報共有をする目的とは？共有不足で起こる問題点について解説
コロナウイルスによるリモートワークなど、働き方が大きく変わるなかで、社内での情報共有の大切さを改めて感じる一方、その難しさを痛感している企業や担当者も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みを抱える企業や担当者の方向けに、本記事では社内で情報共有をする目的や、情報共有不足で起こる問題点について紹介します。
社内における情報共有の目的
業務の効率化
組織やチームで成果物を作り上げるときは、常にメンバーへ情報や成果物の共有をすることが不可欠です。メールの場合は、都度のメール対応や成果物の版管理など、煩雑な管理が必要です。とくに、成果物を協働で作り上げるときは、最終版がどれか分からないということはありがちで、同時に編集できないデメリットがあります。
情報共有ツールを活用することで、メールの煩わしさから解放されるほか、成果物は各メンバーがリアルタイムに編集・校正可能で、劇的な業務効率化が期待できます。
ナレッジの蓄積
企業価値を高める重要な鍵といえるナレッジ。このナレッジを活かすには、個人が持つノウハウ・知識といったナレッジを蓄積し、組織で共有・活用する「ナレッジマネジメント」を実践することが不可欠です。
情報共有ツールは、ナレッジの蓄積から活用まで、ナレッジマネジメントを簡単に実現できる便利なツールです。マニュアルや議事録など、豊富なテンプレートで手軽にナレッジを蓄積でき、高度な検索・ラベル機能でメンバーが容易にナレッジを活用することが可能となります。
コミュニケーション促進
円滑なコミュニケーションを実現するために、欠かすことのできない情報共有ツール。部門外や社外メンバーとコラボレーションするときに、劇的な効果もたらします。
eメールでの不要な挨拶や宛先指定など、億劫な作業を省けることで、より手軽なコミニュケーションが可能です。
アプリの通知機能によりメッセージを迅速に確認でき、手軽に返信が可能であることから、コミュニケーションの活発化が期待できます。
従業員エンゲージメントの向上
ミッション・ビジョン・バリュー（MVV）や企業理念など、会社として重要な情報を適切に従業員に届けることで、会社への理解が深まり、従業員の帰属意識の向上や理念浸透が実現され、エンゲージメント向上も期待できます。
情報共有不足によって起こりうる問題
ここまで、情報共有をすることも目的を紹介しましたが、目的が曖昧になっていて情報共有が適切に行われないことでどういった問題が起こるのでしょうか。
代表的な4つの問題をご紹介します。
スキルや知識・ノウハウの属人化
特定の個人がスキルや知識、ノウハウを有しており、それらが属人化してしまうケースはよくあります。
スキルや知識・ノウハウの属人化は、組織としての育成や成長スピードを落としてしまいかねません。
会社は組織で動く必要がある以上、組織全体で成長していかなければなりません。特に小規模の組織は、人手が少ないために業務が属人化する傾向があるので、注意が必要です。
無駄の増加と生産性低下
タスクの進捗や目標が共有されていないと、仕事が重複してしまったり、勘違いからミスを生んだりするなど無駄が発生する恐れがあります。
こうした無駄が蓄積されていくと、結果的に業務の生産性低下につながってしまいます。
自分の仕事の進捗は自分が把握していれば良いという考え方もあるかもしれませんが、チームで仕事をするのであれば、それでは不十分なのです。
社内における情報格差を生む
情報共有は何となくおこなうのではなく、仕組み化することも重要です。
全社員が知っておくべきこと、部署・レイヤー・プロジェクトなど、それぞれの単位で必要な情報が共有される仕組みがなければ、気まぐれな拡散になってしまいます。
こうした拡散方法は、どこかで抜け漏れが発生したり、情報の偏りが出てきたりする可能性があるので注意しましょう。
大きなミスを事前に気づけない
仕事をする上で、ミスは必ずどこかで発生するものです。
しかし、ミスをなるべく最小限に止め、事前に防ぐ努力はしなければなりません。
日頃から定期的な情報共有の文化がないと、失敗前の予兆に気づくことができず、取り返しのつかない大きなミスになってしまいます。
組織の力でミスを防ぐためにも、情報共有は欠かせないものです。
連携やチームワークが低下し組織力低下につながる
情報共有の機会がないと、そもそもコミュニケーションを取ることがなくなり、相互理解の機会まで奪うことになりかねません。
こうした社員どうしの関係性が希薄な組織は、仕事上でも連携が不足し、チームワークに支障をきたしてしまうこともあります。
気付かぬうちに組織力まで低下していたということにならないよう、適切なコミュニケーションは重要です。
ここからは目的別に情報共有ツールを紹介します。
おすすめ情報共有ツール
ここでは、自社の目的に合わせたツール選びをしやすいよう、情報共有ツールを目的別に紹介します。
社内報アプリ・ツール
ourly
ourlyは、株式会社ビットエーが提供する、全く新しい組織改善に特化したweb社内報サービス。誰でも手軽に投稿・閲覧できることはもちろん、豊富な分析機能により組織改善の加速化が実現できます。組織課題の可視化ツールとしても活用可能です。
ourlyの特徴
- web知識不要で、誰でも簡単に投稿可能
- メッセージ浸透度の可視化と従業員エンゲージメント分析の実現
- 運用を楽にする多様なツールの搭載
- 他社（ourlyユーザー）と組織状況比較の実現
- 企業横断分析機能など、他社にはない豊富な分析機能
ourlyの料金プラン
- 無料プラン：なし（無料デモあり)
- アプリ：あり
- 初期費用：あり
- 月額費用：従業員人数により変動、基本料金のみで、すべての機能を利用可能
（※）ourlyの詳細・活用事例はこちらよりご覧ください。
社内SNS・ビジネスチャット
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、Chatwork株式会社が提供する、国内利用者数No．1のビジネスチャットツール。業務効率化と会社の成長を目的に、メールや電話、会議に変わるツールです。
Chatworkの特徴
- 直感的に使えるグループチャット
- 依頼されたタスクをToDoにできるタスク管理機能
- データを一覧・ダウンロードできるファイル管理機能
- 必要なときに会話できるビデオ電話機能
Chatworkの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：ビジネスプラン 500円／名・月、エンタープライズプラン 800円／名・月
（※）表記は、年間プランの金額です。月間プランなどの詳細は、公式HPをご確認ください。
社内Wiki
Qast
Qastは、any株式会社が提供する、組織全体のパフォーマンスを最大化するナレッジ経営クラウド。Q＆Aやメモとして共有することで、手軽にナレッジ共有できる社内Wikiとして活用できます。
Qastの特徴
- 誰でも使えるシンプルなユーザーインターフェース
- Q＆Aとwiki機能で蓄積できるナレッジ
- ナレッジコンサルタントによる支援
Qastの料金プラン
- 無料プラン：10名以下のフリープランあり
- 初期費用：あり（※）
- 月額費用：スタンダートプラン、エンタープライズプランの2プラン
（※）金額等の詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
ファイル共有
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する、誰でも簡単に使えるファイル共有ツール。インターネットがあれば、いつでも、どこでもファイル共有か行える、使いやすく安全なオンラインストレージです。
セキュアSAMBAの特徴
- 操作が簡単、とにかく使いやすい
- 安心の徹底したサポート体制
- ユーザー数無制限の料金プラン
- 非同期型のオンラインストレージ
セキュアSAMBAの料金プラン
- 無料プラン：あり（3ユーザー・5GBまで）
- 初期費用：ライトプラン15,000円、ビジネスプラン35,000円
- 月額費用：ライトプラン 100GBまで15,000円／月、ビジネスプラン 500GBまで35,000円／月、他カスタマイズあり
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
グループウェア
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が提供する、日本人の働き方に合った中小企業向けのグループウェア。手頃な価格で、必要な機能を備えている、安心で使いやすいツールです。
サイボウズOfficeの特徴
- 使い勝手を追求した基本機能
- 使いやすいモバイル・クラウドの充実対応
- 気軽に使える手頃な価格
- カスタムアプリで可能な業務効率化
サイボウズOfficeの料金プラン
- 無料プラン：なし（無料試用あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：スタンダード 500円／名・月、プレミアム 800円／名・月
（※）その他詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
そのほかのツールに関してはこちらの記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
【目的別】情報共有ツール一覧（インナーコミュニケーション カオスマップ）
組織に関する様々な課題は、適切なツール導入によって解決できます。
また、各種施策の実施、新制度の運用を継続的にサポートするツールもあります。
弊メディアでは、インナーコミュニケーションを円滑にするサービスを集めた「インナーコミュニケーションカオスマップ」を作成いたしました。
社内報や社内SNS、社内wiki、グループウェア、人事評価など、用途に応じた主要サービスがひと目でわかるようになっています。
以下ページからダウンロードいただけます。各種サービスのURLまで記載していますので、ツール導入の検討などにお役立てください。
URL：https://ourly.jp/download_industry-landscape-map/
【資料】インナーコミュニケーション活性化ノウハウ ~ 事例集付き ~
インナー（社内）コミュニケーションの活性化は、組織にあった施策を適切に行い続けることで実現します。しかし、組織にあった施策を選ぶことは難しく、成果も見えづらいため、活性化に成功する企業は多くはありません。
そこで弊メディアでは、「活性化施策の一覧表」や「自社にあった施策の選び方」、「成功事例集」をまとめた資料を作成しました。
組織の離職率やエンゲージメントスコア、理念・文化の浸透にお悩みの方は是非ご覧ください。
自社に適した情報共有ツールの導入を検討しよう
この記事では、数ある情報共有ツールから、自社の目的に合わせたツール選びができるよう、情報共有ツール導入のメリットや種類と特徴、おすすめのサービスについて、分かりやすく解説しました。
目的別に、さまざまなツールが提供されている情報共有ツールですが、なかでも社内報アプリ・ツールは、単に、社内報発行の効率化に留まるのではありません。組織メンバーのメッセージ可視化や組織分析など、組織改善の加速化が実現できる社内報ツールがあることも注目です。
この記事を参考に、自社が抱える問題点・課題に適した情報共有ツールを導入し、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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