社内周知とは？【今更聞けない】重要性と効果的にする方法
社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者へ確実に知らせることです。
業務効率の向上やスピードアップが求められる現在では、日々変化するビジネス環境に対応するには効果的な社内周知が欠かせません。また、社内周知にはさまざまな手段があり、自社の課題や目的に応じた方法を選択する必要があります。
本記事では、社内周知が必要とされる理由やうまくいかない理由、そして効果的に社内周知するための3つのポイントを解説します。
社内周知とは？
社内周知とは、業務に必要な情報を、関係者に漏れなく確実に伝えることです。近年のビジネスシーンは、テレワークに代表されるように働き方が多様化しています。こうした環境では、コミュニケーションの方法も変化し、従来の情報伝達手段では対応しきれなくなることもあるでしょう。
しかし、重要な情報は必要な範囲に漏れなく正確に伝わらなければ、業務に支障が出る恐れがあります。企業は情報共有ツールを導入するなど、新たな取り組みにより社内周知の方法を再検討する段階にきているのかもしれません。
社内周知を言い換えると
「周知」という言葉には、2つのニュアンスがあります。「周知徹底」とする場合は、これから多くの人に「知らせる」ニュアンスです。「周知の事実」とする場合は、世間一般に広く知られている「常識」のニュアンスがあります。
社内周知は、前者の「知らせる」要素が強くなりますが、「周知」という言葉は堅い印象を与えるため、状況に応じて言い換え表現を用いることが望ましいといえます。
- お知らせ
- アナウンス
- 連絡
- 告知
- 案内
など、場面に応じて使い分けるとよいでしょう。
社内周知のスピードを上げる重要性
社内周知のスピードを上げることで、競争力の強化が見込めます。スピード感がありストレスのない情報共有が実現することで、タイムリーかつ迅速な意思決定が可能になり、競争力が強化されるのです。
また、情報共有のスピードが高まることは、従業員間の連携強化につながり、組織力の向上にもよい影響を与えます。とくに働き方の多様化が進む現代では、場所や時間に縛られないコミュニケーションが必要です。従業員間の連携が希薄にならないように、社内周知の方法を工夫し情報伝達のスピードを上げなければ、競争力の向上は見込めないでしょう。
効果的な社内周知が必要とされる理由
効果的な社内周知により、情報が正確かつ漏れなくスピーディーに伝わることは、あらゆる無駄を排除することにつながります。円滑な情報伝達によりスムーズな組織運営が可能になり、企業力を向上させるでしょう。
効果的な社内周知が必要な理由は、以下の2点が挙げられます。
- 業務効率を向上させるため
- 適切な意思決定をするため
詳しく解説します。
業務効率を向上させるため
業務に関する情報が周知されていることで、業務効率の向上が見込めます。たとえば、各部署の業務内容が適切に周知されていれば、部署間で業務が重複することが避けられます。業務の抜けや漏れも防げるため、無用なトラブルが発生することなく、スムーズな組織運営が可能になるでしょう。
また、マニュアルなどでノウハウが適切に社内に周知されていれば、経験の乏しい従業員でもスムーズに業務に対応できます。引き継ぎや研修時間が短縮されることで、人材育成が促進され、企業全体の生産性を高めることにもつながります。
適切な意思決定をするため
間違った情報や、タイミングを逃した報告では、適切な意思決定はできません。適切な意思決定には、正しい情報がタイムリーに手に入ることが必要です。このような状態を維持するには、効果的な社内周知が欠かせません。
また、適切な社内周知により有益な情報が広く共有されると、組織全体のレベルアップにつながるメリットもあります。個人の優れたスキルやノウハウを、多くの人材が共有できるためです。従業員の認識も統一が進み、スムーズな意思決定が可能になるのです。
社内周知がうまくいかない理由
社内周知がうまくいかない理由は、3つの側面が考えられます。情報共有の仕組みが確立していないことや、適切な方法がとられていないことが挙げられます。また、従業員の意識も少なからず影響しているものです。
具体的には以下の3点が挙げられます。
- 社内周知に関するルールが整備されていない
- 情報を共有する価値が理解されていない
- 最適なツールを使っていない
詳しくみていきましょう。
社内周知に関するルールが整備されていない
情報共有の仕組みに問題があるパターンです。重要な情報はメールやチャットで伝達するといったルールがないために、口頭での連絡にとどまり、抜け・漏れ・遅延が発生するといったことが例として挙げられます。
情報を周知するタイミングや方法、盛り込む内容がルール化されておらず、個人の裁量に任せてしまっていることが原因です。こうした環境では、社内周知のタイムリーさを欠いたり、内容の過不足が生じたりと、情報の共有と蓄積がうまく進みません。
情報を共有する価値が理解されていない
従業員の意識に問題があるパターンです。重要な情報や自身が持つノウハウを独占したいと考える従業員が多ければ、情報共有が進みません。こうした現象は、社内に情報共有を重視する雰囲気がないなど、組織風土そのものに原因があることも考えられます。
コミュニケーション不足により、業務がスムーズに進まない場合は注意が必要です。従業員には情報の重要性を理解してもらい、気軽なコミュニケーションにより情報交換を促す取り組みが必要となるでしょう。
最適なツールを使っていない
情報伝達の方法に問題があるパターンです。社内の情報共有に何らかのツールを使用している場合は、そのツールが適切に機能しているかを検証する必要があるでしょう。
特定の従業員にしかツールが活用されていないのであれば問題です。このような現象が起きるのは、操作方法が複雑なITツールを導入したために、一部の従業員しか使いこなせないといったことが原因として挙げられます。
デジタル機器を情報共有に活用する場合は、全員が使いこなせるように教育と訓練が必要です。
社内周知を効果的にする3つのポイント
効果的な社内周知を実現するには、共有すべき情報の精査と確実に伝わるルール作りが欠かせません。そのうえで適切なツールを活用することで、社内の情報共有は促進されるでしょう。並行して、従業員の情報に対する意識を高める取り組みも大切です。
社内通知を効果的にするポイントとして、以下の3つを挙げます。
- 1.社内周知する情報の整理
- 2.具体的な周知ルールの策定
- 3.適切な周知手段の選択
以下で解説します。
1.社内周知する情報の整理
周知する情報を過不足なく整理し、無駄を省くことがポイントです。伝えるべき情報が不足していることは論外です。反対に情報量が多く、重要ではない内容が含まれていると、本来伝えなければならない情報がぼやけて伝わりにくくなります。
ホワイトボードや紙を活用した伝達方法も、見直しを検討したほうがよさそうです。アナログならではのよい面もありますが、テレワークなど場所や時間を選ばない働き方には対応できません。適度な範囲でデジタル化を図り、コミュニケーションの無駄を省くことが必要です。
2.具体的な周知ルールの策定
ルールを具体化することも、社内周知を効果的におこなうポイントです。「いつ」「誰に」「どのような内容の」情報を周知するのかを明確化します。ルールが明確になることで、情報共有に責任が発生します。従業員の意識も高まるでしょう。
また、ルールはすべての従業員が簡単に理解できるような、できるだけシンプルなものが望ましいといえます。伝えるべき内容をテンプレート化するなど、必要事項を記入するだけにしておけば、過不足なく情報が伝わり共有スピードの向上が期待できるでしょう。
3.適切な周知手段の選択
社内周知を効率よくおこなうためには、自社の環境に適した手段を選択することが必要です。情報共有ツールを導入する場合は、自社の抱える課題を整理したうえで検討することが欠かせません。
情報の性質によっても、手段は変わってきます。スケジュールやタスクなどの「フロー情報」の周知には、タイムリーさとスピード感が求められます。業務のノウハウなどのストック情報の場合は、検索性の高いツールが適しているでしょう。
周知したい情報の性質と、自社の課題を十分に精査したうえで、情報共有の効率化が図れるツールを導入するとよいでしょう。
社内通知ツールの活用方法
社内周知ツールには、さまざまなものが存在します。チャットツールや社内SNSなどのITツールの活用は一般的になりました。多くの企業で社内周知の手段として活用されてきた「社内報」をデジタル化した、「Web社内報」を提供するサービスもあります。
こうしたサービスを利用する場合は、自社の情報共有の目的や課題に合致したツールを選択することが大切です。あわせて、ツール管理者の育成や、使い方を多くの従業員にレクチャーする人員の確保など、環境面の整備も必要になるでしょう。
社内周知ツールにweb社内報 ourly
ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制に強みがあり、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとしても魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
最適なツールを活用して効果的な社内周知を
社内周知が円滑でなければ、必要な情報が必要なところに届かず、組織運営が停滞する恐れがあります。昨今ではテレワークの普及により、情報伝達の方法を見直す必要に迫られている企業も多いでしょう。
こうしたなか社内周知のデジタル化は、取り組むべき課題といえます。手始めに社内報のデジタル化を検討してみるのもよいかもしれません。
情報は組織運営にとって、もっとも重要なリソースといっても過言ではありません。自社の課題や目的にあった社内周知の方法を検討してみてください。
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