社内コミュニケーションには目標が必要！設定方法や注意点を解説
日々の円滑な業務や従業員のエンゲージメント向上に、社内のコミュニケーションは欠かせません。しかし
「コミュニケーションの取り方に自信がない」
「コミュニケーションを見直して課題解決につなげたい」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。
複雑化するビジネス課題に対し、漠然としたコミュニケーション施策のままでは立ち向かうことができません。本記事では、社内コミュニケーションの目標を立てる必要性や設定方法、さらに注意点や具体例を説明しています。
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、社内でおこなわれるコミュニケーション全般のことを指します。
チーム内での業務連絡はもちろん、業務開始前後の気軽な雑談も社内コミュニケーションに含まれます。
また、上司による業務指示・部門連携による協働・部下による相談など立場を超えたコミュニケーションも頻繁におこなわれているでしょう。
近年はテレワークの導入が広がるにつれ、オンラインで社内コミュニケーションをする企業も増えています。
社内コミュニケーションを活性化するメリット
社内コミュニケーションが活性化すると、報告・連絡・相談がスムーズに実施されるようになりミスやトラブルを予防しやすくなります。
また、心理的安全性が高まることで「職場の居心地がよい」「信頼できる仲間がいる」と実感でき、モチベーションも安定していくでしょう。
エンゲージメントの向上や離職予防としても効果が高く、社内コミュニケーションを活性化するメリットが多岐に渡ると分かります。
社内コミュニケーションに目標が必要な理由
社内コミュニケーション活性化施策をする際は、あらかじめ目標を明らかにしておくことがおすすめです。
その理由として、社内での協力体制を構築しやすいことが挙げられます。
一方的に「社内コミュニケーションを活性化しましょう」と言われても、何のための施策なのか理解できず、疑問の多い取り組みとなってしまいます。
反対に、あらかじめ目標が定められており課題意識を共有できているのであれば、自発的に社内コミュニケーションを取ってもらいやすくなるでしょう。
「コミュニケーションは自分にとってメリットがある」と感じてもらえるからこそ効果が最大化することを理解し、目標づくりから踏み出すことを意識することが大切なのです。
社内コミュニケーションの目標を設定する方法
ここからは、社内コミュニケーションの目標を設定する方法について解説します。
自社が抱えている課題に合った施策を打ち出し、社内コミュニケーション活性化自体が目標になってしまわぬよう注意していきましょう。
1.課題の洗い出し
まずは、自社が抱えている課題を洗い出します。
上司と部下など役職に差がある従業員間のコミュニケーションに難があるのか、縦割り意識が強く部門間連携を前提としたコミュニケーションができていないのかによって、取るべき施策は変わります。
どんなシーンで不便を感じるのか分析し、現場からのヒアリングなども加えながら正確に認識していきましょう。
以下の記事では、社内コミュニケーションに起こりがちな課題をまとめています。こちらも参考にしてみてください。
2.目標の設定
前項で洗い出した課題を参照し、目標を設定します。
どのような状態に至れば目標達成と判断できるか知るために、KPI（重要業績評価指数）のような定量的な指標を定めることが理想です。
例えば、社内SNSを使って社内コミュニケーション活性化を図る場合、「自発的な投稿が1日〇件になったら」「いいねなどの機能を使い社内SNSを活用する社員が全体の〇割になったら」などの目標にする方法があります。
施策が形骸化するのを防ぐためにも、数値目標は必ず定めておきましょう。
3.具体的な手段の設定
目標が決まり次第、具体的な手段を設定します。
既存のツールを使うのか、新しくコミュニケーション活性化ツールを導入するのかも検討します。
業務上のミスやトラブルを防ぎたいのであれば、チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用しリアルタイムな情報共有を意識します。
従業員の定着率向上を目標にするのであれば、1on1ミーティングやフリーアドレスの導入を検討してよいでしょう。
日々の業務を遂行しながら負担なくできるレベルの手段にすることが、成功のポイントとなります。
4.評価基準の設定
「2.目標の設定」で設定した目標をもとに、評価基準を設けます。
あらかじめ掲げていた数値目標を達成できたかに加え、従業員からのヒアリングやアンケートを集めることも大切です。
実際に多くの従業員が「社内コミュニケーションをする機会が増えた」「ミスコミュニケーションが減った」と感じる施策になったか、評価することが大切です。
万が一目標に届かなければ改善するなどPDCAサイクルを効果的に回し、意義のある取り組みとして定着させていきましょう。
社内コミュニケーションの目標を設定する際の注意点
ここからは、社内コミュニケーションの目標を設定する際の注意点に触れます。
よく陥りやすいミスや失敗も紹介するため、自社に当てはまりそうな部分がないかあらかじめチェックしておきましょう。
課題の整理
目標を設定する前に課題を整理し、優先順位をつけることが理想です。
一口に社内コミュニケーションと表現しても幅が広いからこそ、「あれもこれも改善したい」と欲張りな施策になってしまいがちなことを知っておきましょう。
多くのことを目標に据えたために却って目標がブレてしまい、方向性を見失ってしまうことも発生します。
自社にとって特に大きな課題となっているのが何かを見つめ直し、まずはスモールステップで改善していくイメージを持つとよいでしょう。
明確な基準・目標づくり
目標は誰にとっても分かりやすく、かつ客観的な評価をしやすい基準を設けておきましょう。
定量目標・定性目標に加え、短期目標・中期目標・長期目標をそれぞれ定めておくことをおすすめします。
目標がはっきりしていれば、PDCAサイクルを回すのに手間取ることがありません。万が一ズレが生じていたときの改善も早くなり、リアルタイムな意思決定ができるようになるでしょう。
従業員自ら自分の行動を評価しやすくなることも、大きなメリットです。
リーダーの積極性
社内コミュニケーション活性化は、目標として掲げただけでは効果を発揮しません。
現場任せの施策にせず、リーダーやマネジメント層が自ら主体的に動くことが大切です。
例えば、経営層が気軽に声をかけてくれたりリーダーが部下の様子をしっかり確認する風土が形成されれば、自然と社内コミュニケーションは活性化していきます。
オンラインコミュニケーションについても同様であり、リーダーが積極的に参加することで誰もが発言しやすい環境が整うのです。
「まずはやってみせる」を意識し、行動していきましょう。
継続的な進行管理
社内コミュニケーション活性化施策は、スモールステップでできる範囲から導入するのが望ましいとされています。
とはいえ、一度目標を達成できたからといって満足せず、継続的な進行管理をするとよいでしょう。
次は中期目標・長期目標に取り組むなど少しずつフェーズを拡大していけば、社内コミュニケーションはさらに活性化していきます。長期スパンで取り組むことを前提に、管理体制を構築していくことが大切です。
社内コミュニケーションの目標例
短期的な社内コミュニケーションの目標例として、下記が挙げられます。
- 1on1ミーティングを毎週実施する
- 毎月定例でオンラインイベントを開催する
- クレームやトラブルの事例は積極的に共有する
- 顧客情報共有による1時間以内の初期対応徹底
ミーティングやイベントの開催を目標にすることもあれば、ノウハウ・ナレッジの共有を目標にすることもあり、企業が抱えている課題ごとに内容は自由に設定できます。
反対に、中・長期的な目標例として下記が挙げられます。
- 離職率を〇％以下に抑える
- 従業員エンゲージメント指数を〇以上にする
- 時間外労働を〇時間以下にする
社内コミュニケーション活性化をきっかけとして、顧客対応クオリティやワークライフバランスの向上を狙う方策です。
最終的なゴールでもあるため目的意識を明確に持ち、何を達成したいのか見失わないよう意識していきましょう。
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社内コミュニケーションは目標を立てて効果的に
社内コミュニケーション活性化施策は、あらかじめ目標を立てて効果的に取り組むことが大切です。
行き当たりばったりな施策では形骸化しやすく、従業員からの疑問・不安を集める要因になる可能性もあるため注意しておきましょう。
実行する施策は、社内コミュニケーションツールを活用し広く共有することが大切です。
なぜその施策にしたいのか意義・目的・狙いも含めて共有し、協力的な体制を構築できます。詳しくは以下の記事をご覧ください。
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