社内コミュニケーションの課題とは？原因と解決策、事例も紹介
社内コミュニケーションとは、主に仕事を通じた従業員間の意思疎通や情報共有を指します。
業務に必要な指示をはじめ、報告・連絡・相談から、業務には直接関連しない日常的な雑談までが含まれます。社内コミュニケーションが活性化された職場では、適切な情報共有が進み、業務がスムーズに回るでしょう。
しかし、価値観や働き方の多様化などにより、社内コミュニケーションに課題を抱える企業や担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では社内コミュニケーションの重要性や課題について、リモートワークにおいても実践可能な事例を含めて解説します。
社内コミュニケーションのメリットやツールに関してはこちらの記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
社内コミュニケーションのメリット
果たして、社内コミュニケーションは不要なものなのでしょうか。むしろ、業務を効率的に進める上でコミュニケーションは不可欠なものです。
具体的にどのようなメリットがあるのか、解説します。
業務の効率化
社内コミュニケーションが円滑であれば、チームメンバー間での情報共有やタスクの調整が迅速に行えます。
例えば、プロジェクトの進捗や変更点などの情報がリアルタイムで共有されれば、全体の進捗管理がしやすくなり、スケジュールの調整も迅速に行えます。これにより、プロジェクトの遅延やボトルネックの解消が効果的に行えるため、業務全体の効率が向上します。
スムーズな情報共有
社内コミュニケーションの活性化によって情報がシームレスに共有され、各メンバーが最新の情報を把握できます。
これにより、意思疎通が円滑に行われ、プロジェクトや業務に関する誤解やミスが減少します。また、チーム全体が同じ目標や方針を共有しやすくなり、一体感が生まれやすくなります。
離職率の低下
良好な社内コミュニケーションは従業員の満足度向上に繋がります。従業員が自分の意見や考えを積極的に発言でき、上司や同僚とのコミュニケーションが円滑であれば、仕事に対するモチベーションが向上し、働きやすさが増します。
結果として、従業員は組織に長く留まりやすくなり、離職率が低下する傾向があります。これは企業にとって人材の安定性を確保し、組織全体の底上げに繋がるでしょう。
社内コミュニケーションの課題とは？
【図表1】自社の社内コミュニケーションに課題があるか
HR総研が2022年に実施したアンケート調査では、回答者の7割以上が「自社の社内コミュニケーションに課題がある」と感じていることが分かります。
同調査によると、コミュニケーション不足によって生じる具体的な業務障害は「迅速な情報共有」や「気軽な質問や相談ができない」こととされています。
【図表2】社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間
また、社内コミュニケーションに課題を感じる関係性として、「経営層と社員」「部門間」が多く挙げられています。
「経営層と社員」の関係性において重要視されているのは「目指す方向への認識の統一」です。リモートワークなど新しい働き方の浸透や、社会状況を背景とした勤務先企業の先行き不安が、こうした要素への注目の高まりを裏付けていると考えられます。
「部門間」のコミュニケーション不足が発生すると、迅速な情報共有や部門間連携の機能不全が起こります。
また、会社全体におけるコミュニケーションの不足は、社員一人ひとりの不安の増加につながります。不安の原因は、相手の気持ちが分かりづらいこと、仕事の割り振りの意図が分からないこと、評価や転勤、昇進・昇格に与える影響への危惧などが挙げられます。
ここからは、コミュニケーション活性化に伴う課題について、具体的に2つ紹介します。
効果・成果がわからない
社内コミュニケーションの活性化は、数値ベースでの分析が難しく、効果を感じにくい取り組みです。
そこで担当者は、「アンケートやエンゲージメントサーベイで数値ベースで改善すること」「短期間では成果が出にくいこと」を意識する必要があります。
分析・改善は数値ベースで進めることをお勧めします。数値化には、社員アンケートやエンゲージメントサーベイを活用しましょう。また、web社内報ツールから得られる「閲覧率」「リアクション率」等のデータから、コミュニケーション量を可視化することも可能です。
活性化は短期間では実現しません。年単位での変化を追いつつ、それでも全く効果が表れないようであれば、他の施策を試してみましょう。
組織状態を可視化できるweb社内報ツールはこちらの記事で比較しています。
社員が参加してくれない
「社内イベントを実施しても参加してくれる社員はいつも決まっている」といった課題はどこの企業でも起こりうる課題です。
そこで担当者には、参加障壁の低い施策から行っていくことをおすすめします。例えば、社内SNS・社内報などのツール導入です。
社内SNSであれば、コミュニケーションの中心として機能させることが可能です。テレワークでも雑談からコミュニケーションを活性化させたい場合は、コメント機能つきのweb社内報を運用することで、オンラインでの気軽な会話が発生するでしょう。
このように参加障壁の低い、つまりコミュニケーションに使われている主要媒体の置き換えを検討してみてはいかがでしょうか。
社内コミュニケーションに課題が生じる原因と解決策
社内コミュニケーションに生じる理由は、主に以下4つ挙げられます。それぞれ詳しく解説していきます。
- 経営層や他部署のことをよく知らない
- 社員1人ひとりのことをよく知らない
- テレワークで顔を合わせない
- コミュニケーションツールが組織に合っていない
経営層や他部署のことをよく知らない
多くの企業では、経営層と一般社員の間で日常的なコミュニケーションが図られることは少ないのではないでしょうか。
しかし経営層は、その中でも会社のビジョンや長期的な目標を社員に示さなくてはなりません。企業としての理念を浸透させる必要もあるでしょう。
また、規模の大きな企業ほど、部署間のコミュニケーションが薄くなる傾向があります。情報共有が上手くいかなければ、部署間の連携がとれずスムーズに業務が進まないことも考えられます。
こうした課題の解決には、情報発信の量と頻度を増やす施策が有効です。
経営層がビジョンや経営目標を発信する機会を増やしたり、各部署の仕事内容やメンバーの紹介をしたりといった、情報発信をすると良いでしょう。
具体的な方法としては、社内報や社内SNSの活用が挙げられます。とくにWeb社内報は、テレワーク環境下でも手軽に情報発信できるツールとして注目を集めています。
社員1人ひとりのことをよく知らない
社員同士がお互いのことをよく知らないことも、社内コミュニケーションが進まない原因です。
「気軽な質問や相談ができない」ことが仕事を進める上で、ストレスになることは前述しました。質問や相談が気軽にできる関係性を築くには、普段からのコミュニケーションが欠かせません。
そのためには、社員一人ひとりの「人となり」を知ってもらうことが有効です。
パーソナルな情報は雑談のきっかけになり、コミュニケーションを促進します。
社員一人ひとりの仕事内容や役割、勤続年数などの情報が全社で共有されていれば、コミュニケーションが取りやすくなります。差し支えのない範囲で、趣味や興味をもっていること、仕事に対する価値観などが盛り込まれていると、より親しみを感じやすくなるでしょう。
こうした情報の共有にも、web社内報や社内SNSの活用は有効です。また、社内イベントや社員研修も、きっかけづくりに最適な方法です。
テレワークで顔を合わせない
新型コロナウイルス感染症の流行により、テレワークの普及が大きく進みました。テレワークの環境下で生じる課題は特殊です。
例えば、オフィスで顔を合わせる機会が激減したため、お互いの業務の進捗が把握できないという問題が発生しています。とくに、上司は部下の勤務状況を管理できないことが大きなストレスとなり、さまざまな弊害が起きました。
また上司/部下に関わらず、社内コミュニケーションが希薄になることにより、孤独と不安を感じ、精神的に不安定になるといった問題も生じているようです。
こうした新たな課題を克服するには、webを介したツールの導入により、社内コミュニケーションを活性化させる必要があります。
グループウェアやチャットツールを用いてお互いの業務の進捗を把握したり、ビデオ会議システムによる会議を定期的に開催したりといった方法が考えられます。
コミュニケーションツールが組織に合っていない
すでに、なんらかのコミュニケーションツールを導入している企業も多いでしょう。
しかし、ツールを導入したけれども活用が上手く進んでいないという課題も、新たに発生しているようです。
さまざまなコミュニケーションツールが提供されていますが、自社の現状にそぐわないサービスを導入すると活用が進まず、かえってストレスを感じるようになります。
自社の社内コミュニケーションのどのような点に課題があり、どう解決を図りたいのか目的を明確にした上で、ツールの導入を検討しなくてはなりません。例えば、解決したい課題がコミュニケーションの円滑化なのか、コミュニケーションスキル向上なのか、情報共有の促進なのかによっても適したツールは違ってきます。
ツールの導入を検討する際は、それぞれのサービスの特徴を十分に理解し、自社の組織と解決したい課題にマッチしているかを十分に検証してください。
こちらの記事では、社内コミュニケーションツールの選定ポイントや注意点について紹介していますので、ぜひご覧ください。
社内コミュニケーションの課題を解決する8つの施策
ここでは、社内コミュニケーションを活性化させるための、具体的な施策について見ていきます。テレワーク環境下で効果を発揮するものと、従来のオフィスワークにおいて有効な施策の両面から紹介します。
社内報
社内広報の取り組みとして、社内報を社員やその家族に発行する企業は多いでしょう。
従来は紙媒体としての社内報が主流でしたが、テレワークが普及した昨今では「web社内報」が注目を集めています。
経営層からのメッセージをはじめとした、社内のあらゆる情報を動画で発信できるため、より鮮明に情報を伝えることが可能です。
また、SNSのように社員の側からの情報発信により、コミュニケーションの活性化も期待できます。
社内報制作・運用に役立つ情報はこちらにまとまっています。
社内イベント
スポーツ大会や飲み会などを会社が企画して、業務外のコミュニケーションの促進に効果的な施策が社内イベントです。
社員同士の気軽なコミュニケーションが活性化するため、業務外の会話が増えたり部署間の交流のきっかけとなったりという良い効果が期待できます。
新型コロナウイルスの影響で、従来のような集合してのイベント開催は難しいため、オンライン上で楽しめる社内イベントにシフトする企業も増えています。
従業員アンケート
従業員アンケートを実施し「社員の本音」を把握することも必要な施策です。
社員が会社に対しどういった考えをもっているかを知ることにより、組織課題の改善ポイントが明確になるといった効果が期待できます。
また、昨今のテレワーク環境下で、社員が抱える問題や不安を把握するためのアンケートを実施するのも良い取り組みです。
こうしたアンケート結果をweb社内報で発信し、共有を図ることで社員は安心感を得られるでしょう。
イントラネット・社内SNS
イントラネットや社内SNSの活用も、社内コミュニケーション活性化に有効な取り組みです。
イントラネットは社内情報の蓄積に効果を発揮します。ナレッジの共有も推進できるでしょう。
社内SNSはラフで気軽なやり取りができるため、上司と部下、部署間といった立場を超えてのコミュニケーション活性化に効果が期待できます。
社内SNSは社員しかアクセス権限がなく、情報漏洩のリスクが避けられます。また、プライベートに干渉されたくない社員が、抵抗なく使えることもメリットです。
ミーティング・1on1
1on1とは、主に上司が部下と1対1で定期的に短時間の面談を実施し、課題の共有や問題解決に必要な支援をすることです。
1対1で定期的に実施することによって、元々のコミュニケーション能力に関係なく、コミュニケーションの活性化と信頼関係の構築に効果が期待できるでしょう。
上司と部下の間でコミュニケーションが深まり信頼関係が構築できれば、普段は口にしないような本音を共有することもできます。
1on1ミーティングは、ビデオ会議システムを活用しても実施できるため、テレワークにおける不安や孤独の解消に役立つのではないでしょうか。
社員食堂
会社施設内に社員食堂やカフェが設けられていることも、社内コミュニケーションの活性化につながります。
昼食時や休憩時に自然と人々が集まるようになり、部署や役職の垣根を超えた交流が生まれやすくなるでしょう。
食事やお茶をしながらであれば、プライベートや趣味の話などの雑談がしやすいものです。
味が良くてリーズナブルであることはもちろん、栄養面に気を配ったメニューを提供するなど特色があることが利用者を増やすポイントです。
オフィスレイアウト
オフィスレイアウトも工夫次第によっては、社内コミュニケーションの活性化に効果を発揮します。
フロア内に複数の打ち合わせスペースを設け、ミーティングが気軽に行えるようにするのも良いでしょう。最近ではフリーアドレスといって、個人ごとのデスクを設けずフロア内のどの場所で作業しても良いとする企業もあります。
自然な会話が生まれやすいレイアウトを工夫することで、風通しの良い職場環境が構築され、従業員満足の向上にもつながるでしょう。
社員研修・ワークショップ
社員研修やワークショップを定期的に開催することは、社員のスキル向上だけでなく社内コミュニケーションのきっかけづくりに効果的です。
普段は業務で関わりの薄い部署のスタッフと、席を同じくして研修を受講することで社内に知り合いが増え、交流のきっかけとなるでしょう。
コロナ禍の昨今では、研修をオンラインで開催する企業も増えています。対面での交流が図りにくい今、高い頻度でオンライン研修を開催すると、コミュニケーションの改善につながるのではないでしょうか。
社内コミュニケーション活性化の成功事例5選
コロナ禍以降、テレワークを推進している企業では、現在も独自の社内コミュニケーション向上の施策を講じています。
ourly Magazineでは、過去に社内コミュニケーションを活性化するための企業のユニークな取り組み事例を60選以上紹介した記事を公開しています。
本記事ではそのなかでも、とくにユニークな取り組みを実施している事例を5つ紹介します。
株式会社LayerX「新入社員と代表のwelcomeランチ会」
SaaS+Fintechスタートアップとして注目を集める株式会社LayerXでは、オンラインとオフラインそれぞれで施策をおこなっています。
2023年時点でもフルリモート社員と関東圏在住でオフィスに出社する社員が混在している株式会社LayerXでは、「出社メンバーの間で知らないうちに物事が進んでいた」「決定事項がどのような過程で決まったのかわからない」といった、ハイブリッド型ならではの社員間のギャップが生じることがありました。
そこで、情報の透明性を担保するためにドキュメント文化をより重視し、誰もが同じ情報を確認できる状態を作ることにしました。社内SNSでは、雑談専用チャンネルを自由に作成・参加できるようにもしています。
オフラインでは、新入社員を対象に代表とのwelcomeランチを必ずおこない、カジュアルに会話ができる場を設けることでトップとも話しやすい環境を作っています。また、3ヶ月ごとに全社の締め会と懇親会をセットにしたオフラインコミュニケーションの機会を設けています。
オンラインとオフラインの両面から施策を実施することでハイブリッド型勤務にも対応した成功例です。
株式会社Cygames「漫画のweb社内報」
ゲームやアニメーションの企画・制作事業を展開する株式会社Cygamesでは、創業当時から社内報を発行しています。当初は紙媒体でしたが、急速な社員数増加に伴って、バックナンバーを残しやすくカルチャーの定着により有効なwebに切り替えたといいます。
さまざまな企画の中で、特に反響が大きかったのが漫画コンテンツです。新人の主人公が業務のなかで抱える悩みに、先輩が具体的な解決策やアドバイスをすることで成長していく内容となっています。
株式会社Cygamesが大切にしたいカルチャーや考え方をもとに作られたコンテンツで、企画を開始してから数年経過した現在でも人気コンテンツになっています。
ユナイテッド株式会社「社内ライブ配信企画『みどりの部屋』」
ユナイテッド株式会社はDXプラットフォーム事業を展開する企業です。同社では、広報担当者が主体となり「みどりの部屋」というユニークな社内ライブ配信企画を実施しています。テレワークにともなう「気軽な会話の減少」に危機感を覚えたのがきっかけでした。
具体的には約30分のライブ配信に毎回一人の社員に登場してもらい、さまざまな話を聞くことで、その人の「人となり」を知ってもらうというものです。
MVP受賞者に仕事術をインタビューしたり、新入社員に登場してもらい、顔と名前をたくさんの社員に覚えてもらったりと、さまざまな企画で配信をおこなっています。
視聴した社員からは、「実際に社員に会っているような感覚で、テレワークの孤独感が解消される」、新入社員からも「他部署の社員のことを知れる」といった感想が出ているそうです。
コロナ禍に始まった施策ですが、コロナ禍明けの現在にも有効だと言えるでしょう。
カルビー株式会社「オープン社外報」
菓子メーカーであるカルビー株式会社は、2021年の3月より新たな取り組みとして、カルビー公式noteを立ち上げオープン社外報を公開しています。
目的はカルビーのファンである消費者に親近感をもってもらうことでした。
掲載される記事は、商品開発の秘話や社員の思いを発信する内容のものが多く、認知度が高いロングセラー商品のネーミング由来なども紹介されています。
社内からの反響も大きく、社員から取材の依頼や記事内容のリクエストがあるなど、新たなコミュニケーションのきっかけにもなっているようです。社内からの反響が大きいのは、社外向け広報でありながら、まず自社の社員に記事を読んでもらうことを第一に考えて運営されていることが要因でしょう。
株式会社エン・ジャパン「バーチャルオフィス」
株式会社エン・ジャパンは、転職求人サイトをはじめとした、さまざまな人材サービスを提供する会社です。
テレワークへの取り組みを推進し、2021年12月の時点でテレワーク率は9割を超えました。コロナ禍が明けてからもハイブリッドや在宅での勤務が可能になっていますが、心身に不調を訴える従業員が出てくるようになりました。
そこで、同社ではテレワークによる社員の精神的孤立を防ぐため、バーチャルオフィスを導入しました。バーチャルオフィスとは、web上に自社のオフィスを模した空間を構築し、そのなかに社員それぞれのアイコンを表示させます。そのアイコンを動かすことで人との会話や、情報共有ができるというツールです。
まだ業務が自己完結しにくい若手社員が、気軽に先輩社員に質問できるようになるなど、コミュニケーションの改善につながっているようです。
社内コミュニケーションが活性化するWeb社内報ならourly（アワリー）
ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制に強みがあり、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとしても魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
円滑な社内コミュニケーションで快適に働く
新型コロナウイルスの感染拡大によりテレワークが推進され、従来では発生しなかった社内コミュニケーションの課題に直面している企業は多いのではないでしょうか。
この記事では、こうした社内コミュニケーションの課題に対し、ユニークな手法で対応している事例を紹介しました。
社員の心身の健康を守り、生産性を維持・向上させるには社内コミュニケーションの不和を生じさせてはいけません。
テレワークの環境下でも、社員が快適に働ける環境を提供することは、企業として取り組むべき優先課題といえるでしょう。
ぜひ自社の取り組みを検討してみてください。
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