生産性向上とは？取り組む目的やメリットと注意点・効果的な施策10選を紹介
生産性向上とは、投資に対して得られる利益の最大化を図れている状態のことを指します。
コロナの影響によるリモートワークの定着などで、働き方やコミュニケーションの形は大きく変わり、コロナ禍以前にもまして「ワークライフバランス」を重視する傾向にあります。
ワークライフバランスなどを考慮する上で欠かせない問題として挙げられるのが「生産性向上」です
そこで本記事では、生産性向上とは何か、目的とメリットを詳しく解説した後、効果的な施策10選と注意点を紹介していきます。
生産性向上とは？
生産性向上とは、投資に対して得られる利益の最大化を図ることを指します。
「生産できた商品サービスの量および付加価値額」÷「投資額」で算出可能です。
ここで表す「投資」とは、従業員に支払う給料や採用費用などを含む人的コスト、機械などにかかる物的投資コスト、原材料の確保などにかかる仕入れコストなどありとあらゆる投資を含んでいます。
つまり、この数字が大きいほど生産性が高く、リソースを最大限活用できていると分かるのです。
生産性の種類
生産性向上について考える際は、2つの種類に細分化してイメージするのがよいでしょう。
ひとつは、物的生産性です。
従業員ひとりあたりがどれくらいの商品・サービスを生産できたかを図る指標であり、「物」をベースを考えるため物的生産性と呼ばれています。
工場において今と同じ量を少ない人数で生産できれば、物的生産性が上がったと言えるでしょう。同様に、少ない設備投資で同じ物量を生産できた場合も、物的生産性が向上したと分かります。
もうひとつは、付加価値生産性です。
「会社が生み出した価値」をベースに考える手法であり、少ないコストで粗利を多くするようなイメージをするとよいでしょう。
消費者の目を惹くような洗練されたデザインや使い勝手のいいアフターサポートをつけて付加価値を演出し、利用者を増やすことにより生産性向上を図る方法です。
これらを分けて考えると、自社にとって足りないのはどちらかイメージしやすくなります。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上と業務効率化は同時に叶えたいものとして話題になることが多いですが、実は少し性質が異なります。
業務効率化は、業務フローやミスコミュニケーションをなくすことで効率的な働き方ができるようになり結果として生産性向上を図る「手段」のひとつです。
生産性向上は「目的」そのものであり、投資を少なくして大きな利益を得ることを指している場合が多いでしょう。
一見似たような言葉に感じられますが、分けて考えることで自社が目指す方向がより明確になります。
生産性向上の目的とメリット
ここでは、生産性向上を目指す目的・メリットを解説します。
どんな業種・職種でも生産性向上がキーワードとされていますが、改めてその意義を確認していきましょう。
労働環境の是正（働き改革の実現）
より短い時間で今と同じもしくはそれ以上の生産ができた場合、労働環境の是正が叶います。
残業が短くなったり休日出勤がなくなったりすることで、ワークライフバランスを実現しやすくなるでしょう。
そうなると「会社が変わっている」「生産性向上を図れるようになった」と現場社員が肌で感じやすく、モチベーションを上げる要因になることもあります。
また、時間に余裕が生まれることで新しい取り組みやイノベーティブなアイディアが出やすくなるため、ウェルビーイングな働き方をするうえでも効果的です。
競争力の向上
生産性が向上し、少ない投資でより多くの利益を得られれば、市場における競争力が向上します。
常に安定した成果を出すことで消費者や取引先から高い信頼を得たり、これまで余分にかかっていた投資を他に回して新たな商品開発に着手できたりすれば、企業としての底力が上がるでしょう。
福利厚生を充実するなど社内改革にも着手しやすく、上記で紹介した働き方改革への取り組みとしても有効です。
国際競争力を上げて世界を視野にいれたビジネスができる可能性も高まり、可能性の幅が広がります。
コスト削減
生産性を向上できれば、少ない時間で同じ利益を得ることができます。
残業代・新規人材の採用費・オフィスや工場の光熱費などを削減しやすく、財務状況が良好になります。
健全な資金繰りができたり、これまでコスト不足で着手できていなかった新しい取り組みができるようになったり、さまざまなメリットが得られるでしょう。
また、社員の給料・賞与アップなどに回す企業も多く、従業員満足度を上げる手法としても有効です。
人手不足の対応
生産性が低いと、ひとつの仕事をこなすだけでも複数の人員が必要になります。
少子高齢化に伴って労働人口が減少している昨今、人手不足に苦しむ可能性が出てくるでしょう。
反対に、生産性向上が図れていると少ない人員で業務をまわしやすくなります。
採用・教育にかかるコストも削減できるなどメリットが多く、人手が足りないことに悩むことも減らせるのです。
生産性向上させる10の施策
次に、生産性向上を図る具体的な施策を紹介します。
自社業務と照らし合わせながらイメージし、導入までのステップを描いていきましょう。
業務内容の見える化
業務内容を見える化し、やるべき仕事・納期を明確にする方法です。
まずは自社もしくは担当部署が抱えている仕事を全てリストアップし、ルーティンワークがどれか、新しいことを生み出すための仕事がどれか、分類するとよいでしょう。
また、どの業務が何のためにあるのか紐づけて考え、何となく習慣化しているだけの仕事がないか探っていくことも効果的です。
このステップを踏むことで日次・週次・月次・年次業務が分かり、迷うことなく業務に着手できるようになります。
ムダな業務の洗い出し
ムダな業務がないか洗い出し、業務効率化による生産性向上を狙う方法です。
古くからの習慣でルーティン化しているだけの業務がある場合、何のための業務なのかを考え、場合によってはなくしてしまうこともひとつの手段でしょう。
不要な会議を減らしたり非効率な業務をカットしたりすることも効果的です。
また、ミスコミュニケーションによる複数回のダブルチェックや業務の被りが生じていないか確認し、社内コミュニケーションを促進することも近道です。
業務の標準化（ノウハウ・情報共有の仕組みづくり）
誰が担当しても同じクオリティの業務ができるよう、マニュアルを整備したり社内研修を充実させたりする方法です。
ノウハウを共有し合いながら「人」ではなく「会社」にナレッジを蓄積し、業務の標準化を図るとよいでしょう。
そのためには、チャット・社内SNSを活用して社内コミュニケーションを活性化し、情報共有する仕組みをつくることが肝心です。
業務が属人化しないよう配慮しながら、社内報などによる全体への情報発信も進めていきましょう。
テクノロジー（IT技術）の導入・自動化
RPA（＝Robotic Process Automation）やAIなどテクノロジーを導入し、自動化できる業務を自動化する方法です。
人手を介すことなく業務が進行するため生産性を向上しやすく、ヒューマンエラーや業務の抜け・漏れを防ぐ効果も期待できます。
近年は厚生労働省や経済産業省が企業のDX化を促進しはじめ、補助金・助成金制度も充実してきました。
中小企業デジタル化応援隊事業や戦略的基盤技術高度化支援事業も始まっているため、ニュースやプレスリリースをチェックしながら導入してみましょう。
コア業務とノンコア業務の集中と選択
自社の利益を生み出す根幹である「コア業務」と、それを支える「ノンコア業務」との境界線を明確にし、集中と選択を繰り返す方法もあります。
例えば、売上に直接響くコア業務には、積極的に投資するのがよいでしょう。
社内向けの報告書・議事録・ワークフロー申請など事務的な手続きはなるべく簡略化もしくは自動化し、ノンコア業務に割く人員を削減することもポイントです。
前述したテクノロジー技術の導入も視野に入れ、どの業務により多くの人員を集中させるべきか、選択していきましょう。
また、こういった決定はマネージャーなど上層部が積極的に行う必要があります。
人事（評価）制度の見直し
従業員ひとりひとりが快適かつモチベーション高く働けるよう、人事評価や人事制度を見直すことも効果的です。
例えば、上司の好き嫌いだけに左右されることなく公平かつ透明性の高い人事評価システムを導入している企業は、従業員満足度が上がりやすくなるでしょう。
「会社のために貢献したい」という前向きなやる気を促進しやすくなり、パフォーマンスアップによる生産性向上が期待できます。
また、テレワークでも社内情報格差なく働けるような工夫や、適性を重視した人事配置をすることも、生産性向上に有効です。
アウトソーシングの活用
ノンコア業務やルーティンワークをアウトソーシングし、従業員が本業に集中できる環境を整える手法です。
まずは、直接雇用している従業員が担当する場合とアウトソーシングした場合のコスト感を正確に比較し、どちらの方がコストダウンできそうか試算するのがよいでしょう。
「アウトソーシングには大きなコストがかかる」という先入観を払拭し、よりメリットの多い方を選択することが効果的です。
単純作業はもちろん、総務・経理・人事・法務など専門知識を有する業務の一部を専門家に外注することで、ミスのない確実なクオリティを期待することもできそうです。
従業員のスキルUP
従業員のスキルUPを図り、生産性を上げていく方法です。
代表的な事例として、営業職がおこなうロールプレイング研修が挙げられます。
顧客とコミュニケーションを取る手法や効果的なヒアリングフローを学び、より確実にクライアントを確保することができれば、少ない人員・時間でも高い利益を得られるでしょう。
同様に、カスタマーサポートの質を上げてユーザーのリピート率を上げたり、ITツールの使用スキルを上げてDX化を促進したりすることも効果的です。
従業員のモチベーションUP
どんなに環境を整えていても、ライフスタイルの変化やプライベートでの出来事から影響を受けて働くモチベーションは常に変化します。
会社が従業員のモチベーションに目を向け、仕事に対する前向きなモチベーションを喚起させる取り組みをするとよいでしょう。
モチベーションを可視化できるツールを使ったり、定期的に1on1ミーティングを実施して会社と個人の方針にズレがないかチェックしたりすれば、早期の段階でモチベーションダウンに気づきやすくなります。
従業員のエンゲージメントUP
従業員のエンゲージメント（＝組織への愛着）を上げ、生産性向上を図る手法もあります。
特に効果的なのは、上司・同僚・部下などチームメンバーと信頼性を構築することです。
社内パーティーやランチ会によるオフラインでの交流はもちろん、オンラインで気軽にできるイベントや社内報など自社理解を深める取り組みを積極的におこない、会社の魅力を伝えることがポイントです。
「この会社にしかないもの」を実感してもらうことがエンゲージメントUPにつながるとイメージし、施策を打つとよいでしょう。
生産性の向上には ourly
ourlyは、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、閲覧率や読了率（記事がどこまで読まれているか）などの豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、社内報運用を成功に導くための豊富な伴走支援体制に強みがあり、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとして活用できることが魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
「エンゲージメントスコアが低い」「離職率が高い」「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」といった悩みを抱える方におすすめのweb社内報ツールです。
生産性向上を図る4つの注意点
最後に、生産性向上を図るうえで注意すべきポイントを紹介します。
誤った運用をすることで会社からの一方的な施策になり、却って効果が半減したり従業員の気持ちが離れていってしまったりすることもあるでしょう。
下記のようなポイントを参考に、実行してみることをおすすめします。
過度なマルチタスク
同じ業務に集中させすぎることによる飽きを防ぐためにと、過度なマルチタスクを期待するのは避けましょう。
性質が異なる複数の作業を同時並行することで集中力が削がれるほか、ストレスが増えることによって生産性が低下するリスクを孕んでいます。
最悪の場合、「どの業務も中途半端」と感じさせてしまい、モチベーションが下がる可能性も出てきます。
マルチタスクを任せる場合は少数に留め、かつスキルや経験が活かせるものを任せていくのが理想です。
長時間労働・時間外労働
どんなにモチベーションが高くても、長時間労働・時間外労働が常態化していると疲れが溜まってしまいます。
ストレスによるミスが増えて自信をなくしたり、作業現場での怪我やトラブルが増えたり、デメリットの方が多くなってしまうこともあるでしょう。
労働時間を増やすことで一見生産性が向上したように見える瞬間があるかもしれませんが、あくまでも短期的なものであり、根本解決にはなっていないことを認識すべきです。
個人の労働力頼み
特定の従業員に業務が偏ったり属人化したりすることは、ナレッジの蓄積をするうえでも大きなデメリットになります。
また、「繁忙期には残業をして帳尻を合わせればいい」などマンパフォーマンス頼りの施策でゴリ押しすることは、ストレスや体調不良の原因となります。
業務効率化を図れるITツールの導入やムダの削減に力を入れ、業務量そのものを減らすような取り組みを優先させていきましょう。
経営陣の一方的な施策立案と実施
生産性向上を図ろうとするあまり、現場の声を無視した一方的な施策になってしまうことにも注意が必要です。
施策が形骸化しやすく、一時的に効果が見えたように見えても数字上の評価だけに留まってしまう可能性があるでしょう。
従業員の働きやすさなど目に見えない部分にしわ寄せがきて、気づいた時には多くの人のモチベーションが下がっていたというケースも耳にします。
経営陣だけでなく現場社員やマネジメント層も含めたプロジェクトチームを立ち上げ、自社にとっての理想的なスタイルは何か、探っていきましょう。
生産性向上の一歩に社内報を
生産性向上は、市場での競争力を上げたり人手不足を解消したりするために必須の取り組みです。
社内コミュニケーション活性化による業務効率改善や、エンゲージメントUPによるモチベーション向上を図り、従業員ひとりひとりが自分の実力を遺憾なく発揮できる会社を作り上げていくのがよいでしょう。
施策の第一歩として、双方向のコミュニケーションを実現する社内報を導入することも効果的です。
生産性向上に向けた経営層の思いを広く伝え、意義や目的を理解してもらうことが大切です。
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