社内報は、自社の情報共有や組織活性化に非常に役立つツールです。
その一方で、
「社内報を自社で作るのと外注するのと、どちらの方がメリットが多いか分からない…」「社内報を外注するのは費用が高いイメージがあるけれど、安く抑える方法はないの？」
と悩む企業担当者も多いのではないでしょうか。
今回は、社内報を自社制作する場合と外注・委託する場合それぞれのメリット・デメリットをピックアップしながら、費用感を解説します。安く抑えるポイントや業者選定時の注意にも触れますので、是非参考にしてみてください。
社内報に関してはこちらの完全ガイド記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
社内報の目的と制作方法
社内報の目的は、大きく分けて3つ存在します。
- 情報共有・情報発信
- 自社理解の促進・理念浸透
- 組織活性化
効率よく情報を共有したり発信したりする手段や、社員の自社理解や企業の理念浸透、さらには組織活性化を目的として社内報を活用する企業も増えています。
社内報の目的に関する詳細はこちらの記事で詳細を解説していますので、こちらの記事をご覧ください。
社内報の種類は、紙社内報とweb社内報に分類され、制作方法は自社制作もしくは外注・委託によっておこなわれます。
次項でそれぞれのメリット・デメリットを詳しくみていきましょう。
社内報を内製化（自社制作）するメリット
まずは、社内報制作を内製化（自社制作）するメリットを確認していきましょう。
費用が抑えられる
社内報を内製化する大きなメリットは、費用が抑えられることです。
記事下部でも紹介していますが、デザイン会社や編集会社に委託・外注する場合、それなりの費用がかかります。
社内報の文章量や発行頻度、発行部数によっては、社内報制作費用が大きく膨らんでしまうこともあるでしょう。
印刷や製本だけを外部に外注し、中身は自社で制作するのであれば、制作工程にかかる費用を抑えることができます。
得た知識を他の業務にも活かせる
次に、社内報制作で得た知識を他の業務に活かせるというメリットも存在します。
社内報制作には、企画・編集・ディレクション・デザインなどさまざまなスキルが必要になります。そのため、営業資料や株主総会資料の制作に役立てたり、企画進行を担うディレクターとして活躍したり、他の業務に知識を活かしやすくなります。
自社にノウハウが蓄積するという意味でも、大きなメリットを得られるでしょう。
自社の文化・雰囲気にあった社内報を制作できる
社内報を内製化するメリットとして、自社の文化・雰囲気にあった社内報を制作できる点が挙げられます。
自社マインドの高い人材が直接制作するため、自社文化や背景に合わせた制作が可能です。狙い通りの社内報になりやすく、結果として経営層から現場社員まで全員が満足できる内容になることが期待できます。
また、外部の業者には共有しづらい内容など、自社制作だからこそ共有できる情報があることもメリットです。
外部とのコミュニケーションコストを削減できる
次のメリットとして、外部とのコミュニケーションコストを削減できる点です。
社内報制作を外部に委託する場合、自社の文化・背景、社内報制作の狙い、何を社員に伝えたいのかなど、定量化しにくい観点についても細やかな打ち合わせが必要です。
言語化が難しいものについては上手く意図が伝わらなかったり、コミュニケーションコストが発生したりする可能性があるでしょう。
一方で社員が直接制作することは、手間を省くという意味でも効果的になります。
社内報を内製化（自社制作）するデメリットと対策
これまで社内報を内製化するメリットを紹介しましたが、社内報制作を内製化（自社制作）する場合のデメリットも確認しましょう。併せてそれぞれの対策もお伝えします。
社員の工数がかかってしまう
一番多くあげられるデメリットとしては、社員の工数がかかってしまう点です。
企画・編集・ディレクション・デザインはもちろん、撮影・印刷・製本の全てを内部でおこなうとなると、相当の工数がかかります。
社内報を発行する多くの企業では、社内報メインの担当者は少なく、人事や総務といった他業務も兼ねている場合が多いです。本業に支障を出さないためには、1人に大きな負担がかからないよう業務調整したり、専用の部署を作ったりするなど、事前の人材確保が必要です。
実施までの企画・知識の習得に時間がかかる
次に、社内報実施までの企画や知識の習得に時間がかかる点です。
社内報制作のノウハウがない状態で1から制作する場合、企画の趣旨を考え人材をアサインするなど、想定以上に時間がかかってしまいます。
また、デザインツールを取得して最低限DTP環境を取得しなければいけないケースもあり、十分な時間を確保しておく必要があるでしょう。スケジュールがタイトになりすぎないよう配慮し、個人任せではなく社を挙げてデザイン知識の習得に乗り出せるよう、工夫していくのが鉄則です。
クオリティが担保できない
次に、クオリティが担保できない点です。
企画・編集・デザインの素人が制作する場合、当然確固たるクオリティが約束されることはありません。非常に制作が上手い社員が1人いても、その人のスキルに頼りきってしまい、メンバー交代によって格段にクオリティが下がってしまうということも起こり得ます。
他社事例を多く見たり、初回だけ発注したりすることでイメージを具体化していくことが重要です。
クオリティを上げるにはそれなりの費用が必要
次に、クオリティを上げるにはそれなりの費用が必要な点です。
社内報制作を内製化する場合でも、illustratorやinDesignなどのツールは不可欠です。導入費用はもちろん、場合によっては参考になる本を買ったり講習会に参加して知識をつけたりする必要があり、クオリティ向上のための投資が求められるシーンもあるでしょう。
どこからどう予算を確保するか、上限をいくらに設定するのか、事前に話し合っておくのがベターです。
社内報を外注・委託するメリット
次に、社内報制作を外注・委託するメリットを確認していきましょう。
社員が業務に集中できる
まず、社員が業務に集中できる点です。
外部に全て委託するのであれば、社内報制作専用のメンバーを自社内で確保する必要もなく、本業から逸脱してデザインや製本の勉強を命じる必要もありません。
人的リソースを無駄にすることがないため、各々が業務に集中することができます。
専門家の意見を取り入れられる
次に、専門家の意見を取り入れられる点です。
社内報制作のノウハウがある会社に委託するなら、自社だけでは思いつかなかったアイデアやアドバイスを得やすくなります。見やすさ・楽しさ・斬新さなど定性的な観点での切り口も持っているため、次の社内報が楽しみになるような工夫を凝らしてくれるでしょう。
プロに頼んで高いクオリティを担保しておくという点で、メリットとなります。
他社事例を参考にできる
次に、他社事例を参考にできる点です。
同業他社の案件や過去の制作物を提示してもらうことができれば、社内報のイメージが固まりやすくなります。
「どんなものにしたらいいか分からない」「社内報を見たことがないから、どういう項目を作ればいいか思いつかない」
という会社には、特に大きな味方となります。
外注・委託するデメリットと対策
反対に、社内報制作を外注・委託する場合のデメリットも確認しましょう。併せてそれぞれの対策もお伝えします。
費用がかかる
最初に挙げられるのは、費用面でのデメリットです。
社内報専門の制作会社に外注すれば当然制作費用がかかってしまいますから、事前に予算を立てておく必要があります。
複数の会社から見積もりを取って比較・検討したり、一部だけでも内製化できないか探ったりするなど、予算が肥大化しないよう工夫していきましょう。
社風や状況を反映させにくい
次に、社風や状況を反映させにくいことが挙げられます。
外注先の製作者は当然自社の従業員ではありませんから、自社ならではの社風・状況・普段の雰囲気などを察するのは難しいでしょう。
ミーティングの際に細かく状況を伝えたり、都度最新のニュースを共有したりすることで対策できますが、それができるだけの十分な時間を確保しておく必要がありそうです。
イメージと異なるものができる可能性がある
次に、イメージと異なるものができる可能性がある点です。
製作者がプロですが、完璧にイメージと合うものができるとは限りません。
また、イメージと異なるものができても「どこがどう違っているのか」「どう修正してほしいのか」を具体的に伝えることができず、お互いに疑問を抱えたまま発行に至る場合もあるでしょう。
スモールステップで打ち合わせしてもらったり、都度完成形のイメージを共有したりしながら、理想とかけ離れた姿にならないよう対策していくのが肝心です。
無難な社内報になってしまう可能性がある
次に、無難な社内報になってしまう可能性がある点です。
クオリティやスピード面に優れていても、フォーマット化された無難なデザインになってしまうことがあるでしょう。
オリジナリティのあるデザイン・内容にすることが難しいため、自社独自の観点や社内報制作の狙いをあらかじめ共有しておくのが欠かせません。
全てを丸投げできる訳ではない
また、全てを丸投げできる訳ではないということを知っておきましょう。
プランの選定・打ち合わせ・チェックバック・完成後のフィードバックなど、進行状況に合わせて細かく管理・監督していく必要があります。
最低限のDTP知識がないとチェックバックすることすらままならないため、自社内での勉強も求められると把握しておきましょう。
社内報の制作工程
社内報は、大きく4つの工程ごとに制作します。
外注する場合はそれぞれの工程ごとに費用がかかるケースが多いため、1つずつ確認していきましょう。
工程(1) 企画・編集
社内報制作の狙いを明確化し、企画・編集していく工程です。
全体のテーマを参考に見出しや中身の骨子を作成していく工程であり、そもそもの目的や必須項目に関わる重要な要素です。
無難なものになりすぎないためにも、内部の社員が大枠を決めておいた方がよいでしょう。
工程(2) 取材・撮影・原稿
企画・編集したものを参考に、取材・撮影・原稿執筆を進める工程です。
社員や経営層へのインタビューの場合、日程調整・当日のインタビュー・録音の書き起こし・写真の撮影や編集・原稿執筆が必要です。
新商品やサービスを周知する場合、発売の狙い・効果・ターゲット層・売上目標・PR手法など複数の切り口から情報をピックアップする必要があるでしょう。
内容ごとに制作手法を分け、時間を費やして作成することが不可欠であり、外注する場合は費用がかさむケースがあります。
工程(3) イラスト・デザイン
冊子にするためのイラスト・デザインを作る工程です。
illustratorやinDesignなど専用のツールが必要になる他、それを扱うスキルやデザイン力が求められる工程でもあり、内製化する場合は知識の習得にそれなりの時間をかけなければなりません。
また、全体のクオリティや読みやすさを左右する工程でもありますから、専門性の高い部分だといえるでしょう。
工程(4) 印刷・製本
印刷・製本して実際に配布できる状態にする工程です。
全社員に配布する場合、会社の規模によっては大量の印刷が必要になります。
この工程だけでも外注すれば大きく工数を削減できますから、検討してみましょう。
事前に予約しておけば割安で印刷できるサービスもありますので、複数社に見積もりを出しておくのがおすすめです。
社内報の細かい作り方12ステップはこちらの記事で紹介していますので、ご覧ください。
社内報の費用（外注・内製）
ここでは、実際に社内報制作する際の費用を解説します。
外注する場合と内製化する場合それぞれに分けて紹介しますので、参考にしてみてください。
外注の場合
5万円以下
5万円以下で外注する場合、ほとんどを自社で内製化するのが基本です。
illustratorやinDesignなどを使用してイラストの一部だけを作ってもらったり、表紙だけ・裏表紙だけなど軸となる数ページだけを外注したりするのであれば、5万円以下で収まるでしょう。
5万円〜10万円
5万円～10万円で外注する場合、印刷のみ委託できる費用感です。
部数や納期にもよりますが、全部署・全社員に行き渡らせるのであればかなりの部数になりますから、委託によって工数負担を下げるという手段を選ぶのもよいでしょう。
全国に支店が分散している場合は、地方への発送を担ってくれるケースもあります。
10万円〜50万円
10万円～50万円で外注する場合、イラスト・デザイン・印刷・製本を委託できる費用感です。
実際の取材・撮影・原稿執筆まで全てを任せるのは難しいことが多く、あらかじめ業者と相談のうえで文章のボリュームを想定しておくことが需要です。
50万円〜150万円
50万円～100万円で外注する場合、企画や取材を含め全てを委託できる可能性が高まります。
最低限の打ち合わせだけで済むケースが多いため、とにかく工数削減を重視するのであれば完全委託を検討してみてもよいでしょう。
ただし、ページ数や紙質によっては見積もり額が大きくなる恐れもあります。
複数ｎパターンを見積もってもらい、比較・検討して予算感と合わせていきましょう。
内製化（自社制作）の場合
内製化する場合、外注するよりも費用を抑えやすくなります。
数ページの簡易的な社内報であれば数日～半月程度で発行できることも多く、希望する社内報のイメージに合わせて選択していきましょう。
実際にかかる費用は、制作に当たる社員のリソースをどれだけ割くか、デザイン用のツールや勉強用の書籍・講習会費をどれくらい見込んでおくかによって大きく変動します。
外注する場合は一般的に企画から発行までに3ヶ月程度かかると言われているので、
・スピーディーにコストをかけず内製化するのか
・コストをかけて社内報のクオリティをあげるのか
を検討し、自社に合った手法を探っていきましょう。
社内報を外注する際の注意点
外注は、社内報制作に関わる工数を大きく省きながら高い専門性を期待できる手段であり、多くのメリットが存在します。
一方、気を付けるべき点を押さえておかないと、事前のイメージと完成形の姿が異なる恐れが出てきます。
ここでは、外注する際の注意点を確認していきましょう。
全てを丸投げできるわけではないことを認識しておく
まず、外注するからといって社内報制作の全てを丸投げできるわけではないと認識しておくことが重要です。
どこからどこまで外注するのか、どんなプランでいつまでに作るのかという基本的なニーズはもちろん、なぜ社内報を制作したいのか、読んでもらうことで社員にどんな気持ちになってほしいのか、どんなデザインを希望しているのかなど、細かい打ち合わせが欠かせません。
時には定量化しづらい項目について深く考える必要もありますから、最低限の知識や時間は確保できるようにしておきましょう。
価格だけで委託先を選ばない
次に、価格だけで委託先を選ばないようにしましょう。
費用を抑えるためには複数社から見積もりを取り、最も安いところに委託するという手法もありますが、その分機材やノウハウが不十分だったり、クオリティが低かったりする恐れも出てきます。
過去に制作したものやプランの詳細に至るまで事前に細かく確認し、信頼できる取引先を選定していきましょう。
最初のすり合わせを念入りに行う
また、最初のすり合わせを入念に行うことも肝心です。
ただ「社内報を制作したい」というニーズだけを伝えるのではなく、どんな社風なのか、社内報に何を期待しているのか、どんなことを伝えたいのかを細かくすり合わせ、双方のイメージを共有しておくことが重要です。
直接完成形にも影響しますから、遠慮せずどんどん伝えていきましょう。
コミュニケーション円滑化にはweb社内報がおすすめ
- コロナウイルスや働き方改革によるリモートワークの推進
- 多様なキャリア思考による人材の流動化
- DXという社会的な流れ
- SDGsなどの取り組みで、紙資源の削減
といった時代的背景もあり、web社内報は大きく注目されています。
web社内報の大きなメリットはこれら4つがあります。
- スピーディーな情報伝達
- データの集積・分析
- web社内報ならではのコンテンツが作成できる
- 閲覧の容易性
また、紙社内報の発行部数や頻度が多い企業にとっては、web社内報を運用する費用の方が安いといったケースも多くあります。
web社内報ツールの月額費用をまとめた比較表を作成しました。
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社内報を通じた理念浸透なら「ourly（アワリー）」
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自社にあった方法で社内報を制作しよう
社内報制作は、自社制作もしくは外注・委託する手法があります。
それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自社にあった方法を選択するのがよいでしょう。
外注する場合は、過去の制作実績や打ち合わせにどれだけ時間をかけてくれるかなど複数の観点から業者を選び、委託していくことが重要です。
また、印刷や配布の手間を削減したい場合は、Web社内報に切り替えるのもよいでしょう。
この記事が社内報制作に役立てば幸いです。
社内報を自社制作する場合、外注・委託する場合それぞれの費用感や、安く抑えるためのポイントを解説します。
また、メリット・デメリット・委託時の注意点にも触れますので、自社に合った制作方法探しにお役立てください。
