コロナ禍における社内報のあり方は?テレワークにおすすめのネタ・企画アイデア

  • 2021-07-07
  • 2021-07-07
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コロナ禍の昨今では、社内コミュニケーションのあり方が大きく見直されています。

テレワークなどの新しい働き方には多くのメリットがある一方で、コミュニケーションの観点では、コロナ以前よりも難しくなった側面もあります。
トップのメッセージの浸透コミュニケーションの活性化の一助となる社内報の効果的な活用法を探ってみましょう。

目次

コロナ禍における社内報のあり方

先述の通り、社内コミュニケーションのあり方が見直されている昨今の状況では、社内のメッセージを発信するツールである社内報のあり方も見直されています。

これまで以上に意義のある社内報を制作とするために、注意すべき点について解説します。自社の社内報と照らし合わせながら、社内報のあり方について見直してみましょう。

状況が見えにくいからこそ頻繁に情報発信をする

コロナ禍で多くの企業がテレワークを導入しました。

テレワークは効率的な働き方を促すことができるため、積極的に推進している企業も多いですが、その一方で、直接的な社員同士のコミュニケーションの機会が減ってしまったなどの悩みを抱える企業も少なくないのではないでしょうか。

当然ですが、テレワークでは物理的に距離が離れてしまうため、お互いの動きを見ることはできませんし、情報交換の機会を持ちづらくなります。

そこで、社員全員に対して発信できる情報源として、社内報の存在は重要視されています。
社内報を通じて、適切に情報を発信・共有することは、社員の安心感会社への帰属意識を高める意味で非常に重要です。

社内コミュニケーション活性化の手段

一般的に、社内のコミュニケーションには縦・横・斜めの方向性があります。

具体的には、縦は経営層からメンバー従業員などのポジションにおける上下関係を指し、横は同僚や同期といった同じポジションで働く社員どうし、斜めは他部署のマネジャーと他部署のメンバーといった少し離れた社員どうしの関係性を指します。

社内報は、これら全ての関係性におけるコミュニケーションに活用することができるので、会社全体のコミュニケーション活性化に大きく寄与することができます。

情報を発信して終わりにしない

コロナ禍でのコミュニケーションの難しさとして、一方通行的な情報発信になってしまうことが挙げられます。

せっかく社内報を発行していても、人事や広報、マネージャーなどが、社員に向けて情報を一方的に発信するだけに留まっていては、コロナ禍で望まれる良いコミュニケーションが取れているとは言えないでしょう。

通常時ももちろんですが、コロナ禍においては特に、発信したメッセージがちゃんと社員に届いているのかという分析が必要になります。
社内報だからこそできるアクセス分析などを通じて、社員がメッセージを受け取ってくれているかの確認を取るとともに、社員の反応を積極的に収集しながら、必要に応じて社員のコメントや意見を発信源にフィードバックするなど、双方向的なコミュニケーションを促すことが大切です。

コロナ禍において社内報に求められていること

コロナ禍でのコミュニケーションの課題解決に社内報が役立つことをお分かりいただけたでしょうか。

さまざまな効果をもたらす社内報を、何となく制作するのはもったいないのです。
ここからはさらに社内報に求められていることを整理し、制作方針を明確にしていきましょう。

ウィズコロナ・アフターコロナにおける会社の方針を伝えること

第一に、会社としてウィズコロナ・アフターコロナの環境下でどのような経営方針を掲げていくつもりなのかといった、現在から未来にわたる経営方針を社員に丁寧に伝えていくことが求められます。

誰もが経験したことのない状況で、自分の会社の将来性は最も大きな社員の関心事項と言えます。特に、コロナの影響を大きく受ける業態を取っているのであればなおさらです。

また、コロナ禍では会社を取り巻く変化のスピードがこれまで以上に激しくなっており、経営方針自体に柔軟性が必要です。一度掲げた方針を見直す機会も増えていくでしょう。

こうした重要なテーマを直接伝えるられる場が減っているからこそ、状況の変化に応じたメッセージを定期的に発信することが大切です。

会社の捉え方・意向を伝えること

社会の状況の変化はもちろんですが、社内でもさまざまな変化が生じているはずです。

社内外の変化に対して、会社がどのように捉えているのかという意向を説明することが必要です。

例えば、テレワークを導入したのであれば、テレワークでの業務に対して会社がどのような評価をしているのか、また、万が一社内にコロナの感染者が出た場合に、会社としてどんな対応をしようと考えているかなどが挙げられます。

こうした内容は、意識的に発信を行わない限り、なかなか社員には浸透しないものであり、イレギュラーな事態だからこそ強化しなければならない部分です。

仮に会社から発信がない場合は、不必要に社員の不安を煽ることにもなりかねないので、しっかりケアしていきましょう。

発信・共有することで社員を安心させること

繰り返しになりますが、上記のような状況や方針をきちんと発信・共有することで、先の読めない不明確な世の中でも社員の安心材料を作ることができます。

コロナ禍での生活も1年以上が過ぎ、新しい働き方自体への慣れてきている人も多いでしょう。

しかし、慣れてきた今だからこそ、これから先も腰を据えて仕事に取り組むための安心感や、リモート環境であっても社員どうしのつながりを感じられる安心感は、働く上でとても大切なことです。
社員が安心して働ける環境を整えるためには、通常時にも増して意識的にコミュニケーションを促していく必要がありますし、特に経営層はそれを率先しておこなうことが求められます。

実際のWeb社内報ツールに関してはこちらの記事で解説していますので、ご興味お持ちの方はご覧ください。

【比較表あり】Web社内報ツール・サービス比較おすすめ10選|選定ポイント

コロナ禍にける社内報の企画・アイデア

コロナ禍におけるコミュニケーションの重要性、そしてそれを活用するための有効な手段としての社内報のあり方について解説してきました。

ここからは、会社全体のコミュニケーションを促し、社員に安心感を与えられる企画について、具体例をご紹介します。

こちらの記事では、コロナ禍に問わず季節ごとに社内報の企画ネタを紹介しています。

社内報の企画ネタ100選|テーマの探し方・コロナ禍、季節ごと(春夏秋冬)

結束力を強めるための企画

不安定な情勢だからこそ、全社の結束力が高める企画アイディアを考えてみましょう。

一人ひとりが、「大変な時だからこそ頑張ろう」「ピンチをチャンスに変えよう」と思えるようなモチベーションを上げる企画が良いです。

会社の歴史や変遷の紹介

入社式や総会など、一大イベントをリアル開催できないからこそ、改めて会社の歴史やこれまでの変遷を紹介します。

特に、新卒社員や中途の新入社員には効果的で、会社への帰属意識や愛着を向上させることができます。

新入社員は初めての環境・コロナという不安定な情勢に不安を感じながら入社してきますから、最初に目にする社内報の内容は非常に重要です。

各部署の職場や業務内容の紹介

テレワークでは、会社の全体感を把握するのが難しくなります。

それぞれの部署の働きぶりが分かりにくいため、今取り組んでいることや業務領域を紹介するのも面白いでしょう。

コロナ禍の舞台裏といったテーマで、日頃なかなかスポットが当たらないものの、縁の下の力持ち的な働きをしている部署を取り上げるのも効果的です。

新入社員や活躍している社員の紹介

テレワークにより、新入社員と関わる機会が減ってしまうため、社内報を通じて新入社員紹介をしたり、コロナ禍において活躍している社員を取り上げたりします。

写真を多用し、プライベートなどの柔らかいトピックも用いながら、親近感の沸く企画にできると良いでしょう。

コロナ禍で頑張っている他の社員の様子を伝えることで、モチベーション向上につなげることができます。

感染拡大防止のための企画

社員の感染予防の意識向上のため、コロナに関する正しい情報発信をおこなう企画を立てます。

これさえ読んでおけば大丈夫だという安心感を社員に与えられるだけでなく、出社時の注意点を押さえることで、社内での感染拡大防止につながります。

手洗いうがいやマスク対策の重要性を再確認

コロナ禍で必須の手洗いうがいやマスクについて取り上げ、予防の重要性を改めて再発信します。

手洗いうがいによって、どのくらい汚れやウイルスを落とすことができるのか、マスクをすることでどのくらいウイルスの侵入を防ぐことができるのかといった観点で、データを示して視覚的なインパクトを与えたり専門家にインタビューしたりするのも良いでしょう。

日常生活での予防意識が高まることはもちろん、会社内での感染拡大を防ぐのに役立つ企画といえます。

おすすめの感染予防対策

社員からおすすめの予防対策を募って紹介したり、政府が新しく打ち出した対策方法などをリアルタイムに発信していきます。

日頃からニュースや新聞等で情報収集をしている人が多いですが、コロナに関する情報は複数の論があったり、錯綜したりしがちで、何を信じたら良いのか分からなくなってしまう人も多いでしょう。

よって、社内報の企画で取り上げる際も、情報の出処など正確性を重視し、誤った情報を流さないよう気をつけましょう。

業務効率向上のための企画

働く環境が大きく変化しているため、それに適応するための方法などを紹介する企画を立てます。

新しい働き方のメリットを最大化し、デメリットをカバーするために、役に立つTipsなどを紹介できると良いでしょう。

テレワークのおすすめグッズ紹介

テレワークで使える便利アイテムを社員から募って紹介します。

職場と違い、働く環境は人それぞれで、机や椅子など仕事に適した環境が整っていないというケースも多々あります。

実際に他の社員がどんな環境で働いているのかというのは、社員の関心も高く、参考になる情報があれば実際に購入してみようという気持ちを持ってくれるはずです。

社員の働く環境が整えば業務効率向上にもつながりますので、積極的に好事例を展開していくのが良いでしょう。

テレワークのおすすめツールの紹介

テレワークで使える便利ツールを社員から募って紹介します。

オンライン会議を開くためのツールは既に使っている方がほとんどですが、さらに業務を効率化するアプリや、コミュニケーションを円滑にするチャットなど、新しい気づきや発見を与えることができるでしょう。

実際に使い方を詳しく説明したり、使っている人のコメントなどを入れることで、初めて目にする人にとっても参考にしやすくなります。

コロナ以前よりも働き方が効率的になり、ワークライフバランスの充実にもつなげられればベストでしょう。

コミュニケーション活性化のための企画

コロナ禍で、自然と発生するコミュニケーションの機会が減ってしまったため、コミュニケーションのきっかけづくりになる企画を立てます。

効果的に取り入れることで、社内報の最大のミッションであるコミュニケーション活性化を促進することができます。

アンケート結果の発表

社員にアンケートを取り、結果を抜粋しながら紹介します。

アンケート内容は、テレワークで大変だったことなど旬なトピックでも良いですし、最近嬉しかったことなど、業務に関わらない雑談でも構いません。

意外な結果があればそれをきっかけにコミュニケーションが生まれますし、テレワークでなかなか発生しづらい雑談をする機会を提供することもできます。

他の社員がどんなことを考えているのかを知るだけでも、非常に興味深いコンテンツとなるでしょう。

オンラインイベントの募集

業務以外でのコミュニケーションのきっかけになるような場を企画・募集します。

コロナ以前の環境では、ランチの時間や就業時間前後に業務と関係のない話をすることも多くありましたが、テレワークだとどうしても業務以外の内容について話すタイミングが掴みづらくなります。

そこで、オンラインのイベントを企画することを宣言し、その内容を社員から募集してみるのはいかがでしょうか。

企画から社員に参加してもらうことで、より社員の関心を引くことができます。

コロナ禍における社内報の制作ポイント

コロナ禍の特徴を踏まえ、社内報の制作においても意識しておくべきポイントがあります。

社内報はコンテンツの内容はもちろん大事ですが、見せ方も重要です。
早速以下の4つのポイントを踏まえて制作にあたりましょう。

コンテンツが暗くなりすぎないようにする

コロナの打撃を受けている会社は特に、業績の悪化などを伝えるような暗いトピックスが増えてしまうかもしれません。

そのような時には、社内報のコンテンツ全体を俯瞰して、全体のトーンが暗くなりすぎないように気をつけましょう。

雑談などのフランクな内容や、明るく前向きなトピックスを交えることで、読んだ時に暗い印象を与えることを防ぐことができます。

現実的でシビアな内容も明るい内容も、バランス良く盛り込むことが大切です。

通常以上に、発信・共有の重要性を意識する

先ほどコロナ対策についての項目でも述べましたが、コロナ禍ではさまざまな情報が錯綜しているので、いかなる時でも正しい情報を伝え、社員を困惑させないことが大切です。

コロナ以前よりも発信・共有の機会が減っているので、いつも以上に丁寧な表現を心がけ、従来からの変更点などがあれば割愛することなく都度伝えるようにします。

また、紙媒体の社内報では、制作時期と発行タイミングの時差がある点に注意しながら、適切な情報発信をおこないましょう。

安心感や楽しみにつながるコンテンツにする

テレワークに移行していることはもちろん、外出自粛などで外に出る機会が減ってしまった人も多いでしょう。

特に一人暮らしだと、一日中一人でいることから寂しさを感じている社員もいるはずです。

会社や仕事に関連することばかりではなく、社員の家族やプライベートの話題などの雑談や、社会とのつながりを感じられるようなほっこりするコンテンツも積極的に含めていきます。

社内報を通じて、安心感楽しみを提供できると良いでしょう。

多くの社員を顔写真付きで登場させる

人に会うこと自体が減り、自分以外のメンバーの動きが読みづらいため、お互いの状況を感じられるよう、写真を活用します。

特に社員紹介の企画などでは、極力多くの社員を顔写真付きで掲載するのが効果的です。実際に会う機会は少なくても、顔写真が載っているだけで様子がありありと伝わってくるものです。

通常時であっても社内報において写真の活用は重要ですが、コロナ禍においては特に意識的に使っていくようにしましょう。

社内報を活用してコロナ禍でも組織をつなぐコミュニケーションを

コロナ禍では、情報を伝えることそのもものの機会が減ってしまっているため、発信や共有をおこなう貴重な手段として、社内報を活用するのがオススメです。

社内報の用途としては、発信・共有以外にも、コミュニケーションの促進全社の活動記録など、多数挙げることができます。

コロナ禍で制作する社内報では、内容が暗くなりすぎないよう、適度に仕事とは直接関連しない雑談などの明るいトピックスも盛り込むようにしましょう。

また、不安定な状況下だからこそ、正しい情報や会社としての方針を積極的に示し、社員の気持ちを安心させることも重要です。

読者を楽しませ、ほっこりするような息抜きコンテンツを織り交ぜながら、魅力ある社内報を制作しましょう。