サイロ化とは？タコツボ化と何が違う？わかりやすく解説！
サイロ化は、企業の特定部門が他の部門と情報共有や連携を行わずに業務を進め、孤立した状態に陥る現象を指し、セクショナリズムやタコツボ化とも呼ばれます。 “サイロ”とは、英語で家畜飼料などを貯蔵するための倉庫を指し、内部が独立しており各々が独自に物を出し入れする構造を持っています。
この記事では、組織における部門のサイロ化に焦点を当て、その問題点と解決策について詳しく解説します。
サイロ化とは
サイロ化とは、他の部門との情報共有・連携をせず独自に業務を遂行している状態を指します。
「セクショナリズム」「タコツボ化」と呼ばれることもあり、組織のなかで孤立している状態であるとしてネガティブな捉え方をされることが多いです。縦割り組織など部門間連携が取りづらい組織形態を指すこともあります。
もともとは家畜飼料などを貯蔵する倉庫の形状を指した言葉であり、内部が他の貯蔵庫とつながっていないことが特徴です。完全に独立していること、複数の飼料を同時保管することに向かないことから、組織で孤立化している状態も「サイロ化」と呼ぶようになりました。
会社における「サイロ化」は、部門のサイロ化とデータのサイロ化に分かれます。下記で紹介しているため、併せてチェックしてみましょう。
サイロ化の種類
企業組織における部門のサイロ化
部門のサイロ化とは、各部門が独立して業務を遂行している状態のことです。
サイロ化は、お互いに情報を共有していない（できない）構造で、ミスコミュニケーションが発生しやすい特徴があります。時には同じ会社に所属していながら、部門同士の対立や仕事や成果の争いが生じることもあります。
部門のサイロ化は、縦割り組織が代表的であり、各部門が役割を明確にし専門性を高めるというメリットもあります。ただし、これが過度に行われると、派閥やしがらみにつながり、組織全体の効率が損なわれる可能性があるため、注意が必要です。
企業組織におけるデータのサイロ化
データのサイロ化とは、データ連携できないことによるデータ・ノウハウ・ナレッジ・ドキュメントの孤立化が起きている状態のことです。
他部門との連携を想定していないシステム体制が原因であることが多く、データの共有には面倒な手間や工数が生じます。そのため活発な情報共有がおこなわれなくなり、特定の部門・社員にのみデータが集中するということが起こり得ます。
結果として「他の部門でも同じようなことをしている」という二重仕事が起きたり、情報共有不足によるトラブルやクレームが生じやすくなることが難点です。情報活用・DX化を妨げる要因にもなるため、早期の解決が急務とされます。
本記事では、組織における部門のサイロ化について詳しく掘り下げていきます。データのサイロ化を改善する「情報共有」については、こちらの記事をご覧ください。
サイロ化による5つのデメリット
サイロ化はネガティブな状態であるとされていますが、具体的にどのような問題が生じるのでしょうか。
ここでは、部門のサイロ化が起きたときのことを想定し、起こり得る問題について解説します。
意思決定が遅れる
部門のサイロ化が起きていると、経営上の意思決定が遅れます。それぞれの部門が持つ意見が違ってしまうことが多く、意見を聞いて集約するだけでも相当な時間がかかります。
意思統一のためには細かなコミュニケーションが必要であり、時間や工数不足を原因に無理な意思決定を進めてしまうと、特定の部門から反感を買うことも考えられます。
本来会社がやりたいことを捻じ曲げて部門に配慮することも多くなるなど、目的を見失いがちになってしまうこともデメリットです。
部門間の対立が生まれる
サイロ化が進むと、部門間の対立が生まれやすくなります。
同じ会社の社員であるにも関わらず足を引っ張りあったり、仕事を押し付けあったりすることも考えられます。
「営業現場のことを何も分かっていないのに、総務部はルールばかり押し付けてくる」
「本部から依頼されることを全く無視して遂行されることが多く、尻ぬぐいをすることが多くて嫌になる」
といったネガティブな感情が生まれてしまい、モチベーションも下がるでしょう。
自分が所属する部門の優位性を保とうとするあまり、手段を選ばなくなってしまうのです。
作業効率の低下
サイロ化により部門ごとの情報共有が滞ると、作業効率が低下します。例えば、他の部署に行けば専門知識が豊富な人がいるにも関わらず、自部門で調査を始めてしまい、無駄な時間が発生することがあります。さらに、部門間のミスコミュニケーションが原因で、不必要な業務が発生することもあります。
結果として、残業や休日出勤の必要性が生じ、ワークライフバランスが損なわれる可能性が高まります。作業効率の低下は社員のモチベーションにも悪影響を与え、サイロ化がもたらすデメリットが明らかになります。
サービスの質の低下
前述したような作業効率の低下・部門間の対立は、サービスの質低下にもつながります。
足の引っ張り合いやミスコミュニケーションが原因で取引先に迷惑をかけるなど、信頼を失うきっかけになることも考えられます。経営の意思決定が遅ければ時代のニーズやトレンドに対応したスピーディーな舵取りができなくなり、ビジネスチャンスを逃すことがあるかもしれません。
さまざまな方面で機会損失になることから、サイロ化は早急に解消すべきであると言えるでしょう。
コストの増加
サイロ化は、コスト増加による収益悪化・経費圧迫にもつながります。
例えば、部門間の意思統一をするために会議や情報共有の場が増え、無駄なコミュニケーションコストが生じます。
複数の支店にまたがる会議であれば出張費・宿泊費がかかりやすく、出費が増えていくでしょう。とある部門で使用されないまま長年放置されている機材があるのに、存在に気づかないまま他の部門が新品購入するなどの入れ違いも生じます。
財務指標上だけでサイロ化が原因であると気づきにくいことも、大きなデメリットです。
サイロ化が起こる原因
サイロ化が起こる原因は、縦割りによる組織体制と社内コミュニケーションの形骸化にあります。
縦割り組織では、自分の所属する部門については詳しくなりますが、他部門の取り組みや考え方を知る機会が限られます。積極的な社内コミュニケーションが取れていれば問題ありませんが、コミュニケーションが難しい状況もあります。例えば、オフィスが壁やパーティションで区切られ、働く時間帯が異なる場合、最低限のコミュニケーションだけで仕事が進む感覚になりがちです。
このような環境に長くいると、高いパフォーマンスやエンゲージメントを維持するのが難しくなります。自分の部門以外のことを考えなくなり、サイロ化が進んでしまう傾向があります。
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サイロ化を解消する3つの解決策
サイロ化を解消する解決策として、下記が挙げられます。
既にサイロ化に陥っている企業はもちろん、今後のサイロ化を予防したい企業にとっても参考になるでしょう。ぜひチェックしてみることをおすすめします。
全体像の共有
会社のミッション・ビジョン・バリューや創業時から続く理念など、全体像を共有することが不可欠です。
直属の上司やリーダーにのみ盲目的に従うことを避け、会社の経営方針や今後の成長戦略に深い理解を示してもらうよう意識します。目指す方向が分かれば、担当している業務が違えども協力体制を築きやすくなるものです。
会社全体がひとつのチームであり、部門はチームのなかの役割に過ぎないというイメージを持ち、相互扶助の精神を育成しましょう。
部門間の交流機会を増やす
社内コミュニケーションを活性化させるため、部門間の交流機会を増やします。
オフラインで開催する会議・決起会・周年パーティー・バーベキュー大会や、オンラインで開催するコミュニケーションゲームなどを積極的に取り入れてみるとよいでしょう。
また、ランチ会の費用を会社が補助したり、部門・支店の見学ツアーを開催したりすることも効果的です。社内報や社内SNSを活用して手軽に社員同士が交流できる場を設ける方法もあります。
お互いの顔・名前・担当業務が分かれば業務上のコミュニケーションがしやすくなるほか、趣味・出身地など共通点から話が弾むこともあります。
「最低限の仕事さえできていればいい」という考えを捨て、部門間の交流を育んでいきましょう。
新しいシステムを導入してデータを統合する
新しいシステムやソフトウェアの導入、データの統合はサイロ化の解消に効果的です。社内Q&Aを全社員が閲覧できるようにすると、ノウハウやナレッジが一元管理しやすくなります。また、クラウド上でドキュメントを保存することで、他部門でのドキュメントフォーマットを活かすことができます。
作業環境の整備もサイロ化予防に有効です。自社内での無駄や非効率を探すことから始め、効果的な対策を検討してみることがおすすめです。
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顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかり、コミュニケーションのきっかけが生まれます。
また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。
部門間連携を活性化してサイロ化を防止
サイロ化を解消するためには、部門間連携を強化することが重要です。
社員ひとりひとりが会社の経営方針を理解し、気軽かつ円滑な社内コミュニケーションを築くことができれば、例え縦割り組織であってもサイロ化に至ることはないでしょう。
経営方針の共有や社内コミュニケーション活性化には、社内報が役立ちます。
経営層が何を考えて今の戦略を打ち出しているのか、自社にはどんな部門があってどんな業務を担当しているのか積極的に情報発信し、理解を深めていきましょう。
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