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社内SNSのメリット・デメリットとは?失敗しない運用ポイント

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リモートワークの普及や働き方改革の影響で、多くの企業が社内コミュニケーションの活性化と情報共有の効率化が急務となりました。

そのツールとして、社内SNSが注目を集めています。

しかし、導入したいと思ってはいても、どのツールを導入すべきか迷っている企業も多いようです。

そこでこの記事では、おすすめの社内SNSツールの紹介や社内SNSのメリット・デメリット、失敗しない運用ポイントを解説します。

目次

社内SNSとは?

社内SNSとはその名の通り社内版のSNSで、気軽に情報発信やコミュニケーションがとれるツールです。

近年、リモートワークの普及や働き方改革の影響で、社内SNSに注目が集まっています。

そんな社内SNSには、

  • 気軽なコミュニケーションができる
  • スピーディーな情報共有で作業の効率化ができる
  • どこでもいつでもスマホからでもアクセスできる

などの特徴があります。

社内SNSが注目される背景

先述のとおり、社内SNSが注目される背景として、コロナウイルスなどによるリモートワークの増加や人材の流動性が高まったことによりコミュニケーションの重要性が高まっていることなどが挙げられます。

オンラインでのコミュニケーションが必須となっている昨今では、より気軽かつスピーディーに情報発信ができるツールが求められています。

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社内SNSを導入するメリット

社内SNSを導入する目的は主に以下の3つです。

  • コミュニケーションの活性化
  • 情報共有の効率化
  • 場所にとらわれないコミュニケーション

それぞれ詳しく解説します。

(1) 社内コミュニケーションの活性化

社内SNSを導入する1つ目の目的は、コミュニケーションの活性化です。

社内SNSが登場するまで、メールや電話が一般的でした。

ただ、メールや電話でのコミュニケーションは1対1になりやすいことや、文面が硬くなるなどのデメリットがあり、大人数でのコミュニケーションには不向きです。

社内SNSであれば、グループ参加者全員がメッセージを閲覧でき、気軽にコミュニケーションを取ることができます。

(2) 情報共有の効率化

社内SNSを導入する2つ目の目的は、情報共有の効率化です。

それぞれの社員が持つ情報は、企業にとっては大きな財産です。

メールや電話といった従来のコミュニケーションツールでは情報共有がしづらく、共有できる範囲がごく一部にとどまっていました。

社内SNSなら情報や資料などを投稿すれば、グループ参加者全員が閲覧することができます。

さらに、ツールによっては情報蓄積に向いている社内SNSもあるので、それを使えば過去の情報へのアクセスや新入社員への共有も簡単にできます。

(3) 場所にとらわれないコミュニケーション

社内SNSを導入する3つ目の目的は、場所にとらわれないコミュニケーションができる点です。

営業や客先常駐など社外に出ている社員は、他の社員とのコミュニケーションの量がどうしても少なくなります。

また、新型コロナウイルスや働き方改革の影響で、リモートワークやフレックス制といった柔軟な働き方が一般化しているため、社内でのコミュニケーションが昔に比べて減ってきているのが現状です。

社内SNSであれば、マルチデバイスに対応しているので、社外からでも簡単にアクセスできます。そのため、社外で働いている社員とも手軽にコミュニケーションをとることが可能です。

社内SNSを導入するデメリット

社内SNSには多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。

社内SNSを導入するデメリットには

  • 導入コストがかかる
  • SNS疲れのリスク
  • 導入失敗のリスク

などがあります。

それぞれ詳しく解説します。

(1) 導入コストがかかる

社内SNSのデメリット1つ目は導入コストがかかることです。

社内SNSを新しく導入する際は、まず初期費用や毎月の費用といった金銭的なコストがかかります。また、新しいツールに慣れるまでの時間や、定着後の適切な運用をするための運用ルールなど時間的なコストもかかルことが予想されます。

(2) SNS疲れのリスクがある

社内SNSには、気軽にコミュニケーションがとれるというメリットがある一方、グループ参加者全体に発信するため、自分には直接関係のないメッセージも多く、SNS疲れに陥る可能性もあります。

(3) 導入失敗のリスク

社内SNSは、用途が多岐にわたるため目的を曖昧にしたままとりあえずで導入してしまうケースが見られます。

また、社内SNSを入れれば必然的に社内コミュニケーションが活性化すると思っている担当者の方も少なくありません。

このように、目的を曖昧にしたまま導入することで導入したはいいものの、活用されないと、従業員から会社への不満が溜まるだけになってしまいます。

このように、社内SNSには大きなメリットがある一方で、失敗するリスクもある点に注意しましょう。
ここからは社内SNSで失敗する理由についてより具体的に紹介します。

社内SNSで失敗する理由

ここまで解説した通り、社内SNSには多少のデメリットもあるものの、それを上回る大きなメリットがあります。

しかし、それは社内SNSをうまく活用できた場合のことであり、実際は思っていたような結果が出ないといった例もあります。

ここでは、社内SNSで失敗する理由を解説します。

失敗する理由は以下の3つです。

  • 目的が明確化されていない
  • 業務と関係のない情報が多い
  • 利用者が偏ってしまう

(1) 目的が明確化されていない

社内SNSで失敗する理由1つ目は目的が明確化されていないことです。

社内SNSの導入目的をはっきりさせず、なんとなく導入してしまい、運用に失敗するケースがあります。

そのような感じで導入してしまうと、社員がどのような場面で社内SNSを使えばいいのか分からず、つい以前と同じコミュニケーションツールを使ってしまいます。

(2) 業務と関係のない情報が多い

社内SNSで失敗する理由2つ目は業務と関係のない情報が多いことです。

気軽にコミュニケーションがとれることが社内SNSのメリットですが、あまりにも業務と関係のないプライベートな情報が多いと、疲れてくる人も出てくるでしょう。

また、大事な連絡がプライベートな情報に埋もれたり、閲覧の重要性を下げることにつながったりします。

(3) 利用者が偏ってしまう

社内SNSで失敗する理由3つ目は利用者が偏ってしまうことです。

全ての社員が平等に平等に活用することが理想ですが、上司ばかり発言したり、特定のメンバーだけが盛り上がっていては、どんどん他のメンバーは疎外感を抱きます。

その結果、ヘビーユーザーと必要最低限閲覧するだけの社員、といったように大きな格差が生まれ、社内SNSの運用に失敗してしまうのです。

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社内SNSで失敗しない運用ポイント

前章では、社内SNSで失敗する理由を解説しましたが、それを踏まえて失敗しない運用ポイントを解説します。

社内SNSで失敗しない運用ポイントは以下の3つです。

  • 社内SNSの目的を明確にする
  • 社内SNSの運用方針を作る
  • オープンな雰囲気を作り出す

それぞれ解説します。

(1)社内SNSの目的を明確にする

まず、社内SNSの目的を明確にすることが大切です。

何事も目的をはっきりさせずに、うまくいくわけがありません。

何のためにその社内SNSツールを導入したのか、上司や社長から社員に対してしっかり発信を行い、社員に理解してもらうように努めましょう。

(2)社内SNSの運用方針を作る

社内SNSの目的を明確にすると同時に、運用方針も作りましょう

気軽にコミュニケーションできることが社内のメリットですが、あまりにも業務と関係のない内容が多く、重要な情報を見落としたり、社員の生産性が下がったりしたら元も子もありません。

せっかく社内SNSを導入するのであれば、ネガティブな結果を生まないよう配慮しましょう。

(3)オープンな雰囲気を作り出す

社内SNSを活性化させるためには、参加者全員が気軽に情報共有したり、発言したりできる雰囲気が大切です。

若手社員から役員クラスまで関係なく、お互いに声を掛け合ったり、発信できる環境作りを心がけましょう。

こちらの記事では社内SNSツール15選の比較をしていますので、具体的なツールを検討されている方はぜひご覧ください。

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社内SNSを有効活用して、企業を成長させよう

この記事では、社内SNSのメリット・デメリット、失敗しない運用ポイントを踏まえた上、おすすめ社内SNSツールを紹介しました。

社内SNSとは、社内コミュニケーションを活性化し、効率的な情報共有をするためのツールです。

メリット・デメリットを理解した上で自社にあった社内SNSツールを導入しましょう。

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この記事を書いた人

ourlyのメディア担当。12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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