ビジネスコミュニケーションとは？基本スキルや5つのテクニックを解説

2024-09-21

ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスにおける社内外のあらゆるコミュニケーションのことを指します。良好なビジネスコミュニケーションは、ビジネスをスムーズに進めるのにかかせません。しかし、基本的なスキルが不足していたり、コツを抑えていなかったりすると良好な関係は築けません。そこで本記事では、ビジネスコミュニケーションの基本的なスキルや良好なビジネスコミュニケーションが生まれる条件と社内環境、そしてすぐに使えるテクニックについて詳しく解説します。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスにおけるあらゆるコミュニケーションのことを指す言葉です。打ち合わせや商談の場などにおけるリアルタイムなコミュニケーションはもちろん、電話・メール・チャット・FAXを活用した非対面のコミュニケーションなども含まれます。

また、取引先や顧客だけでなく上司・部下・同僚など社内の人とのコミュニケーションも含まれることに注目しておきましょう。

下記では、ビジネスコミュニケーションがなぜ重視されるのか、基本的な理由を解説します。

良好な人間関係を築くのにかかせない

ビジネスコミュニケーションは、良好な人間関係を築くのに欠かせません。齟齬がないコミュニケーションができてお互いの理解が深まっている相手とは信頼関係を構築しやすく、相談や依頼などがしやすい間柄になります。

反対に、どんなにスキルのある人同士でも、コミュニケーションが円滑でなければどこかやりづらさを感じることが多くなっていくでしょう。小さな違和感が意思疎通のミスにつながることもあり、やがて大きなトラブルになることも少なくありません。

まずは良好な人間関係を築き、忖度なく会話できる間柄になることが大切です。

ビジネスをスムーズに進めることができる

意思疎通が取れない相手とは小さなミスや確認漏れが頻発しやすく、業務に支障が出る可能性が高くなります。結果として大きなクレームやトラブルが生じたり、ミスが原因で人間関係にヒビが入ったり、どんどんネガティブなサイクルから抜け出しにくくなってしまうので注意しましょう。

ビジネスをスムーズに進めるには、ビジネスコミュニケーションが欠かせません。友達と仲良くなるためのコミュニケーションとは別なので、仕事上最低限必要なコミュニケーションについては欠かさずおこなっておきましょう。

ビジネスコミュニケーションの基本的なスキル

ここでは、特にビジネスコミュニケーションの場面において必要なスキルを解説します。いずれも業種・職種関係なく必須とされる基本的なスキルなので、チェックしておきましょう。

分かりやすく伝えるスキル

まず大切なのは、分かりやすく伝えるスキルです。自分の思っていることや考え方を言語化し、間違った捉え方をされないよう正確に伝えます。また、部下に指導するときは専門的な用語が出てきても噛み砕いて伝えたり、取引先にプレゼンテーションするときは先方にとってメリットとなることや自社の強みを端的に伝えるスキルが重宝されます。

分かりやすく伝えるスキルがある人は専門家として信頼されやすく、リーダーシップを発揮することも少なくありません。特に複数人をまとめる部署長になりたいときは、必須のスキルです。

話を聞くスキル

話を聞くスキルがあれば相手の立場や気持ちに寄り添って傾聴できるので、信頼性をたかめられます。時には話している本人ですら気づけない悩みや課題を察知できることも多く、意外なシーンで的確なアドバイスができるようになるかもしれません。

また、話を否定せず聞いてくれる人は良いイメージを抱かれやすく、心理的安全性の高い人としてみなされることが多いです。信頼を集める上司や課題解決力の高いコンサルタントは特に聞く力に長けている可能性が高いので、身近にいれば様子を見てみましょう。

効果的な質問をするスキル

効果的な質問をするスキルがあると、一歩踏み込んだ深いコミュニケーションができるようになります。話をしている側も「自分の言うことにしっかり耳を傾けてくれた」と感じやすく、信頼関係を構築する一歩になることも多いです。

また、質問をしながら話題を掘り下げていくことができれば自分のなかでの納得感も高まりやすく、自分にとってのメリットも増加します。

ビジネスコミュニケーションが良好になる条件

ビジネスコミュニケーションを良好にするには、スキルが身についているだけでは足りません。コミュニケーションの機会を増やしながらスキルも活用し、下記のような条件を満たしていくことが大切です。

ここではビジネスコミュニケーションが良好になる条件を解説するので、参考にしてみましょう。

信頼関係が築けている

信頼関係が築けている状態になると、ちょっとしたユーモアを交えたり他の人には言えない悩みを相談できたり、コミュニケーションの幅が広がります。反対に、信頼関係がないまま無理にコミュニケーションをしようとすると、会話の頻度が多いことが煩わしく感じられるでしょう。

人は誰でも、自分が好意や尊敬を抱く相手とのコミュニケーションであればストレスにならないものです。まずは「どんなことでも話せる」という信頼関係の構築から始めていくことが大切です。

Win-Winの関係が考えられている

ビジネスコミュニケーションは、どちらか片方のメリットだけが強くなるとうまくいきません。一方的なお願いや業務命令になりやすく、もうひとりの意見が度外視されやすくなってしまうので、どうしてもパワーバランスが崩れてしまいます。

つまり、あくまでも両者Win-Winの関係が構築できていることが最低条件であり、Win-Winだからこそお互いに話しやすくなるということを理解しておきましょう。

コミュニケーションを取りやすい環境が整っている

コミュニケーションを取りやすい環境が整っていることも重要です。相談事項があるときにいつでも気軽に連絡が取れる相手であれば、コミュニケーションに壁を感じることもありません。また、オフィスでのデスクが近く、業務上のコミュニケーションも何気ない会話もすることが多い相手とは距離感が近づいていくでしょう。

ビジネスコミュニケーションを促進したいのであれば、まず環境から整備することも大切です。

ビジネスコミュニケーションを良好にする社内環境

ビジネスコミュニケーションを促進させやすい場をつくるには、社内環境の整備がおすすめです。社内コミュニケーションが活性化すれば組織全体の風通しもよくなるので、ぜひチャレンジしてみましょう。

下記では、代表的な施策を紹介します。

ちょっとしたミーティングができるスペースを設ける

各々が業務に集中できるデスクスペース以外に、ちょっとしたミーティングができるスペースを設けておくのがおすすめです。本格的な会議は会議室で、1on1ミーティングや数分で終わる打ち合わせは小さなミーティングスペースで、と使い分ければ気軽な会話がしやすくなります。

リラックスした雰囲気でできるよう、休憩スペースの一部や人通りの多いオフィス中心スペースに設ける方法もあります。事前の申し込みなく誰でも使えるようにしておけば施設管理の手間もかかりません。

フリーアドレス制を導入する

フリーアドレス制とは、従業員の席を固定せず、その日の気分やくじ引きに応じて席を決める方法です。時には新入社員と役員が隣り合って仕事をするなど、多彩なコミュニケーションが生まれることもあるでしょう。

特に、縦割り組織の色合いが強く、部門を超えたコミュニケーションが生まれない職場への導入がおすすめです。多角的な会話が生まれればイノベーションが起きる可能性もあり、業務上に与える効果も高くなります。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションツールを導入し、いつでもどこでも誰とでも会話できる環境を整える方法もあります。チャットやオンラインミーティングツールなどが有名ですが、社内SNSや社内報など、オンラインで手軽に同僚の様子が分かるツールにしてもよいでしょう。

なお、気軽なアクションを促進するため、「いいね」やボタンひとつでの共有機能をつけておくのもおすすめです。オンライン上で活用できるコミュニケーション手段のひとつとして大成しつつあるので、検討してみましょう。

ビジネスコミュニケーションですぐに使える5つのテクニック

最後に、ビジネスコミュニケーションの場ですぐに使えるテクニックを紹介します。最低限の概要さえ知っていれば今すぐ使える知識ばかりなので、参考にしてみましょう。

1. 伝えたいことのテーマを明確にしておく　

会議の冒頭や話し始めたばかりのタイミングで、あらかじめ伝えたいことのテーマを提示しておく方法があります。テーマを決めておけば「何を言いたいのかよくわからない」「結局何を指示されたのか読めなかった」などモヤモヤすることがありません。

また、最初に「5分程度で」とコミュニケーションの長さをイメージさせるなど、先の見通しを立てさせておくのもおすすめです。

2. 結論から話す

結論から先に話すことも、伝えるスキルの向上に役立ちます。特に「PREP法」を採用し、P＝Point（結論）→R＝Reason（理由）→E＝Example（事例、具体例）→P＝Point（結論を繰り返す）の順で話すことを意識してみましょう。

物事を順序立てて話すトレーニングにもなるので、プレゼンテーションの練習としても効果的です。理論立てられるからこそ短時間でも効果的なコミュニケーションができ、受け取り方に齟齬が出ることもありません。

3. 相手に共感する

聞く力を伸ばすには、相手に共感する姿勢を見せることが大切です。いわゆる「傾聴力

」につながる部分でもあり、意見をむやみに否定せず、まずは受け取るところから始めましょう。

万が一相手の話が圧倒的に間違っているものであり、意見を正すために否定しなくてはいけないシーンであっても、そう思った理由や背景の部分は否定しないようにするのが大切です。また、正直に話してくれた姿勢に感謝するなど、根底の信頼関係を構築するよう意識してみます。

4. バックトラッキングを使う

バックトラッキングとはいわゆる「オウム返し」のことであり、相手の発言をそのまま繰り返す手法です。「自分はあなたの話をしっかり聞いています」という姿勢を示すことができるので、不自然にならない程度に交えていくとよいでしょう。

また、相手のしぐさを真似るミラーリングを活用し、波長やトーンを合わせるのも効果的です。似たような人にこそ自分の意見は理解されやすいはず、という先入観をうまく活用できるので、試してみましょう。

5. 答えやすい質問をする

答えやすい質問を繰り返し、相互コミュニケーションを図る方法もあります。例えば「イエス」もしくは「ノー」の2択で答えられる質問であれば、回答者の知識や経験を問わず気軽に答えられます。また、明らかに分かっていることを質問し、合っていれば褒めることを繰り返していけば、コミュニケーションに自信を持たせることもできるでしょう。

5W1Hを意識して質問するなど、方法は多岐に渡ります。反対に、答えづらい複雑な質問にしてしまうと双方にストレスがかかることが多いので、避けておきましょう。