部門間連携を強化する方法｜失敗する原因や円滑化するメリット、事例を解説
部門間連携とは、企業における複数の部門・部署が連携して業務に携わることです。組織力や生産性の向上、離職率の低下やイノベーション創出につながります。
そのため、多くの企業で部門間連携が重要視されていますが、実際は簡単ではなく、部門間での対立が起こってしまう場合もあります。
そこでこの記事では、部門間連携がうまくいかない原因、部門間連携を強化するメリットや方法を徹底解説します。
部門間連携を円滑化するメリット
部門間連携とは、企業における複数の部門・部署が連携して業務に携わることです。ここでは、部門間連携を強化するメリットを紹介します。
あえて組織を横断する形で連携するメリットを知り、どんな効果が得られるか探っていきましょう。
組織力が高まる
部門間連携をすることで社内の統制が取れるようになり、組織力が高まります。
社内コミュニケーションを取る機会が増えるため、他部門がどんな仕事を何のためにやっているか理解するきっかけとしても有効です。
また、部門に縛られず適正のある社員をプロジェクト単位で選定することにより、自部門以外のメンバーとも協力関係を築こうという前向きな姿勢を育みやすくなるでしょう。
凝り固まった組織にしないためにも、部門間連携が効果的だと分かります。
生産性が向上する
部門間連携は、組織全体の生産性向上にも寄与します。
他部門における顔見知りが増えれば、ちょっとした情報共有・アドバイス・意見を求めるなど細かなコミュニケーションができるようになります。
「役立ちそうな情報だから教えてあげよう」「困っていそうだから助けてあげよう」という相互扶助の考えが根付き、結果としてお互いの業務が助かるため生産性が向上するのです。
部門間ごとの連係ミスを防ぐ手法としても有効であり、高いパフォーマンスが期待できるようになるでしょう。
社員満足度が向上し離職率が下がる
部門間連携に成功すると、社員満足度が向上するため離職率が下がります。
例えば直属の上司・先輩社員以外だけでなく、他部門における年齢が近い社員・地元が同じ社員・出身校が同じ社員など相談相手が増えることは、ストレス軽減につながります。
また、部門が違っても忌憚なく意見交換できる社風があれば心理的安全性を得やすく、組織に対するエンゲージメントも向上するでしょう。
離職率の低下は、採用・育成コストの削減やノウハウ・ナレッジの蓄積にも役立ちます。部門間連携することによる副産物は多く、メリットが高いと分かります。
イノベーションを生む機会が増える
部門間連携は、複数の部門が持つ知見を持ち寄る手法であるためイノベーションを生む機会が増えます。
ひとつの部門だけではひらめかなかったアイディアが生まれたり、目から鱗の手法を思いついたりすることもあるでしょう。専門知識を持つ人材がプロジェクトに加わることで、業務効率の改善や新たな知見の伝授ができるかもしれません。
既存業務の生産性を上げるだけでなく新たなイノベーションも生まれることから、部門間連携には高いメリットがあると言えます。
部門間連携に失敗する原因
本来であれば複数の部門が関わった方がいいと分かっているシーンでも、部門間連携を躊躇ってしまう企業は多いでしょう。ここでは、部門間連携がうまくいかない原因を探ります。
部門間連携に積極的な人材がいない
部門間連携に積極的な人材が欠けており、形骸化してしまうパターンです。
周りを巻き込んで強いリーダーシップを発揮する人材がいなかったり、他部門に顔見知りが一切おらずコミュニケーションに壁を感じてしまったりする事例に代表されます。
また、過去に部門間連携に失敗した経験がある人が多ければ多いほど、次の部門間連携に消極的になる傾向があります。
成功のポイントを押さえてから部門間連携に乗り出さないと、失敗が続きかねないでしょう。
会社のビジョンが浸透していない
会社のビジョンが浸透しておらず、部門ごとの考えや個人の意見に全体が引っ張られてしまうパターンです。
部門間連携を何のためにしているかという目的を見失いやすく、会議が迷走する原因となるでしょう。
また、会社が理想としているビジョンや経営戦略とはズレたプロジェクトとして暴走してしまうこともあり、自社のブランドイメージに傷がつく結果になりかねません。
部門間連携の前段階はもちろん、普段からビジョンを浸透させておくことでこうした失敗を避けることができるでしょう。
部門間連携を妨げる風土や制度がある
縦割り型による組織運営が根強く、いわゆる「横割り型」である部門間連携に否定的な意見を持つ企業も少なくありません。
同じ企業であっても他部門は敵であると考える傾向が強いため、「自部門の業務量が増えないよう徹底しなければ」「他部門に遅れを取ることだけは許されない」など社内競争を激化させる要因になりかねません。
また、部門ごとに壁が仕切られていて他部門の仕事内容が見えてこない、フロアが分かれていてコミュニケーションの機会が少ないという企業も要注意です。
相互理解が足りていない
部門同士の相互理解が足りておらず、意思疎通が難しいパターンです。
理想として掲げているゴールが部門ごとに違ったり、業務スケジュールやチーム構成に対する理解が足りていないことから、思ったようなコミュニケーションが取れないこともあるでしょう。
また、そもそも誰がどんな業務を担当しているか分からず、どの部署と連携すればいいか見えてこないことも考えられます。
適切な情報共有ができれば解消するものの、どんな情報を共有すればいいか見えづらいという問題を抱えている組織も多いです。
部門間連携を円滑化する方法
ここからは、部門間連携を強化するための具体的な方法を探っていきましょう。
社内コミュニケーションを活性化させたり情報共有をシームレスにおこなったりすることで、部門間連携のハードルは大きく下がります。
社内SNSを導入する
社内SNSは、Twitter・Instagram・FacebookのようなSNSを社内だけで運用する手法です。
業務ノウハウの共有からちょっとした独り言まで幅広く投稿できることが特徴であり、「いいね」やスタンプなどワンクリックで反応を返すことも可能です。
誰でも気軽に情報発信できるため、普段使っているSNSと同じ感覚で使えることも魅力だと言えるでしょう。
普段顔や名前が見えない他部門の人材と交流するきっかけとして、活用できます。
グループウェアを導入する
グループウェアは、社内情報共有に特化したツールです。
ビジネス向けの機能が多く、TODOリスト・部門スケジュール・ファイル共有・ワークフローなど稟議システム・掲示板・ダイレクトメールなどが搭載されています。
遠隔地にいる部門のスケジュールを見て会議日程を調整したり、スキマを見計らって電話で連絡したりするときに便利です。
またお互いのTODOリストを見ながら業務を振り分けるという使い方もでき、部門間連携を助ける実務寄りのツールだと言えるでしょう。
ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットは短文かつ手軽なコミュニケーション・相談・確認をするときに便利なツールです。
メールのように「お疲れ様です。〇〇部門の△△です」と冒頭挨拶をつけたり署名したりする必要がなく、社内コミュニケーションを活性化させる要因となるでしょう。
複数のメンバーをピックアップしてチームを作成することもでき、情報共有の場としても効果的です。
遠隔で働く社員やテレワーク社員との相性もよく、情報格差を生まずに部門間連携しやすくなることが魅力です。
フリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、固定席を設けずその日の仕事内容や気分に合わせて自由な席で業務をする制度です。
部門ごとに設けられた壁を取り払う取り組みであり、部門・役職・年齢などに捉われないコミュニケーションができます。
思いがけない共通点から話が盛り上がったり、ちょっとした相談やアドバイスをお互いに交わしやすくなったり、さまざまな効果が期待できるでしょう。
なかにはくじ引きで今日の席を割り当てている企業も存在します。自社流の運営方法を見つけ、導入してみましょう。
リラックススペースや社員食堂などを整備する
リラックススペースや社員食堂など、業務を離れてコミュニケーションできる場を設けることも効果的です。
食事をしながら家族や趣味のことを話したりコーヒーを飲みながらちょっとした愚痴をこぼしたりすることができれば、仕事の相談もしやすくなるでしょう。
このような共有スペースを設ける際は、部門はもちろん役職や年齢に応じて使用に制限がかからないように配慮することも重要です。
「お昼の時間帯は役員が多いから使用を避けよう」「いつも〇〇部門の人が大勢で使っていて入り込みづらい」と思われては本末転倒であり、誰でもいつでも使えるスペースとして運用していくことが大切です。
社内イベントを実施する
複数部門のメンバーが参加する社内イベントを企画し、業務を離れてコミュニケーションを取る手法です。
周年パーティー・クリスマス会・BBQ大会・社員旅行など、大勢が一同に集まる場を設けることで普段会話しない人とも会話が生まれます。
オンラインで手軽なゲームやプレゼンテーションをするなど直接集まらなくとも開催できる社内イベントは多く、テレワークが広がっている昨今貴重なコミュニケーション機会となるでしょう。
ただ楽しむだけのイベントもあれば、スキルアップを目的とするイベントも存在します。目的に併せて複数企画するなど対策していきましょう。
社内報を運用する
社内報を活用し、相互理解に役立てる方法も効果的です。
例えば連載形式で複数部門を紹介したり社員インタビューを掲載したりすれば、誰が何のためにどんな業務をしているか把握しやすくなるでしょう。
部門間連携に伴い顔を合わせたとき、「この前社員インタビューでこんな話をしていましたね」と声をかけてコミュニケーションを図るきっかけにもなります。
また、経営層からのトップメッセージを載せてビジョンの浸透を図りたいときにも役立ちます。
部門間連携を円滑化する一歩目におすすめ
部門間連携は、組織力や生産性の向上・離職率の低下・イノベーションの創出などさまざまなメリットをもたらします。
しかし社内コミュニケーション不足や長年根付いてきた縦割り型組織が部門間連携の妨げになることも多く、運用方法を間違えると却って部門間の溝が深まることになるでしょう。
社内報は、各部門がどんな仕事をしているか理解したり経営層の考えを理解したりする際に便利なツールです。
組織として適切な舵取りをおこないながら社内コミュニケーションを活性化させるため、部門間連携を検討している際は同時に社内報も役立てていくことをおすすめします。
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