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ナレッジベースとは?注目の理由やメリット、構築ツールを解説

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ナレッジベースとは、業務に必要な知識・技術・過去事例・ノウハウなどを一元管理するためのツールです。

従業員の流動性が高まった昨今、ナレッジ(知識)を自社内で均質化させて業務効率を図る企業が増えています。そこで本記事ではナレッジベースの意味やメリット、種類を紹介していきます。

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目次

ナレッジベースとは?

ナレッジベースとは、業務に必要な知識・技術・過去事例・ノウハウなどを一元管理するためのデータベースです。業務の属人化を防ぐうえでも役立つほか、会社にとって重要な知的財産を保管・管理・活用するための場として確立しました。

外部に公開するためというよりは「社内活用のため」という性質が高く、特定の個人・部署・役職で完結しがちな情報を積極的に共有することがポイントです。

メリットが多いことで知られているため、現在も多くの企業がナレッジベースを導入しています。

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ナレッジベースが注目される理由

ナレッジベースが特に重要視されるようになった背景には、人材の流動化が高まったことが挙げられます。

終身雇用制が当たり前ではなくなり、ある程度知識と経験を積んだらステップアップのため転職する人が多くなった昨今、企業としてナレッジを蓄積しづらくなったと感じることが増えてきました。担当者がひとり退職する度にノウハウが外部に流出したり、完全な引継ぎがおこなわれなかったために業務が滞ったり、デメリットを体感した企業も多いでしょう。

こうした属人性のある状態から脱却し、従業員個人ではなく会社そのものにナレッジを蓄積するための方法として、ナレッジベースが生まれたのです。

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ナレッジベースを構築するメリット

まずは、ナレッジベースを構築するメリットを確認していきましょう。

自社の市場価値を高めるためにどんな施策が必要かイメージしつつ、問題解決のヒントを探っていきましょう。

従業員への素早い知見伝達

ナレッジベースを構築することで、従業員への素早い知見伝達が叶います。

誰でもいつでもアクセスして情報検索できることがナレッジベースの特徴であるため、業務上行き詰まるようなことがあったとき、参考にしやすいでしょう。年齢・部署・役職・過去の経験などの枠を飛び越えて専門的な情報に触れられれば、活用の幅も広がります。

また、「業務マニュアルがどこにあるか分からない」「〇〇部署の人に経験を聞いてみたいけれどわざわざ話しかけるのはハードルが高い」など、知見を得るうえでの小さなストレスも解消しやすくなります。

業務フローの均質化・効率化

ナレッジベースを構築しておくことで、業務フローの均質化が叶います。

例えば、業務マニュアルをナレッジベースに蓄積していくことで、各従業員に同じ手法を浸透させることができるでしょう。新人研修の度に新しい資料を作る必要もなく、指導側の工数も削減できます。

また、都度新しい資料を作成する手間がなくなり、「別部署で同じような仕事をしている」というようなロスも防げます。

顧客対応力の向上

ナレッジベースに過去事例・取引先への提案資料・プレゼンテーションのフィードバックなどを蓄積しておけば、顧客対応力の向上が図れます。

どのような資料にすると提案が通りやすいか、営業に必要なエッセンスは何かというノウハウ的な情報を活用すれば、企業としての底力を上げられます。また、どの会社のどの担当者にどんな嗜好があるかなど、個別のコミュニケーションに役立つ要素まで共有しておけば、担当の引継ぎがあっても安心です。

企業の競争力向上

上記のようなメリットを受けることは、総じて企業の競争力向上に貢献します。

自分ひとりでは学びきれなかったノウハウを知れたり、在籍していなかった頃の情報まで深掘りしながら提案資料を作ったりすることで、市場ニーズの高い企業として成長しやすくなるでしょう。

業務効率化が図れれば単純作業の比率が減り、アイディアやクリエイティブ性が必要な業務に集中できます。会社全体で情報共有したい場合、ナレッジベースの構築が急務であると分かります。

ナレッジベース構築ツール

ナレッジベースツールは4種類に分類できます。

それぞれ特徴や得意とする機能が異なるため、まずはひとつずつチェックしていきましょう。また、具体的なツールを幅広くお探しの方は以下の記事(ナレッジマネジメントツールおすすめ比較10選)もぜひご覧ください。

データベース型

データベース型のナレッジベースは、社内に蓄積した情報の収集・検索に特化したツールです。

文書タイトルだけでなく、作成年月日・作成者・担当部署・およその業務分類に至るまで詳しく検索できる環境があれば、より活用しやすくなるでしょう。

また、文書本文まで検索の手が伸びる場合、専門用語を知らない従業員でも情報をキャッチアップしやすくなります。情報の倉庫のようなイメージが近く、誰でも手軽に活用できることがメリットです。

グループウェア型

グループウェアとは、スケジュール・タスクリスト・ワークフローなど社内の情報共有に必要な機能が搭載されたコミュニケーションツールです。

カレンダーに登録された会議の予定に前回会議の議事録が添付されていたり、ワークフローのトップ画面に申請マニュアルが添付されていたり、複数のツールと関連づけて格納できることがメリットです。

それぞれのナレッジを実務に紐づけやすく、必要なときに必要な情報を目にしやすくなるでしょう。また、多数のファイルを格納できるフォルダを設けているグループウェアも多く、過去事例やマニュアルの共有にも便利です。

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ヘルプデスク型

ヘルプデスクは、従業員からの問い合わせや解答を蓄積し、Q&A形式で運用できるツールです。

「よくあるお問い合わせ」に近い形く、「経費申請 期日」「営業マニュアル」など気になる単語で自由に検索できます。直感的な操作ができるため利用のハードルを下げやすく、「分からないことがあればここを見ればいい」という動線も描きやすくなるでしょう。

社内からの同じような問い合わせ対応に工数を割かれている企業や、一括で全従業員に向けてマニュアル伝達したい企業に向いています。

データマイニングツール型

データマイニングツール型は、ナレッジベースに蓄積されたデータを分析しながら活用することが特徴です。

自社事例だけでなく他社事例など幅広い知見を蓄積しながら、共通する項目や相違する要素をあぶりだすシーンで使えます。

また、AIを搭載しているツールも多く、業務の性質に合ったナレッジを自動で引き出してくれる機能も便利です。ビッグデータ活用とも相性がよく、膨大なナレッジを既に保有している場合におすすめです。

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ナレッジベースは経営に欠かせない

ナレッジベースを構築できるかどうかは、今後の経営に大きく関わってきます。

プロジェクトの中心メンバーである重要人物が退職したときや、部署異動・休職があってもスムーズな引継ぎができるよう、早めに実行へ移す必要があるでしょう。

また、ナレッジベースを効果的に活用できれば、自分だけでは見つけられなかった業務上のヒントや新規企画のアイディアが見つかる可能性もあります。

従業員個人の能力だけに依存しきることなく、会社として底力をあげたい場合は、ぜひナレッジベース構築を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

Kenta Nakanishiのアバター Kenta Nakanishi ourly株式会社 マーケティングチームメンバー

ourlyのメディア担当。
12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。
その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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