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ナレッジベースとは?構築の重要性と4つのメリット・おすすめ5つのサービス5選を紹介!

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ナレッジベースとは、業務に必要な知識・技術・過去事例・ノウハウなどを一元管理するためのツールです。

従業員の流動性が高まった昨今、ナレッジ(知識)を自社内で均質化させて業務効率を図る企業が増えています。そこで本記事ではナレッジベースの意味やメリット、5つのサービスを厳選して紹介していきます。

目次

ナレッジベースとは?

ナレッジベースとは、業務に必要な知識・技術・過去事例・ノウハウなどを一元管理するためのデータベースです。

外部に公開するためというよりは「社内活用のため」という性質が高く、特定の個人・部署・役職で完結しがちな情報を積極的に共有することがポイントです。

業務の属人化を防ぐうえでも役立つほか、会社にとって重要な知的財産を保管・管理・活用するための場として確立しました。

メリットが多いことで知られているため、現在も多くの企業がナレッジベースを導入しています。

ナレッジベースの重要性・背景

ナレッジベースが特に重要視されるようになった背景には、人材の流動化が高まったことが挙げられます。

終身雇用制が当たり前ではなくなり、ある程度知識と経験を積んだらステップアップのため転職する人が多くなった昨今、企業としてナレッジを蓄積しづらくなったと感じることが増えてきました。

担当者がひとり退職する度にノウハウが外部に流出したり、完全な引継ぎがおこなわれなかったために業務が滞ったり、デメリットを体感した企業も多いでしょう。

こうした属人性のある状態から脱却し、従業員個人ではなく会社そのものにナレッジを蓄積するための方法として、ナレッジベースが生まれたのです。

ナレッジベースを構築する4つのメリット

まずは、ナレッジベースを構築するメリットを確認していきましょう。

自社の市場価値を高めるためにどんな施策が必要かイメージしつつ、問題解決のヒントを探っていきましょう。

従業員への素早い知見伝達

ナレッジベースを構築することで、従業員への素早い知見伝達が叶います。

誰でもいつでもアクセスして情報検索できることがナレッジベースの特徴であるため、業務上行き詰まるようなことがあったとき、参考にしやすいでしょう。

年齢・部署・役職・過去の経験などの枠を飛び越えて専門的な情報に触れられれば、活用の幅も広がります。

また、「業務マニュアルがどこにあるか分からない」「〇〇部署の人に経験を聞いてみたいけれどわざわざ話しかけるのはハードルが高い」など、知見を得るうえでの小さなストレスも解消しやすくなります。

業務フローの均質化・効率化

ナレッジベースを構築しておくことで、業務フローの均質化が叶います。

例えば、業務マニュアルをナレッジベースに蓄積していくことで、各従業員に同じ手法を浸透させることができるでしょう。

新人研修の度に新しい資料を作る必要もなく、指導側の工数も削減できます。

また、都度新しい資料を作成する手間がなくなり、「別部署で同じような仕事をしている」というようなロスも防げます。

顧客対応力の向上

ナレッジベースに過去事例・取引先への提案資料・プレゼンテーションのフィードバックなどを蓄積しておけば、顧客対応力の向上が図れます。

どのような資料にすると提案が通りやすいか、営業に必要なエッセンスは何かというノウハウ的な情報を活用すれば、企業としての底力を上げられます。

また、どの会社のどの担当者にどんな嗜好があるかなど、個別のコミュニケーションに役立つ要素まで共有しておけば、担当の引継ぎがあっても安心です。

企業の競争力向上

上記のようなメリットを受けることは、総じて企業の競争力向上に貢献します。

自分ひとりでは学びきれなかったノウハウを知れたり、在籍していなかった頃の情報まで深掘りしながら提案資料を作ったりすることで、市場ニーズの高い企業として成長しやすくなるでしょう。

業務効率化が図れれば単純作業の比率が減り、アイディアやクリエイティブ性が必要な業務に集中できます。

会社全体で情報共有したい場合、ナレッジベースの構築が急務であると分かります。

ナレッジベースを構築する4つのツール

ここでは、ナレッジベース構築に役立つツールを紹介します。

それぞれ特徴や得意とする機能が異なるため、まずはひとつずつチェックしていきましょう。

データベース型

データベース型のナレッジベースは、社内に蓄積した情報の収集・検索に特化したツールです。

文書タイトルだけでなく、作成年月日・作成者・担当部署・およその業務分類に至るまで詳しく検索できる環境があれば、より活用しやすくなるでしょう。

また、文書本文まで検索の手が伸びる場合、専門用語を知らない従業員でも情報をキャッチアップしやすくなります。

情報の倉庫のようなイメージが近く、誰でも手軽に活用できることがメリットです。

グループウェア型

グループウェアとは、スケジュール・タスクリスト・ワークフローなど社内の情報共有に必要な機能が搭載されたコミュニケーションツールです。

カレンダーに登録された会議の予定に前回会議の議事録が添付されていたり、ワークフローのトップ画面に申請マニュアルが添付されていたり、複数のツールと関連づけて格納できることがメリットです。

それぞれのナレッジを実務に紐づけやすく、必要なときに必要な情報を目にしやすくなるでしょう。

また、多数のファイルを格納できるフォルダを設けているグループウェアも多く、過去事例やマニュアルの共有にも便利です。

ヘルプデスク型

ヘルプデスクは、従業員からの問い合わせや解答を蓄積し、Q&A形式で運用できるツールです。

「よくあるお問い合わせ」に近い形く、「経費申請 期日」「営業マニュアル」など気になる単語で自由に検索できます。

直感的な操作ができるため利用のハードルを下げやすく、「分からないことがあればここを見ればいい」という動線も描きやすくなるでしょう。

社内からの同じような問い合わせ対応に工数を割かれている企業や、一括で全従業員に向けてマニュアル伝達したい企業に向いています。

データマイニングツール型

データマイニングツール型は、ナレッジベースに蓄積されたデータを分析しながら活用することが特徴です。

自社事例だけでなく他社事例など幅広い知見を蓄積しながら、共通する項目や相違する要素をあぶりだすシーンで使えます。

また、AIを搭載しているツールも多く、業務の性質に合ったナレッジを自動で引き出してくれる機能も便利です。

ビッグデータ活用とも相性がよく、膨大なナレッジを既に保有している場合におすすめです。

ナレッジベースツールおすすめ5選

最後に、おすすめのナレッジベースツールを紹介します。

前述した「データベース型」「グループウェア型」「ヘルプデスク型」「データマイニング型」いずれのツールと相性がいいか考えながら、比較・検討の材料としていきましょう。

Googleドライブ

Googleドライブは、ドキュメントだけでなく写真・動画・ファイルなどありとあらゆるデータを保存できるオンラインクラウドストレージサービスです。

共有URLさえ伝えておけばIDやPWの入力なくいつでもどこでも閲覧できることが特徴であり、Googleが提供している他アプリケーションとも連携できるため、使い勝手に優れています。

重要なファイルをユーザーごとに予測・表示させる機能も搭載されており、クイックアクセスしやすいこともメリットです。

URL:https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

Qast

Qastは、シンプルな機能と分かりやすい画面デザインが有名なナレッジ共有ツールです。

メモ帳のようなテキストベースでの情報共有がメインであり、ひとつひとつのファイルが軽く、開いて内容を確認する際のストレスを軽減できます。

スマホでの利用にも対応しており、容量を割くことなくスピーディーな閲覧がしやすくなるでしょう。

作成したメモがいつ誰にどれくらい見られているかダッシュボード上で管理することもでき、管理・監督しやすいというメリットもあります。

URL:https://qast.jp/

NotePM

NotePMは、業務マニュアル・製品設計書・議事録などありとあらゆるビジネスドキュメントを共有する社内wikiツールです。

Web上でドキュメントを作成できるため手軽に情報共有できることが魅力であり、ファイル全文に検索機能の手が届くため、必要なドキュメントをピックアップしやすいこともポイントです。

階層式のフォルダを作って見やすく整理することも可能なため、今のデータ格納庫がごちゃごちゃになっている場合は、NotePMのようなツールを使うのがおすすめです。

URL:https://notepm.jp/

kintone

kintoneは、業務アプリを直感的に作成できる業務改善プラットフォームです。

アプリの作成といわれるとエンジニアやプログラマーとしての知識が必要であると思われがちですが、kintoneの場合、直感的な操作だけで開発が叶います。

ヘルプデスクのようなQ&Aサイトであればかなりの短期間で実装にまで持っていけるため、ナレッジベース構築を急ぎたい企業に向いているでしょう。

また、アレンジ性・デザイン性も高く、時間をかけてこだわって作成したいときにもおすすめです。

URL:https://kintone.cybozu.co.jp/

Confluence

Confluenceは、リモートワークでも導入しやすいチームのためのワークスペースツールです。

ドキュメントのフォーマットを作成しておけるツールであり、議事録・日報・各種申請書・プレゼンテーション資料づくりに便利です。

フォーマットに沿って内容を入力していくだけで完結するため分かりやすく、資料作成の自走力をつけられるでしょう。

都度質問や疑問へ対応するのに工数を割かれていた管理職からの評判もよく、はじめてナレッジベースツールを導入する企業にもおすすめです。

URL:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

ナレッジベースは経営に欠かせない

ナレッジベースを構築できるかどうかは、今後の経営に大きく関わってきます。

プロジェクトの中心メンバーである重要人物が退職したときや、部署異動・休職があってもスムーズな引継ぎができるよう、早めに実行へ移す必要があるでしょう。

また、ナレッジベースを効果的に活用できれば、自分だけでは見つけられなかった業務上のヒントや新規企画のアイディアが見つかる可能性もあります。

従業員個人の能力だけに依存しきることなく、会社として底力をあげたい場合は、ぜひナレッジベース構築を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

ourlyのメディア担当。12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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