人員配置とは？最適化する目的やメリット、実施手順、注意点を解説
人員配置とは、従業員のスキルや特性を見極めて各部門や業務に人員を配置する人事マネジメントのひとつです。人員配置の最適化は、生産性向上や離職率防止につながるため、多くの企業で重要視されています。
そこで、この記事では、人員配置を最適化するメリット、人員配置を最適化する手順や人員配置変更の注意点について徹底解説します。
こちらの記事を読んだ後に実践すれば、失敗することなく効率的に人員配置の最適化を進められるはずです。
人員配置とは
人員配置とは、経営目標を達成するため、従業員のスキル・特性に合わせて人員を配置する人材マネジメントです。
適正な人員配置ができれば部門の人数・構成を最適化できるだけでなく、業務パフォーマンスの向上や働く人のモチベーション向上につながります。
「誰にどんな業務を任せるか」「どの部署がどんな人員を欲しがっているか」を考え、人的資本の最大化を狙っていく手法だと言えます。
人員配置を最適化する目的
人員配置を徹底する目的は、多岐に渡ります。
主に「事業目標の達成（収益性向上）」を目的とするケースと、「人員の定着と育成（離職予防）」を目的とするケースに分けられます。
下記で、細分化しながら詳しくチェックしていきましょう。
事業目標の達成
最適な人員配置ができれば、事業目標を達成しやすくなります。
例えば、売上の数値を重視した営業活動や取引先とのコミュニケーション能力が上手い人は、営業部に配置した方がよいでしょう。結果として自社の商品・サービスの売れ行きがよくなり、目標を達成しやすくなります。
同様に、バックオフィスにはバックオフィス向きの人を配置すれば組織運営の効率が上がります。
誰がどんな仕事に向いているか知ることが、人員配置の第一歩です。
人員の定着と育成
最適な人員配置は、人材の定着・育成にも貢献します。
自分が楽しいと思える仕事を任せられれば、自然とモチベーションも上がるでしょう。高いモチベーションを持って働けばパフォーマンスを発揮しやすく、上司・同僚から評価されることが増えます。結果的に「仕事が楽しい」「この会社に居場所がある」と思うことができ、離職せず定着する人材として育成できるのです。
終身雇用制が事実上崩壊し、理想的な職場があれば誰でも気軽に転職できる時代だからこそ、人材定着の施策は十分に打つべきだと言えるでしょう。
人員配置の種類
施策として実施する人員配置として、下記の6種類が挙げられます。
- 人事異動・配置転換
- 新規採用
- 役職変更
- 雇用形態の変更
- 組織体制の変更
- リストラ・契約解除
代表的に知られているのは「人事異動・配置転換」と「新規採用」ですが、それ以外の手法も確認しておきましょう。
人事異動・配置転換
人事異動・配置転換は、既存社員の所属部署を変更する手法です。
別の部署で新たなスキルを習得したり、新たなイノベーションを起こす引き金になったりする効果があります。
あえて経験を積ませるため定期的なジョブローテーションを実施している企業も多く、組織の停滞を防ぐための手法として確立しています。
新規採用
新規採用は、外部から新しい人材を雇用して新しい風を取り入れる手法です。
新卒採用の場合、将来の幹部候補を育成したり上司・先輩社員など指導する側のスキルアップ効果が現れます。
中途採用の場合、即戦力として活躍してもらいやすいため事業目標の達成を叶えやすく、教育にかかるコストも抑えられることが魅力です。
少なからず既存社員にも影響を与える手法であり、どんな人材を採用したいか事前にイメージしておくことが大切です。
役職変更
昇進・昇格による役職変更を実施する手法です。
「会社から評価されている」というポジティブなモチベーションにつながりやすく、より高いパフォーマンスを発揮してくれるようになるでしょう。
少しずつキャリアアップしている実感も与えやすく、今後長く働ける職場であるという認識も高まります。
一方、過度なプレッシャーにならないよう調整したり、実力に合ったポジションを用意したりする必要がある点に注意が必要です。ギャップのある役職変更を繰り返していると、却って離職につながるケースもあります。
雇用形態の変更
アルバイトから正社員へ、時短勤務からフルタイム勤務へ、など雇用形態を変更する手法です。
社員の能力・実績・評価に紐づいた変更ができれば、役職変更と同様にポジティブなモチベーションが生まれます。
また、社員の要望を聞いて雇用形態を柔軟に変更できれば、妊娠・出産・介護・私傷病など都合に合わせた働き方のアレンジもできるでしょう。
多種多様な働き方が認められている会社は、労働市場からの評価も高くなる傾向にあります。優秀な人材を獲得する手段にも成り得るため、導入を検討してみましょう。
組織体制の変更
部署の再編・支店の新設（閉鎖）など、組織体制を変更する手法です。
また、トップダウン型のヒエラルキー組織ではなく、役職がなくフラットなホラクラシー組織にする手法もあるでしょう。
役職の階層・部門の構成人数ごと変える大幅な変革であり、軌道に乗せるまで時間がかかります。しかし、業務に合った再編ができれば全社員がパフォーマンスを発揮しやすくなり、社風も少しずつ変わっていくでしょう。
リストラ・契約解除
リストラ（解雇）契約解除など、人員を縮小する手法です。
組織のスリム化と相性がよく人件費の削減ができるほか、コンパクトオフィスにしてランニングコストを抑えるなどさまざまなメリットがあります。
ただし、リストラ・契約解除をしない継続社員の心情に与える影響も加味して実施しましょう。
「リストラが続くということは採算が取れていないのでは」「次は自分がリストラされてしまうかもしれない」など不安を抱えてしまうと、転職による人材流出が増加します。
人員配置を最適化するメリット
人員配置を最適化することによるメリットは、多数存在します。
コスト・工数がかかることを除けば、ほぼメリットだらけの施策だと言えるでしょう。
下記では、人員配置のメリットについて詳しく解説します。
業務効率・生産性が上がる
最適な人員配置ができれば、業務効率・生産性が上がります。スキル・経験・能力・知識を最大化しやすく、効率よく業務を進められるのです。
また、教育・育成にかかるコストを下げやすく、その分のコストを投資など他の部分に活用できることも利点です。
多くの企業が人員配置の最適化を狙っている理由は、最小のコストで最大限のリターンを得るからだと言えるでしょう。
離職を防止できる
自分の理想に合った部署に配属してもらったり、スキル・経験を正しく評価して役職を与えてもらったりすることは、働きがいの向上につながります。
理想的な職場だというイメージが根付くため離職を防止しやすく、人材の定着に貢献するでしょう。社員がいきいきと働いている会社になれば、取引先・顧客からの印象もよくなります。
長い目で教育できるなど、教育・育成にかかるコストを削減できることもメリットです。
人材を有効活用できる
最適な人員配置ができれば、今いる人材を有効活用できます。
ひとり当たりの生産性が上がるため少人数かつ限られた時間でも効率よく業務を進行でき、無理に新規人材を雇う必要がありません。
また、業務のムダ・ミスコミュニケーションによるトラブルやクレームが起きづらく、やるべき仕事に集中できる環境を用意できます。
人件費を抑えながらパフォーマンスの最大化を狙える手法が、人員配置の最適化なのです。
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人員配置を最適化する手順・プロセス
次に、人員配置をする手順・プロセスを知っておきましょう。
人員配置は最適化できれば多くのメリットが得られる手法である一方、自社の課題や社風に合っていない人員配置をするとミスマッチが生じるため注意が必要です。
下記では最適化するための手法に焦点を当て、解説します。
各業務に必要な人員数やスキルを把握する
まずは各業務を洗い出し、業務ごとに必要な人員数・スキルを把握します。
営業部では数字にハングリーなコミュニケーション力のある人材を求めていて、経理部ではミスなく確実に仕事ができる人材を求めている、など業務の特性に合わせて把握していきましょう。
各部門の部署長にヒアリングを実施するなど、現場の声を吸い上げておくことがポイントです。
人員のスキルや適性を把握する
次に、人員ごとに異なるスキル・適性を把握します。
過去に担当した業務の内容・前職での経験・保有資格・自社における実績など、データはなるべく多く収集しておきましょう。
また、性格などデータには現れづらい適性を調べておくことも重要です。こちらも各部門の部署長にヒアリングをするなど、現場目線での声を集めておくことをおすすめします。
従業員の希望を確認する
従業員自身の希望を確認し、なるべく沿う人員配置にしていきましょう。
配属先の部署・役職に具体的な希望があるか、担当している業務以外に興味を持つ分野があるかなど、ヒアリングを重ねます。
また、今後どうキャリアアップしていきたいか、自社でどんなことを成功させたいかなど、具体的な配置に関わらない内容をヒアリングしてもよいでしょう。
1on1面談やチェックシートを活用し、限られた時間でもスピーディーに収集することがポイントです。
人員配置変更を実施する
ここまでで収集したデータをもとに、人員配置変更を実施します。
既存社員のパフォーマンスを最大化したい場合は、人事異動・配置転換・役職変更などが向いています。新しい風を取り入れて組織体制を変更したい場合は、新規採用・組織体制の変更などに着手してもよいでしょう。
何のために人員配置をするか、根底にある目的意識からズレない施策としていくことが重要です。
人員配置適用後の効果測定をし、改善策を考える
人員配置適用後は、「やりっ放し」にせず効果測定を実施します。狙い通りの効果が現れているか、現れていないなら何が原因か、探っていきましょう。
また、今後の人事配置に向けて改善策を考えることも欠かせません。生産性・作業効率・従業員満足度・業務量の変化などさまざまなデータを複合的に集め、分析していくことが大切です。
人員配置を実施する際のポイント
最後に、人員配置を実施する際の注意点に触れておきます。
注意点を知らないまま人員配置に着手した場合、目的と手段にズレが生じて狙い通りの効果が得られない可能性が高くなります。
社員に不満・不安を与えるきっかけにもなってしまうため、下記を事前にチェックしておきましょう。
頻繁に人員配置を変更すると従業員のスキルが伸びない
人員配置は従業員のスキルアップやモチベーションアップに効果的な手法ではあるものの、頻繁におこなうことは逆効果です。
所属部署・役職・業務内容が頻繁に変わってしまうと、スキルを習得しきる前に次の人員配置がやってきます。中途半端に学んだだけの状態になりやすく、専門性の育成は叶いません。
一度人員配置をしたら一定期間腰を据えて効果検証するつもりで、施策内容を考えていきましょう。
人員配置変更は売上に直結しない
人員配置変更は、売上に直結しないことも知っておきましょう。
最適な人員配置をすることでパフォーマンスやモチベーションが上がり、結果として売上が向上することはあり得ます。
しかし取引先や顧客に対するダイレクトな施策ではないため、即時の新規開拓・リピート率向上など定量的な結果が見えるとは限らないのです。
そのため、いかに社員のモチベーションを上げるか、生産性を上げる組織体制にするかに狙いを定めた施策とすることがおすすめです。
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人員配置最適化で組織を強くしよう
人員配置を最適化できれば、事業目的の達成・人為の定着と育成など、さまざまなメリットが得られます。
従業員満足度が高くなるため職場の雰囲気もよくなり、密な社内コミュニケーションができるようになるでしょう。
人員配置をする際は、狙いや目的を社員に周知しておくことが大切です。
社内報など全社に訴求できる手法を活用し、理解を得ておきましょう。
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