業務分掌とは？メリット・デメリット、作り方を分かりやすく解説
業務分掌とは、会社において、各部署やチーム、従業員それぞれが担当する業務・権限・責任を明確に定めることを指します。
業務分掌を定めることで、仕事における責任の所在が明らかになったり、人事評価に活用したりできます。業務分掌は一般的に大企業で多く採用されており、作り方（定め方）も様々です。
本記事では、業務分掌の言葉の意味とメリット・デメリット、作り方を解説していきます。
業務分掌とは
業務分掌とは、会社組織において部署やチームごとの業務範囲や役割、責任、権限を定めることです。部署やチームに所属する従業員、個人単位で定められる場合もあります。各セクションの職責が明確になるため、円滑な組織運営が可能になります。
一般的には成熟した組織系統をもつ、事業規模の大きな企業で用いられることが多いようです。反対にベンチャー企業など、成長過程にある企業では業務分掌を定めることで臨機応変な対応ができなくなり、成長を妨げる要因になるようです。
似た言葉や概念に「職務分掌」や「セグリゲーション」があります。以下に違いを確認していきましょう。
業務分掌と職務分掌の違い
「業務分掌」と混同されやすい言葉が「職務分掌」です。
両者の違いは以下の通りです。
- 業務分掌：部署が果たすべき業務・責任と権限を定めるもの
- 職務分掌：役職に対応する職務・責任と権限を定めるもの
「業務」とは「財務部」や「総務部」など、「セクション」が果たすべき役割です。これに対し、「職務」とは「取締役」や「課長」など、その立場の「人」が果たすべき役割を指します。
業務分掌と職務分掌の違いは、職責を明確化する対象の違いといえるでしょう。
職務分掌の詳細は特に大企業において、文書で保存されています。「職務分掌規定」「職務分掌表」と呼ばれ、社員は目を通し理解することを求められるでしょう。
業務分掌とセグリゲーションの違い
セグリゲーションも職務や業務の役割・権限を定めるものですが、業務分掌や職務分掌とは目的が違います。
業務分掌や職務分掌が円滑な組織運営を目的とするのに対し、セグリゲーションは不正やミスの防止を目的とするものです。
セグリゲーションでは「執行者」と「承認者」、それぞれの権限や職責を分離し明確化することで、監視や監督を機能させます。こうしたルールを定めることで、不正やミスが発生しない組織設計が可能になるのです。
業務分掌のメリット
ここでは業務分掌を定める5つのメリットについて解説します。
業務分掌により各部署の職責を明確化することで、抜けや漏れのない業務体制を構築できます。また組織運営を円滑にする効果も期待できるようです。
以下に詳しく見ていきましょう。
責任の所在が明確になる
業務分掌を作成することで得られるメリットは、各部署の責任の所在が明確になることが挙げられます。責任範囲が曖昧な組織運営は、リスクをともなうものです。
業務における責任の所在が明確であれば、部署内の管理体制も強化されミスやトラブルも事前に防げるようになります。
実際にトラブルが発生した場合も、対応する部署が明確であるため、スムーズな対応が可能です。被害を最小限に食い止めることができるでしょう。
不正の特定が容易になりリスクを減らせる
不正の特定が容易になる点もメリットです。
各部署、各個人が担当する業務が明確であれば、不正が起きた場合速やかに担当者や担当部署を調査でき、当事者を特定できるでしょう。
各部署・各個人の責任範囲が明確になっていれば、相互のチェック機能が働くようになります。チェック体制が機能している組織では、従業員は不正を働くことのリスクを認識します。
自然と、不正が起こりにくい組織風土の醸成につながっていくでしょう。
従業員の責任感が高まる
各部署の役割と責任を明確にすることは、所属する従業員一人ひとりの責任感を高めることにもつながります。
自身が所属する部署の会社における位置付けを知り、業務がどのように役にたっているか分かれば、担当業務の意義を深く理解できるでしょう。そのことが自身の仕事に対する責任感を高めます。
また、責任感は業務に対するモチベーション向上にもつながるため、従業員にとっても良い影響を及ぼすものです。
各部署間の業務を適正化し負担を軽減する
業務分掌で各部署が果たすべき役割と業務を明確にすることで、重要な業務の抜けや漏れがないかを確認できます。加えて、各部署で発生していた重複した業務も把握できます。
こうした抜け漏れや無駄をなくすことで、各部署の業務が適正化され、健全で効率的な組織運営が可能になるでしょう。
また、業務分掌の作成は、特定の部署に負担が偏っていないかの検証にもなります。こうした現状があれば業務分担を見直し、負担を軽減しなくてはなりません。
業務分掌を作成するプロセスは、組織の現状を俯瞰できるため、問題点や課題の発見につながります。
業務分掌規程が人事評価に活用できる
業務分掌を作成した場合、多くの企業は規程化して運用します。この業務分掌規程を人事評価に活用する企業も多いようです。
各部署・各個人が果たすべき役割と責任が明確であれば、業務目標や評価基準が設定しやすくなるでしょう。
また、各ポジションの職責を明確にすることで、そのポジションに求められる「ふさわしい行動（コンピテンシー）」が定義されます。コンピテンシーを活用した評価制度を設計する場合は、業務分掌規程を根拠とすることが、従業員の納得度を高める上で不可欠です。
業務分掌のデメリット
一方で業務分掌を定めることには、デメリットもあるようです。
成長過程にある企業では、業務範囲を固定してしまうことで臨機応変な対応ができなくなり、成長を阻害することは先に触れました。
事業規模の大きな企業でも、以下のようなデメリットが生じる恐れがあるため、注意が必要です。
業務範囲外の仕事をしなくなる
業務範囲を明確化し固定してしまうと、その範囲内の仕事しかしなくなるため、放置される業務が発生する恐れがあります。
こうした従業員が増えることは、組織の硬直化リスクにつながり、頭を悩ませている企業も多いようです。部門間で責任転嫁が横行するなど、かえって組織運営がスムーズにいかなくなることも考えられます。
業務分掌は、セクショナリズムにつながるリスクがあることを認識する必要があるでしょう。
担当者がはっきりしない業務の対応が遅れる
事業活動では、新たに発生した業務やイレギュラーへも多いものです。
こうしたときに、担当者や担当部署がはっきりせず、対応が遅れてしまうことがデメリットとして挙げられます。
業務分掌で明確に判断できないイレギュラーや新たな業務は、部署間での押し付けあいになることも考えられます。また最終的に担当した部署は、不満を感じることもあるでしょう。業務分掌の作成においては、こうしたイレギュラーも想定しておく必要があります。
業務分掌の作り方
ここでは業務分掌の作成方法を解説します。
業務分掌は組織運営を円滑にすることが目的ですが、前述の通りデメリットを生じる可能性もあります。作成においては慎重に検討を重ねなくてはなりません。
一般的には以下の4つのステップで作成することが多いようです。
STEP1：組織図の作成と経営陣・各部門からのヒアリング
最初のステップは、現状の業務体制を組織図に落としこむ作業から始めると良いでしょう。
各部署に所属する従業員や指揮系統を把握し、それぞれの相関関係を明確にしていきます。その際、経営陣や各部門の管理職からスタッフにまでヒアリングをおこない、業務を洗い出すことが不可欠です。
業務分掌は現状の問題点を把握し、その改善を図るものでなくてはなりません。
しっかりと聞き取りをおこなうことで、現実とのギャップが限りなく少ない業務分掌の作成が可能になるでしょう。
STEP2：各部門やチームごとに業務・権限・責任を明確にする
各部署から集めた情報は、精度や粒度が不揃いの場合も多いため、まずは情報のレベル合わせをおこないます。その上で各部門やチームごとの、業務や権限・責任を明確にしていきます。
また、重複している業務や特定の部署に負担が集中していれば、このステップで調整を図らなくてはなりません。業務が減る部署もあれば、増える部署もあります。
不公平感や部署間の軋轢につながらないように、十分に議論を尽くして合意形成を図りましょう。
STEP3：明確にした業務・権限・責任をまとめる
ステップ2で明確にした各部門の業務・権限・責任を明文化するプロセスです。多くの場合は規程化し、経営陣の承認を得ることになるでしょう。
また、組織図と合わせて、各部門の役割や権限をひとつの表にまとめると、従業員へのアナウンスがしやすくなります。業務分掌を作成しても、従業員がその存在を知らなかったり、理解が浅いようでは作成する意味がありません。
すべての従業員に責任感をもってもらうためにも、分かりやすい形でまとめることが不可欠です。
STEP4：都度更新を行なう
業務分掌は一度作成して、それで終わりではありません。必要に応じて随時更新をしていきましょう。組織変更があった際はもちろん、新たな業務やイレギュラーへの対応などが発生した場合は、その都度、更新が必要です。
また、定期的に見直しを図るタイミングも定めておきましょう。更新を怠ると責任の所在が曖昧な業務が増えていくことになり、業務に支障がでる恐れもあります。
業務分掌の作成にあたっては、頻繁な更新に対応できる方法が望ましいといえます。
また従業員への周知方法も、合わせて検討しておく必要があるでしょう。
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業務分掌を定めて従業員を働きやすく
部署ごとの役割や責任範囲、権限を明確にすることは健全な組織運営に欠かせないものです。とくに事業規模が拡大し、組織が成熟した企業においては、その傾向は顕著でしょう。
この記事では、業務分掌が個人の責任感を養うことにも触れました。
モチベーション高く日々の業務に臨める環境は、働きやすさやエンゲージメント向上に欠かせません。そのためにも業務分掌を定め、適切に運用することが求められます。
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