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社内報をPDFで送るメリット・デメリットとは?web社内報との比較あり

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あなたの会社では、社内報を発行していますか?

社内報は日本の300名以上の規模の会社のうち、8割の企業が社内報を導入していると言われているほどなので、この記事を読んでいらっしゃる皆様の会社の多くが社内報を作成していることと思います。
とはいえ、一口に社内報といっても紙社内報やweb社内報などとさまざまな発信手法があり、それぞれ特徴は大きく異なります。

そこで、理念浸透やコミュニケーション活性化を実現するweb社内報「ourly」を提供する弊社が、これまでさまざまな企業の社内報運用に携わってきた経験から社内報をPDFで送るメリットやデメリット、紙社内報やPDF配信からweb社内報CMS導入の際のポイントなどについて紹介します。

サービス本記事で紹介している実物の社内報(紙・Web)は、弊社で過去に実際に発行したものです。一事例としてぜひ参考にしてください。

また、こちらの記事では社内報に関するお悩みを全て網羅して解説していますので、ぜひご覧ください。

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目次

社内報の目的

冒頭で社内報を行っている企業が多いと述べましたが、皆さんの会社ではどういった目的で社内報を行なっていますか?

「昔からやっているからなんとなく社内報をやっている・・」

という担当者の方も多いのではないでしょうか。

なんとなく社内報を運用している企業では、社内報を発行して終わりになってしまっているため、そもそもの社内報の目的を見失ってしまうケースも多くあります。
目的を見失ってしまうと、制作する担当者の方もモチベーションがわかず、とりあえず社内報を作成してしまう。という負の流れになってしまいます。

企業によって異なりますが、一般的に社内報の目的は以下の3つに絞られます。

  • 理念浸透・文化醸成
  • 社員同士の繋がり強化
  • 情報伝達・コンプライアンス強化

詳細はこちらの記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

社内報の目的とは?実施するメリットと効果・読まれるポイント・おすすめサービス3選

社内報のPDF配布のメリット・デメリット

弊社で発行されていた社内報のPDF版

社内報のPDF配布とは、その名の通り紙で作成した社内報をPDF化してPDFファイルを社内イントラやメールなどで従業員に配布する方法です。働き方の変化やリモートワークの推進に伴い、紙社内報を発行されている企業がPDFでも社内報を配信するといったケースが増えてきています。

そこで、PDFで社内報を配布することのメリット・デメリットについて紹介します。

PDF配布のメリット1:閲覧の容易性

紙で社内報を発行することに比べ、PDFで配布することでPCやスマートフォンなどから簡単に閲覧することができます。そのため、紙社内報と比べると手軽に閲覧ができるという閲覧の容易性がメリットとして挙げられます。

PDF配布のメリット2:紙社内報からの乗り換えコストがかからない

先述の通り、すでに紙社内報を発行している企業では、その紙社内報をPDF化するだけで手軽に配布することができるため、乗り換えのコストがかからないというメリットもあります。

また、紙社内報の発行部数を最小限に減らしPDFでの配信をメインにすることでコストを抑えることもできます。

PDF配布のデメリット1:発行頻度が限られているため速報性に欠ける

PDFで社内報を発行することで閲覧の容易性があがる反面で、制作ステップは紙社内報と変わりません。
そのため四半期に1度や月に1回など、発行頻度が限られている点がデメリットとして挙げられます。

働き方の多様性や人材の流動性が高まってる昨今では、従業員に必要な情報を適切・即座に従業員に届ける「情報の速報性」の重要性が高まっています。

適切な情報が即座に従業員に届かないことで、会社への興味が薄れ、従業員のエンゲージメント低下や離職にも繋がる可能性があります。

PDF配布のデメリット2:情報の修正に手間がかかる

社内報のPDFは、基本的に紙社内報ベースでの作成になるため、一度配布したPDF社内報の情報を後から修正することは手間がかかります。

このように、PDF化することで閲覧の容易性は向上しますが、情報共有の重要性が高まっている中で速報性にかけていたりとデメリットも多くあります。

Web社内報(CMS)のメリット・デメリット

ここからはweb社内報(CMS)を導入するメリット・デメリットを紹介します。

Web社内報(CMS)のメリット

Web社内報(CMS)のメリットとしてはこのような点が挙げられます。

  • 速報性
  • 共有の容易性
  • データの集積・分析
  • SNSや動画との連携が可能
  • 相手の反応がわかる

PDF配信と大きく違う点としては、情報をいつでもすぐに発信・更新できる点とデータを分析できる点があげられます。

詳細はこちらの記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

Web社内報と紙社内報はどちらがいいのか?メリットとデメリット比較

Web社内報(CMS)のデメリット

  • デザインレイアウトの制限がある
  •  閲覧のための機器が必要

上記の記事でも解説しているように、Web社内報(CMS)のデメリットとしてはデザインの制限があるなどの点が挙げられます。

紙社内報からWeb社内報(CMS)への変更で理解しておくべきこと

これまで、社内報のPDF配布とweb社内報(CMS)の違いを解説してきました。

現在紙社内報を運用している担当者様の中には、web社内報を検討しているものの、切り替えの不安や上長からの理解を得られずに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
そんな方のためにこのホワイトペーパーでは、

  • web社内報の需要は高まりについて
  • 紙社内報からweb社内報へのリプレイス増加の背景
  • 紙社内報からweb社内報へ切り替えで生じる悩み
  • web社内報のメリット
  • 紙社内報とweb社内報の比較表

などの情報を一つのお役立ち資料にまとめましたので、ぜひダウンロードいただければと思います。

無料:【紙社内報担当者必見】web社内報への道

web社内報ツール10選【比較表あり】

Web社内報ならourly(アワリー)

ourlyは株式会社ビットエーが提供する、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。

web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、他のweb社内報よりも豊富な分析機能が特徴的です。

またourlyは、web社内報としての活用はもちろん、理念浸透や組織課題の可視化を実現するツールとして活用できることが魅力的なツールとなっています。

ourlyの特徴

  • web知識が一切不要で簡単に投稿できる
  • 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
  • 分析機能に特化しているためメッセージの浸透度がわかる
  • 発信した情報に対する従業員の反応がわかる
  • 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる

とった特徴があるため、「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。

ourly「アワリー」活用事例はこちら

そのほかのweb社内報サービスはこちらの記事で紹介していますので、ぜひ一度ご検討ください。

【比較表あり】Web社内報ツール・サービス比較おすすめ10選|選定ポイント

社内報のweb化で目線の揃った組織へ 

社内報は発行するだけが目的ではなく、理念浸透によって成果の向上を促進させたり、会社を知ってもらうことで離職を防ぐことが目的です。そのためにも、web社内報を導入し発行後の効果検証することが重要です。

弊社では定期的に社内報関連の相談会や社内報に役立つ無料オンラインセミナーを実施しておりますので、ぜひご参加ください。

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ourly(アワリー)は、従業員の組織関心度を可視化できるweb社内報CMSです。
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この記事を書いた人

ourlyデジタルマーケ担当。5歳からずっとサッカーをやっており、フィールドではそのすばしっこさから「慶應のピカチュー」との異名を持つ。
広告運用や、webページの改善などでも素早く作業することを信条としており、次は「ourlyのピカチュー」を目指している。

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