社内報で部署紹介を行う際のコツとは？例文や注意点を解説

2024-09-04

社内報における部署紹介は、社員からの関心を集めやすい人気のコンテンツです。部署紹介を実施することによって得られるメリットを最大化するために、最後まで読まれるコツや注意点を押さえましょう。

この記事では、実際に部署紹介を通して成功した企業事例を交えながら、どのようにして部署の個性を際立たせ、組織全体の一体感を促進するかについて解説します。

社内報で部署紹介が重要とされる理由とは？

社内報で部署紹介が重要とされているのはなぜでしょうか。ここからは、部署紹介を行うことによるメリットの中から、特に重要とされている理由2つを紹介します。

社内の相互理解が促進されるため

部署紹介は、社内の相互理解を深める重要な役割を果たします。部署間での相互理解や連携は、効率的な業務遂行やイノベーションの創出にとって必要不可欠であるためです。たとえば、各部署の業務内容や役割が不透明である場合、コミュニケーションがうまくいかなかったり、部署間のトラブルが生まれたりと、事業に対してマイナスな結果となります。

部署紹介が行われることで各部署の業務や役割が明確になり、他部署との連携が円滑になります。さらに、異なる部署間での専門知識や経験の共有が促進され、組織全体の知識ベースが豊かになることで、新たなイノベーションや改善が生まれやすくなる点が、部署紹介が重要とされる理由のひとつです。

社員の関心が高く、読まれやすいため

部署紹介は社員からの関心が高く、読まれやすい企画です。社員が自分のいる環境に対して興味を持つことは自然なことですが、ほとんどの場合社員は他部署についての情報を深く知りません。社員の「他部署が何をしているかわからない」「どんな人がいるのかわからない」という疑問に社内報で答えることで、社員が積極的に記事を読むことが期待できます。

社内報運用を成功させるためには、まず社員が社内報への関心を持ち、積極的に記事を読むことが重要です。部署紹介を社内報でおこなうことで、社内報が社員にとって「読みたくなる」ものになるため、部署紹介は重要とされています。

社内報で部署紹介をする目的は主に4つ

社内報で部署紹介を発信する場合、何を目的として記事を作成するのでしょうか。ここからは、社内報で部署紹介をおこなう場合に設定される主な目的4つを紹介します。

部署内でのコミュニケーション活性化

社内報における部署紹介は、部署内外における社員同士のコミュニケーションを活性化させる効果があります。

自部署の業務や同僚について深く知ることで、業務中にどのようなコミュニケーションを取るのが良いか考えるヒントになったり、共通点を見つけて仲良くなったりすることができます。部署内のコミュニケーションが活性化することで、自社で働くことの楽しさを見出し、帰属意識やエンゲージメントが向上します。

部署の垣根を超えた相互理解の促進

部署紹介は、部署や事業部の垣根を超えた相互理解を促進します。

他部署の詳細な業務内容や、所属社員の人柄について深く知ることで、「自部署とこのような連携ができるのでは？」とアイデアが生じることや、「この部署は返事が遅いと思っていたが、こうした業務フローがあるならこちらが工夫しなければ」と部署間で生じていた誤解を解消するといった効果があります。

各部署がどのように組織全体に影響を与えているのか社員が把握することで、ひとりひとりが「組織の利益を最大化するために自部署には何ができるか？」と考えられるようになります。全体の統合性が高まり、組織全体での連携が生まれやすくなることで、イノベーションや問題解決能力の向上につながります。

社員がキャリアパスを考えるきっかけになる

部署紹介は、社員が社内におけるキャリアパスを考えるきっかけを提供します。異なる部署の業務内容や役割を知ることで、自身の興味関心やスキルを活かせる新たな環境を見つけることができるためです。成長志向のある社員や転職を検討している社員が、社内でこれからのキャリアパスを描くことができれば、離職率の低下にもつながります。

社員がキャリアパスを検討する際の後押しを目的とする場合は、部署の業務内容を深掘りしつつ「どのようなスキルが得られるか」「どのような経験ができるか」といったキャリアに深くかかわる情報を掲載するのがよいでしょう。

社内報への魅力付け・興味喚起

社内報運用を成功させるためには、まず社内報が「読みたくなるもの」になることが重要です。社内報への魅力付けをおこなうために、部署紹介という社員の関心が集まりやすい内容を発信する方法が有効です。社内報への魅力付けや興味喚起を目的とする場合は、文章や設問内容をカジュアルなものにするなど、社員が読みやすい形で情報を提供するのがおすすめです。

社内報の部署紹介で注意すべきポイント

ここからは、社内報の部署紹介を発信するにあたって注意すべきポイント2つについて解説します。

調べればわかる情報は最小限にとどめる

部署紹介記事を作成する際には、読者が簡単に調べて得られる情報については最小限にとどめるよう注意しましょう。社内報だからこそ得られる情報を掲載することで、「社内報を読むと新しい発見がある・魅力的な情報を得られる」と社員に感じさせることができます。

逆に、社内ですでに公開されている情報の紹介にとどまっていると、社員があえて社内報を読む意義がなくなってしまいます。部署の空気感・社員の人柄や考えていること・業務の詳細情報や裏事情などに焦点を当てることで、読者に新しい視点を提供すると、社員にとって有意義な記事となるでしょう。

目的に応じて質問・記事内容を設計する

部署紹介にておこなう質問や記事内容を目的に応じて設計するように注意しましょう。たとえば、他部署に対する理解を促進させることが目的であれば、部署の業務内容や役割を詳細に掘り下げる内容を設計するのがよいでしょう。もし、部署内のコミュニケーション活性化が目的であれば、社員の人柄や意外な一面がわかるようなカジュアルな内容を設計するべきでしょう。

このように、目的によって発信すべき内容は大きく変化するため、掲載する内容が目的に沿っているのか？という点に注意を払いましょう。

社内報で多くの人に読まれる部署紹介づくりのコツとは？

部署紹介は社員にとって魅力的であるケースが多いですが、社員が記事を読み切らなければ記事の目的が達成できない可能性があります。ここからは、部署紹介をより多くの人に最後まで読んでもらうためのコツを4つ紹介します。

部署の社員の声を直接届ける

部署紹介のコツとして、インタビューなどを実施して社員の生の声を届けることが挙げられます。社員が自身の経験や感想を率直に語ることで、部署の実際の雰囲気や仕事の魅力をリアルに伝えることができます。また、インタビュー形式の文章は会話文になっているため読みやすく、最後まで気軽に読み切ることができるでしょう。

写真を使用し、部署の雰囲気を伝える

最後まで読み切ってもらうためにも、写真を使用しましょう。せっかく部署紹介が社員の関心を集めても、記事が文字の羅列になっていると途中で読むのをやめてしまうリスクが高まってしまうためです。

また、写真を活用することで、言葉だけでは伝えきれない「部署の雰囲気」「社員の表情」を魅力的に表現することができます。部署の雰囲気が伝わるような写真や、社員の仕事中の表情やインタビュー中の表情をとらえた写真などを追加して、部署紹介をより魅力的なものにしましょう。

趣味などのパーソナルな情報を深掘りする

社員のパーソナルな情報を深掘りして記事の内容に興味を持たせることで、社員に最後まで社内報を読んでもらう方法も有効です。趣味や特技、最近嬉しかったことやこれまで仕事で悩んできたことなど、社内で公表されている情報だけでは見えてこないその人の一面を深掘りすることで、社内報の記事が唯一無二の興味深いコンテンツになります。

部署内内外でのコミュニケーション活性化が目的なのであれば、単に部署の業務内容や過去実績を紹介するだけでなく、個人に焦点を当てたパーソナルな質問をしてはいかがでしょうか。