社内報の書き方を5ステップで紹介｜挨拶文の書き出しに悩む貴方へ！
社内報を作成しても、なかなか読んでもらえない経験は多いでしょう。社内報はただ作るだけではなく、読者の興味を引くためにはいくつかの工夫が必要です。これらの慎重な準備があれば、初めて読まれる社内報に生まれ変わります。
この記事では、社内報を書き始める前に注意すべきポイントや、具体的な書き方、そしてデザインについても触れながら、読者の関心を引くためのヒントを紹介します。
本記事で紹介している実物の社内報（紙・Web）は、株式会社ビットエーで過去に実際に発行したものです。一事例としてぜひ参考にしてください。
また以下の記事では、社内報に関する様々な情報をまとめてますので、ぜひご覧ください。
社内報におけるお役立ち資料をご覧いただけます
社内報は、企業の情報共有や社員間コミュニケーションの促進などに効果的な手法です。社会的に人材の流動化が激しくなり転職が当たり前になる中で、社内報を通した情報共有の重要性はさらに高まっています。
従業員に読まれる社内報の効果的な制作・運用を目指したい方に、今まで多くのインナーコミュニケーションや社内報を検討してきたコンサルティングの立場から、各種お役立ち資料をお届けします。
社内報のKPI設定方法や執筆方法、ネタ、ツール比較など、お困りの担当者はぜひ参考にしてみてください。
社内報を書き始める前に
社内報を書き始める前に、確認するべき事項がいくつかあります。以下のことを整理しておくことが、読まれる社内報の作成につながります。
- 社内報の目的は明確化
- ターゲットは明確か
- ネタ（企画）は目的に合致しているか
それぞれに関してはこちらの記事で詳しく紹介してますので、ぜひご覧ください。
社内報の具体的な書き方-5ステップ-
社内報は通常、「タイトル（大・小）」「リード文」「本文」の3つで構成されます。魅力的なタイトルで読者に内容を想像させ、次にリード文で記事のポイントを簡潔に紹介します。
この章では、読まれる社内報の具体的な書き方を5ステップに分けて紹介していきます。
また、新入社員・中途社員に求められることの多い社内報での自己紹介の書き方についてはこちらの記事をご覧ください。
1：伝えるポイントを絞る
まず初めに、伝えるポイントを絞る必要があります。なにもかも1つの記事で述べようとするのではなく、1つずつ丁寧に紹介することを心がけましょう。
2：アウトラインを作成する
伝えたいポイントを絞った後、アウトラインを作成することが重要です。アウトラインを作成せず、いきなり記事を執筆し始めることは、冗長な文章につながります。また、デザインなど記事の見栄えも、アウトラインなしでは失敗する可能性が高まります。
この記事では、「お花見」「企業対抗駅伝大会に出場」「社内勉強会に潜入」という見出しを設け、それぞれの配置を最初に決めました。もし余裕があれば、写真やイラストも適切な位置に配置すると、効果的です。
3：タイトルを書く
アウトラインを作成後、タイトルを決めましょう。読者の興味を引くためにも、タイトルは非常に重要です。
この記事では、「CLUB ACTIVITIES」というシンプルなタイトルを使っています。また、小タイトルとして、「ACBitan」・「ボードゲーム部」・「リアル脱出部」を設けています。
読者は企業の全従業員およびそのご家族です。シンプルなタイトルを採用することで、誰もが内容を理解しやすく、スムーズに読み進められることを期待しています。
タイトルの書き方
タイトルの書き方として押さえておくべきポイントは、
⑴内容が想像できる
⑵ユーモアや装飾デザインなど、オリジナリティを出す
の2点です。
あえて内容を想像できないようなタイトルにすることで、読者に興味を引かせる手法もありますが、基本はそのタイトルから内容が想像できるものにしましょう。
また、内容を表す単純な言葉だけでは面白みがなく単調で、読者の読む気を上げることはできません。ユーモアのある言葉選びをしたり、デザインで装飾をしたりと、オリジナリティのあるひと工夫をすることが、読者を引きつけるポイントになります。
社内報全体のタイトルの付け方については、こちらの記事をご覧ください。
4：リード文を書く
タイトルを決めた後、リード文を作成します。リード文とは、本文に入る前にその記事で何を述べているかなど、記事の魅力を読者に伝える短い文章のことを指します。
多くの読者は最初にリード文を読み、その記事に自分が求めている情報が含まれているかを判断します。だからこそ、記事を開いてくれた読者を引き留めるためにも、リード文に十分な工夫が必要です。
リード文の書き方
リード文の書き方のポイントは、
⑴その記事でどんなことを述べるかを示す
⑵その記事に対する想いを記す
⑶執筆者の自己紹介をする
の3点です。
これら全てを含める必要はありませんが、記事に合わせて要素を選択しましょう。
リード文は、その記事を読んでもらうか判断してもらうためのものと言って良いでしょう。その記事をどんな人に、どれくらいの熱量で読んでもらいたいのかを想定した上で、それを伝えられるようなリード文を作成します。
リード文の例
具体的にイメージしやすいように、上記弊社社内報のリード文の例を紹介します。
5：アウトラインに沿って本文を書く
タイトルやリードを作成後、本文を執筆します。記事を書き始める前に明確にしたことや、アウトラインやタイトル、リードの全てが本文を読んでもらうために行うことです。
つまり、本文は一番重要であり、次回以降も読みたいと思われるような文章を目指しましょう。
文章のまとめ方
文章のまとめ方のポイントは、
⑴内容を箇条書きで書き出す
⑵内容の取捨選択
⑶肉付けを行う
の3点です。
文章を実際に書き出す前に、まず⑴記事の内容として書きたいことを箇条書きで書き出しましょう。この時は、文章の構成を考えることはせず、思いつくことを書き出す作業と割り切ることが大切です。
その後、⑵内容の取捨選択を行います。文章の流れや量を考えながら、必要なものと必要で無いものを分類しましょう。
そして最後に、肉付けを行います。箇条書きの文を基に、それらを一つの記事となるように、必要な言葉を加え、調整しましょう。
文章の書き出し方
文書の書き出し方のポイントは、
⑴季節柄や時期に合ったあいさつをする
⑵その記事の概要を述べる
⑶執筆者の自己紹介をする
の3点です。
これら全てを含める必要はありませんが、記事に合わせて書き出しを選択しましょう。
⑶「執筆者の自己紹介をする」は、上記リード文で自己紹介をしなかった場合に行いましょう。
書き出しの例
具体的にイメージしやすいように、上記弊社社内報のリード文の例を紹介します。
書き出しに関して必要以上に悩む必要はありません。もしうまい例が思いつかなければ、上記3点のうちどれかを行うか、また過去の自社の社内報の書き出しを参考にするのも良いでしょう。
読まれる社内報を書く3つのポイント
前の章では、社内報の書き方のステップを紹介していきました。では、実際にどのような内容の社内報が読まれるのでしょうか。そのポイントをいくつか紹介していきます。
読み手の気持ちになって書く
まず、読み手の気持ちになって書くことが非常に重要です。読者は企業のどのような話題に興味があるのか、またどれくらいの文章量なら読みたいと思うかなど、さまざまなことを考える必要があるでしょう。
読まれる社内報を作成するためには、作成者の一方的な情報の押しつけではなく、作者と読者双方の理解が大切です。
文字やイラスト、写真のバランスを意識する
文字ばかりの社内報を読みたいと思う読者は、多くはないでしょう。そのため、イラストや写真を効果的に用い、文字とのバランスを取る必要があります。
上記画像は、新入社員を紹介する社内報の記事です。新入社員の顔写真を並べ、その下にプロフィールやコメントを記載しています。記事全体のバランスがとれており、どこに誰の何の情報が記載されているのかすぐにわかるでしょう。
このように、写真やイラストをバランス良く用いることにより、読者が記事を一目見たときに、読みやすそうと思えることにもつながります。
社員に仮読みしてもらう
社内報を発行する前に、社員に仮読みをしてもらうことも効果的でしょう。
発行後に社員からフィードバックをもらうことも有効ですが、発行前に仮読みをしてもらうことにより、作者では気づけなかった社員の気持ちや興味を記事に組み込むことができます。
記事執筆ノウハウ -社内報運用の教科書-
web社内報サービス「ourly」の運用や、人事担当者向けのメディア「ourly Magazine」を運営している弊社では、これまで経験から、社内報制作にも活かすことができる記事執筆のノウハウを資料にまとめました。
- 一般メディアと社内報の違い
- 記事執筆の流れ
- 記事を読みやすくするコツ
について詳しく紹介していますので、ご興味お持ちの方はぜひご覧ください。
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社員に読んでもらえる社内報をつくろう
社内報は読まれなければ、発行する意味がないとも同然です。多くの読者の気を引くためにも、入念に準備をする必要があります。
読者のことを十分に考え、誰もが次回を楽しみにするような記事を作成したいものです。
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