テレワークでの情報共有における課題とは？解決策とおすすめツール12選
昨今多くの企業で導入されているテレワークは、時間や場所にとらわれず働けるメリットがある一方で、情報共有が大きな課題となっています。
そこで、この記事では
- テレワークの情報共有における課題と解決策を知りたい
- テレワーク中も情報共有を活性化させたい
- 円滑な情報共有をサポートしてくれるツールを知りたい
といった方向けに、テレワークの情報共有における課題、解決策や情報共有に役立つおすすめツールをご紹介します。この記事を読めば、テレワークでの情報共有を活性化させる方法がわかり、テレワークのメリットを享受しながら生産性を高められるはずです。
テレワークでの情報共有における4つの課題
テレワークは、利便性が高まる一方で、情報共有に複数の課題が生じます。
ここでは、テレワークでの情報共有における4つの課題を解説します。
- コミュニケーションが減る
- 情報量が少なくなりやすい
- 気軽に相談や質問ができない
- ノウハウやナレッジが属人化しやすい
順を追って見ていきます。
コミュニケーションが減る
テレワークは、オフィスで直接会話する機会が減るため、コミュニケーション不足に陥る可能性が高くなります。
顔を突き合わせる「フェイス・トゥ・フェイス」でのコミュニケーションが不足すると、必要最低限の情報しか共有されないことが多くあります。
こうしたことから、コミュニケーション不足は「意思疎通がしっかり取れない」「結果として業務のミスや遅延が生じる」など仕事のクオリティに影響します。また、メンバー間のコミュニケーションが希薄化することにより、組織の活力が低下する恐れもあるでしょう。
情報量が少なくなりやすい
対面のコミュニケーションでは、些細なことや重大なことまで理解度を意識しながら対話できますが、テレワークでは、コミュニケーションの頻度が最低限となりがちです。情報共有ツールが整備されていない、気軽にコミュニケーションできる環境がない場合はなおさらです。
テレワークによって、情報量が少なくならないよう、情報共有ツールなどの環境を整えることが必要です。こうした環境を整えることで、メンバーが持つべき情報量を確保することがテレワークの重要な課題といえます。
気軽に相談や質問ができない
オフィスでのコミュニケーションであれば、隣の人や先輩など、周りにいる人に気軽に相談や質問をすることができます。しかし、テレワークの環境では、気軽に聞く程度の相談や質問の場合、相手の状況がわからないため、わざわざ連絡することを躊躇することもあります。
このように、テレワークは気軽にコミュニケーションをできない環境になりやすく、質問や相談ができない状況に陥るケースが多くなります。そのため、気軽にコミュニケーションを行える環境を整えることが課題になるでしょう。
ノウハウやナレッジが属人化しやすい
オフィスで職務に従事している場合は、「質問を受けたときはその場で回答する」「ノウハウを継承するときは対面で行う」など、タイムリーにノウハウやナレッジの共有が可能です。しかし、テレワークの場合は、「口頭だけだと伝わりにくい」「ドキュメントが必要となり、労力が大きい」などの理由で、結果としてノウハウやナレッジが属人化しやすいといえます。
テレワークでは、ノウハウやナレッジを円滑に共有しやすい環境を整えることも重要な課題です。
テレワークでの情報共有における課題の解決策
テレワークは、オフィスで直接コミュニケーションが取れないことから、ここまで説明してきたように、「コミュニケーションが減る」「情報量が少なくなる」などの課題が多くあります。
ここでは、テレワークでの情報共有における課題の解決策を紹介します。
- 情報共有ツールを導入する
- 情報共有がしやすい組織風土を作る
順を追って見ていきます。
情報共有ツールを導入する
メールや電話だけの場合、「コミュニケーションの意図が伝わりにくい」「コミュニケーションをとることを躊躇してしまう」といった理由から、情報共有をすることが困難となります。
情報共有ツールを導入することにより、メンバー同士の円滑な情報共有環境を構築することが可能です。たとえば、手軽にオンライン上で対話できる「Web会議ツール」、気軽にコミュニケーションが取れる「チャットツール」、ノウハウやナレッジを蓄積可能な「グループウェア」や「ファイル共有」などの情報共有ツールを導入することが有効でしょう。
情報共有がしやすい組織風土を作る
情報共有ツールを導入しても、情報共有をする組織風土がなければ、宝の持ち腐れとなります。
チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールは比較的敷居は低いといえますが、ノウハウやナレッジを共有することは躊躇されやすいものです。自身のノウハウやナレッジを自分だけのものとすることで、自分の評価を高められると考えられてしまうことが大きな要因です。
チャットツールを利用するときは、「ビジネス上での定型句は省く」「短文で済ます」などコミュニケーションの敷居を低めるとともに、ノウハウやナレッジを共有することを人事評価項目にするなど、情報共有がしやすい組織風土を作ることがテレワーク成功のカギとなります。
情報共有の必要性を浸透させ、情報共有がしやすい組織風土を作りましょう。
テレワークでの情報共有をサポートするおすすめツール12選
テレワークで情報共有ツールを活用するには、自社におけるテレワークの課題に応じたツールを選定する必要があります。
ここでは、テレワークの課題に応じたおすすめの情報共有ツールを紹介します。
- Web会議ツール
- チャットツール
- グループウェア
- ファイル共有
順を追って見ていきます。
Web会議ツール
テレワークで対面コミュニケーションが不足している場合に、Web会議ツールは最適です。コロナ渦もあいまり、今では、リモート環境で対面コミュニケーションが必要な場面で欠かせないツールになっています。
ここでは、Web会議ツールとして次のおすすめツールを紹介します。
- Zoom
- V-CUBEミーティング
Zoom
Zoomは、Web会議ツールで最も普及しているツールです。顧客との面談や社内外の会議、採用面接などビジネスシーンで活用されるほか、オンライン飲み会などコミュニケーションツールとしても広く使われています。
Zoomの特徴
- 必要な帯域が少なく通信が安定
- ユーザー数が圧倒的に多い
- レコーディング機能など付加機能が充実
Zoomの料金プラン
- 無料プラン：あり（3人以上は40分まで）
- 初期費用：なし
- 月額費用：プロ（20,100円／年・1アカウント）、ビジネス・中小企業（26,900円／年・1アカウント）、ビジネス・大企業（32,300円／年・1アカウント）
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
URL：https://zoom.us
V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングは、高品質の映像と高い接続性を誇る高品質のWeb会議ツールです。ストレスを感じない操作性で、さまざまなワークスタイルに対応しています。
V-CUBEミーティングの特徴
- 高画質、高音質と安定した接続性
- 多彩なワークスタイルに対応
- Office365など多彩な連携機能
V-CUBEミーティングの料金プラン
- 無料プラン：あり（条件）
- 初期費用：クラウド基本プラン（45,000円／年・会議室）
- 年額費用：クラウド基本プラン（44,900円／年・会議室）
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
URL：https://jp.vcube.com/service/meeting
チャットツール
チャットツールは、テレワーク環境でコミュニケーションを深めるには必要不可欠なツールです。
ここでは、次のおすすめチャットツールを紹介します。
- Slack
- ChatWork
Slack
Slack（スラック）は、世界でも多く利用されているビジネスチャットツールです。SkypeやGoogleカレンダーなど、多彩な外部ツールと連携可能です。
Slackの特徴
- マルチデバイスでも使いやすいインターフェイス
- 多彩な外部ツールとの連携機能
- プロジェクト可視化に便利な一覧機能
Slackの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：プロ （850円／名・月）、ビジネスクラス （1600円／名・月）
（※）年間プランの金額です。月間プランなどの詳細は、公式HPをご確認ください。
URL：https://slack.com/intl/ja-jp/
ChatWork
Chatwork（チャットワーク）は、国内利用者数トップのビジネスチャットツールです。すばやいコミニュケーションが実現でき、メールや電話、会議に代わるコミュニケーションツールです。
Chatworkの特徴
- すばやいコミュニケーションが実現可能
- 直感的に使えて誰でも使いやすい
- 音声・通話機能など、充実したビジネスに必要な機能
Chatworkの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：ビジネスプラン （500円／名・月）、エンタープライズプラン （800円／名・月）
（※）年間プランの金額です。月間プランなどの詳細は、公式HPをご覧ください。
URL：https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi
グループウェア
グループウェアは、生産性向上に今は欠かせないツールです。組織のノウハウの蓄積がグループウェア上で行え、劇的な組織力向上が期待できます。
ここでは、次のグループウェアを見ていきます。
- Office365
- Google Workspace
Office365
Office365は、ログインすれば任意のデバイスで、圧倒的シェアを誇るMicrosoftOfficeを利用できるビジネスに最適なクラウドサービスです。チャット・ビデオ通話のほか、タスク管理など生産性を向上させるグループウェアの機能を備えています。
Office365の料金
- ウェブ環境があれば、任意のデバイスでMicrosoftOfficeが利用できる
- クラウドストレージ「Oneドライブ」やスケジュール管理「Outlook」なども利用可能
- 円滑なコミュニケーションが実現できる、ビデオ通話や音声通話可能な「Teams」も搭載
Office365の特徴
- 無料プラン：なし（お試し期間あり）
- 月額費用：ベーシックプラン （650円／名・月）、ビジネスプラン （900円／名・月）、ビジネススタンダートプラン （1,300円／名・月）、ビジネスプラチナムプラン （2,390円／名・月）
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
Google Workspace
Google Workspaceは、世界で圧倒的なシェアを誇るグループウェアです。スプレッドシートやドキュメント、カレンダーなど、ビジネスのコラボレーションに欠かせないツールです。
Google Workspaceの特徴
- メールやドライブ、カレンダーなどの豊富なツールの品揃え
- コラボレーションを劇的に効率化するドキュメントやスプレッドシート
- シェアが高く、社外との連携も容易
Google Workspaceの料金プラン
- 無料プラン：なし（お試し期間あり）
- 月額費用：ビジネススターター（ 680円／名・月）、ビジネススタンダード （1,360円／名・月）、ビジネスプラス （2,040円／名・月）
（※）公式HPよりお問い合わせください。
URL：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
ファイル共有
ファイル共有は、テレワークにおいて、チームコラボレーションに最適な情報共有ツールです。テレワーク環境でも、オフィスと変わりない環境を整えることができます。
ここでは、テレワークに最適なファイル共有ツールを紹介します。
- Google Drive
- Dropbox
Google Drive
Google Drive は、どんなデバイスでもインターネットの環境があれば、ファイルやフォルダの保存・共有が可能なストレージサービスです。
クラウド上で、リアルタイムに共同編集でき、チームコラボレーションの効率化に最適です。
Google Driveの特徴
- マルチデバイスでファイル・フォルダの共有を実現
- リアルタイムに共同編集が可能
- Microsoft Officeのファイルも扱え、ファイル形式の変換不要
Google Driveの料金プラン
- 無料プラン：あり（15GBまで利用可能・機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：ベーシック（250円／名・月）スタンダード（380円／名・月）、プレミアム（ 1,300円／名・月）
（※）公式HPよりお問い合わせください。
URL：https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox
Dropbox businessは、安心・安全にファイル共有可能なオンラインストレージサービスです。ユーザーの操作・アクセス操作ログなど内部統制で求められるセキュリティを備えています。
Dropbox businessの特徴
- PCと同様な操作感で使いやすい
- あらゆるデバイスでWebからアクセス可能
- 国際認証基準をクリアした強固なセキュリティ
Dropbox businessの料金プラン
- 無料プラン：なし（無料トライアルあり）
- 月額費用：スタンダード（1,250円／名・月）、アドバンス（2,000円／名・月）
（※）公式HPよりお問い合わせください。
タスク管理
テレワークでは、メンバーのタスク状況が把握しづらい環境になりがちです。この問題点を解決するため、オンライン上でタスクの進捗状況を可視化することが不可欠です。
ここでは、オンライン上で効率的にタスク管理可能なツールを紹介します。
- Asana
- Trello
Asana
Asana は、小さなタスクからビジネス全体の管理を完結できるプロジェクトマネジメントツールです。
プロジェクトの開始から終わりまで、SlackやGoogleドライブ、Dropboxなど200を超えるツール連携によって、自社に最適なコラボレーションを実現できます。
Asanaの特徴
- あらゆるタスクを1つのプラットフォームで実現
- 200を超える多様なツール連携
- ワークフローの構築可能
Asanaの料金プラン
- 無料プラン：あり（Basic）
- 月額費用：Premium（1,200円／名・月）、Business（2,700円／名・月）、Enterprise：要問い合わせ
（※）公式HPよりお問い合わせください。
Trello
trelloは、チームの生産性向上に最適なタスク管理ツールです。
プロジェクト管理やチームコラボレーションなど、チームに適した仕事の進め方に合わせたタスク管理を可能にします。ミーティングから目標設定まで、使いやすい機能であらゆる作業をスピーディーにセットアップし、生産的なチームワークを実現できます。
trelloの特徴
- チームの生産性向上に最適なタスク管理ツール
- タスクの割り当てや生産メトリクス、カレンダーなど豊富な機能
- あらゆるタスクチームで共有できる業務管理ポータル
- チームで利用しているアプリと連携可能なワークフロー
trelloの料金プラン
- 無料プラン：あり（FREE）
- 月額費用：STANDARD （5＄／名・月）、PREMIUM（10＄／名・月）、ENTERPRISE ：（17．5＄／名・月）
勤怠管理ツール
テレワークでは、オフィスとは違い、管理者において、部下の出退勤時刻が把握しづらい環境です。ここでは、テレワークでも出退勤状況などの管理が可能な勤怠管理ツールを紹介します。
- ジョブカン
- HRMOS勤怠
ジョブカン
ジョブカンは、あらゆる勤務形態に対応可能な勤怠管理ツールです。シンプルな操作性で、はじめてでも簡単に使い始められます。打刻忘れ防止機能やデータのダウンロード可能など、便利機能も備わっています。
ジョブカンの特徴
- あらゆる勤務形態に、細かい設定・運用可能
- 電話・メール・チャットによる万全なサポート体制
- 必要な機能のみを組み合わせてチョイスできる
ジョブカンの料金プラン
- 無料プラン：なし（30日の無料お試しあり）
- 月額費用：プラン1つ（200円／名・月）、プラン2つ（300円／名・月）、プラン3つ（400円／名・月）、プラン4つ（500円／名・月）（※）
（※）原則として、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つ機能から必要なものを自由に組み合わせたプランの数で、上記のとおり月額利用料が決まります。
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
HRMOS勤怠（旧：IEYASU）
HRMOS勤怠は、人事・労務専門のノウハウが凝縮され、労基法に準拠した労務管理が可能な勤怠管理システムです。ベンチャー企業で必要な機能を精査して開発されたシステムで、完全無料で利用できるプランもあります。
HRMOS勤怠の特徴
- 無料プランでも、勤怠管理に必要な機能が備わっている
- ICカードやブラウザ、各種アプリに対応した多彩なタイムカード機能
- 有料プランでは、シフト管理や勤怠アラートなど充実したオプション機能
HRMOS勤怠の料金プラン
- 無料プラン：あり
- 月額費用：有料プラン（3,800円～／名・月）（※）
（※）月額料金は、社員数によって異なります。
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
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本記事では、テレワークの情報共有における課題、解決策や情報共有に役立つおすすめツールを紹介しました。
テレワークは、情報共有しやすい環境を整備していなければ、コミュニケーションや情報共有が疎かになります。その結果、生産性低下を招くとともに、組織の士気も下がるでしょう。
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