テレワークにおける雑談の重要性｜雑談の役割や活性化方法を解説
テレワーク導入によって仕事仲間で会話する機会が減り、気軽な雑談の大切さを再認識している人は多いのではないでしょうか。この記事では、
- なぜテレワーク中に雑談が必要なのか知りたい
- テレワーク中にコミュニケーションを活性化させたい
- 雑談を取り入れるための具体策が知りたい
といった方に、テレワーク中に雑談をする重要性や増やす方法、そして円滑に雑談するための注意点、企業事例を紹介します。テレワークが終わってオフィスで再会できるまでの間、メンバーの信頼関係を深める一助になれば幸いです。
テレワーク中の雑談の役割
「業務に支障が出る」「仕事をサボっているようで気が引ける」など、雑談に対してネガティブなイメージを持つ人も多いでしょう。
しかし、テレワーク中は業務から離れた雑談が重要視されています。下記では、雑談が必要と言われる理由を解説します。
生産性が上がる
雑談は、相手に対する信頼・共感・安心感を醸成するコミュニケーションでもあります。
そのため、コミュニケーション機会が失われ相手の顔が見えなくなりがちなテレワーク中において、雑談な重要な意味を占めるのです。
実際にテレワーク中の雑談で生産性が上がったと感じる人は多く、オン・オフの切り替えもしやすくなるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化する手法のひとつとして、手軽に導入できる雑談を検討してもよさそうです。
心理的安全性を高める
日常的に雑談できる環境があれば、ちょっとした悩みや相談事も打ち明けやすくなります。
「どんなことでも話せる」と感じれば心理的安全性が高まり、組織に対するエンゲージメントも向上するでしょう。
また、愚痴を言い合ったり何気ない話をしたりすることは、ストレス解消にもつながります。メンタル状況が分かりづらいテレワーク環境だからこそ雑談を取り入れ、働きやすさを上げていきましょう。
思いがけないアイデアを生み出す
雑談をしているうちに、思いがけないアイディアやヒントが生まれることもあります。
資料や準備が必要な会議やアイディア出しが目的であるブレインストーミングと異なり、緊張せず発言できることが雑談の利点だと言えるでしょう。
思いついたアイディアをそのまま口にしているうちに、他の人が賛同してくれたりより実現可能性の高いアイディアを重ねてくれることも多いものです。
テレワーク中でも創造性を落としたくない企業ほど、雑談の重要性を理解すべきだと分かります。
テレワーク中の雑談を活性化させる5つの方法
テレワーク中に雑談をしたいと思っても、雑談のためだけにオンラインミーティングをつなぐのはハードルが高いものです。
下記では自然に雑談を増やせる方法を紹介するため、参考にしてみましょう。
雑談専用の場を設ける
雑談専用の場を設け、気軽に参加してもらう方法です。
ランチミーティングやコーヒーブレイクなど、「昼食」「休憩」など雑談以外の目的があれば参加のハードルも下がるでしょう。会議のように事前準備が要らないため、自由に発言できることも利点です。
また、普段使用しているチャットツールのなかに、雑談専用のスレッドやチャンネルを設ける方法もあります。「今日の夕飯のアイディアください」「〇〇さんお誕生日おめでとうございます」など、業務外の連絡がしやすくなります。
ミーティング中に雑談時間を確保する
ミーティングの前後に雑談時間を設け、ほっと一息つける場所を確保する方法です。
長丁場に渡るミーティングの場合、休憩を兼ねて間に雑談時間を挟んでもよいでしょう。
ミーティング前に雑談を設けた場合、アイスブレイクとしてコミュニケーションの準備運動が叶います。ミーティング後に雑談を設ければ、振り返りをしながら考えを整理しやすくなるでしょう。
何気ない会話は疲れを解消するための施策としても効果的であるため、ミーティングとセットにするのは非常におすすめです。
オンライン面談の頻度を増やす
オンライン面談の頻度を増やし、顔を合わせる機会を確保する方法です。
1on1ミーティングや定例ミーティングの機会が増えれば、自然と雑談も増えるでしょう。どちらも雑談自体が目的の場ではないものの、会話の糸口をつかむきっかけになるため有効です。
なかには、業務時間中はずっとオンライン通話をつないだままにしている会社もあります。雑談はもちろん、一言で済む業務連絡・質問がしやすいというメリットもあり、作業効率が上がるかもしれません。
仮想オフィスなど雑談活性化ツールを導入する
仮想オフィスとは、文字通り仮想空間にオフィスを作り、実際に出勤している感覚を体験できるツールです。
在籍管理・画面共有・チャットなどを気軽に使えるほか、孤独感の解消や仕事の可視化にも貢献します。雑談活性化ツールとしても注目されており、コミュニケーションの取りやすさに焦点を当てて仮想オフィスを導入する企業も増えました。
仮想オフィスとして使えるツールとして、「Nework」や「Remmoty」が挙げられます。
「Nework」は、NTTコミュニケーションズが提供する仮想オフィスツールです。
会議用URLを発行せずワンクリックで会話できるため、手軽に雑談したいときに便利でしょう。基本的な機能な全て無料であり、雑談ツールのためにコストをかけることに懸念のある場合でもおすすめできます。
「Remmoty」も仮想オフィスツールであり、株式会社ソニックガーデンにより提供されています。
2016年にオフィスを撤廃した企業でもあり、社員全員がフルテレワークで働くなかでも生み出したコミュニケーションノウハウが盛り込まれたツールです。オフィスでしていたコミュニケーションと変わらない会話がしたいときや、人のいる存在感を大切にしたいときに向いているでしょう。
雑談タイムのために話題を準備しておく
いざ雑談しようと思っても、何を話せばいいか分からずいまいち会話が弾まないこともあるでしょう。
リーダーや管理職などが率先して話題を準備しておけば、雑談をスムーズに始められます。例えば、下記のような話題に触れてみるとよいでしょう。
- 天気・季節
- ニュース
- 食べ物
- 趣味
- 出身地・出身校
- 家族・ペット
- 相手が使用しているもの
まずは当たり障りのない内容からはじめ、徐々に盛り上げていくのもよいでしょう。
また、テレワーク中は私服で勤務したり個人のマグカップや文房具を使ったりすることも多く、普段見えない姿が見えることもあります。テレワーク中だからこその雑談が弾めば、雑談が楽しい場になりそうですね。
テレワークで雑談する際の注意点
テレワーク中は雑談が重要だとはいえ、ただ雑談すればいいだけとは限りません。なかには雑談せず業務に集中したい人もいれば、雑談ばかりに気を取られてパフォーマンスが落ちてしまうことも考えられます。
下記で雑談にまつわる注意点をリストアップしていますので、参考にしてみましょう。
参加を強要しない
雑談への参加は強制せず、可能な限り任意とした方がよいでしょう。
特に、雑談が苦手な人にとっては「雑談のために集まる」ということ自体がストレスになりかねません。たまたま忙しいタイミングと重なってしまい、雑談よりも業務を優先したいと考えるシーンもあるでしょう。
雑談したい人、業務に余裕のある人だけに対象を絞るなど、自発的な参加を中心にすることがおすすめです。
リラックスできる雰囲気をつくる
雑談の場が会議のような雰囲気にならないよう、リラックスして参加できるよう工夫します。
発言や話題提供を強制すると、雑談ではなくなってしまうため注意しましょう。雑談を聞くだけでも問題ないとするなど、さまざまな参加形態を認めることも効果的です。
準備の必要がなく、ふらっと参加しても楽しめる場となれば、雑談を設ける意義を感じられそうです。
ルールを決めておく
リラックスでき、かつ業務に支障が出ない範囲での雑談にするため、ルールを設けておくとよいでしょう。
カメラのオン・オフ、〇分以内に終わらせる、などルールが明確であれば参加しやすいと感じる人も多いものです。
また、テレワークだからこそ見えてしまう私服のセンス・部屋のレイアウト・メイクの有無・家族やペットの声などに言及しすぎないことも大切です。
「プライベートの場を映したくない」「上司にチェックされるようで怖い」と感じる心理を理解し、あくまでも業務を円滑にするための雑談であるという目的を見失わないよう心がけましょう。
テレワークで雑談を活用する企業事例紹介
最後に、テレワーク中の雑談を有効活用している企業を紹介します。
効果的な運用ができれば、生産性・心理的安全性の向上やアイディアの創出などさまざまなメリットが得られます。事例を参考に、自社に合った導入形態を検討してみてはいかがでしょうか。
エン・ジャパン｜バーチャルオフィス
エン・ジャパンは、2020年からバーチャルオフィスを導入したテレワークを実施しています。
オンライン上で拠点・事業部を気軽に行き来できるようになり、オフィスでは生まれなかった社内コミュニケーションが活性化しました。
バーチャル空間にはラウンジ・会議室・セミナールームなども設けられており、気軽な雑談から本格的な会議までできるよう工夫されています。
忘年会などもバーチャルオフィスでできるようになり、参加のハードルが下がったことも利点です。
URL：https://www.en-soku.com/life/73544
Polaris｜Zoomの雑談ルーム
Polarisでは、週に2回、役員も参加する雑談ルームをZOOM上に設けています。
参加や発言を強制せず、マイクをミュートにしたまま聞き手として参加することもでき、ストレスのない雑談ができるようになりました。
部下や若手社員からアイディアが生まれたり、反対に役員から現場社員に向けて相談があったり、柔軟な使い方をしていることが特徴だと言えるでしょう。
雑談の場でありながら相談の場でもあり、会社によって多彩な活用法があると分かる事例です。
URL：https://polaris-npc.com/2020/06/19/4826/
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効果的な雑談で信頼関係を深めよう
雑談は情報共有・アイディア創出・ストレス解消などさまざまな効果が期待でき、低コスト高パフォーマンスを発揮する手法として注目されています。
特にテレワーク中は社内コミュニケーションが減少しやすく、孤独感を抱いたり質問・相談のハードルが上がったように感じたりすることもあるでしょう。
気軽に参加できる雑談の場を設けることは、業種・職種・企業規模を問わず必須の項目であると分かります。
今回紹介した仮想オフィスツールなども参考に、自社で運用しやすい雑談スタイルを見つけていきましょう。
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