社内報の書き方を5ステップで解説|読まれるための作成上のポイント

社内報を作成しても、なかなか読んでくれないことに苦労している人は少なくないでしょう。

社内報はただ作成すれば良いものではなく、読者の興味を引くためにさまざまな準備が必要です。それらの入念な準備があって初めて、読まれる社内報に生まれ変わります。

この記事では、社内報を書き始める前にすべきことや、社内報の具体的な書き方、さらにはデザインなど読まれるためのポイントを紹介していきます。

本記事で紹介している実物の社内報(紙・Web)は、この記事を作成しているourly mag.運営元の株式会社ビットエー で過去に実際に発行したものです。
一事例としてぜひ参考にしてください。

社内報を書き始める前に

社内報を書き始める前に、確認するべき事項がいくつかあります。以下のことを整理しておくことが、読まれる社内報の作成につながります。

社内報の目的は明確か

まず初めに、そもそも社内報自体の目的は明確でしょうか。社内報を発行することにより、何を伝えたいのかなど、その目的を明確にすることが重要です。

社内報を作成している目的が明確であれば、記事の内容やデザインなどに統一性が生まれ、質の高いものになっていくでしょう。

ーゲットは明確か

社内報のターゲットは明確でしょうか。社内報は社員のみならず、その家族などにも読まれるものです。企業によっては公にする場合もあるでしょう。

各企業は、社内報を誰に向けて発行しているのかを考える必要があります。そのターゲットによって、自ずと社内報の内容も変化させるべきと言えます。

ネタ(企画)は目的に合致しているか

社内報自体の目的、さらには社内報のターゲットを明確にした後、ネタ(企画)がそれらに合致しているかを検討する必要があります。

目的やターゲットに合わないネタ(企画)ばかりを作成してしまうと、それらの目的を達成することはできません。

関連記事:社内報とは?効果と一からの作り方、webと紙比較、企画ネタ34選!

関連記事:社内報の企画ネタ100選!テーマの探し方・コロナ禍、季節ごと(春夏秋冬)

社内報の具体的な書き方-5ステップ-

ひとつ前の章では、社内報を書き始める前に、記事のターゲットや目的を明確にすることの必要性を解説しました。内容を決定した後は、実際に記事を執筆する作業に入ります。

この章では、社内報の具体的な書き方を5ステップに分けて紹介していきます。

1:伝えるポイントを絞る

まず初めに、伝えるポイントを絞る必要があります。なにもかも1つの記事で述べようとするのではなく、1つずつ丁寧に紹介することを心がけましょう。

2:アウトラインを作成する

伝えたいポイントを絞った後、アウトラインを作成することが重要です。アウトラインを作成せず、いきなり記事を執筆し始めることは、冗長な文章につながります。また、デザインなど記事の見栄えも、アウトラインなしでは失敗する可能性が高まります。

上記の記事では、「お花見」「企業対抗駅伝大会に出場」そして「社内勉強会に潜入」という見出しを作成し、それぞれを記事のどこに配置するかを先に決定しています。

余裕があれば、写真やイラストをどこに配置するかも決めると効果的でしょう。

3:タイトルを書く

アウトラインを作成後、タイトルを決めましょう。読者の興味を引くためにも、タイトルは非常に重要です。

上記の記事では、「CLUB ACTIVITIES」というシンプルなタイトルを用いています。また小タイトルとして、「ACBitan」・「ボードゲーム部」・「リアル脱出部」を設定しています。

読者は企業の全従業員、またそのご家族です。シンプルなタイトルにすることで、誰もが内容を理解することができ、スムーズな読了を期待できます。

タイトルの書き方

タイトルの書き方として押さえておくべきポイントは、
⑴内容が想像できる
⑵ユーモアや装飾デザインなど、オリジナリティを出す

の2点です。

あえて内容を想像できないようなタイトルにすることで、読者に興味を引かせる手法もありますが、基本はそのタイトルから内容が想像できるものにしましょう。

また、内容を表す単純な言葉だけでは面白みがなく単調で、読者の読む気を上げることはできません。ユーモアのある言葉選びをしたり、デザインで装飾をしたりと、オリジナリティのあるひと工夫をすることが、読者を引きつけるポイントになります。

4:リード文を書く

タイトルを決めた後、リード文を作成します。リード文とは、本文に入る前にその記事で何を述べているかなど、記事の魅力を読者に伝える短い文章のことを指します。

多くの読者はリード文を読み、自身が求めている情報がその記事に載っているかを判断します。そのため、せっかく記事を開いてくれた読者を引き留めるためにも、リード文にも力を入れる必要があります。

リード文の書き方

リード文の書き方のポイントは、
⑴その記事でどんなことを述べるかを示す
⑵その記事に対する想いを記す

⑶執筆者の自己紹介をする
の3点です。

これら全てを含める必要はありませんが、記事に合わせて要素を選択しましょう。
リード文は、その記事を読んでもらうか判断してもらうためのものと言って良いでしょう。その記事をどんな人に、どれくらいの熱量で読んでもらいたいのかを想定した上で、それを伝えられるようなリード文を作成します。

リード文の例

具体的にイメージしやすいように、上記弊社社内報のリード文の例を紹介します。

5:アウトラインに沿って本文を書く

タイトルやリードを作成後、本文を執筆します。記事を書き始める前に明確にしたことや、アウトラインやタイトル、リードの全てが本文を読んでもらうために行うことです。

つまり、本文は一番重要であり、次回以降も読みたいと思われるような文章を目指しましょう。

文章のまとめ方

文章のまとめ方のポイントは、
⑴内容を箇条書きで書き出す
⑵内容の取捨選択
⑶肉付けを行う

の3点です。

文章を実際に書き出す前に、まず⑴記事の内容として書きたいことを箇条書きで書き出しましょう。この時は、文章の構成を考えることはせず、思いつくことを書き出す作業と割り切ることが大切です。

その後、⑵内容の取捨選択を行います。文章野流れや量を考えながら、必要なものと必要で無いものを分類しましょう。

そして最後に、肉付けを行います。箇条書きの文を基に、それらを一つの記事となるように、必要な言葉を加え、調整しましょう。

文章の書き出し方

文書の書き出し方のポイントは、
⑴季節柄や時期に合ったあいさつをする
⑵その記事の概要を述べる
⑶執筆者の自己紹介をする

の3点です。

これら全てを含める必要はありませんが、記事に合わせて書き出しを選択しましょう。
⑶「執筆者の自己紹介をする」は、上記リード文で自己紹介をしなかった場合に行いましょう。

書き出しの例

具体的にイメージしやすいように、上記弊社社内報のリード文の例を紹介します。

書き出しに関して必要以上に悩む必要はありません。もしうまい例が思いつかなければ、上記3点のうちどれかを行うか、また過去の自社の社内報の書き出しを参考にするのも良いでしょう。

読まれる社内報を書く3つのポイン

前の章では、社内報の書き方のステップを紹介していきました。では、実際にどのような内容の社内報が読まれるのでしょうか。そのポイントをいくつか紹介していきます。

読み手の気持ちになって書く

まず、読み手の気持ちになって書くことが非常に重要です。読者は企業のどのような話題に興味があるのか、またどれくらいの文章量なら読みたいと思うかなど、さまざまなことを考える必要があるでしょう。

読まれる社内報を作成するためには、作成者の一方的な情報の押しつけではなく、作者と読者双方の理解が大切です。

文字やイラスト、写真のバランスを意識する

文字ばかりの社内報を読みたいと思う読者は、多くはないでしょう。そのため、イラストや写真を効果的に用い、文字とのバランスを取る必要があります

上記画像は、新入社員を紹介する社内報の記事です。新入社員の顔写真を並べ、その下にプロフィールやコメントを記載しています。記事全体のバランスがとれており、どこに誰の何の情報が記載されているのかすぐにわかるでしょう。

このように、写真やイラストをバランス良く用いることにより、読者が記事を一目見たときに、読みやすそうと思えることにもつながります。

社員に仮読みしてもらう

社内報を発行する前に、社員に仮読みをしてもらうことも効果的でしょう。

発行後に社員からフィードバックをもらうことも有効ですが、発行前に仮読みをしてもらうことにより、作者では気づけなかった社員の気持ちや興味を記事に組み込むことができます。

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社員に読んでもらえる社内報をつくろう

社内報は読まれなければ、発行する意味がないとも同然です。多くの読者の気を引くためにも、入念に準備をする必要があります。

読者のことを十分に考え、誰もが次回を楽しみにするような記事を作成したいものです。