社員情報管理システム8選を比較！エクセルには無いメリットを解説
社員情報管理とは、個人情報、人事評価や労務などの社員に関するあらゆる情報を、情報システムなどのデータベースで管理することです。
社員情報管理は、システムを導入することで、
- 情報管理を効率化できる
- 情報漏洩のリスクが減る
- 複雑な手続きを電子申請で簡略化できる
などのメリットがあります。
この記事では、社員情報管理の目的、社員情報管理システムを導入するメリットを解説します。また、社員情報管理システムを選ぶポイントとおすすめ8選を紹介します。
社員情報管理とは
社員情報管理とは、住所・出身校・家族情報などの個人情報や、給与額・人事評価の結果など社員に課するあらゆる情報を管理することです。
基本的な社員情報はもちろん、入社面接の際に使用した履歴書・職務経歴書・面接シートなど書面で提供された情報や、1on1ミーティングの際に収集したキャリアプランなども社員情報に含まれます。
また、健康診断の結果・障害の有無など、センシティブな情報を扱うこともあります。漏洩のリスクを避け徹底した情報管理をすることはもちろん、育成・評価などに情報を役立てることも大切です。
社員情報管理の目的
社員情報管理をする目的として、「人材育成」「人事評価」「労務管理」が挙げられます。
社員管理の目的について、ひとつずつ詳しく確認していきましょう。
人材育成
過去の異動歴・参画プロジェクト・保有資格などを整理し、人材育成に役立てることがひとつの目的です。
社員それぞれの得意分野や強みに合わせた育成ができれば、短期間でも効率よくスキルアップさせられるでしょう。本人の満足度がやりがいにつながることも多く、成長を実感する機会が増えていきます。
直属の上司と情報を共有すれば、日々の管理や声かけにも活かせます。
人事評価
業務の成績や成果をリアルタイムで把握できれば、人事評価に役立てることも可能です。
過去の給与額や現在の役職と照らし合わせ、今後の昇進・昇格についてプランニングすることもできるでしょう。公平・公正かつ透明度の高い人事評価ができれば、従業員エンゲージメントも上がりやすくなります。
高いモチベーションやパフォーマンスを期待したいときこそ、社員情報を人事評価に活かす必要があるのです。
労務管理
社員情報を常に最新の状態に更新しつづけることで、適切な労務管理が叶います。
例えば、緊急連絡先を定期的に見直せば、万が一のトラブル発生時に家族や親戚に連絡が取りやすくなるでしょう。
扶養家族の情報は扶養手当の支給や社会保険の手続きに、住所情報は通勤手当の支給や今後の転勤プランの考案に使用します。
残業時間・休日出勤日数・有給取得日数など勤怠情報も紐づけられれば、働く環境の見直しにもつながるため効果的です。
社員情報管理システムの機能
社員情報管理システムの機能にはどのようなものがあるのでしょうか？
ここでは大きく分けて3種類の機能をご紹介します。
従業員の能力・スキルの可視化
データベース形式で、記録が分散してしまいがちな人事に関する情報をまとめて管理できます。
具体的には、従業員の研修受講履歴やスキル・資格を蓄積したり、従業員のパフォーマンス評価のためのデータの収集と分析をおこなえます。
個々の従業員のスキルや資格、言語の能力などをプロフィールに可視化することで個々の能力が把握でき、組織全体での強みや弱みまで把握できるようになります。
従業員に関する情報の分析・抽出
社員情報を単にまとめるだけではなく、従業員のパフォーマンス、離職率、研修成果などを分析できます。
また、ユーザーが必要な情報をカスタムレポートとして作成することで、特定の指標を監視できるようにサポートします。
セキュリティ強化
機密性の高い人事データは堅固なセキュリティシステムのもとで管理されなければいけません。
データの暗号化や監査機能つきのログ、役職や役割に基づいたアクセス制限などの機能で機密情報に対する不正アクセスを防ぐことができます。
社員情報管理システム導入のメリット
社員情報を管理するには、専用のシステムを導入すると効果的です。
書面によるアナログの管理よりも効率と利便性を追求できるため、下記のメリットと照らし合わせながら検討していきましょう。
情報管理を効率化し、複雑な手続きを電子申請で簡略化できる
社員情報管理システムを活用することで、社員情報の迅速な参照が可能です。
クラウドシステムならば、どこでもアクセス可能で、テレワーク環境下でも利用できます。これにより、索引や紙資料からの情報検索が不要となり、情報管理を効率化できます。
同時に、システム内で複雑で煩雑な手続きも電子申請で簡略化できます。
住所変更や氏名変更などの労務に関する手続きがシンプルになり、社員や担当者にとって負担が軽減されます。これは日々の業務をスムーズに進めるうえで効果的な手段です。
情報漏洩のリスクが減る
社員情報を格納しているシステムにはID・PWによる認証を設け、情報漏洩のリスクを低減させることが可能です。
総務・人事・経理などバックオフィス以外の社員が閲覧したり、盗難・紛失を避ける意味でも効果的でしょう。
また、編集・追加・削除の権限を特定の社員に限定して付与すれば、ヒューマンエラーによる書き換えや情報漏洩も予防できます。
効率的な人事戦略が可能になる
社員情報管理システムには、配置図の生成や異動案づくりを助ける機能が搭載されているケースが多いです。
ビジュアルベースで誰にとってもわかりやすい資料を作ったり、スピーディーなプラン立案ができたりするでしょう。
また、「営業職歴が10年以上ある社員」「部下が15人以上いる社員」など条件を設定して検索すれば、対象となる社員が一目で分かります。
功利的な人事戦略を叶えるためにも、社員情報管理システムを活用していくことが理想です。
社員情報管理システムの比較ポイント
社員情報管理システムは多数提供されていますが、自社の運用に合わせたツールを選定することが大切です。
ここではシステム選びのポイントを紹介するので、参考にしてみましょう。
操作は簡単か
誰にとっても分かりやすく、簡単な操作ができるシステムにするとよいでしょう。
直感的な操作ができたりビジュアルベースでの作業ができたりする場合、ITに詳しくない人でも容易に活用できます。また、担当者の異動・退職に伴う引継ぎが発生してもロスが少なく、新任者が慣れるまでに時間がかかりません。
なかにはモデル版が提供されているケースもあるため、使用しながら判断することもおすすめです。
サポート体制は充実しているか
サポート体制が充実しているシステムであれば、トラブルや困りごとが起きたときも安心です。
電話・メールだけでなくチャットに対応しているか、訪問や遠隔操作などどこまで対応してもらえるかもチェックしておきましょう。
また、サポートの回数に制限があるか、オンボーディングサポートがあるかも見ておきたいポイントです。
運用中のシステムからの移行は簡単か
既に別の社員情報管理システムを導入している場合、移行が簡単か確認しておきましょう。
CSVでの情報取り込みができなかったり、フォーマットが大きく異なって移行に時間がかかる場合、通常業務を圧迫する可能性があるため注意が必要です。
移行期間を十分に設けるなど対策し、情報を参照したいときに使えないことのないよう配慮していきましょう。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策が万全か、十分に検証していく必要があります。
自社のセキュリティポリシーに合っているか、テレワーク環境下でもリスクを少なく運用できるかなど、実際にシステムを使うシーンを想定しながら検討することも大切です。
また、クラウドシステムの場合は不正アクセスやハッキングに対する脆弱性がないか調べておきましょう。
高いセキュリティレベルがあれば安心して使えるため、妥協せず選びたいポイントです。
システムのタイプは適切か
社員情報管理システムには、大きく分けて4種類のタイプがあります。
会社の実情や求める機能に合わせてタイプを選ぶことで、効果が最大限に発揮され、業務効率化や事業成長に繋がるでしょう。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントとは従業員1人ひとりの能力やスキルを把握し、それに適した人事配置や人材開発を行うことを指します。
タレントマネジメントシステムに各従業員の資格や経験、実績や評価といった情報を登録しておくことで、より戦略的な人事配置が実現できます。
また、実績を自らアピールせずとも得意分野を可視化できるため、優秀な人材を埋もれさせてしまうリスクを減らすことができます。
評価管理システム
評価管理システムは、各従業員の目標や業務経験、実績といった情報を記録・管理するものです。
個人に対する評価はもちろん、各従業員の評価に関するデータを一元管理して分析できるため、効果的な人材育成にも役立ちます。
評価のフォーマットはシステムにより様々なので、自社の評価方法に合うフォーマットを搭載したシステム・サービスを選ぶとよいでしょう。
労務管理システム
労務管理システムは、出退勤や休暇の取得状況などを従業員ごとに一元管理するものです。
労務管理システムを活用することにより、過度な残業や不自然な遅刻・欠勤などを見逃しにくくなります。従業員の健康管理や企業の法令順守にも役立つでしょう。
システムによっては、不正な打刻を防止するために生体認証やパソコンやシステムへのログイン管理などの機能が搭載されているので、人事担当者の業務効率化が期待できます。
採用管理システム
採用管理システムは、企業の採用に関する業務を効率化するものです。
主な機能には、新たに人材を募集する際の求人の掲載、応募者に関するデータの管理、選考フローの管理などがあります。
求職者情報を共有したり採用状況が手に取るようにわかるので、選考中だけではなく内定後のフォロー体制も効率的に充実させることができます。
社員情報管理システムおすすめ8選
最後に、おすすめの社員情報管理システムを紹介します。
それぞれの特徴や機能をまとめているので、今後システムの導入や切り替えを検討している場合はぜひお役立てください。
ourly profile
ourly profile（アワリープロフィール）は、個人のプロフィール機能や組織図機能などにより、組織のサイロ化を解消する社内コラボレーション創出ツールです。
3つの大きな特徴により、リモートワーク下でも部署を超えた相互理解やスキル管理を実現します。
- 人となりが一目でわかる自己紹介画面
- 独自の探索機能により、思いがけない出会いを創出
- 組織図により、チーム・部署を超えて組織を理解できる
社員名などの基本的な検索機能に加え、所属部署や役職、Q&Aの回答項目などさまざまなセグメントでメンバーを絞り込むことができます。
それにより「この人こんなスキルを持ってたんだ！」「プロジェクトで行き詰まったから同じような経験ある人にアドバイスをもらおう」など、これまでになかった”開かれたスキル管理”を社内で実現します。
料金については、従業員規模に応じて幅広くご用意しております。詳しくはサービスページをご覧ください。
SmartHR
SmartHRは、労務管理クラウドとして5年連続シェアNo.1を誇るクラウド型ソフトウェアです。
利用企業数は6万社を記録し、業界を問わずさまざまな企業の業務効率化を支えるようになりました。
Web給与明細など外部機能と連携しているため対応業務の幅が広いほか、多言語対応・多段階承認などを用いることも可能です。
従業員数50名以下の企業に向けたスモールプランから、数千人規模の大企業向けプランまであるため、自社のボリュームに合わせて選択していきましょう。
人事労務freee
URL：https://www.freee.co.jp/hr/
人事労務freeeは、中小企業の人事労務管理に特化しているソフトウェアです。
社員情報管理はもちろん、勤怠管理・給与計算・年末調整・入退社に伴う社会保険手続きなどを全て一元管理でき、業務効率化に貢献します。
また、人事労務freeeに登録した社員情報は、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも閲覧可能です。
テレワークやモバイルワークが広がりつつある昨今、オフィスシーン以外でも使いやすいシステムだと言えるでしょう。
jinjer人事
URL：https://hcm-jinjer.com/jinji/
jinjer人事は、人事・労務業務のペーパーレス化を支える人事管理システムです。
基本的な社員情報を全て管理できるほか、オンライン上での雇用契約・労務手続き・年末調整なども可能です。
また人員配置や育成計画の立案にも強く、入力された社員情報をもとにビジュアル型のシミュレーションができます。
組織運営の最適化を狙いたい企業や、社員情報管理だけでなく育成・評価にも役立てたい企業に向いています。
COMPANY
URL：https://www.works-hi.co.jp/products/hcm
COMPANYはクラウド型統合人事パッケージシステムであり、大企業向けであることが特徴です。
数千人以上の従業員規模があってもシームレスかつスムーズに使える操作性や、過去の移動歴・人事評価歴・社内表彰歴など細かな情報も管理できる点が評価されています。
人事データを活用したタレントマネジメントシステムも搭載しており、社員情報を組織最適化に活かしたいときにおすすめです。
カオナビ
カオナビは、戦略人事を加速化させるタレントマネジメントシステムです。
「カオナビ」という名前の通り従業員の顔写真を使ってひとりひとりをアイコン化していることが特徴であり、顔と名前を覚えながら社員情報を管理できます。
そのため部署ごと・役職ごと・年代ごとに分けても従業員を把握しやすくなります。
基幹システム・Excel・紙の従業員台帳などでバラバラの社員情報管理をしている企業にとって、頼もしいシステムだと言えるでしょう。
あしたのクラウドHR
URL：https://cloud.ashita-team.com/
あしたのクラウドHRは、クラウド型人事評価システムです。
管理している社員情報から個別の業務目標を設定したり、評価・査定・給与テーブルと照らし合わせた報酬を設定したり、多彩な機能が搭載されています。
人事評価に長けたシステムであるため、透明性と納得感のある人事評価制度の構築を目指す企業と相性がよいでしょう。
人事奉行i11
URL：https://www.obc.co.jp/bugyo/jinji
人事奉行i11は、ルーティンワークの簡略化・効率化に長けている社員情報管理システムです。
入退社手続きなど不定期のルーティンワークはもちろん、労働契約の更新・人事異動・組織改編・社会保険料算定など労務管理に必要な年次のルーティンワークにも対応しています。
また、集計表を直接Excelで出力できるoffice連携機能が搭載されており、Excelの関数に詳しくない人でも手軽に集計・分析できる点も魅力です。
社員情報管理システムを導入しよう
社員情報管理を効率化することは、組織状態の可視化につながります。
組織やチームの運営を最適化しやすく、個別のモチベーション管理やパフォーマンス評価にも役立つことでしょう。
より効率化したいときは、社員情報管理に長けたシステムを導入することがおすすめです。
情報の一元管理を目指し、自社に合ったシステムを検討していきましょう。
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