近年、さまざまな環境の変化によりweb社内報を導入する企業や導入を検討する企業が増えています。しかし、web社内報にはさまざまなツール・サービスがあるため、どのツールが自社に適しているのか比較することは容易ではありません。
そこでこの記事では、web社内報を導入するメリットや選定ポイント、おすすめのツール・サービスについて詳しく紹介します。
そのほかの社内報に関する情報はこちらで解説していますので、ぜひご覧ください。
web社内報とは
web社内報とは、社内広報の1つの施策です。
社内報といえば紙社内報が一般的でしたが、働き方改革や新型コロナウイルスなどの影響もありweb社内報を導入する企業が増えてきました。
紙社内報と違いweb社内報には、簡単に素早く発信できるという特徴があることによってコンテンツの種類を増やしたり、情報発信の頻度をあげたりといったことができるようになりました。
web社内報が注目される背景
一体なぜweb社内報が注目されているのでしょうか。
その理由は大きく5つあります。
- コロナウイルスや働き方改革によるリモートワークの推進
- 多様なキャリア思考による人材の流動化
- DXという社会的な流れ
- SDGsへの取り組みの一環として、紙資源の削減
- 双方向コミュニケーションの重要性
それぞれについて詳しく解説します。
コロナウイルスや働き方改革によるリモートワークの推進
新型コロナウイルスの影響もあり、全国的にリモートワーク化が一気に加速しました。そのため、今まで紙社内報を発行していた企業は、発行を止めるか、配送費を払ってでも全社員に配送するかの選択を迫られることになりました。
そこで、社内報の発行は続けたいが、コストを抑えたいという企業がweb社内報を導入し始めたのです。
多様なキャリア思考による人材の流動化
日本では終身雇用制の崩壊や少子高齢化の影響により、人材の流動化が進んでいます。さらに、新型コロナウイルスの蔓延により、多くの人のキャリア観に変化がおきました。
こうした背景の下、できるだけ優秀な人材を確保するために、従業員エンゲージメントへの関心が高まっています。
従業員エンゲージメントを高めるためのツールの1つとして、web社内報に注目が集まっています。
DX（デジタルトランスフォーメーション）という社会的な流れ
近年、人事領域などではDXという言葉を頻繁に見かけるようになりました。
その言葉どおり現代社会は、紙書類の削減や脱ハンコに代表されるように、あらゆるもののデジタル化が進んでいます。
また、IoTやAIの活用が常態化し、web上でのデータ収集や分析が一般化しています。
そのため、発行して終わりの紙社内報に比べ、従業員に内容が届いているか否かを分析することができるweb社内報が注目されているのです。
SDGsへの取り組みの一環として紙資源の削減
SDGs（持続可能な開発目標）へ取り組む企業が増えている中で、その一環として、紙資源の削減に取り組む企業も増えてきています。
企業が使用している代表的な紙資源の1つとして社内報が挙げられます。
仮に、200名規模の企業が年に2回の発行、1回あたり8ページ(=A3用紙2枚=A4サイズ4枚)の社内報を制作している企業の場合は、年間でA3用紙800枚分の紙資源を使用していることになります。
A3用紙が1枚あたり15.95gなので、年間でおよそ12キログラム、5年で60キログラムの紙資源を使用していることになります。
そういった観点からもWeb社内報を導入し、ペーパーレス化を進めることで、紙資源の廃棄を抑えることができ、企業として環境や資源に配慮しているというイメージ作りをすることもできます。
双方向コミュニケーションの重要性が高まっている
web社内報の注目が高まっている背景には、双方向コミュニケーションの重要性の高まりがあります。
働き方の多様化やリモートワークの促進により、オフラインでコミュニケーションができない分、オンライン上での双方向のコミュニケーションの重要性が高まってきました。
そのため、一方向に情報を発信する紙社内報から、双方向のコミュニケーションが実現できるwebの社内報へと切り替える企業が増えています。
web社内報導入のメリット【紙社内報比較】
ここからはweb社内報の大きなメリット4つについて、紙の社内報と比較しながら詳しく解説します。
- スピーディーな情報伝達
- データの集積・分析
- web社内報ならではのコンテンツが作成できる
- 閲覧の容易性
これら4つのメリットについてそれぞれについて詳しく説明します。
スピーディーな情報伝達
web社内報のメリット1つ目は、スピーディーな情報伝達ができる点です。
紙社内報は、一般的に1〜3ヶ月に１回程度の発行なので、どうしても社員に情報が届くまで時間がかかります。
一方、web社内報はその日のうちに発信することができるのでで、社員に情報をスピーディーに届けることができます。
リモートワークが普及し、以前に比べて直接コミュニケーションをとる機会が減っている中で、社員に対してスピーディーな情報を伝えることができる点はweb社内報の大きなメリットです。
データの集積・分析
メリットの2つ目は、データの集積・分析ができる点です。
紙社内報は「発行したら終わり」という企業が多くありますが、web社内報であれば、以下のようなデータ集積・分析が可能です。
- 閲覧数(PV数)
- 閲覧者数（UU数）
- アンケート回答率
これらのデータを集積・分析することで社内報の効果測定や改善ができます。
リモートワーク化と人材の流動化が進むなかで、会社のメッセージが従業員にどの程度届いているかを分析することはとても重要な指標となってきます。
web社内報ならではのコンテンツが作成できる
web社内報のメリット3つ目は、web社内報ならではのコンテンツが作成できます。具体的には、社内SNSやwebページへのリンク、動画の挿入ができます。
これにより、閲覧する社員は紙社内報よりも豊富なコンテンツを楽しむことができ、発信する企業側もより充実した情報共有が可能になります。
閲覧の容易性
web社内報のメリット4つ目は、閲覧の容易性です。
紙社内報とは違い、インターネット環境とアクセスできるデバイスがあればいつでもどこでも閲覧することができるというメリットがあります。
特にリモートワーク化が進んでいる今日においては、非常に大きなメリットになります。
Web社内報ツールの選定ポイント
web社内報ツールはさまざまなものがあり、一口にweb社内報といってもツールによって費用やサービス内容、機能は全く違います。
ここでは、web社内報ツールの選定ポイントを5つ紹介します。
Web社内報の選定ポイントは主に以下の5つです。
- 機能
- 対応デバイス
- セキュリティ
- 費用
- 継続的な情報発信の容易性
選定ポイントを解説する前に、前提事項について説明します。
【前提】社内報の目的を明確化する
まず前提として、web社内報を導入する目的によって求める機能も変わってくるため、web社内報を実施する目的を明確化することが何よりも重要になってきます。
単に、
- 社内報を紙からWeb化したい
- 費用を抑えて情報発信をしたい
などがweb社内報の目的であれば、「簡単に発行できる」「閲覧数(PV数)」など、基本的な機能があれば充分ですが、従業員に会社の理念やビジョンを浸透させることや、従業員エンゲージメントを向上させることなど、組織改善に繋げることを目的とするならば
- 閲覧数に加え、閲覧率
- 読了率(記事のどこまで読んだのか)
- 導入前と導入後で組織の変化の比較
- 部署・年齢・役職ごとに分析
といった細かな分析機能が搭載されたweb社内報を導入する必要があります。
こちらの記事では、社内報の目的に関して細かく解説しています。
それでは具体的な選定ポイントを紹介します。
機能
web社内報にはさまざまな機能があり、自社が求めている機能があるか否かが選定する際に重要になります。
Web社内報の機能には
- 分析機能
- コメント、リアクション機能
- 通知機能
- アンケート機能
- テンプレートデザイン
などさまざまです。自社がweb社内報に求める機能がどんなものかを事前に明確にしましょう。
マルチデバイス対応
Web社内報ツールによっては、パソコンからしかアクセスできないものや、スマートフォンからやタブレットからでもアクセスできるものがあります。
どこからでもアクセスできるようにしたい場合は、マルチデバイス対応しているWeb社内報ツールを選ぶことをおすすめします。
また、スマートフォンで見る場合に、アプリ対応をしているか否かも選定ポイントになってきます。
セキュリティ
Web社内報ツールを選ぶ上で、セキュリティ対策がどの程度されているのかも重要な選定ポイントです。
具体的には、自社のセキュリティにweb社内報サービスが対応しているか否かが重要なポイントになります。
自分たちの会社を守るためにも、セキュリティ対策についてはしっかりとリサーチしておきましょう。
費用
web社内報ツールや使用する人数によっても費用は大きく異なりますが、主に月額費用と初期費用の2つがかかることが多いです。
初期費用が低く月額費用が高いパターンや、その逆のパターンもあります。
また、機能が多すぎるが故に月額料金が高くなってしまうケースもあるため、自社に必要な機能と予算をすり合わせながら選定することをおすすめします。
運用のしやすさ
web社内報は紙社内報と比べて簡単に情報発信ができるがゆえに、広報や人事の担当者の記事作成にかかる負担が大きくなってしまいます。
そういった場合に
- 記事作成が簡単に行えるかどうか
- 記事テンプレートが用意されているかどうか（コンテンツ制作の補助）
など、継続的な情報発信が可能かどうかは重要なポイントになります。
Web社内報を導入する際の注意点
Web社内報を実際に導入する際の注意点は、情報を発信して終わりにしないことです。
先述のように、分析ができるのがweb社内報の特徴なので、
- 発信した記事がどのくらい見られているか、誰に見られているか
- 社員に人気の記事はどんな記事なのか
- 自社に興味のある社員はどのくらいいるのか
とった分析し、PDCAを回し続けることで、社内報から組織改善につなげることができます。
そのため、web社内報を発信して終わりにならないよう注意しましょう。
web社内報の運用ポイント
ここでは、web社内報を運用するにあたって大切なポイントを5つ紹介します。
(1) 更新頻度
web社内報の運用ポイント1つ目は、更新頻度です。
web社内報ツール「ourly」を提供する弊社では、さまざまな企業の社内報データを分析した結果、下記のようなことがわかりました。
「1日あたりの投稿記事本数と閲覧率には関係性はない」
「前記事の投稿から10日空いても閲覧率は変わらない」
実際にこちらの記事では、分析したデータを用いてweb社内報の投稿頻度について解説していますので、ぜひご覧ください。
(2) 読みやすさ
web社内報の運用ポイント2つ目は、読みやすさです。
読みにくい社内報は誰も読んでくれないので、コンテンツの長さやデザイン、構成などさまざまな視点から、社員が読みやすい社内報を作るように心がけましょう。
また、スマホで見たときにフォーマットが崩れてしまったりすると、読まれにくくなってしまうため、初期導入の段階で、どのデバイスでも見やすい仕様にしておくことが大切です。
ポイント1と同様にこちらの記事では、web社内報「ourly」で得られた社内報の読了率と本文の文字数の関係について考察していますのでぜひご覧ください。
(3) コンテンツ内容
web社内報の運用ポイント3つ目は、コンテンツ内容です。
どれだけ見やすくても、発信するコンテンツ内容の充実度が低いと読まれにくくなります。
新しい情報を発信したり、社員が興味を持ちそうな情報を日々収集したりするなど、魅力的なコンテンツを発信することを心がけましょう。
まず簡単に変えることがタイトルから変えてみてはいかがでしょうか。こちらの記事ではタイトルの付け方、リアクションを増やすためにすべきことについて解説しています。
(4) 通知機能
web社内報の運用ポイント4つ目は、通知機能です。
記事を更新したら、全社員にメールやポップアップで通知するようにしましょう。
社員に周知することで記事が更新されたことがわかるため、閲覧される可能性をより高めることができます。
こちらの記事では、社内報を発行後どのくらいの日にちでコンテンツが消化されていくのかをデータから考察しています。
(5) データ計測
web社内報の運用ポイント5つ目は、データ観測です。
社内報を紙からwebにすることで閲覧数やコメント数などが可視化できるため、どんな内容の記事がよく読まれているのか、記事に対して社員がどう感じているのか、といったことが観測できます。
データを用いることで、これまでは単なる情報発信の手段であった社内報も組織改善のツールとして使用することができます。
おすすめWeb社内報ツール・サービス10選【比較表あり】
web社内報の導入を検討する際、ぜひ検討してもらいたおすすめのツール・サービス10選を紹介します。
各ツールの公式HPのURLも添付していますので、気になるツールがありましたらぜひご覧ください。
Web社内報ならourly（アワリー）
ourlyは株式会社ビットエーが提供する、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、他のweb社内報よりも豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとして活用できることが魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化を実現
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しており、属性・グループごとにメッセージの浸透度がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
とった特徴があるため、「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
ザ社内報
ザ社内報は、株式会社スマートメディアが運営する、CMS「clipkit」のweb社内報に特化したツールです。
CMSシリーズでは累計導入企業が500社を超え、社内コミュニケーションの課題を発見・解決するweb社内報を簡単に構築できることがポイントです。
ザ社内報の特徴
- 直感的で誰でもカンタンに使えるUI
- 情報集約・双方向コミュニケーション
- 反響がわかる効果検証・安心のシステム環境
- デザインテーマで社内オウンドメディア
公式HPはこちら
社内報アプリ
社内報アプリは、社内報専門会社であるウィズワークス株式会社が提供するツールです。
社内報のためだけのアプリがある点が大きな特徴で、9種類ものテンプレートやプッシュ通知など、他の社内報ツールにはない機能も魅力的です。
社内報アプリの特徴
- マルチデバイス対応＆一括更新
- 社員参加型 総合情報ポータル
- かんたん運用
- 9種類のテンプレートで多彩に展開
- 高機能なのに低コスト
公式HPはこちら
TUNAG
TUNAGは株式会社スタメンが提供していツールです。
370社以上が導入し、継続率は98％という驚異の数字を誇っています。
社内報というよりは社内SNSというイメージが近いですが、気軽に投稿できたり、オリジナルスタンプ機能があったりなど、魅力が多いツールです。
専属のコンサルタントがつき、運用改善をサポートしてくれる点はどのサービスにもない大きな特徴となっています。
TUNAGUの特徴
- 組織におけ「知らない」をなくす
- 経営の意図に沿った情報を社内に循環させる
- 組織の今に合わせた制度設計データで着実に改善し続ける
公式HPはこちら
Solanowa
Solanowaは株式会社スカイアークが提供しているweb社内報ツールです。
さまざまな企業の社内報システムの案件に携わったノウハウを活かし、必要な機能を厳選しパッケージ化することで、大幅なコスト削減とスピード納品を可能にしました。
solanowaの特徴
- リアルタイム配信
- 多彩なコンテンツ表現
- マルチデバイス対応
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TSUTAERU
TSUTAERUは株式会社サイト・パブリスが提供する社内報クラウドサービスです。
TSUTAERUはweb社内報にピッタリのデザインテンプレートがあるため、デザインに悩むことなくメッセージの発信ができます。
また、初期費用11万円、月額49,280円〜からと、他のサービスと比べても低価格で運用ができる点がポイントです。
TSUTAERUの特徴
- 企業ブランドへの理解向上
- 発信力・訴求力の向上
- 高いコストパフォーマンス
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Knowledge
Knowledgeは、オープンソースの情報共有サービスです。
ソースコードを公開しているため、完全無料でweb社内報として活用ができますすが、IT知識が必要となるため、導入のハードルは他のツールに比べて高いと言えるでしょう。
Knowledgeの特徴
- 情報共有による組織力向上
- オープンソース
- 社内利用のための多彩な管理機能
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インナーフォース
インナーフォースはりえぞん企画株式会社が提供するツールです。
紙社内報とweb社内報の両方を扱う会社だからできた「web社内報のノウハウ」を凝縮したパッケージシステムとなっています。
働き方や時代に沿った社内広報戦略をサポートしてくれるのがポイントです。
インナーフォースの特徴
- 企画・構築・運用までトータルサポート
- 拡張性高いプラットフォームお客様の状況に合わせたセミオーダー
- 充実したコンテンツ実績
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Kyo-yu
Kyo-yuはGrow Groupが提供しているツールです。
Kyo-yuは社内ポータルサイトに必要な機能が揃ったツールで、社内wikiや社内報を一元管理できます。
Kyo-yuの特徴
- 社内の“ヒト”に特化した豊富な機能
- 柔軟なカスタマイズ性
- 初期コストのみで運用可能
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WEB社内報 Z
web社内報 Z はglassy株式会社が提供するweb社内報ツールです。
glassy株式会社は20年以上社内報制作に携わっており、社内報に関する高い専門性とノウハウを活かした丁寧なサポートを受けることができます。
そのため、紙の社内報もまとめて制作できる点がポイントです。
web社内報 Z の特徴
- お客様満足を上げる「仕組み」
- 価格を明確にする「透明性」
- 高い専門性と「ノウハウ」
公式HPはこちら
web社内報ツール・サービス比較表
上記のツール・サービスについて、比較表を作りましたので是非参考にしてください。
比較表はこちらより無料でダウンロードいただけます。
web社内報の活用事例10選
こちらの記事ではweb社内報の活用事例を10選まとめて紹介していますので、ぜひご覧ください。
また、下記では弊社web社内報「ourly」の導入事例を5つ紹介していますので、ぜひご覧ください。
自社に適したWeb社内報ツール・サービスを検討しよう
この記事では、web社内報を導入するメリットや選定ポイント、おすすめのツール・サービスについて紹介しました。
web社内報の導入を検討されている方は、自社の環境や予算・目的に適したweb社内報ツールを選びましょう。
この記事が、御社のweb社内報導入のお役に立てれば幸いです。
