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コミュニケーション方法の種類 | 仕事・ビジネスを円滑に進める方法な理由【リモートワーク/Zoom】

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コミュニケーションは人と人同士の情報共有・意思疎通であり、社会生活をする上で必要不可欠なものです。

コロナウイルスなどにより、コミュニケーションの手段が大きく変わっていて、改めてコミュニケーションの重要性を再認識している方は多いのではないでしょうか。

そこで記事では、職場での仕事やビジネスの対人関係において役立つコミュニケーションの種類と方法について、リモートワークを前提としたオンライン会議(Zoom)に応用可能な情報を紹介します。

目次

仕事におけるコミュニケーションの重要性

コミュニケーションとは、情報共有や意思の疎通のことです。

多くの方々は、会社などのコミュニティに所属し、日々コミュニケーションをとっています。円滑な人間関係の構築やアイデアの共有、プロジェクト進行など、対面ではなくオンラインでの仕事が増えた影響もあり、コミュニケーションはますます重要になってきています。

優れたコミュニケーションスキルを身に付けることは、自身の成績やキャリアアップ、昇進にもつながり、ネットワークを広げることにも役立ちます。

コミュニケーションの種類

コミュニケーションの種類には、大きく分けて以下の2つがあります。

言語コミュニケーションと非言語コミュニケーションです。

言語コミュニケーション

言語コミュニケーションとは、その名の通り言葉によるコミュニケーションのことです。

伝える側は「書く」、「話す」などにより自身の思いや意見を伝え、受け取る側は「聞く」ことでコミュニケーションが成立します。また、言語コミュニケーションには、メールやチャットなどのテキストによる対話も含まれます。

オンラインでのコミュニケーションが増えた昨今では、誤解なく、正しく意見を伝える言語コミュニケーションが求められるようになってきています。

「コミュニケーションが苦手」という方の多くは、この言語コミュニケーションに不安を感じていることがほとんどです。日本ではアメリカとはちがい、学生時代からディスカッションをメインとした授業が少なく、自分の意見を表明する機会が少ないため、言葉にして伝えることに不安を感じてしまうのかもしれません。

しかし、言語コミュニケーションスキルは、正しい知識を持ち、練習をすれば、誰でも身に付けることができます。

言語コミュニケーションを習得することで、円滑な人間関係を築けるだけでなく、仕事の評価にも影響してきます。

非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションとは、目線やジェスチャー、仕草、声のトーンなどの言葉を使わないコミュニケーションのことです。

長崎大学で言語について教えている中野はるみさんは、非言語コミュニケーションについて以下のようにおっしゃっています。

「二者間の対話では、ことばによって伝えられるメッセージ(コミュニケーションの内容)は、全体の35パーセントにすぎず、残りの65パーセントは、話しぶり、動作、ジェスチャー、相手との間のとり方など、ことば以外の手段によって伝えられる」

(引用:「非言語コミュニケーションと周辺言語」著者:中野はるみ、2021年12月閲覧)

つまり、コミュニケーションの65%は非言語コミュニケーションが占めているということです。

また非言語コミュニケーションは本人は意図せずとも表情や態度、声量などに現れてしまうこともあります。
仮に上司の非言語コミュニケーションに気を遣ってしまう若手がいると、組織としてのコミュニケーション課題にもつながるので、非言語コミュニケーションには特に慎重になる必要があります。

仕事におけるコミュニケーションツール・方法の種類

ここまでコミュニケーションの種類について紹介しましたが、ここからは電話やオンライン会議など、シーン別のコミュニケーション4種類とそれらの注意点を解説していきます。

対面・会話でのコミュニケーション

コミュニケーションツールの種類には、いちばん身近な対面での会話が挙げます。
対面でのコミュニケーションはビジネスをする上で欠かせないコミュニケーションです。

対面でのコミュニケーションは特に非言語コミュニケーションに注意が必要です。

冒頭でも紹介したように対面でコミュニケーションを取るということは、言葉以外のコミュニケーションが65%を占めているため、簡単な会話だけでなく相手を不快にさせないような非言語コミュニケーションを取る必要があります。

電話でのコミュニケーション

2つ目は、近年減ってきた電話でのコミュニケーションについてです。

時間を奪われる、顔が分からないため不安などの理由により、敬遠されてきている電話ですが、ビジネスシーンや緊急時には今も重宝されています。

とはいえ電話では相手の顔が見えないため、丁寧な言葉遣いだけでなく、声のトーンやボリューム、会話の間などの非言語コミュニケーションが特に重要になってきます。

どれだけ丁寧な言葉遣いでも、暗い声でボソボソ話されると、クレームにつながったり、相手との関係の悪化を招くため、注意が必要です。

電話でのコツは、相手が目の前にいると思って、明るくハキハキと話すことが大切です。

メールでのコミュニケーション

3つ目は、業務連絡などビジネスでよく使われるメールについてです。

メールは、インターネットの普及によって手紙にとって代わるものとなりました。コロナの影響でリモートワークが増えていることもあり、今後もメールでのコミュニケーションは必要になる場面が増えてくると思います。

相手の時間を奪わない、こちらのタイミングで返信ができるなどのメリットはありますが、2つ注意が必要です。

1つ目は見過ごされる可能性があることです。

対面や電話ではその場で答えをもらえますが、多くの人が日々何十通、人によっては何百通とメールを受け取っています。そのため、緊急時は電話をする、目を引くような題名にするといった工夫が必要です。

2つ目は意図や感情が相手に伝わりにくいということです。

次の見出しにあるチャットでも解説しますが、テキストコミュニケーションではどうしても感情を読み取るのが難しくなります。そういった場合でも相手へ適切に伝わるように、背景や前提などもあわせて記載するなどの工夫が必要です。

チャットでのコミュニケーション

4つ目は、chatworkやslackなど、ビジネスでは欠かせなくなってきているチャットツールでのコミュニケーションです。

チャットはSNS感覚でメールよりも迅速に連絡を取ることができるかつチーム全体でのコミュニケーションが取れることも大きなメリットです。
そんなチャットですが、メールと同様に意図や感情が伝わりにくいことが注意点として挙げられます。

「ありがとうございます」「ありがとうございます。」「ありがとうございます!」

同じ言葉でも伝え方次第で受け取り手の印象は大きく変わります。

そのため、誤解を与えるような言葉選びを避けたり、ポジティブな言葉を使うなどの工夫が必要になってきます。

オンライン会議(Zoom)

5つ目は、コロナ禍で一気に普及したZoomなどのオンライン会議です。

対面を避けるため、面接や営業の商談、セミナーなどにも使われ、オンラインでおこなわれるwebセミナーはウェビナーと呼ばれています。

オンライン会議は会いに行くまでの時間やお金など、今まで無駄になっていたものを排除できたメリットがある一方、人数が増えすぎてしまうと発言のタイミングをつかみにくいなどのデメリットもあります。

相手の意見をしっかり聞いて意思疎通をするためにも、オンライン会議はできるだけ適切な人数でおこないましょう

コミュニケーションを円滑に進める方法

次は、コミュニケーションを円滑にするための具体的な方法について前章より詳しく解説していきます。

あいさつ

仕事での信頼関係を築く基本は、あいさつです。

人には、繰り返し接触すると好感度や印象が高まる単純接触効果というものがあります。あいさつをするだけで相手に好印象を持ってもらえるなら、あいさつをしない手はありません。

では、どうやって好印象を持たれるあいさつをするのかについてご紹介していきます。

ポイントは、視線・表情・声です。

円滑な人間関係を築き、周囲に助けてもらえる人は、視線を合わせ、笑顔で、明るくはっきりとした口調であいさつをしています。

しかし、いきなりすべてをできるようになる必要はありません。

無理にすべてをやろうとして挫折するより、ひとつずつクリアして、好印象を与えるあいさつをできるようにしていきましょう。

相槌

コミュニケーションを苦手と感じる人は、意外と相槌ができていない可能性があります。

相槌には相手の緊張をほぐせる、相手の承認欲求を満たし、好かれるといった効果がありますが、相槌ができていないと、相手の話を遮ってしまったり、話が通じないと思われたりするためです。

しかし、これから紹介する相槌のポイントを押さえ、実践することで、コミュニケーションにおける強力な味方をつけることができます。

相槌を始める第一歩として、オウム返しをすることがポイントです。

例えば、先輩に「ここが分からないんです」と伝えたときに「そうなんですね」と言われるより、「ここが分からないんですね」と言われた方が共感してくれたと思いませんか?

過度な使い方をしなければ、相手は共感をしてくれたと感じ、より心を開いてくれます。

対話相手の観察

聞き上手という言葉があるように、コミュニケーションでは話すことよりも聞くことの方が大切です。

そして、話相手の観察は言葉による言語コミュニケーションよりも多くの情報を得ることができます。

観察のポイントは2つです。

1つ目は、態度です。

前のめりになって会話をしているときは、話している話題に興味がある証拠です。反対に、深く椅子に座っていたり、腕を組んでいるときは、話題を変えることをおすすめします。

2つ目は、身に付けているものです。

ステータスとして、男性では腕時計、女性ではバッグにお金をかけていることが多いです。
そこに「素敵ですね、どちらで買われたのですか?」などと伺うと、気分よく話してくれくれます。

身に付けているものは何かしらこだわりがあるので、観察して話題にすることで心を開いてくれます。

積極的にコミュニケーションをとる

いろいろな方法やノウハウをご紹介しましたが、実践に勝るものはありません

積極的にコミュニケーションをとることがいちばん成長が早いです。コミュニケーションスキルが高い人がみな、最初から上手くできていたわけではなく、数をこなしてできるようになった人も多くいます。

そうはいっても、いきなりセミナーやコミュニティに参加して、話しかけにいくのはハードルが高いかもしれません。

なのでまずは、お互い顔見知りだけど話したことがない会社の人や友人の友人をいった少し身近な人とコミュニケーションをとるのもひとつの方法です。

そうして数をこなしていくうちに、初対面の相手でも極度に緊張することはなくなっていきます。

まずは相手に関心を寄せてみよう

コミュニケーションについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

コミュニケーションの種類や手法、気を付けることなどを多く紹介させていただきましたが、実際にコミュニケーションスキルが高い人が実践しているのは、誠実に相手へ関心を寄せることです。

カーネギーの人を動かすという本の一節にはこうあります。
「作者が人間を好きでななら、世間の人もまたその人の作品を好まない」

(引用:「D・カーネギー. 人を動かす」 文庫版 (Kindle の位置No.835). 創元社. Kindle 版. 2021年12月閲覧)

相手とのコミュニケーションを円滑にするためにも、まずはこちらから関心を寄せることが大事になってきます。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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この記事を書いた人

ourlyのメディア担当。12年間のサッカー経験を活かして前職ではスポーツメディアの運営に携わる。その経験を活かしてourlyのメディア担当としてourly Mag.とourlyの成長に全力コミット中。

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