ワークプレイス事業を手がける47が実践するリモート下の「最適なオフィスのあり方」

新型コロナウイルス流行により働き方も今までと変わり、多くの企業がオフィスやコミュニケーションのあり方について悩みを抱えています。
そんな中、オフィス仲介事業・内装事業・家具EC事業を一気通貫で提供している47ホールディングス株式会社は、オフィス環境について独自の取り組みをしているそう。

今回は、47ホールディングス株式会社で執行役員を務める鈴木さんにお話を聞いてきました。

インタビュイー：
鈴木 俊
東証一部上場の教育関連会社や人材紹介会社で、営業部門のマネジメントを経験した後、2019年に47グループに参画。オフィス仲介事業の採用活動に携わりながら、マーケティングや社内システム構築も担当。2021年4月にグループの執行役員に就任し、全事業の人事・マーケティングを管掌。グロービス経営大学院卒。

47ホールディングス株式会社：https://47co.jp/

日本企業に最適なワークプレイスを提供する。それが私たちの使命

――リモートワーク推進の影響もあり、「オフィスのあり方」が見直されていると感じています。そのあたり、ワークプレイス事業を手掛けている御社はどう感じていますか？

私たちは、「ワークプレイスで、ゆたかな未来を」という理念を掲げており、直近では「オフィスを中心とした、日本企業に勤めるワーカーの就業環境の質を上げて、生産力を高めることに貢献する」ことを目指して、日々業務に取り組んでいます。

サービス提供をする中でひしひしと感じているのが、おっしゃっていただいたように、リモートワーク推進にともない、各社オフィスのあり方は変わりつつある、ということです。

弊社もご多分に漏れず、リモートワークと出社のハイブリッドな働き方をしています。

その働き方の中で、「フルリモートワークで仕事ができる現代において、オフィスの意味とは何なのか？」「今までと同じオフィスのあり方でいいのか？」という今までにない大きな問題にぶつかりました。

今ではリモートワーク導入前後でオフィスのあり方についての考え方、オフィスのレイアウト、運用ルールが全く別のものになっています。

WPPでコロナ禍に適応したベストな環境を作りだす

―― 一体、御社はどんなオフィスづくりをしているのでしょうか？

まず、私たちが自社で行っているワークプレイスプロジェクト（以下、WPP）について紹介させてください。

WPPとは、グループ各社を横断した有志メンバーが集まり、自社のオフィス環境を改善するという、毎年実施しているプロジェクトです。
1年間のオフィス環境がこのプロジェクトによって決まるので、弊社の中で一番重要なプロジェクトと言っても過言ではありません。

また、プロジェクトメンバーに経営層は入らず、現場のメンバーのみで構成されているため、自分たちの手で会社を作ることができるというのも大きなポイントです。

――興味深いプロジェクトですね！どうしてWPPを実施し始めたのでしょうか？

「ワークプレイスで、ゆたかな未来を」という理念を掲げている以上、まず最初に自分たちがそれを体現していくべき、という理由があります。

その中で、自分たちで組織課題からオフィスリニューアルを考えることで、お客様のペインをより深く理解できます。

担当者がどんなことで悩んでいるのか。どのタイミングでどんな社内通知をすべきなのか。どう社内決裁をとるのかなど、ただサービスを提供しているだけでは気づけない部分まで気づけます。

特にコロナ禍のWPPは、「リモート環境下における最適なオフィスのあり方」という根本的な部分から考えたため、今までより充実したものになりました。

今までのオフィスリニューアルでは、レイアウト変更のみで運用ルールまで大きく変更することはありませんでしたが、レイアウト変更にとどまらず、運用ルールまで変更したんです。

運用ルールでコミュニケーション活性化！？

――どのように運用ルールを変更したんですか？また、それにはどんな背景があるのでしょう？

WPPを進めるにあたって、「部署を超えたコミュニケーションが自発的に生まれる」ことを最も重要視しました。

リモートワークによって顔を合わせる機会が減り、雑談がなくなることでお互いに学び合ったり、イノベーションが生まれないことが課題でした。

また弊社の場合、部署を超えたコミュニケーション活性化はそのまま事業にも活きてきます。
というのも、私たちが行っている3つの事業は、一気通貫して顧客に価値を提供しているので、「事業間連携」がどれだけできているかが顧客満足度に直結しているんです。

そのため、レイアウトだけでなく運用ルールが肝だったのですが、そんな中で適用したルールは、「同じ席に2日連続で座らないこと」でした。

――シンプルですが、面白いルールですね。どうしてそのルールに至ったのでしょうか？

これまでの課題として、「同じ部署が固まって座ってしまう」ことで部署を超えたコミュニケーションが生まれづらい環境になっていました。

コロナ禍における「最適なオフィス環境」を考えたときに、座席が余らないためにもフリーアドレスがいいんじゃないか、という話になったんです。

ただ、フリーアドレスの難点として、大体お気に入りの席が固定されてしまうんですよね（笑）
それだと席がフル活用されないし、結局同じ部署同士で固まってしまう。

できるだけ違う席に座ることでいつもと違う人と席が近くになって、コミュニケーションが生まれてくるのではないか。そんな思いからこのルールを採用しました。

――実際にフリーアドレス制度や新たなルールを設けて、どんな変化がありましたか？

コミュニケーション量が格段に増えたなと感じます。

実際に社内アンケートでも、75%ほどの人がフリーアドレスに賛成してくれていますし、「話す機会の無かった人とも話せる」「軽い雑談をすることでコミュニケーションが新たに生まれたり、他のメンバーのことを知れる機会に繋がっている」といった声も届いており、WPPは成功だったと感じています。

他にも、集中ブースを作ったり、キャスター付きのデスクやソファを導入したりして、自由なレイアウトに都度変更できるようなエリアを作るなど、工夫を凝らしました。

WPPで改めて感じたのは、オフィス環境を整備する際は、結局運用やルールがしっかりしていないと意味がない、ということ。

それも厳しすぎず甘すぎず、絶妙なラインのルールを定め、運用することで初めて最適なワークプレイスが作り出せると感じました。

――ありがとうございました！最後に、鈴木さんはこれからワークプレイスはどのように変わっていくと考えられておりますでしょうか？

ワークプレイスは、ただ単に「働く環境」という枠組みだけではなく、その企業の課題を解決する手段に変わっていくと思います。

ですので、たとえば同じ規模・同じ業種の会社が2社あったとしても、それぞれの企業課題によって全く違うワークプレイスが必要になってくると考えています。

当社でいうと、コロナ禍のWPPによって業務上必要なコミュニケーションは増えましたが、まだコミュニケーションの総量は不足しているなと感じています。なので、ランチ会などのちょっとした「強制的なコミュニケーション」も必要だなと感じています。

イノベーションを創出するには、普段連携しない人達とのコミュニケーションが必要だと思うからです。

今後も事業や組織、働き方の変化にともなって、さらにオフィスのレイアウトや運用ルールが変わることになるかと思いますが、各メンバーが「自社にとって最適なワークプレイスとはどんなものなのか？」を日々考えることで、常にベストなワークプレイスにしていきたいです。

編集後記

実は、弊社も2020年6月にオフィス移転をしました。

私は2021年に新卒として入社したので、移転当時には立ち会えておりませんが、今回のインタビューを受けて、「今あるオフィス家具の配置にはどんなこだわりがあるんだろう？」「コミュニケーションを生むためにどんなレイアウトにこだわったんだろう？」「細かい運用ルールにも何か意味があるんだろうか？」など純粋な疑問が浮かんできました。

それと同時に、私たちのオフィスにどんな想いが込められているのか、気になって仕方がなくなりました。すぐに確認しにいきます。

鈴木さん、このたびはありがとうございました！

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