5つのステップで解決！社内コミュニケーション活性化のための効果的な文章作成術

ODコラムは、社員のエンゲージメントを向上させる社内コミュニケーション活性化ツール「ourly（アワリー）」を開発・販売するourly株式会社の組織開発（Organization Development）部門が発信するコラムです。 組織開発にお悩みの多くの企業様を支援し続けている立場から、
・頂戴することの多い質問
・独自の視点から重要と考えられる内容
をメインテーマとして、数名の担当者で執筆を行なっています。

こんにちは。ourly株式会社の組織開発（OD）チームの戸上です。

社内コミュニケーション活性化を目的としてourlyを活用される企業のご担当者様から、特にサービス導入当初に相談を受けることの多いテーマがあります。

「どうやって文章を書いたらいい？」
「執筆に慣れていない方を執筆者として巻き込んでいくにはどうしたらいい？」
「文章を書く心理的ハードルを下げるためにはどうしたらいい？」

ここで何よりも重要な前提は「一度の発信で完璧を目指さないこと」です。

その力を磨く過程は一度の発信で完璧を目指すものではありません。むしろ、継続的な改善と反省が必要と言えるでしょう。

この記事では、そのための具体的なステップとして大仰なテクニックや熟練度を必要としない、手軽に着手できる重要ポイントに絞ってご紹介します。

ポイント1. 目的とターゲットを明確化する

・1.1 目的の設定

文章を書く前に、その目的を明確に設定しましょう。
目的が明確でないと、読者にとっても価値のないものになってしまいます。
例えば、社内報での目的は「社員のモチベーション向上」や「新しいプロジェクトを、より魅力的に紹介すること」などが考えられます。

・1.2 ターゲットの特定

次に、その文章が誰に向けて書かれているのかを特定します。
新入社員に向けての情報提供なのか、それとも上層部に報告するものなのか。ターゲットによって、文章のトーンや内容が大きく変わります。

ポイント2. 適度に改行を含める

・2.1 改行の重要性

一つのパラグラフが長すぎると、読者は途中で飽きてしまう可能性があります。
適度に改行を含めることで、文章は読みやすくなります。

・2.2 改行のタイミング

改行は、新しい話題に移る時や、重要なポイントを強調する場合などに効果的です。

ポイント3. 情報量が多くなりすぎたら、画像やまとめを途中で入れる

・3.1 画像の効果

テキストだけでなく、画像を用いることで、より多くの情報を効率的に伝えることができます。

・3.2 まとめの重要性

情報量が多い場合、途中で要点をまとめることで、読者が理解しやすくなります。

ポイント4. 改善のために積極的に読者へのリアクションや反応を求める

・4.1 フィードバックの重要性

読者からのフィードバックは、文章力を磨く上で非常に価値のあるものです。
積極的にリアクションや反応を求め、それを次回の発信に活かしましょう。

・4.2 フィードバックの収集方法

社内報などでは、コメント欄やアンケートを用いて、読者からのフィードバックを収集する方法があります。

ポイント5. ツールを活用した効率的な文章作成

実はここまでの文章はChatGPTを活用してベースを作成しておりました（大まかな流れやトピックは具体指示を行っていますが、最初の見出しからここまでの9割は出力された文言です。）。

本論とはそれますが、その際に利用したプロンプトは以下のようなものです。参考に引用します。

あなたは熟練のビジネスブロガー、ライターとして、後述の5つの指示に従い、

[社内報における社員向けの発信に際して、最適な文章力を磨く方法]についての記事を書いてください。

指示

“””

1.このトピックについて、他の記事を参考にしないで、完全に新しい視点から記事を書いてください

2.この記事を[2000]文字で書いてください

3.本文内には、以下の[3]つの単語を必ず使ってください

[適度に改行を含める],[情報量が多くなりすぎたら、画像やまとめを途中で入れる],[改善のために積極的に読者へのリアクションや反応を求める]

4.各見出しには、以下のキーワードを必ず含めてください

[一度の発信で完璧を目指さないこと],[目的とターゲットを明確化する] 5.見出しタグを最低でも10個使用して、記事を書いてください

”””

最後のパートに以下2つの内容を加えた上で、最終アウトプットを出してください。
・実はこの文章はchatgptを活用してベースを作成しております（大まかな流れやトピックは具体指示を行っています）
・こうした文章作成に役立つツールを活用することで、全体の数工数を抑える方法や、テンプレートやフォーマットを一度作っておくことも有効です。

こうした文章作成に役立つツールは何も「ChatGPT」のようなITツールのみではありません。

記事のテーマやカテゴリごとに、書きたいまたは書いて欲しい項目、参考となる文字量を規定したテンプレートや統一フォーマットを一度作っておくことで、初めて執筆を行う方であってもコンテンツを考える際の悩みの負担を減らすことができます。

また、人によって表記の揺れが少なくなるように書き方についても「最低限のルールを社内で統一し、共有する」ことは、執筆全体の工数を大きく抑えることだけでなく、作成された記事を最終的に検閲する方からしても、確認観点とその負担を減らす効果もありおすすめです。

読み手の負担の面からも、表記の揺れやトーンばらつき過ぎには注意すべきですので、こうしたツールの作成・活用は非常におすすめできる方法です。

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いかがでしたか？

多くの方を対象とした文章力の向上には、ひたすら書く経験を積むことや、表現テクニックを駆使することによるアプローチの仕方ももちろん効果的ですが、すぐにでもできるこうしたポイントを抑えることでも向上が見込めるかと思いますので、ぜひお試しください。