社内の情報共有をスムーズにしたいと考えていても、
「どんなツールが最適か分からない…」
「ツールごとの特徴やメリットがイメージできない…」
などとお困りの方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では社内ポータルに焦点を当て、基本的な機能・使用のメリット・導入時の注意点やおすすめのサービスについて解説します。
社内ポータル(サイト)とは
社内ポータルとは、業務に必要な情報にアクセスするための窓口になるツールやサイトのことです。
一般的なポータルサイトとは、インターネットブラウザを起動したときに表示されるトップ画面のことを指し、天気・ニュース・運行情報・メールなどにアクセスしやすい動線が確保されています。その社内限定バージョンだと理解するのがよいでしょう。
これと同じように、カレンダー・スケジュール・メール・通達・タスクリストなどに瞬時にアクセスできるようデザインされているのが社内ポータルです。
スピーディーで正確な情報共有をしたい場合に導入することが多いツールです。
社内SNSとの違い
社内SNSとは、LINE・Facebook・Twitter・InstagramのようなSNSを社内メンバーに限定して使用するツールです。
社内SNSを導入する主な目的は、従業員同士のコミュニケーションを活性化することです。
会話のハードルを下げ、インナーコミュニケーションを活性化することで、従業員エンゲージメントを高める施策です。
グループウェアとの違い
グループウェアは、目的に特化して情報共有を行うツールです。
タスク管理・スケジュール管理・掲示板・ワークフローなどのうち1つだけを扱うことが多く、業務効率改善のために導入されます。
また、社内ポータルからグループウェアにアクセスできるようにするケースもあります。
社内掲示板との違い
社内掲示板は、社内グループウェア同様、情報共有を目的としたツールです。
特定の部署からの一方的なコミュニケーションに使われることが多く、人事通達や社内規定変更の案内など、通知・通達のために使われます。
業務に必要な相互コミュニケーションを図るためというよりは、トップダウン式で情報共有したいときに便利です。
社内報との違い
社内報は、社内や社員に関する情報共有を目的としたツールです。
社内掲示板と似ていますが、社長や人事、広報の担当者から従業員に向けて情報を発信することがメインとなっています。
そのため社内イベント・社員インタビュー・社員の結婚や出産に対するお祝いメッセージなどを扱うことが多く、コミュニケーション促進を狙って導入する企業が大半です。
また、webで社内報を用いることで、社内報から組織状態を可視化でき、企業理念や成長戦略といった重要なメッセージを社内全体に浸透させたいときにも使われます。
社内ポータルの基本的な機能
では実際に、社内ポータルが持つ基本的な機能を紹介します。
ワークフロー・勤怠管理申請
稟議書申請や捺印申請など、上長・管理部署の承認が必要な業務を、ネット上で完結できるワークフロー機能です。
交通費申請・立替経費申請・勤怠管理申請をしたいときにも、同様の機能を使えます。
一度フォーマットを決めれば手順に沿って入力していくだけで申請完了できるため、入社したばかりの従業員にも扱いやすいのが特徴です。
コミュニケーション機能
チャット形式で気軽なコミュニケーションができる機能です。
1対1でのコミュニケーションはもちろん、部署単位・チーム単位でのコミュニケーションもできるよう、グループ分けがされています。
CcやBccを使って都度メールを作る必要がなく、業務効率を上げながら双方向のコミュニケーションをしたいときに役立ちます。
レポート機能
過去に格納・蓄積したデータから、グラフや表を作成できる機能です。
データを簡単にまとめながらプレゼンテーションやレポートに使えるため、資料作成の時間を大幅に短縮できます。
また、去年の作成資料を参照したいときにも便利です。
タスク・スケジュール管理機能
カレンダーと連携させてタスク管理やスケジュール管理できる機能です。
会議・出張・イベント・期限日などをまとめて可視化できるため、仕事の抜け漏れが少なくなり、正確性のある仕事をしやすくなります。
グループで共有するカレンダーはもちろん、個人用のカレンダーを用意すれば、オリジナルのタスクリストも作れます。
プロジェクト進捗管理機能
プロジェクト単位で進捗状況や担当者情報を参照できる機能です。
今どこまで進んでいるか、期限に対して遅れが発生しているか、いつまでにどう取り組めばいいのかを可視化することで、余裕のある進行を助けます。
また、「担当者が分からなかった」「誰かがやっていると思っていた」というミスコミュニケーションを減らしたいときにも便利です。
掲示板機能
全体への情報共有として使える掲示板機能です。
オンライン上で一気に周知できるため、部署・地域・役職ごとのタイムラグがなく、スピーディーに周知できます。
社内ポータルの導入メリット
社内ポータルを導入するメリットは、情報共有のしやすさだけではありません。
ここでは、社内ポータルが持つメリットについて解説します。
業務効率化につながる
フォーマットに従って情報を入力するだけで各種ワークフロー申請ができるため、業務効率化につながります。
これまで申請書を1から作成していたり、紙に印刷した申請書を使って承認印のリレーをしていたりした会社では、特にその効果を実感するでしょう。
操作性もよく、入社して初めて自社のワークフローに触れる人でも理解しやすいというメリットもあります。
コスト削減につながる
ペーパーレス化が図れるため、コスト削減に繋がります。
申請書を回すために紙を印刷したり、遠く離れた本社にわざわざ原本を郵送したりするコストがなくなるため、経費削減したい企業こそ導入したいツールです。
また、紙の申請書を保管しておくための倉庫費も削減できます。
定期的に起こる作業工数を削減できる
週次や月次で発生する定期的な業務をドキュメントにまとめることで、作業工数を減らせます。
雛型を作っておけばあとは簡単な入力だけで済み、事務作業や単純作業に時間を取られることがありません。
その分、本業や新たな取り組みに時間を割けるようになりますので、作業効率の面でも企業成長の面でも有効です。
組織にナレッジが蓄積される
過去のデータが社内ポータル上に保存されていくため、ナレッジの蓄積に役立ちます。
フローを明文化したり、過去の案件ややり取りを参照したりする際に便利で、ノウハウを受け継ぎやすくなるでしょう。
人事異動や退職に伴う引継ぎにも便利です。
スピーディーな情報共有・議論ができる
オンライン上で誰でも情報を展開できるため、スピーディーなコミュニケーションができます。
チャットを使って個別に話しかける、チーム全体に向けて情報を送る、電車内など会話できないシーンでメッセージを送り合うなど、多種多様な使い方をすれば、よりタイムラグのないコミュニケーションができそうです。
社内ポータル導入時のよくある失敗
社内ポータルはとても便利なツールですが、一方で「使いこなせない」「形骸化している」という失敗例も耳にします。
ここでは、代表的な失敗を紹介します。
使い方が共有されていない
使い方が共有されておらず、ほとんど活用されないケースです。
導入だけが目的になっているパターンに多く、現場の従業員にとって「何だかよく分からないけれど新しいものが始まった」程度の認識に留まってしまいます。
また、最初は活用されていても、退職や入社に伴い使用方法が上手く引き継がれず、形骸化してしまうこともあります。
使い慣れるまでは、最低限のオンボーディングを意識しましょう。
欲しい情報が見つからない
社内ポータルはワークフロー・勤怠管理申請やコミュニケーション機能・レポート機能など、いくつもの機能が一つになっているが故に、欲しい情報が欲しい時に見つけられないということが起こります。
そのためにも、しっかりと使い方を共有することや、必要最低限の機能だけにとどめておくことが効果的です。
情報が更新されない
変更された社内規則にポータルが対応しておらず、使い勝手が悪くなってしまうケースです。
承認ルート・呼称や名称・チームやグループなどの組織体制が変わったときは、都度新しいものに更新していく作業が必要です。
「ルールが変わったらポータルも変える」を1つのセットとして捉え、業務段取りに組み込んでおくのがよいでしょう。
また、「あったら便利」という情報ばかりになり、なくてはならない「マストな情報」がなく、毎日チェックする動線が作れないときも、ストレスの多いツールになってしまうでしょう。
あらかじめ必要な情報をリストアップし、運用前にめぼしいものは全て格納・蓄積しておくのがおすすめです。
社内ポータル導入のポイント
社内ポータル導入を決定したら、あらかじめ抑えておきたいポイントが5つあります。
長期に渡り使い勝手のよいツールとしてランニングしていくためにも、是非チェックしておきましょう。
導入前に目的・あるべき姿を明確にしておく
なんのために社内ポータルを導入するのか、目的意識を明確にしておきましょう。また、導入後にはどんな業務で誰にどう使ってほしいのか、イメージしておくことも大切です。
そのためにどんな情報が必要か、いつまでにどんな資料を集めておくか書き出しておけば、準備もスムーズに進みます。
最新情報が更新される仕組みを作る
最新情報が更新され続けるよう、仕組み作りを行います。
週次や月次で見直すタイミングをマニュアルとして作ってしまうのもよいですし、総務・人事・経理などの管理部門が連携して情報更新の度にポータルを変更することをルーティンとして組み込むのもよいでしょう。
「よくある失敗」にも挙げたように、情報が古いままだと、使い勝手の悪いツールになってしまいます。定期的に情報の見直しや点検を図るのがポイントです。
社員のセキュリティへの意識を高める
もう一度、社員のセキュリティ意識を見直しましょう。
情報が一元化されるのは非常に便利な一方、大量の情報を一気に流出させる事件につながりかねません。
端末を限定したり、IDやPWを定期的に更新したり、安全性を高める施策を打ちましょう。これを機に情報教育をやり直すのも1つの手段です。
最低限のオンボーディングを行う
導入がスムーズに進むよう、軌道に乗るまでは最低限のオンボーディングを欠かさず行います。
チュートリアル動画・マニュアル資料・対面でのレクチャーなど、さまざまな対策を経て使い方を理解してもらえるよう、手を打つのがポイントです。
「よく分からなくて使えない」という社員が出ないよう、ツールを使い慣れていない層にこそ配慮した教育体制を敷きましょう。
運用の責任者を決めておく
社内ポータルの運用責任者を決めておくことも重要です。
情報の点検・記載情報の一覧管理・コミュニケーション内容の管理監督などを行い、いわゆる「無法地帯」にならないよう配慮します。
メインの業務に支障が出ないよう指名するのが一番ですが、定期的な見直しなどルーティン業務が発生する性質も鑑みて、管理部署が担当するのがよいでしょう。
社内報運用の教科書-KPI設定ガイド-公開中
弊社が運営する、企業理念の浸透や従業員エンゲージメントを可視化できるweb社内報CMS「ourly（アワリー）」では、今まで多くのインナーコミュニケーションや社内報を検討してきたコンサルティングの立場から、社内報の運用ステップをまとめた資料を無料配布しております。
- 社内報の運用したいけど、どこから手をつければ良いかわからない
- 社内報をはじめる際にKPIとすべき指標がわからない
など、社内報担当者が抱える社内報運用に関する疑問を解決します。詳しくはこちらよりご覧ください。
社内ポータルを活用している担当者の方にも役立つ資料となっております。
社内ポータルサービスおすすめ5選
ここからは、実際におすすめできる社内ポータルツールを紹介します。自社に合ったものを見つけ、スピーディーな情報共有と業務効率化を図りましょう。
1. サイボウズGaroon
公式URLはこちら
サイボウズが提供する「Garoon」は、シンプルで使いやすいインターフェースが評価されているポータルサービスです。
10名から数万名まで使えるため、中小企業から大企業まで幅広く浸透していて、現場だけ・管理職だけなど使い分けも自由自在として注目されています。
ITに詳しくない人でも簡単にクオリティの高いサイトを作成できるのが特徴で、デザインやプログラミングの知識がない管理部門担当者でも、安心して運用・管理できるでしょう。
2. kintone
公式URLはこちら
kintoneも、Garron同様サイボウズ社の使用品です。
カスタマイズ性の高いポータルサービスであり、システム連携や高度な開発にも対応しているのが特徴です。
そのため、Excelを読み込んでアプリ化したり、クラウド上で同時作業したりしやすく、情報だけでなくデータの共有にも役立ちます。
無料トライアル期間が設けられているため、導入前に試せるのも大きなメリットです。
3. Global Portal
公式HPはこちら
Global Portalは、Panasonicが公式に提供しているポータルサービスです。
社内外に点在する情報を一元管理することを目的として作成されているため、文書ファイル・スケジュール・メールなど、主な機能にアクセスしやすい作りになっています。
また、HTMLの知識がなくても自由に編集できるため、システムの保守・運用の際に毎回システムを止めることなく更新可能です。
4. Googleサイト
公式HPはこちら
Googleサイトは、Googleが提供しているポータルサービスです。
レスポンシブデザインを採用しているため、パソコン・スマートフォン・タブレットな複数のデバイスから閲覧しやすく、テレワーク社員や外回りの営業社員とも情報共有しやすくなります。
また、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなどへの連携もしやすいため、Googleのツールをよく使う会社にとって非常に便利です。
5. concrete5
公式HPはこちら
concrete5は、完全無料で使えるポータルサービスです。
WordPressと同じようにクオリティの高いCMSが搭載されているため、デザイン性や操作性重視でポータルを組み立てられます。特殊な知識は要らないため、誰でも簡単に作成できるのが特徴です。
ワークフロー申請や権限制約の機能も搭載されているため、役職ごとに業務を振り分けたいときにも便利です。
社内報・社内SNSサービス5選
組織課題を可視化させる社内コミュニケーションサービスなら「ourly」
ourlyは株式会社ビットエーが提供する、組織改善を実現するweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、組織の理念やメッセージの浸透を可視化させ、組織改善に繋げられるコミュニケーションサービスです。
「社内ポータルほどの機能は要らないが、従業員に対して必要な情報を発信したい」といった方におすすめの社内報サービスです。
ザ社内報
ザ社内報は、株式会社スマートメディアが運営する、CMS「clipkit」のweb社内報に特化したツールです。
CMSシリーズでは累計導入企業が500社を超え、社内コミュニケーションの課題を発見・解決するweb社内報を簡単に構築できることがポイントです。
こちらも社内ポータルほどではないが、情報共有ツールが欲しいという方におすすめのツールです。
ザ社内報の特徴
- 直感的で誰でもカンタンに使えるUI
- 情報集約・双方向コミュニケーション
- 反響がわかる効果検証・安心のシステム環境
- デザインテーマで社内オウンドメディア
ビジネスチャットツールなら「Slack」
slackは世界で大人気のビジネスチャットツールです。
150ヶ国以上の国に利用されており、日間アクティブユーザー数は1200万以上を誇ります。slack最大の強みは、外部サービスとの連携機能です。
主に社内ポータルのコミュニケーション機能を実現させるツールですが、外部ツールと連携させることで、勤怠管理やスケジュール管理など、様々な使い方があります。
Slackの特徴
- 世界で人気NO.1のチャットツール
- 豊富な外部とのサービス連携ができる
- さまざまなファイルを簡単に共有できる
- 無料でも十分に使える
HP：https://slack.com/intl/ja-jp/
社内版Facebookなら「Workplace」
WorkplaceはFacebook社が展開している社内SNSです。
一言で言えば、「社内版Facebook」といった感じで、馴染みのある使いやすいことが大きな特徴と言えます。
「社内ポータルほど複雑な機能は要らないが、従業員同士が気軽にコミュニケーションが取れるツールが欲しい」という方におすすめのツールです。
Workplace特徴
- 社内版facebook
- 馴染みがあるので使いやすい
- モバイルアプリがある
- 無料でも十分に使える
HP: https://www.workplace.com/
社内版Twitterなら「Yammer」
YammerはMicrosoft社が展開する社内SNSです。
一言で言えば、「社内版twitter」といった感じです。
2017年1月1日には単独サービスとしての提供が終了し、Office365 Groupに統合されたことで、Office製品との連携が簡単にできるようになりました。
YammerはOffice365のプランに含まれているので、Office365を導入している企業であれば実質無料で利用できます。
逆に言えば、Office365を導入していなければ、利用できないということになります。
Yammer特徴
- 社内版twitter
- Office製品との連携が可能
- マルチデバイス対応
- office365を導入していれば、実質無料で利用できる
HP：https://products.office.com/ja-jp/yammer/
社内ポータルでスピーディーな情報共有を
社内ポータルは、自社に関するさまざまな情報の「入り口」になるツールです。
通達や通知など一方的な情報共有だけでなく、コミュニケーションしながらの情報共有にも向いていて、業務効率UPやコスト削減・工数削減にも貢献します。
一方、情報が古いまま運用していたり、使い方が共有されず浸透しなかったりすると、せっかく社内ポータルを導入した意義が薄れてしまいます。
導入の意義や目的を明確にしたうえで、事前に何が必要なのかリストアップして準備していきましょう！
