ワールドカフェとは？メリット・デメリットや成功に導くルールを解説
ワールドカフェとは、カフェのようにリラックスした雰囲気で話し合いをおこなう手法です。一般的な会議とは違い、少人数にグループ分けをして会話を楽しみながら自由に意見を出し合います。ビジネスの場においても、新しいアイデアを生み出すだけでなく、従業員同士の繋がりを深める場としても活用できるでしょう。
本記事では、ワールドカフェのメリット・デメリットのほか、実際に取り組む際の進め方や成功に導くルール、実践例を解説します。
ワールドカフェとは
ワールドカフェとは、カフェでくつろぐような雰囲気でおこなう会議を指します。リラックスした雰囲気で話し合いが進められるため、参加者の役職や年齢層が幅広い会議であっても、活発な意見交換がおこなわれることが特徴です。そのため、画期的なアイデアが生まれやすいというメリットがあります。
ワールドカフェは、アニータ・ブラウン氏とデビット・アイザック氏により、1995年アメリカで提唱されました。4～5人の少人数のグループを複数班構成し、一つのテーマに対し自由に意見交換してもらい、一定時間が経過したらメンバーを入れ替えます。2回目の交代からは各グループにホストを設け、それまでの意見を次のメンバーに引き継ぎます。このプロセスを複数回繰り返し、相互理解を深めていくものです。
ワールドカフェとワークショップの違い
ワールドカフェとワークショップの違いは、対話をリードするファシリテーターを設けないことです。全体の進行役はいますが、各グループの対話はメンバーに任せ進めてもらいます。
これは、アイデアや意見を出しやすくするため、あえて細かい決めごとや進行役を設けないという意図によるものです。ワールドカフェは何かを作り上げたり、結論を導き出したりすることが目的ではありません。対話により生まれる相互理解や一体感の醸成を目的とするため、こうした手法をとるのです。
ワールドカフェに取り組むメリット
対話を重視した会議手法であるワールドカフェには、さまざまなメリットがあります。リラックスした雰囲気により心理的安全性も確保され、ストレスのない意見交換ができるのです。具体的なメリットは以下の4点です。
意見が言いやすい
ワールドカフェのメリットは、何よりも発言が活発になることが挙げられます。それは、グループの編成が少人数であることが大きな理由でしょう。通常の会議であれば発言する際は、1対多の関係性が生じることに大きなプレッシャーを感じる人もいます。
ワールドカフェは、少人数で近い距離間で対話をするため、発言することへのプレッシャーを感じにくくなります。また、一人あたりの発言回数も多くなるため、率直な意見も出やすくなるのです。
様々な意見が共有できる
ワールドカフェではラウンドごとにグループのメンバーが入れ替わります。そのグループで交わされた意見は、次のグループに引き継がれる仕組みです。そのため直接的に対話を交わさなくても、多くの意見に触れることができます。
各グループで対話するのは少人数ながら、メンバー交代を繰り返すことにより参加者全員と意見をシェアしているような効果が発揮されるのです。多くの意見を共有することが、新たな発想や気づきにつながるのでしょう。
新しい繋がりが生まれる
ワールドカフェではお互いの発言をじっくり聞くことができるため、心理的な距離が近づきやすくなる効果があります。発言に対し反論されることがないため、率直な考え意を述べやすく、お互いの「人となり」を知り親近感が湧きやすくなるのです。
相手の意見を尊重して聞きながら、自分の意見も率直に発言できる対話を重ねると、やがてグループに一体感が生まれてきます。共感できる相手との出会いから、新たな繋がりが生まれやすくなるでしょう。
準備の手間が少ない
運営側の準備の手間が少ないこともメリットです。ワールドカフェは対話により相互理解を深め、新たなアイデアを生み出すことが目的であるため、プレゼンや会議のように事前資料を準備する必要がありません。
事前準備は、テーマの設定と会場の手配、参加者へのアナウンスぐらいのものです。ワールドカフェ当日は、全体の進行役やタイムキーパーを決め、あとは参加者の自主的な対話を促していけばよいでしょう。
ワールドカフェに取り組むデメリット
活発な意見交換を図れる一方、参加者にワールドカフェの目的を明確に示していないと混乱を招く恐れもあります。ワールドカフェのデメリットと考えられるのは以下の2点です。
結論が出にくい出せない
ワールドカフェの目的は、活発な意見交換や新たなアイデアを生み出すことです。そもそも、会議のゴールが設定されていません。そのため、何かを決定したり、合意形成を図ったりといった結論をもとめる会議には向いていないのです。
ワールドカフェをおこなう際、参加者には開催の意図を明確に示しておくことが必要です。結論をもとめるのではなく、「さまざまな意見を集めたい」「新たなアイデアをもとめたい」というように発信しておくとよいでしょう。
テーマから脱線しがちになる
リラックスした雰囲気で自由な発言を促す会議の性質上、テーマから脱線しやすくなる点がデメリットです。ワールドカフェが進むにつれ、テーマから離れた雑談に夢中になるグループや、何を話してよいか分からなくなるグループが出てくるかもしれません。
ホストをつとめるメンバーには、こうした脱線を防ぐ役割を担ってもらいます。リラックスした雰囲気は保ちつつ、適度な軌道修正をするようにお願いしておくとよいでしょう。
ワールドカフェの進め方
ワールドカフェは、参加者の人数に応じた適度な広さの会場の手配や、お菓子やお茶を用意するなど、リラックスできる空間を演出することが大切です。ワールドカフェの進め方は、決まった形があるわけではありませんが、以下の4つのステップで進行することが一般的です。
- 第一ラウンド｜テーマについて話し合う
- 第二ラウンド｜メンバーを入れ替えテーマを深堀りする
- 第三ラウンド｜最初のメンバーとアイデアを共有する
- 全体での共有
第一ラウンド｜テーマについて話し合う
第一ラウンドでは、参加者を4～5人の少人数でグループ分けし、それぞれの席についてもらいます。テーブルには模造紙とペンを用意しておき、メンバーは自由にメモをとりながら対話を進めていきます。
テーブルを共有するメンバーは初対面の場合も多いでしょう。緊張がとけるまでに時間がかかるようであれば、適度なアイスブレイクを用いて発言しやすい雰囲気を演出することも必要です。
第二ラウンド｜メンバーを入れ替えテーマを深堀りする
第二ラウンドは、一人のホストを残し他のメンバーは自由に席を移動します。このとき、前のグループのメンバーと、同じテーブルにつかないように促しておきましょう。席に残ったホストは新たに同席したメンバーに、前回のグループで出た意見を共有した後、同じテーマに沿って対話を続けます。
新たなメンバーから出た意見は、素直に受け入れる姿勢で望みます。否定するのではなく、なぜそう思うのかを問うことで、新たな視点が加わりテーマが深堀りされるのです。
第三ラウンド｜最初のメンバーとアイデアを共有する
第三ラウンドでは、それぞれのグループに散らばったメンバーに最初のテーブルに集まってもらい対話を続けます。再び集まったメンバーは、移動先のグループで違った意見に触れることにより思考が深まっています。
こうした状態で再度意見交換をすることにより、テーマをより深堀りできるでしょう。このとき注意することは、持ち寄られた意見は尊重し、優劣をつけたり結論を促したりしないことです。
全体での共有
最後のステップは、各グループで出た意見やアイデア、気づきを全体で共有します。グループごとに代表者を決めて発表するとよいでしょう。このとき気をつけなくてはならないのは、共有するのは意見やアイデアであり結論ではないということです。
発表されるさまざまな意見を聞き、自身の考えと照らし合わせることで、参加者はさまざまな気づきを得て思考を深めていきます。このときも、発表者が緊張することのないよう、最後までリラックスした雰囲気を保つことが大切です。
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ワールドカフェを成功に導くためのルール
ワールドカフェには決まった進行方法やルールはありません。リラックスできる雰囲気で、活発に意見が飛び交うのであれば、スタイルにこだわる必要はないでしょう。しかし、いくつかのポイントをおさえておくことで失敗を防げます。
1グループの人数は4～5人程度
ワールドカフェにおいて、グループの人数は4人が理想的です。多くても5人までにとどめておきましょう。6人以上になると、一人あたりの発言の機会と時間が少なくなります。こうなると、思うように発言できず、対話に納得感を持てない参加者が出てきてしまいます。
限られた時間ですべての参加者が納得のいく発言をできるのは4名、多くても5名までと覚えておきましょう。
司会進行役を作らない
自由な発言を促すためには、グループに進行役を設けないことです。場を取り仕切る人がいた場合、対話の自由度が制限されてしまうためです。全体の進行役がグループの対話に介入することはありません。グループのホストであっても、司会進行をしないことをあらかじめ伝えておきます。
グループでの対話は、メンバーの一人ひとりの自主性を尊重することが大切です。誰もが話し手であり、聞き手であるという姿勢を理解してもらいます。
結論をもとめない
ワールドカフェは、結論をもとめない話し合いです。このことは、最初の段階で参加者の共通認識にしておきましょう。この共通認識ができていないと、参加者は結論を導き出すことを目的とした議論をしてしまいます。こうなると、自由な意見は出にくくなり、新たなアイデアが生まれることはありません。
意見を出し合い、お互いの理解を深めることがワールドカフェの目的です。結論をもとめず、相手の話を聞き、自分の話も聞いてもらうことで場の一体感が高まるのです
オープンなテーマでポジティブな問いを設定する
リラックスできる雰囲気・空間づくりも大切ですが、それ以上に大切なのがテーマの設定です。テーマは、オープンクエスチョンで問いかけることが必要です。イエス・ノーの二択で答えられるものではなく、参加者がそれぞれの意見を表明できる問いかけにしなくてはなりません。
ポジティブなテーマを選択することも重要です。ネガティブなテーマを設定してしまうと、過去の失敗に目がいきがちになります。参加者どうしで批判しあうようなことにもなるので注意が必要です。
ワールドカフェの実践例
ワールドカフェは、自由な意見交換を促す手法として、多くの企業や自治体でも実践されています。ここでは、企業と自治体の実践事例を紹介します。
パナソニック
パナソニックでは、「コスト削減」をテーマにしたワールドカフェを開催しています。目的はコスト削減の画期的なアイデアを出すことです。同社のコスト削減の担当部門と、連結会社のチームリーダーを集め、30名規模のワールドカフェを実施しました。
同社の工夫は、参加者に言葉を意識させることでした。話し合いの際には「成果」というキーワードは使用しないことにしたのです。代わりに「楽しく」という言葉を多用させることにより、発想の自由度を高めています。
千葉県柏市
千葉県柏市では、「柏市職員ワールドカフェ」と題した大規模なワークショップを開催しています。柏市の職員407名が参加し、「将来のまちづくり」をテーマに意見交換をおこないました。
「まちづくり」という大きなテーマに沿って、参加者の職員からは、さまざまなアイデアが出されました。子育てや福祉、健康や防犯まで「まちづくり」に関して多岐に渡る意見が話し合われたようです。
ワールドカフェで活発な意見交換を
所属する人材が柔軟な思考により、新たなアイデアを発想することは、事業成長のきっかけとして欠かせないものです。また、自由に意見交換ができる風土は、組織全体に活気をもたらすでしょう。
ワールドカフェを積極的に取り入れることにより、こうした風土は醸成され、根付いていくのかもしれません。ワールドカフェを成功させるためには、開催の目的を参加者に十分に理解してもらうことが必要です。社内報で周知し、従業員の理解を深めていくとよいでしょう。
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