1on1ミーティングとは？進め方や目的、具体的なアジェンダ・質問項目、導入事例
大企業からベンチャー企業まで、1on1ミーティングを導入している企業はたくさんあります。例えば、Yahoo!（ヤフー）は、2012年から1on1ミーティングを実施しており、書籍化されているほど有名です。
この記事では、1on1ミーティングの目的から、設計プロセス、成功のポイントを解説します。
1on1ミーティングとは？
“1on1ミーティング”とは、定期的に、上司と部下で行う面談です。基本的には、上司が1on1ミーティング設計の中心となって、実施されます。
目的としては、信頼関係の構築や、戦略・施策の浸透など、多様に設計できます。
1on1ミーティングのメリットは、主に5つ挙げられます。
- さまざまな種類の目的達成のために設計できる
- 上司と部下の信頼関係の構築できる
- 上司のマネジメントを見つめ直せる
- 部下のリアルな課題を把握できる
- 部下のモチベーション管理ができる
反対に1on1ミーティングを行うデメリットも、3つ挙げられます。
- 社員数に応じて時間を取られる
- 設計を怠ると簡単に形骸化する
- 1on1ミーティングの成果の測定がしづらい
1on1ミーティング注目の背景・必要性
昨今はVUCA時代と呼ばれ、将来への不確実性が高くなっています。そのため人材の流動化が進み、会社経営にも大きな影響を与えている現状です。
これからの会社経営には、社員と会社の信頼関係を構築し、社員の主体的な行動を引き出すことが大切でしょう。その手段として、1on1ミーティングなどの、社内向けの施策が注目されています。
VUCA時代、従業員エンゲージメントについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
評価面談との違い
評価面談と1on1ミーティングでは、目的が異なります。
評価面談では、その名前の通り、上司が部下の評価を決め、今後の進退を決定することが目的です。
一方、1on1ミーティングは、評価が主な目的ではないことが多いです。例えば、上司と部下の信頼関係の構築や、戦略や企業文化の浸透など、対等な会話で目的の達成を目指します。
1on1ミーティングのメリット・効果
定期的に1on1ミーティングを行うことで、様々なメリット・効果が期待できます。以下で詳しく紹介します。
納得感の高い人事評価
上司とコミュケーションをあまり取れていない部下ほど、自分がちゃんと評価されているのか不安に思っていることでしょう。
1on1ミーティングの場で、普段の成果をしっかりと認識していることを部下に伝えることで、部下にとっても納得感の高い人事評価になります。
上司と部下のコミュケーション円滑化
1on1ミーティングは、上司と部下のコミュケーション活性化にも効果的です。
特にコロナが蔓延して以降、リモートワークの増加などによって社員同士の会話が減っている企業も多いでしょう。1on1ミーティングという形でコミュケーションの場を作ることで、上司と部下の関係構築に役立ちます。
部下の成長
1on1ミーティングの場で上司が部下にアドバイスをしたり、目標設計などに協力することで、部下は目的意識を持って業務に取り組むことができます。
普段の会話ではなかなか深いコミュケーションを取れていない場合でも、1on1ミーティングという時間があることで、お互い悩みや相談についてコミュケーションが取りやすいものです。
上司がしっかりと部下をサポートすることで、部下の成長により貢献できるようになるでしょう。
部下のモチベーション向上
普段上司とコミュケーションを取る機会がない部下は、「自分は大事にされていないのではないか」や「期待されていないのではないか」など、自然と不安を抱くことも多いでしょう。
1on1ミーティングという形で、上司が1人の部下のために時間を割いてあげることで、部下のモチベーション向上につながります。
アドバイスや期待していることを直接伝えることで、部下も目標を持って前向きに働けるようになるでしょう。
1on1ミーティングのアジェンダ【目的別】
1on1ミーティングは、解決したい社内課題や、把握したい社内環境によって、自由に設計できます。目的と、それに対応するアジェンダを紹介していますので、設計の参考にしてみてください。
部下の評価
1on1ミーティングは定期的に行うことが一般的なため、部下の仕事内容を上司がしっかりと把握する場に使えます。
例えばこんな悩みのある組織で：
- 部下の仕事の進捗に不安がある
- 部下の能力が向上しているか把握できていない
- 人手不足であり部下のいち早い成長が望まれる etc
アジェンダ例：
- 仕事の成果の共有
- 次回ミーティングまでの目標設定と確認
- プロジェクト全体の進捗・タイムラインについてetc
上司と部下の信頼関係の構築
1on1ミーティングの目的の1つ目は、「上司と部下の信頼関係構築」です。雑談に近い自由な会話で、相互理解を深め、信頼関係を構築しましょう。
信頼関係の構築には、相槌や姿勢、表情、声のトーンなど非言語の部分も大切です。
例えばこんな悩みのある組織で：
- 部下が、上司のアドバイスや指示に従ってくれず、反抗的……
- 部下が、上司への不満をためている
- 上司と部下のコミュニケーションが少ない etc
アジェンダ例：
- 好きな食べ物・スポーツについて
- 気になるニュースについて
- 最近の体調について
- 仕事環境・人間関係について etc
部下のモチベーション確認＆刺激
1on1ミーティングの1番の目的はこれかもしれません。社員によって、仕事に対するモチベーションに差があることは当然です。アジェンダも大切ですが、上司と1対1で話す機会そのものがモチベーションアップにつながる可能性は大きいです。部下の話したいことをしっかりと聞くようにしましょう。
例えばこんな悩みのある組織で：
- 離職率が高い
- 成果が出ていない
- 若いメンバーが多い
- 勤務態度が良くないメンバーがいる
- 社員が成果の見えづらい仕事を行っている etc
アジェンダ例：
- 不安なことについて
- 今頑張っていることについて
- 仕事で困っていることについて
- 部下のキャリアビジョンについて
- 部下の目標・仕事の目的について etc
部下の成長
上司と目標を設計し、共に振り返られることは、部下にとって貴重な成長機会となるでしょう。より成果を出せる組織を作るためにも、部下の成長に真摯に向き合ってみましょう。
例えばこんな悩みのある組織で：
- メンバーの成長を感じない
- もっと成果の出せるチームにしたい
- 仕事の内容がシンプルで、メンバーのモチベーションが下がりがち etc
アジェンダ例：
- 部下のキャリアビジョンについて
- 仕事で困っていることについて
- 最近の仕事内容について etc
1on1ミーティングのPDCA
1on1ミーティングをただの雑談で終わらせないために、かっちりと設計しましょう。
大切なのは、目的をベースに設計することです。目的に応じて、実際に話すテーマ（アジェンダ）や実施場所、態度、雰囲気まで明確に設計してみると良いでしょう。
（1）事前準備（情報収集・アジェンダ選定）
これから1on1ミーティングを導入しようと考えられている方は、いつ、どこで、誰と誰が、どんな目的で、1on1ミーティングを行うのかについて決めましょう。
1on1ミーティングの実施が決まった後は、部下・上司それぞれ事前準備が必要です。
実際にたくさんの人と行う場合には、専用のシート（テンプレート）を用意しておくと便利です。例えば、当社メンバーが所属していたエンジニアチームで使われていたシートでは、仕事の進捗管理や、目標設計と振り返りができるようになっていました。
また、部下は用意されたシートへの記入や、それとは別に伝えたいことを予め洗い出しておくとよいでしょう。
（2）1on1ミーティングの実施
事前準備を基に1on1ミーティングを実施します。
上司は、部下が気軽に想いを伝えられる雰囲気を作るとよいでしょう。雑談などアイスブレイクを挟むと効果的です。
（3）部下・上司による振り返り
1on1ミーティング終了後は部下・上司それぞれ振り返りを行いましょう。
仕事中はなかなか言い出せないことを共有し合えることが、1on1ミーティングのメリットの一つです。振り返りにおいても、お互いに対する要望や感想を率直に述べることで、より良い関係構築をすることができます。
（4）改善と継続
面談結果や部下・上司による振り返りを基に、次回の1on1ミーティングをより良いものしていきましょう。何度も1on1ミーティングをしているうちに、振り返りや改善を怠ってしまうケースも多々あります。
しかし、1on1ミーティングは改善・継続しなくては意味がありません。特に現代は、変化が激しく将来が不確実で、部下の不安も蓄積しやすいでしょう。メンタル面の把握も含めて、風通しの良い会社を目指しましょう。
1on1ミーティングを効果的に進める方法
1on1ミーティングを導入した結果として、次のような問題が発生しがちです。
- おしゃべりを楽しんで終わる
- なんのために行っているのかわからなくなる
- 1度の実施以来行われていない
こうした事例の解決には、4つのポイントを抑えた設計を行うことで解決できるでしょう。
部下は話したいことを事前に共有する
部下は話したいことを事前に共有することで、上司も効果的な回答を準備することができます。
事前準備で用意したことは、できる限り上司に提出しましょう。
上司は目的を明確にしておく
なんのために1on1ミーティングを行うのか（目的）を、明確にしておきましょう。目的は主に次の5つです。
- 信頼関係の構築
- 仕事の進捗管理
- 戦略や施策の浸透
- モチベーションの確認・刺激
- 目標設計と振り返り
目的がないまま面談をすると、雑談メインになってしまったり、1on1ミーティングをやること自体が目的になる恐れがあります。目的を鮮明にし、上司と部下がその目的を意識できるようにしておきましょう。
1on1ミーティングの議事録を用意する
目的をもとにシートを準備し、面談中の部下の発言を入力しておきます。そうすることで、次回以降の1on1ミーティングにも役立つでしょう。特に仕事の管理と振り返りを行う際には有効です。
また、モチベーションやたわいもない会話を上司が覚えてくれていると、部下は嬉しいものです。より良い信頼関係を構築できるでしょう。
傾聴で部下の意見を引き出す
上司のアドバイスを与えるよりも、部下の主体的な行動を促すような1on1の行い方にしましょう。
日常的にPDCAを回せる社員は、成長速度が速いです。1on1ミーティングでもその癖をつけることを意識しましょう。具体的には、部下が話したいことを引き出し、課題を明確化させ、ネクストアクションを部下自身で出せるようにします。
1on1ミーティングの導入事例3選
1on1ミーティングで有名な企業を3つ紹介します。これから導入する方も、改善をしたい方も、これらの企業を参考にしてみてください。
ヤフー株式会社
Yahoo! Japanなどを運営する大企業ヤフーは、2012年から1on1ミーティングを実施しています。
ヤフーの1on1ミーティングには1点目立つ特徴があります。それは1on1そのもののクオリティをあげる施策を行ってきたことです。具体的には、上司のコーチング研修や部下からのフィードバックです。
1on1ミーティングを仕組み化し、その上で改善を続けていく着実な姿勢が見受けられます。結果としてヤフーは、変化した経営体制の浸透に成功しています。
グリー株式会社
ゲーム事業やメディア事業など幅広く展開するグリーも、1on1ミーティングで有名な会社です。1番の特徴は目標管理制度（MBO）をうまく運用している点でしょう。
社員の目標の達成度合いを5段階で評価し、定期的な1on1で上司からのフィードバックをもらったり、振り返ることのできる仕組みを作りました。
目標設計の振り返りは、社員の主体的な行動を促す上で重要であり、それを1on1ミーティングと結びあわせることで、確実に部下を育成できます。
ソフトバンク・テクノロジー株式会社
ソフトバンクの連結子会社です。この会社が1on1ミーティングで達成していることは、風通しの良い会社の実現です。
業務的な管理だけでなく、部下の悩みまで上司が把握することを求められています。トップダウンとボトムアップの両立により、風通しの良さが実現されているのです。
1on1ミーティングだけじゃない。組織課題解決ツール3選
ここまで、1on1ミーティングを行う際は、目的が大切だと述べてきました。しかし、それらの目的の達成に役立つツールは、実は他にも存在します。
有名なものを3つほど紹介します。「1on1ミーティングの継続は、自社に適していないかも…」と思う方も多いかもしれません。そんな方は、こちらのツールを参考にしてみてください。
社内報
社内報は信頼関係の構築や、モチベーションの刺激に有効なツールです。
紙版とWeb版のある社内報にできることは、現在とても幅広くなっています。例えば、Web版では様々な計測ができるようになったり、簡易的に幅広い情報を発信できるようになりました。
社内報やWeb社内報について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
社内SNS
社内SNSとは、社内のコミュニケーションを活性化し、情報共有や関係構築をするためのツールです。近年、リモートワークの普及や働き方改革の影響で、社内SNSに注目が集まっています。
以下の記事では、社内SNSのメリットや運用ノウハウ、ツール比較などが記載されています。是非ご覧ください。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントとは、従業員が持つ資質（＝タレント）やスキルを最大限発揮できるよう、戦略的に人事マネジメントを行う取り組みのことを指します。人事領域において、とても大切な概念です。
1on1ミーティングを使いこなそう！
1on1ミーティングは社内課題を解決するためには、有効な手段の1つです。
上司・部下の両者にとって時間的なコストは伴いますが、部下の成長や貢献を引き出すことができます。目的の設定など、設計に時間をかけて、継続的に1on1ミーティングを行いましょう。
また、1on1ミーティングの他にも社内課題を解決する手段は存在します。様々なツールを上手に運用し、社員のエンゲージメントを高めみてはいかがでしょうか。
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